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Comment gérer les heures supplémentaires de vos salariés sans Excel ?

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5 minutes de lecture

Les salariés ont des droits mais également des obligations. Les heures supplémentaires font partie de ces devoirs que doivent honorer les employés, surtout dans les secteurs d’activité où la charge de travail peut être conséquente.

La gestion et l’approbation des heures supplémentaires est souvent un casse-tête pour les entreprises et surtout pour les services RH qui utilisent très souvent des solutions comme Excel.

Dans cet article, nous vous en disons un peu plus sur ces heures majorées et comment mieux les gérer.

Les heures supplémentaires, c’est quoi exactement ?

Une heure supplémentaire ou heure majorée représente toute heure effectuée par un salarié au-delà de la durée légale hebdomadaire indiquée dans son contrat de travail.

Les heures supplémentaires sont effectuées à la demande écrite ou orale de l’employeur mais peuvent parfois résulter d’une requête de l’employé.

En principe, un salarié est dans l’obligation d’effectuer des heures supplémentaires quand son employeur le lui demande, toujours dans le respect des délais légaux.

Elles ne doivent pas dépasser 220 heures par an, 48 heures par semaine et plus de 10 heures par jour.

Cependant, ce contingent peut être excédé si une convention collective existe ou si le CSE de l’entreprise l’accorde.

À NOTER : Si un salarié à temps partiel réalise plus d’heures prévues que dans son contrat de travail mais qu’il ne dépasse pas la limite de la durée légale, on parle d’heures complémentaires.

54% d'heures supplémentaires travaillées

Gestion des heures supplémentaires : comment ça marche ?

Les heures supplémentaires sont appliquées dans tous les secteurs, qu’ils soient privés ou publics.

Cependant, certaines personnes peuvent être exonérées en cas de raison médicale justifiée, si elles travaillent dans le cadre d’un forfait ou si l’employeur ne prévient pas assez tôt, ne respecte pas ses engagements financiers ou dépasse le quota autorisé.

Pour qu’elles soient effectives, les heures supplémentaires doivent obligatoirement être approuvées par un manager ou par l’employeur afin qu’elles soient prises en compte dans le calcul du solde.

Rappelons que les heures supplémentaires sont imposées par l’entreprise et que le collaborateur ne peut refuser de les réaliser, au risque de s’exposer à des sanctions.

Ce temps de travail additionnel est souvent utilisé par les sociétés pour faire face à des périodes d’activité soutenues comme les vacances d’été ou les fêtes de fin d’année.

Dans ce cas, suivre les heures supplémentaires est d’autant plus importante puisque plusieurs département dans l’organisation sont généralement concernés.

graphique montrant les heures travaillées par départment

Enfin, sachez que toute heure supplémentaire doit faire l’objet d’une rémunération à un taux majoré ou bien donner droit à un repos compensateur.

Si vous ne respectez pas ces obligations, vous pourrez créer un litige et c’est le salarié qui pourrait obtenir réparation.

Gérer les heures supplémentaires : les limites du système Excel

Si l’administration et l’approbation des heures supplémentaires est bien souvent problématique pour les entreprises, la plupart utilise un système répandu en faisant appel à un logiciel comme Excel.

Cependant, c’est aujourd’hui une solution qui semble obsolète car elle ne répond plus aux exigences actuelles et surtout, elle demande une rigueur de tous les instants.

Beaucoup, comme vous, utilisent un modèle excel pour calculer les heures spplémentaires.

Cependant, c’est une technique de gestion des heures supplémentaires qui est très chronophage.

Il faut absolument indiquer les heures de chaque salarié dans la bonne cellule et surtout ne rien oublier. Ici, le sérieux des salariés est primordial.

Qui plus est, la méthode Excel peut parfois prêter à confusion par l’utilisation de formules et codes couleurs pas si simples à appréhender. Il est assez facile de s’y perdre…

Aussi, il est crucial de savoir qu’Excel requiert quelques connaissances si vous désirez l’utiliser correctement et de manière efficace.

Entre les formules, les fusions de cellules ou les différentes fonctionnalités, c’est un outil qui peut être difficile à maîtriser.

Enfin, c’est une solution qui offre moins de clarté qu’attendu.

La pluralité des informations et les nombreuses données à disposition peuvent aisément prêter à confusion et freiner l’interprétation analytique.

Quelle est la meilleure solution pour la gestion des heures supplémentaires ?

Si la méthode Excel est viable, elle n’est pas pour autant la plus perspicace et encore moins la plus intuitive. Avec la digitalisation RH, les structures ont pu se doter d’outils efficaces et simples à utiliser.

C’est le cas des logiciels de gestion des temps de travail qui vous permet d’optimiser les plannings et d’éditer des fiches de paie claires et complètes.

En effet, ce type de programme est l’allié parfait pour gérer les demandes et approbations d’heures supplémentaires de vos salariés grâce à un contrôle des heures de travail facile et flexible.

tableau de suivi des heures supplémentaires

Vos employés peuvent ajouter directement les heures effectuées depuis leur ordinateur ou même depuis l’application mobile et elles seront automatiquement mises à jour.

De votre côté, vous n’aurez plus qu’à les consulter et à les approuver si elles correspondent aux heures véritablement réalisées.

Le logiciel de gestion de temps de travail présente ainsi de nombreux avantages :

  • Un gain de temps considérable : Ce genre de solution permet aux employés comme au service des ressources humaines d’économiser un temps considérable pour la gestion des heures supplémentaires. Tout est automatisé et la saisie des données est facile et intuitive ;>
  • Un suivi du temps de travail en direct : Le partage des informations est instantané ce qui permet aux différents collaborateurs d’avoir une vision en temps réel des horaires de travail. Cela aide grandement à l’organisation de l’entreprise et à l’administration des heures supplémentaires ;
  • Une meilleure organisation des équipes : Grâce à ce type de logiciel, vous disposez d’une vision globale du temps de travail de vos salariés, ce qui vous permet de planifier en avance et de façon intelligente vos équipes. Surtout, vous pouvez anticiper les moments où vous aurez besoin de plus de personnel (vacances, fortes périodes d’activité, absences) ;
  • Des données claires et précises : Un logiciel de gestion du temps de travail vous offre des informations précises sur les heures supplémentaires effectuées par vos employés. Vous avez accès à des rapports détaillés sur les heures réalisées par les collaborateurs et celles en plus sont comptabilisées pour la fiche de paie ;
  • Des marges d’erreur réduites : C’est une technologie fiable qui permet de réduire drastiquement les erreurs et les oublis. Les heures supplémentaires sont aussitôt ajoutées dans le logiciel qui va calculer précisément leur nombre et entreprendre les opérations nécessaires. Finies les erreurs de calcul ! ;
  • Un outil multifonctionnel : Le suivi des heures supplémentaires n’est pas la seule fonction de cet outil. Suivi du temps de travail, personnalisation des politiques de gestion du temps, automatisation des process, réalisation de fiches de paie… c’est un logiciel complet qui vous aidera dans la gestion organisationnelle de votre entreprise.

 

Avec un logiciel comme celui de Factorial, gagnez en productivité et ne perdez plus de temps supplémentaire… à gérer les heures supplémentaires de vos employés !

logiciel suivi du temps de travail

Béatrice est senior content manager chez Factorial. Sa principale mission : vous inviter à venir, vous donner envie de rester et vous inciter à revenir. Elle a commencé son aventure dans les ressources humaines il y a environ 6 ans et ça continue ! Comme une voiture tout-terrain, elle raffole du hors-piste et n'hésite pas à se frotter à d'autres univers (elle était à une époque une commerciale acharnée qui négociait la vente de formations professionnelles).

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