Les notes de frais en format papier constituent un véritable casse-tête pour les entreprises. Entre la saisie des notes de frais, le contrôle des justificatifs, et l’archivage des notes de frais papiers, cela génère un véritable surcoût pour l’entreprise.
Pour gagner du temps et optimiser leurs coûts, les entreprises peuvent désormais dématérialiser les notes de frais. Mais comment cela se passe-t-il ? Quels sont les avantages de la dématérialisation des notes de frais ?
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Table des matières
Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?
La dématérialisation des notes de frais permet une meilleure gestion des dépenses, une réduction des coûts, et contribue à une approche plus écologique et durable des pratiques d’entreprise. Voyons dans les détails les avantages de la dématérialisation des notes de frais.
Avantage n°1 : réduisez vos coûts
La gestion papier des notes de frais entraîne des coûts de stockage et de traitement. La dématérialisation peut réduire ces coûts en éliminant le besoin de stockage physique et en diminuant les dépenses liées à l’impression et à l’envoi de documents.
Avantage n°2 : gagnez du temps
Plus besoin de saisir les notes de frais et de contrôler les justificatifs, tout est réalisé automatiquement. Or, la saisie manuelle des notes de frais peut être longue et fastidieuse. La dématérialisation permet de simplifier et d’accélérer ce processus, réduisant ainsi le temps consacré à ces tâches administratives.
Avantage n°3 : évitez les erreurs
Les erreurs de saisie sont courantes lors du traitement manuel des notes de frais. Un système dématérialisé peut aider à minimiser les erreurs, améliorant ainsi l’exactitude des données.
Avantage n°4 : soyez plus écoresponsable
La numérisation des documents papiers permet d’éviter de gaspiller inutilement du papier en réalisant des photocopies. En réduisant la dépendance au papier, les entreprises contribuent à une démarche plus écologique, ce qui est favorable à l’environnement et peut renforcer leur image de marque responsable.
Avantage n°5 : améliorez la traçabilité de vos notes de frais
La dématérialisation des notes de frais peut enfin faciliter la conformité aux réglementations fiscales et comptables en conservant un historique clair et précis des dépenses. Cela aide également à une meilleure comptabilisation des notes de frais et traçabilité des transactions.
Dématérialisation des notes de frais : ce qu’il faut savoir
Vous souhaitez dématérialiser vos notes de frais ? Attention, il y a un certain nombre de règles à respecter. Les voici.
Que dit la loi ?
L’arrêté du 22 mars 2017 généralise le recours à la dématérialisation pour permettre aux entreprises de numériser les factures reçues au format papier. En application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale, l’arrêté du 23 mai 2019 vient préciser les modalités de numérisation des documents établis sur support papier pour harmoniser les exigences de l’Urssaf et celles de l’administration fiscale.
Grâce à ce texte, depuis le 1er juillet 2019, les entreprises n’ont plus l’obligation de conserver leurs justificatifs de notes de frais en version papier. Elles peuvent ainsi dématérialiser les notes de frais et conserver les justificatifs fournis par chaque salarié en version numérique.
Certaines règles doivent cependant être respectées :
- la version numérique des justificatifs doit être conforme à l’original,et aucune information ne doit être perdue ;
- le document doit être numérisé au format PDF ou PDF/A-3 pour assurer la pérennité des données qu’il contient ;
- la note de frais dématérialisée doit disposer d’une signature électronique pour garantir son authenticité ;
- une copie numérique de chaque facture doit être conservée.
Quelles conséquences en cas de contrôle de l’Urssaf ?
En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de présenter tous les justificatifs de notes de frais demandés. Ils peuvent être exigés pour s’assurer que les remboursements effectués ont été réalisés dans le respect de la loi.
L’Urssaf les demandera par exemple pour vérifier que les remboursements concernent des dépenses exonérées de cotisations sociales, et le fisc pour valider les déductions de charges et les TVA prélevées par l’entreprise.
Deux textes de lois encadrent cette dématérialisation des justificatifs de frais professionnels :
- Le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pour l’Urssaf ;
- L’article A102 B-2 du Livre des Procédures fiscales du 31 mars 2017 pour le fisc.
En respectant scrupuleusement ces textes de lois, vous vous assurez de dématérialiser correctement les notes de frais en cas de contrôle de l’URSSAF. Mais la démarche est chronophage et fastidieuse, l’alternative est alors d’opter pour des systèmes automatisés de dématérialisation de notes de frais, plutôt que de passer par la numérisation manuelle.
Comment dématérialiser les notes de frais ?
Pour éviter de devoir numériser vos notes de frais, il est possible d’utiliser des systèmes de dématérialisation automatique, tels que des logiciels de gestion des notes de frais ou des cartes de paiement pour les salarié-es.
Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais
Plusieurs logiciels de gestion des notes de frais existent sur le marché. La plupart offrent des fonctionnalités indispensables pour réduire le risque d’erreurs de saisie. Avec Factorial note de frais, dès que vos dépenses sont enregistrées dans Factorial, elles sont automatiquement validées en cas de contrôle. Chaque fois que l’un de vos salariés effectue une dépense, vous le remboursez par un virement bancaire. Avec la synchronisation entre les logiciels paie et Rh, les dépenses sont automatiquement indiquées comme un supplément dans la fiche de paie, ainsi vous n’avez plus à vous en soucier.
En utilisant un logiciel, vous rendrez votre gestion des notes de frais plus performante. En cas d’erreur ou d’anomalie, certains logiciels comme Factorial facilitent la détection du problème et la mettent en évidence afin de la corriger au plus vite.
🚀 Factorial est certifié par l’URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n’ont plus besoin de conserver leurs reçus/factures en version papier.
Utiliser des cartes de paiement professionnelles
Une méthode alternative pour simplifier la gestion des notes de frais consiste à utiliser une carte de paiement professionnelle. Avec cette carte, les dépenses effectuées sont automatiquement intégrées dans le système comptable de l’entreprise, éliminant ainsi le besoin pour le comptable de saisir manuellement ces transactions.
L’utilisation de cette carte, qui est disponible après l’ouverture d’un compte professionnel, permet aux employé-es de ne pas avoir à avancer leurs frais professionnels, car ils utilisent directement les fonds de l’entreprise. Cette approche offre également un contrôle total sur les dépenses professionnelles effectuées par les employés.
En ouvrant un compte professionnel, vous pouvez fournir une carte professionnelle à vos employé-es et bénéficier de plusieurs avantages, comme la gestion du budget alloué à chaque collaborateur ou collaboratrice, la définition de limites de dépenses pour chaque carte et la surveillance en temps réel des dépenses pour ajuster votre stratégie si nécessaire. Cette solution est avantageuse pour améliorer la gestion des dépenses et la budgétisation de chaque département de votre entreprise.
Ce qu’il faut retenir sur la dématérialisation des notes de frais
En conclusion, la dématérialisation des notes de frais représente une avancée majeure pour les entreprises de toutes tailles. Elle offre non seulement des avantages considérables en termes de réduction des coûts, d’efficacité administrative et de précision, mais contribue aussi à une démarche écoresponsable.
La mise en place d’un système dématérialisé pour la gestion des notes de frais, conforme aux réglementations fiscales et sociales, assure une meilleure traçabilité et fiabilité des dépenses professionnelles. En adoptant des outils tels que les logiciels de gestion des notes de frais ou les cartes de paiement professionnelles, les entreprises modernisent leur gestion financière, optimisent leurs processus internes, et se préparent à mieux répondre aux défis futurs. Cette transformation numérique, au-delà de ses avantages pragmatiques, marque un pas vers une gestion d’entreprise plus agile, transparente et adaptée à l’ère numérique.
