La gestion des notes de frais kilométriques constitue une préoccupation majeure de nombre de professionnels RH. Ces derniers doivent à la fois optimiser le remboursement des frais avancés par leurs collaborateurs et respecter les obligations légales en vigueur. Pour cela, il est crucial de maîtriser les barèmes officiels, de calculer avec précision les frais kilométriques et ainsi de mettre en place les modalités de remboursement adéquates.
C’est ce à quoi nous nous attacherons à répondre dans cet article complet pour vous garantir des remboursements optimisés et une conformité complète avec la législation en vigueur. Suivez-nous, on vous explique tout !
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Table des matières
Le principe de la note de frais kilométrique
La note de frais kilométriques constitue un élément incontournable de la gestion des dépenses liées aux déplacements professionnels. Elle permet de rembourser aux salariés les frais que ce dernier a engagé lors de l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnels. Par conséquent, une compréhension fine du principe de la note de frais kilométriques est cruciale pour l’ensemble des membres de l’entreprise. C’est justement ce que nous vous proposons d’aborder ci-dessous.
Comprendre ce qu’est la note de frais kilométriques
La note de frais kilométriques correspond à un remboursement forfaitaire des frais de déplacement professionnels effectués par le salarié avec son véhicule personnel. Cette note de frais compense les dépenses réelles supportées, telles que le carburant, l’entretien, les réparations ou encore les frais de péage, sur la base d’un barème établi par l’administration fiscale.
L’objectif de la note de frais kilométriques consiste justement à garantir une juste rémunération des salariés en leur évitant de supporter les frais qu’ils auraient dû engager pour accomplir leurs missions.
Les règles générales de déduction des frais professionnels
Le bénéfice de la note de frais kilométriques est conditionné au respect de règles de déduction des frais professionnels définies par l’administration fiscale. Ces règles sont énoncées dans le Code général des impôts (CGI) et notamment les articles 83, 83 bis, 83 ter et 204 du CGI.
D’après ces diverses dispositions législatives, les frais kilométriques sont déductibles des revenus professionnels dès lors que ces déplacements professionnels sont exclusivement liés à l’exercice de l’activité professionnelle. Des justificatifs devront être impérativement conservés et présentés à l’administration en cas de contrôle. Le cas échéant, ces remboursements de frais kilométriques seront réintégrés dans la base de rémunération et soumis à cotisations sociales. L’entreprise s’expose aussi à des pénalités.
💡À noter : les trajets domicile-travail ne sont généralement pas considérés comme des déplacements professionnels déductibles, à moins de circonstances exceptionnelles prévues par la loi.
Les justifications à produire en cas de contrôle peuvent être :
- des relevés précis du kilométrage parcouru ;
- des factures de carburant ;
- des reçus de frais de péage ;
- ou tout autre document permettant de prouver l’utilisation du véhicule à des fins professionnels.
Le calcul des frais kilométriques en 2023
L’administration fiscale revoit chaque année le barème de remboursement des frais kilométriques. Il s’agit de montant forfaitaire à appliquer en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue à des fins professionnelles. Il faudra donc se référer au barème officiel du CGI.
Barèmes kilométriques 2023 pour les voitures
L’arrêté du 27 mars 2023 fixe les barèmes kilométriques à appliquer pour l’année 2023. Ces barèmes tiennent compte de la puissance fiscale du véhicule combinée à la distance parcourue à des fins professionnelles.
Voici un tableau récapitulatif des barèmes kilométriques voitures en 2023 :
| Puissance administrative en CV | Distance jusqu’à 5000 km | Distance de 5001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,37 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,34) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,47 |
💡À noter : “d” représente la distance parcourue en kilomètres.
Ce tableau permet de calculer précisément le montant des indemnités kilométriques pouvant être remboursées aux salariés en fonction de leurs déplacements professionnels.
💡À noter : il n’est pas interdit de prendre en charge des frais kilométriques en dehors de ce barème. Toutefois, tout remboursement au-delà de ce barème devra être réintégré dans l’assiette de cotisations sociales.
Remboursement des frais kilométriques pour les autres moyens de transport
Afin de promouvoir des démarches plus écologiques, le remboursement des frais kilométriques par l’employeur s’étend désormais à d’autres moyens de transport.
Prenons l’exemple du vélo, où une indemnité kilométrique vélo (IKV) était auparavant en vigueur pour les trajets domicile-travail. Cette indemnité a été remplacée par un forfait mobilités durables (FMD), plafonné à 500 € par an et par salarié, couvrant les frais de déplacement en vélo, covoiturage, transports publics et autres moyens de transport alternatifs.
En matière de covoiturage, bien que le remboursement des frais kilométriques ne soit pas encore systématique, des avancées significatives sont en cours. La Loi de Transition écologique impose aux entreprises de plus de 100 salariés en zone urbaine de promouvoir les transports alternatifs via des plans de mobilité.
💡À noter : Il est possible de cumuler le FMD avec le versement d’indemnités kilométriques dans la limite des frais réellement engagés par le salarié qui effectue des trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.
Les modalités de remboursement des notes de frais kilométriques et obligations légales afférentes
Le remboursement des notes de frais kilométriques ainsi que les obligations légales afférentes sont soumis à des règles indispensables à respecter.
Les modalités à respecter
Le remboursement des frais kilométriques peut se faire de différentes manières. L’entreprise peut opter pour :
- Un remboursement forfaitaire basé sur les barèmes kilométriques officiels établis par l’administration fiscale. Ce type de remboursement permet de garantir un remboursement équitable tout en se conformant aux obligations fiscales en vigueur.
- Le remboursement forfaitaire basé sur des dépenses réelles. Dans ce cas, l’employeur doit conserver tous les justificatifs nécessaires permettant de prouver les dépenses engagées.
Mise en place d’un système de notes de frais kilométriques
Un système de notes de frais kilométriques implique de prendre en compte certaines obligations légales telles que :
- L’entreprise doit fournir des directives claires et précises sur la politique de remboursement des notes de frais kilométriques. Cela permettra d’éviter toutes ambiguités et conflits éventuels. Il est parfois pertinent de faire signer un document explicatif dans lequel sera détaillée la politique de prise en charge des notes de frais kilométriques. Ce sera aussi l’occasion de s’assurer que le salarié a bien compris comment ses frais seront pris en charge en répondant à ses potentielles questions.
- Les salariés doivent à leur tour respecter les règles en vigueur dans l’entreprise en matière de remboursement des notes de frais kilométriques. Cela leur évitera toute déconvenue qui nuirait à leur relation avec l’entreprise. Par ailleurs, quel que soit le mode de remboursement retenu par l’entreprise, le salarié doit conserver les pièces justificatives afin de répondre aux éventuelles exigences à l’issue d’un contrôle fiscal.
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Ce qu’il faut retenir de la note de frais kilométriques
En tant que professionnel RH, la gestion des notes de frais kilométriques ne doit pas être prise à la légère. C’est pourquoi il convient de comprendre le principe de la note de frais kilométriques, les règles de déduction des frais professionnels ainsi que les barèmes officiels. C’est indispensable pour garantir des remboursements justes et conformes à la législation en vigueur.
Par ailleurs, en mettant en place un système performant de remboursement des notes de frais kilométriques, vous éviterez toute détérioration du climat social de votre entreprise tout en améliorant l’expérience collaborateur et votre image de marque.
