Pour toute entreprise, la gestion des notes de frais constitue un enjeu majeur. C’est un élément clé de la comptabilité, notamment quand les effectifs des collaborateurs et les déplacements augmentent.
Lorsque le processus est mal géré par l’établissement, tout peut très vite virer au cauchemar. Certaines actions doivent être mises en place au sein de l’entreprise pour que tout se passe dans les meilleures conditions possible.
C’est la raison pour laquelle notre équipe de rédaction a concocté pour vous cet article pour une gestion optimale des notes de frais.
Table des matières
Comment gérer les notes de frais ?
Voici 4 conseils pour une bonne gestion et suivre les bonnes règles de notes de frais.
- Encadrez la procédure de remboursement des notes de frais avec un document interne permettant de réguler les dépenses des salariés.
- Fixez des plafonds pour les dépenses des salariés. Établissez des montants maximum et réalistes pour des dépenses récurrentes, comme les nuitées d’hotel.
- Centralisez les justificatifs au même endroit : vous pouvez utiliser un modèle Excel de gestion de note de frais personnalisable mais le mieux reste d’utiliser un outil numérique. Il existe de nombreux logiciels qui vous permettent de gagner en moyenne 10 minutes par note de frais et d’éviter toute erreur.
- Luttez contre la fraude. Les cartes de frais professionnels, permettant à chaque collaborateur de gérer ses propres dépenses, peuvent être une solution efficace. Pas d’avance de frais, les dépenses sont automatiquement enregistrées puis approuvées ou non par un manager.
Qui gère les notes de frais ?
Dans la plupart des cas, la note de frais est remplie par le salarié avant d’être envoyée à l’entreprise.
De l’autre côté, l’employeur est dans l’obligation d’effectuer le remboursement des frais professionnels.
Dans le contrat de travail du salarié, il n’y a pas de clause liée au fait qu’il doit s’acquitter des frais relatifs à son activité professionnelle.
Les notes de frais concernent tout le monde au sein d’une entreprise, qu’il s’agisse d’un cadre ou non, de bénévoles ou de dirigeants.
Ce type d’opération est courant dans plusieurs types de structures : PME, grands groupes ou même associations.
Si l’on parle de dématérialisation, c’est à l’administrateur informatique ou au service comptabilité de créer une note de frais, si l’entreprise utilise un module ou un logiciel spécialisé.
Il faut savoir que l’administrateur, tout comme le salarié, doit pouvoir y avoir accès.
Dans le logiciel, le salarié pourra saisir le montant et les détails des dépenses qu’il a pu faire dans les cellules correspondantes en se connectant à son compte utilisateur.
Il sera en mesure de créer des « dépenses », mais aussi de visualiser de façon précise les notes de frais dans leur globalité, mois par mois.
Lorsqu’un salarié termine la création d’une dépense dans le logiciel, l’administrateur devra impérativement effectuer un calcul.
Ce n’est qu’une fois la validation terminée que le document pourra devenir ce que l’on appelle une « pièce comptable ».
En utilisant un logiciel de gestion des ressources humaines, il sera plus facile pour une entreprise de contrôler les budgets de chaque salarié.
Quels justificatifs pour les notes de frais ?
Pour obtenir un remboursement sur la note de frais, l’employé doit fournir les justificatifs de chaque dépense.
Une pièce comptable, comme une facture, un reçu ou un ticket de caisse, est un justificatif. Il permet de vérifier l’exactitude de la dépense et de bénéficier d’une exonération fiscale pendant le remboursement de la note de frais. En cas de contrôle de l’URSSAF, la présentation du justificatif permet d’éviter les sanctions.
Le justificatif de la note de frais doit inclure des éléments spécifiques pour être validé. La date, le nom du fournisseur, le type et les détails de la dépense, ainsi que la TVA s’il y a lieu, sont inclus.
Un justificatif de note de frais est présenté sous forme de document numérique ou papier. Il peut s’agir d’une facture, d’un ticket de carte bancaire ou d’un reçu. Pour être accepté dans le cadre d’une note de frais, il doit être validé par les entités compétentes de l’entreprise.
🚀 Factorial est certifié par l’URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n’ont plus besoin de conserver leurs reçus/factures en version papier.
Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ?
Les logiciels de notes de frais sont des logiciels de finance et de comptabilité qui vous permettent d’intégrer rapidement vos demandes de remboursement suite à une dépense que vous avez faite dans votre cadre professionnel. Ces solutions logicielles ont pour but de faciliter la vie des employés et des équipes RH en modernisant et en optimisant les processus de traite des notes de frais.
Pourquoi utiliser un logiciel de note de frais ?
Un logiciel de notes de frais réduit considérablement le risque d’erreur. Lorsque les remboursements sont effectués sur papier, il existe un risque important d’erreurs lors de l’enregistrement des dépenses.
En se chargeant de l’extraction des données, le logiciel élimine les erreurs humaines. Il permet aussi un gain de temps important, une saisie et un contrôle en temps réel, la centralisation des données, et une meilleure surveillance des dépenses.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de gestion des notes de frais et déplacements ?
Les logiciels de gestion des notes de frais et déplacements offrent généralement un ensemble de fonctionnalités visant à simplifier et automatiser le processus de gestion des dépenses professionnelles :
- Application de notes de frais accessible sur téléphone portable et ordinateur ;
- La prise d’une photo de la facture permet une saisie très simple des notes de frais ;
- La collecte effectuée directement par le travailleur depuis son propre espace personnel ;
- Validation simplifiée par les gestionnaires des notes de frais ;
- Transmission automatique des données à la comptabilité ;
- Automatisation de la politique de notes de frais de l’entreprise.
Comment choisir son logiciel de notes de frais ?
Choisir le bon logiciel de notes de frais est crucial pour simplifier les processus, économiser du temps et assurer la conformité. Voici quelques pistes à suivre pour faire le bon choix :
- Notoriété du logiciel,
- Expertise,
- Ergonomie de l’interface et simplicité d’utilisation (et d’adoption) par tous,
- Fonctionnalités indispensables à la gestion des frais professionnels,
- Scan intelligent des notes de frais,
- Gestion des indemnités forfaitaires et kilométriques,
- Conformité à la législation française et au RGPD,
- Mobilité grâce à la disponibilité sur application,
- Alternatives aux avances sur frais professionnels, comme les cartes de paiement plafonnées, physiques ou virtuelles.
En quoi Factorial est un des meilleurs logiciels pour la gestion des notes de frais ?
Factorial est un logiciel RH tout-en-un, qui possède un module pour gérer les notes de frais de vos employés.
Chaque employé a son propre espace personnel où il peut saisir ses propres notes de frais.
La note de frais est automatiquement créée et envoyée au responsable pour validation grâce à une technologie de reconnaissance de caractères qui scanne et extrait les informations du justificatif de paiement.
Factorial ajoute automatiquement une ligne « Notes de frais » au bulletin de paie du salarié du mois en cours si celui-ci valide la dépense.
Ce logiciel de gestion de note de frais permet également d’accéder à une synthèse de toutes les notes de frais de votre entreprise.
Tous les justificatifs peuvent être imprimés ou téléchargés.
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