Tout ce que vous devez savoir sur la gestion des notes de frais avec modèle à télécharger

En tant que RH, une partie importante de votre travail consiste à gérer le remboursement des notes de frais.

Ce travail est pourtant essentiel pour les salariés : c’est de l’argent avancé de leur poche pour le compte de l’entreprise.

Le remboursement des notes de frais est strictement encadré par la loi. Il est de plus l’une des principales sources de discorde entre employeur et salarié.

Voyons ensemble comment fonctionne le système des notes de frais, et comment en simplifier la gestion dans votre organisation.

Table des matières

Définition d’une note de frais

Une note de frais est un document établi par la salarié, dans le but de se faire rembourser une dépense, auprès de son employeur.

La note de frais concerne généralement une avance faite par le salarié de frais qui incombent à l’entreprise.

Cela peut par exemple être : 

  1. Des billets de trains pris pour aller signer un contrat avec un fournisseur
  2. De l’essence mis dans un véhicule pour aller avoir un client
  3. Des repas pris dans le cadre d’une formation à l’extérieur
  4. Des nuits d’hôtels dans le cadre d’un déplacement professionnel

Les deux principaux motifs qui justifient la note de frais sont l’avance d’argent personnel pour le compte de l’entreprise, et le cadre professionnel dans lequel s’est tenu cette dépense.

Par ailleurs, la loi encadre strictement le fonctionnement des notes de frais et liste les dépenses susceptibles de passer en remboursement.

Les notes de frais doivent impérativement être justifiées par l’employeur auprès de l’administration fiscale. C’est pourquoi le salarié doit lui fournir les justificatifs de dépenses (factures ou quittances de ses dépenses).

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Les différents types de remboursements des frais professionnels

Les notes de frais de déplacement en voiture

La note de frais la plus connue est le remboursement des déplacements. Celle-ci se calcule le plus souvent en fonction d’un barème kilométrique.

Elle se calcule en plusieurs étapes :

  1. On définit la puissance administrative du véhicule, cela nous donne un tarif par kilomètre (entre 0,46€ et 0,61€ par kilomètre)
  2. On multiplie le nombre de kilomètres par le tarif au kilomètre
  3. Au delà du 5000ème kilomètre, le salarié obtient un bonus
  4. Au delà du 20000ème kilomètre, le salarié obtient un autre bonus

Ces montants varient chaque année et sont fixées par la loi. Le calcul est contraignant et il faut absolument pouvoir justifier de chaque kilomètre parcouru. C’est particulièrement difficile, surtout lorsque, en tant que RH, vous devez gérr une flette de véhicules importants !

Pour faire face à cette problématique, il et indispensable d’opter pour un outil de gestion RH comme celui de Factorial.

Il vous permet de rentrer dans une base de données, tous vos véhicules.  Ensuite, il vous faudra, à chaque déplacement, demander l’évolution kilométrique de chaque véhicule et y adjoindre un justificatif, comme facture d’essence et photo du compteur.

En cas de manquement réglementaire, une grosse amende peut venir faire très mal à l’entreprise, l’administration fiscale étant particulièrement dure sur le sujet !

Les autres notes de frais de déplacement

En fonction des besoins de votre entreprise, vos salariés seront amenés à se déplacer par d’autres moyens.

Souvent, l’alternative à la voiture est le train. Le remboursement des billets de TGV ou d’abonnements est également à prendre en compte. Et comme pour les frais kilométrique, il faut le justifier.

Attention : les trajets domicile travail ne sont pas comptabilisés dans le remboursement de frais. La moitié de l’abonnement de transport doit de toutes façons être pris en charge par l’employeur.

Mais tous les autres moyens de transport payants, dans le cadre d’un déplacement professionnel, sont susceptibles d’être considérés comme des notes de frais, ainsi que tous les frais annexes :

  • Avion
  • Bateau
  • Co-voiturage
  • Bus et les trams dans les villes
  • Les frais de stationnement
  • Les péages
  • L’assurance du véhicule et l’entretien pour un long voyage

Les notes de frais d’hébergement

Si le déplacement professionnel nécessite de dormir sur place, les frais d’hébergement doivent intégralement être remboursés par l’entreprise.

Généralement, c’est l’entreprise qui choisit l’hébergement, le salarié qui avance les frais et l’entreprise le rembourse.

Cet hébergement est généralement un hôtel et doit obligatoirement avoir lieu auprès d’un professionnel, qui pourra émettre une facture !

Les notes de frais de bouche

Pendant son déplacement, le salarié doit pouvoir se restaurer. En échange d’une facture, il peut demander à être remboursé par son employeur.

Généralement, le salarié dispose d’un montant forfaitaire par repas.

En cas de dépassement, la différence est à sa charge.

Traitement des frais professionnels : que dit la loi ?

Selon la loi, le salarié dispose de 5 ans pour vous fournir la facture. Dans les faits, bon nombre de salariés demandent le remboursement au plus vite, d’autant que cela fait parfois un décaissement important dans leur budget.

Les conventions collectives prévoient généralement un délais beaucoup plus court pour que le salarié fournisse ses factures, pensez à la consulter !

Une fois les justificatifs récupérés, il faut les traiter comptablement. Les entreprises prennent en général un mois pour rembourser leurs salariés. Vous pouvez également attendre le paiement du salaire du mois pour y adjoindre les remboursement de frais et ainsi faire un virement unique.

En réalité, la loi ne prévoit pas de délais strict pour rembourser, si ce n’est un « délais acceptable ». Considérez donc qu’un mois est un délais raisonnable !

Par contre, la loi oblige à conserver tous les justificatifs pendant au moins 5 ans. Les remboursement de frais illicites sont un des moyens les plus courants pour les entreprises pour diminuer leur bénéfice imposable ou pour compléter la rémunération d’un salarié sans payer les cotisations sociales et patronales.

L’URSSAF est donc extrêmement vigilante à ce sujet, et les redressement fiscaux font très mal ! Ne remboursez jamais une note de frais sans justificatif. Travaillez de cocnert avec le service financier de votre entreprise pour éviter tout problème !

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La gestion des notes de frais de vos collaborateurs avec un fichier Excel n’est cependant pas la meilleure approche pour le suivi des frais de vos collaborateurs !

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Factorial est un logiciel de gestion des ressources humaines qui vous offre une fonctionnalités de gestion des notes de frais.

Vos collaborateurs pourront télécharger leurs notes de frais sur la plateforme, vous pourrez par la suite approuver ou rejeter les frais en en un clic.

Par la suite, vous pourrez avoir accés à des rapports sur les frais professionels de vos collaborateurs par types de note de frais, département …

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En conclusion

Les notes de frais sont encadrés par la loi.

Le plus important à retenir est que :

  • Ces dépenses doivent être liées à un déplacement du salarié à la demande de l’entreprise
  • Que chaque dépense doit être justifiée
  • Que tous les frais liés au déplacement (transport, hébergement, nourriture et frais annexes) doivent être remboursés

Si vous souhaitez gagner en efficacité, une bonne idée peut être de mettre en place un portail RH (pour en savoir plus, cliquez ici) comme celui de Factorial, où ce sont les salariés qui mettent en ligne directement chacune de leur dépense et les justificatifs associés !

Les salariés se sentent ainsi responsabilisés ce qui est plutôt positif. Et dans le même temps, plus besoin de leur courir après, vous n’avez plus qu’a procéder aux vérifications d’usage.

Ainsi, vous accélérez le temps de remboursement et vous pouvez vous concentrer sur des choses plus importantes pour votre entreprise !

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