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Guide sur la gestion des notes de frais [+modèle]

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9 minutes de lecture
note-frais

En tant que RH, une partie importante de votre travail consiste à gérer le remboursement des notes de frais.

Pour les salariés, c’est de l’argent avancé de leur poche pour le compte de l’entreprise.

Le remboursement des notes de frais est strictement encadré par la loi. Il est de plus l’une des principales sources de discorde entre employeur et salarié.

Voyons ensemble comment fonctionne le système des notes de frais, et comment en simplifier la gestion dans votre organisation. Nous vous offrons aussi un exemple de note de frais à télécharger gratuitement.

Table des matières

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document établi par le salarié, dans le but de se faire rembourser une dépense, auprès de son employeur. Il peut être fait sous format papier ou numérique.

La note de frais concerne généralement une avance faite par le salarié de frais qui incombent à l’entreprise.

Cela peut par exemple être : 

  1. Des billets de train pris pour aller signer un contrat avec un fournisseur
  2. De l’essence mis dans un véhicule pour aller avoir un client
  3. Des repas pris dans le cadre d’une formation à l’extérieur
  4. Des nuits d’hôtels dans le cadre d’un déplacement professionnel

Les deux principaux motifs qui justifient la note de frais sont l’avance d’argent personnel pour le compte de l’entreprise, et le cadre professionnel dans lequel s’est tenue cette dépense.

Par ailleurs, la loi encadre strictement le fonctionnement des notes de frais et liste les dépenses susceptibles de passer en remboursement.

Les notes de frais doivent impérativement être justifiées par l’employeur auprès de l’administration fiscale. C’est pourquoi le salarié doit lui fournir les justificatifs de dépenses (factures ou quittances de ses dépenses).

logiciel note de frais

Comment sont payées les notes de frais ?

Il y a différents types de remboursements des frais professionnels.

L’indemnité kilométrique

La note de frais la plus connue est sans doute le remboursement des frais kilométriques. Ils se calculent le plus souvent en fonction d’un barème kilométrique.

En 2022, face à la flambée des prix du carburant, le barème des indemnités kilométriques est revalorisé de 10 % par le gouvernement. Il est à prendre en compte dans la déclaration des revenus de l’année 2021.

Comment calculer les kilomètres ?

  1. On définit la puissance administrative du véhicule, cela nous donne un tarif par kilomètre (entre 0,502€ et 0,661€ par kilomètre)
  2. On multiplie le nombre de kilomètres par le tarif au kilomètre
  3. Au-delà du 5000ème kilomètre, le salarié obtient un bonus
  4. Au-delà du 20000ème kilomètre, le salarié obtient un autre bonus

Ces montants varient chaque année et sont fixés par la loi. Le calcul est contraignant et il faut absolument pouvoir justifier de chaque kilomètre parcouru.

C’est particulièrement difficile, surtout lorsque, en tant que RH, vous devez gérer une flotte de véhicules importante !

Pour faire face à cette problématique, il est indispensable d’opter pour un outil de gestion RH comme celui de Factorial.

Il vous permet de rentrer dans une base de données, tous vos véhicules. Ensuite, il vous faudra, à chaque déplacement, demander l’évolution kilométrique de chaque véhicule et y adjoindre un justificatif, comme facture d’essence et photo du compteur.

En cas de manquement réglementaire, une grosse amende peut venir faire très mal à l’entreprise, l’administration fiscale étant particulièrement dure sur le sujet !

Les notes de frais de déplacement

En fonction des besoins de votre entreprise, vos salariés seront amenés à se déplacer par différents moyens.

Souvent, l’alternative à la voiture est le train. Le remboursement des billets de TGV ou d’abonnements est également à prendre en compte. Et comme pour les frais kilométriques, il faut justifier ces frais de déplacement.

Attention : les trajets domicile travail ne sont pas comptabilisés dans le remboursement de frais. La moitié de l’abonnement de transport doit de toute façon être prise en charge par l’employeur.

Mais tous les autres moyens de transport payants, dans le cadre d’un déplacement professionnel, sont susceptibles d’être considérés comme des notes de frais, ainsi que tous les frais annexes :

  • Avion
  • Bateau
  • Co-voiturage
  • Bus et les trams dans les villes
  • Les frais de stationnement
  • Les péages
  • L’assurance du véhicule et l’entretien pour un long voyage

Les notes de frais d’hébergement

Si le déplacement professionnel nécessite de dormir sur place, les frais d’hébergement doivent intégralement être remboursés par l’entreprise.

Généralement, c’est l’entreprise qui choisit l’hébergement, le salarié qui avance les frais et l’entreprise le rembourse.

Cet hébergement est généralement un hôtel et doit obligatoirement avoir lieu auprès d’un professionnel, qui pourra émettre une facture !

Les notes de frais de bouche

Pendant son déplacement, le salarié doit pouvoir se restaurer. En échange d’une facture, il peut demander à être remboursé par son employeur.

Généralement, le salarié dispose d’un montant forfaitaire par repas.

En cas de dépassement, la différence est à sa charge.

Traitement des frais professionnels : que dit la loi ?

Selon la loi, le salarié dispose de 5 ans pour vous fournir la facture.

Dans les faits, bon nombre de salariés demandent le remboursement au plus vite, d’autant que cela fait parfois un décaissement important dans leur budget.

Les conventions collectives prévoient généralement un délai beaucoup plus court pour que le salarié fournisse ses factures, pensez à la consulter !

Une fois les justificatifs récupérés, il faut les traiter comptablement. Les entreprises prennent en général un mois pour rembourser leurs salariés.

Vous pouvez également attendre le paiement du salaire du mois pour y adjoindre les remboursements de frais et ainsi faire un virement unique.

En réalité, la loi ne prévoit pas de délais stricts pour rembourser, si ce n’est un « délai acceptable ». Considérez donc qu’un mois est un délai raisonnable !

Par contre, la loi oblige à conserver tous les justificatifs pendant au moins 5 ans.

Les remboursements de frais illicites sont un des moyens les plus courants pour les entreprises pour diminuer leur bénéfice imposable ou pour compléter la rémunération d’un salarié sans payer les cotisations sociales et patronales.

CONSEIL : L’URSSAF est extrêmement vigilante à ce sujet, et les redressements fiscaux font très mal ! Évitez de rembourser une note de frais sans justificatif, sauf cas vraiment exceptionnel.

Travaillez de concert avec le service financier de votre entreprise pour éviter tout problème !

notes de frais

Comment justifier une dépense sans facture ?

La facture est essentielle pour le salarié puisqu’elle est la preuve des dépenses faites.

Elle permet à l’entreprise de vérifier le montant des dépenses, faciliter leur remboursement et récupérer tout ou partie de la TVA payée.

Autant dire, qu’en tant qu’employeur, vous prenez des risques à rembourser une note de frais sans facture :

  • Sanctions en cas de contrôle,
  • Requalification en avantage en nature (ce qui implique le paiement de cotisations sociales entre autres)

Mais quelles solutions s’offrent à vous ? Vous avez deux possibilités.

1- Mener une politique de tolérance zéro

Sans reçu, pas de remboursement possible. Le salarié doit alors assumer ses dépenses professionnelles. Et vous évitez tout risque mentionné plus haut.

2- Offrir une alternative à la perte de la facture

Vous pouvez faire preuve de souplesse face à un salarié de bonne foi.

  • Contacter le fournisseur pour avoir une copie de la facture
  • Demander à votre salarié de fournir un relevé bancaire où apparaît la dépense concernée
  • Demander à votre salarié de rédiger une attestation sur l’honneur (y mentionner le contexte, le type de frais, le nom du fournisseur, la date, le lieu, etc.)

L’administration fiscale pouvant faire preuve de tolérance quand la situation est exceptionnelle.

Note de frais : modèle gratuit à télécharger

Téléchargez notre modèle Excel gratuit de notes de frais avec barème kilométrique 2022 ! 

modèle de note de frais
Remplissez les informations sur la feuille de calcul et gardez les frais professionnels de vos collaborateurs toujours à jour.

La gestion des notes de frais de vos collaborateurs avec un fichier Excel n’est cependant pas la meilleure approche pour le suivi des frais de vos collaborateurs !

Comment rembourser une note de frais ?

Vous pouvez choisir de rembourser au reel ou au forfait.

Remboursement aux frais réels des notes de frais

Vous remboursez les frais réellement engagés par votre salarié. En déplacement, l’employé avance ses frais de sa poche, d’où l’importance pour lui de bien conserver tous ces justificatifs de dépense. De cette manière, il pourra ensuite créer une note de frais qui sera ensuite validée et remboursée par l’employeur.

Remboursement au forfait

Vous pouvez rembourser une somme prédeterminée qui reste la même chaque mois à votre collaborateur. Tachez de bien consulter le barème de l’URSSAF pour fixer le montant.

Vous aurez une meilleure visibilité sur les frais à rembourser. Et c’est peut-être aussi un bon moyen d’éviter toute fraude.

fraude notes de frais

Récupérer la TVA sur les notes de frais

Saviez-vous que vous pouviez récupérer la TVA sur vos frais professionnels ? Assurez-vous que votre service comptable dispose de justificatifs spécifiant bien le montant de la TVA, le taux appliqué et le prix TTC.

Mais attention, toutes les dépenses ne sont pas concernées par la déduction de TVA. Allez plus loin en lisant notre article consacrée à la TVA récupérable.

Comment gérer les notes de frais ?

Voici 4 conseils pour une bonne gestion et suivre les bonnes règles de notes de frais.

  1. Encadrez la procédure de remboursement des notes de frais avec un document interne permettant de réguler les dépenses des salariés.
  2. Fixez des plafonds pour les dépenses des salariés. Établissez des montants maximum et réalistes pour des dépenses récurrentes, comme les nuitées d’hotel.
  3. Centralisez les justificatifs au même endroit : vous pouvez utiliser un modèle Excel de gestion de note de frais personnalisable mais le mieux reste d’utiliser un outil numérique. Il existe de nombreux logiciels qui vous permettent de gagner en moyenne 10 minutes par note de frais et d’éviter toute erreur.
  4. Luttez contre la fraude. Les cartes de frais professionnels, permettant à chaque collaborateur de gérer ses propres dépenses, peuvent être une solution efficace. Pas d’avance de frais, les dépenses sont automatiquement enregistrées puis approuvées ou non par un manager.

Comment gagner du temps dans la gestion des notes de frais ?

1- Faites un audit de vos dépenses

Faites un état des lieux de vos sources de dépense. Cela va permettra d’avoir uen vue globale sur ce que ça vous coûte en moyenne.

2- Mettez en place une politique de remboursement précise

Dans un document accessible à tous, définissez vos règles sur les frais professionnels de vos employés (les dépenses remboursées, la procédure pour se faire rembourser, le délai pour remettre les notes de frais entre autres).

En ayant un processus de validation et de remboursement claire, vous évitez les débordements et faciliter le traitement des notes de frais.

3- Mettez un plafond sur les dépenses courantes

Ça peut être limiter les frais de repas ou encore le nombre de kilomètres effectués en voiture.

4- Répartissez les notes de frais dans le mois

À la fin du mois, les services comptables sont saturés. Facilitez-leur la tâche en ajoutant dans votre document des règles fluidifiant la gestion des notes de frais.

Au lieu que tous vos collaborateurs fassent leur note de frais au dernier moment, leur demander de le faire dès qu’ils sont de retour de leur déplacment par exemple.

5- Dématérialisez vos notes de frais avec une solution RH adaptée

Factorial est un logiciel de gestion des ressources humaines qui vous offre une fonctionnalité de gestion des notes de frais pour mieux suivre les dépenses des salariés et, gagner en temps et en efficacité !

Avec la carte corporate Factorial, plus besoin de rentrer les dépenses une par une sur la plateforme.

Vos employés payent avec la carte et les dépenses apparaissent automatiquement dans votre application de notes de frais. Vous n’aurez plus qu’à approuver ou rejeter les frais en un clic.
carte factorial note de frais

Vous pourrez également accéder à des rapports sur les frais professionnels engagés par vos collaborateurs par types de note de frais, département, etc. La dématérialisation des notes de frais a de gros avantages.

En conclusion

Le plus important à retenir est que :

  • Ces dépenses doivent être liées à un déplacement du salarié à la demande de l’entreprise
  • Que chaque dépense doit être justifiée
  • Que tous les frais liés au déplacement (transport, hébergement, nourriture et frais annexes) doivent être remboursés

Si vous souhaitez gagner en efficacité, une bonne idée peut être de mettre en place un portail RH comme celui de Factorial, où ce sont les salariés qui mettent en ligne directement chacune de leurs dépenses et les justificatifs associés !

Les salariés se sentent ainsi responsabilisés ce qui est plutôt positif. Et dans le même temps, plus besoin de leur courir après, vous n’avez plus qu’a procéder aux vérifications d’usage.

Ainsi, vous accélérez le temps de remboursement et vous pouvez vous concentrer sur des choses plus importantes pour votre entreprise !

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