Une feuille de temps est un document permettant de gérer le suivi du temps de travail des employés. Sous forme papier ou numérique, il récapitule le détail des heures travaillées.
Dans cet article, nous partageons avec vous un modèle de feuille de temps Excel gratuit à télécharger qui vous permettra de suivre les horaires de travail et les activités de vos employés.
Une fiche d’heure de travail à imprimer peut vous être utile. Faites un suivi quotidien des heures de travail normales et supplémentaires de vos collaborateurs avec une feuille d’heure mensuelle ou hebdomadaire.
Un tableau pour calculer les heures de travail doit vous faire gagner du temps.
Cependant, si la gestion du temps de travail avec Excel vous semble compliquée, vous avez d’autres solutions.
Découvrez tout dans les lignes qui suivent !
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Table des matières
Suivi des temps de travail et activités, que dit la loi ?
Mettre en place un processus efficace et fiable de gestion du temps est l’une des tâches les plus importantes pour un gestionnaire des ressources humaines.
La gestion des temps de travail est une obligation légale pour les employeurs et les employés que ça soit dans l’entreprise ou tout autre lieu où les employés interviennent dans le cadre de leur travail.
L’employeur doit pouvoir justifier les heures de travail pratiquées par ses employés.
Cependant, l’outil de mesure reste à la discrétion de l’employeur. Il peut prendre la forme d’un enregistrement, d’un système automatique ou au travers d’un cahier d’entrées et sorties.
Il est important de noter que la loi sanctionne toute non-conformité au décompte du temps de travail. L’amende peut aller jusqu’à 3 500 € et elle devra être payée pour chaque employé dont le temps de travail n’a pas été décompté.
Comment calculer le temps de travail ?
En France, sauf exception, le temps de travail légal est fixé à 35 heures par semaine. Pour faire un simple calcul du temps de travail mensuel des collaborateurs, voici la formule :
35 heures par semaine x 52 semaines / 12 mois = 151.66 heures par mois
Le résultat représente la durée légale du temps de travail d’un collaborateur sur un mois.
Il se peut que vous ayez mis en place l’annualisation du temps de travail. Pour le calcul du temps de travail annualisé vous devrez aussi bien suivre la déclaration des feuilles de pointage de vos salariés.
Dans tous les cas, si l’employé effectue des heures de travail additionnels, ces dernières seront soumises au régime des heures supplémentaires.
Comment passer 30h en moins par mois sur la gestion des temps de travail ?
Une grande majorité des PME ne suivent pas le temps de travail de leurs collaborateurs.
1 dirigeant de PME sur 3 manques de données dans sa prise de décision au quotidien.
5 défis que vous pouvez surmonter avec un outil de suivi du temps
1. Exploitation des données
Utiliser des feuilles de calcul ou des feuilles de temps sur papier, et les exploiter pour en tirer des données utiles pour votre entreprise peut représenter plusieurs jours de travail chaque mois.
2. Mise en place de processus en règle avec la conformité (RGPD)
Avec une feuille de calcul, les risques d’erreurs et d’oublis sont importants. Chaque heure qui n’est pas enregistrée met votre PME en péril.
3. Visibilité sur le temps de travail
Seules les RH peuvent voir et manipuler la durée du temps de travail. Étant donné que les données ne sont pas transparentes ou accessibles de manière centralisée, il y a peu d’informations sur les erreurs.
4. Réalisation d’un audit RH clair et concis
Le manque de visibilité engendre des rapports moins précis. Vous ne pouvez pas faire de rapport sur ce que vous ne pouvez pas voir. Et un processus manuel peut freiner la bonne conduite d’un audit RH.
5. Rémunération des heures supplémentaires, salariés occasionnels et forfait jour
Suivre avec précision le temps de travail peut devenir compliqué quand il y a différents types de contrat.
Des salariés font des heures supplémentaires, sont intérimaires ou encore à temps partiel. Vous risquez des pénalités si le calcul du temps de travail contient des erreurs et que les paies en pâtissent.
Passer à un logiciel de temps mais le tester d’abord
Avec une solution de suivi du temps basée sur le cloud, vos feuilles de temps sont plus précises.
Basée sur le cloud, elle vous offre une visibilité instantanée sur la façon dont le temps est utilisé dans votre organisation.
Vos employés peuvent afficher et saisir leurs heures de travail à tout moment, n’importe où et à partir de n’importe quel appareil connecté.
Aussi, vous pouvez vérifier en temps réel si quelque chose ne va pas.
Factorial vous offre un logiciel de gestion des temps combiné à une pointeuse digitale qui est accessible facilement à partir du logiciel ou de l’application mobile.
Il est très simple à utiliser et facile à configurer. Quelques heures suffisent pour commencer à en profiter !
Vos employés pourront en un seul clic pointer et commencer à enregistrer leurs heures de travail.
Vous pourrez :
- Personnaliser vos horaires de travail,
- visualiser les volumes horaires en temps réel et le progrès de vos employés,
- télécharger des résumés mensuels,
- et faciliter le calcul des salaires.
De plus, la pointeuse digitale peut facilement s’adapter aux besoins de l’entreprise. Elle offre la possibilité d’activer la géolocalisation par exemple ou l’utilisation d’un code QR d’accès.
Il y a aussi une fonctionnalité de création de rapports RH. Les données des feuilles de temps peuvent être facilement et automatiquement triées pour créer des rapports personnalisés.
Elles sont rapides à partager, et elles sont stockées en toute sécurité dans le cloud.
Avec un système de pointage en ligne, vos employés et services RH perdront moins de temps sur ces tâches essentielles.
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Comment faire un tableau pour calculer les heures de travail sur Excel ?
Pour obtenir le nombre d’heures de travail effectués durant la journée sur Excel, vous devez utiliser une formule de soustraction.
Heure à la quelle le collaborateur a fini sa journée de travail – Heure à laquelle il a commencé sa journée = Nombre total d’heures effectuées dans la journée
Imaginons qu’un collaborateur a commencé sa journée de travail à 08h30 et l’a terminé à 17h.
Concrètement, voici comment marquer les heures de travail :
- Marquez les heures de début et de fin dans les cellules correspondantes:
-
- Entrez 08:30 suivi de « a » pour AM dans la cellule A2.
- Entrez 05:00 suivi de « p » pour PM dans la cellule B2.
-
- Sélectionner la cellule où vous voulez que le total apparaisse, dans cet exemple il s’agit de la cellule C2, et introduisez le signe « = »
- Ensuite, vous pouvez soit :
-
- Sélectionner la cellule de l’heure de la fin de la journée, ajouter le signe « – » et sélectionner la cellule de l’heure du début.
- Introduire manuellement le nom des cellules avec la formule de soustraction : =B2-A2
-
- Appuyez sur la touche « Entrée » pour obtenir le résultat.
Vous avez maintenant la formule pour comptabiliser les heures automatiquement sur votre feuille de temps de travail.
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Comment faire une feuille de temps Excel : étape par étape
Microsoft Excel est un programme qui peut être utilisé pour créer les feuilles horaires et de présence pour vos employés.
Pour commencer, vous devrez installer le logiciel Microsoft Excel sur votre ordinateur. Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un programme payant qui ne peut être utilisé que pendant une durée limitée, sauf si votre entreprise achète la licence correspondante.
Si vous n’avez pas accès à ce logiciel, utilisez un programme alternatif tel que Google Sheets.
- Créez un nouveau fichier Excel et donnez-lui un nom pertinent afin qu’il puisse être facilement trouvé et reconnu. Un exemple serait, gestion du temps [nom de l’employé] [nom du mois].
- Saisissez des informations pertinentes telles que le nom de l’employé, son code d’employé, son service et son responsable.
- Créez cinq colonnes sous les informations que vous avez entrées dans la feuille de calcul. Ces colonnes peuvent être utilisées pour la date, l’heure de début et de fin ainsi que le nombre total d’heures travaillées. La dernière colonne peut être utilisée pour les congés, les commentaires ou d’autres informations pertinentes que vous souhaitez inclure.
- Enfin, vous pouvez ajoutez une formule qui compte le nombre d’heures entrées dans la feuille de calcul.
Si vous avez bien suivi les étapes, vous devriez finir avec un résultat similaire à ce tableau pour calculer les heures de travail par mois.
Pourquoi est-il important d’utiliser le bon outil pour vous et vos employés ?
Choisir un bon outil de gestion du temps est essentiel sur de nombreux niveaux que ce soit pour votre travail au quotidien en tant que gestionnaire RH, pour le confort et la productivité de vos employés ainsi que la conformité au code du travail.
De plus, les horaires de travail deviennent de plus en plus flexibles.
Ce qui rend l’utilisation de moyens de mesure horaire rudimentaires tels que les cahiers ou les fichiers Excel plus compliquée et prompt à l’erreur humaine aussi.
Ils n’offrent pas la possibilité d’avoir par la suite des indicateurs rh qui soient utilisables pour vos rapports ou vos audits rh.
Enfin, le suivi horaire est crucial pour la productivité de vos employés.
Il est essentiel que votre outil de mesure soit précis et simple à utiliser pour vos employés.
De cette façon, ils le percevront comme un allié de leur productivité et non autant comme une obligation administrative. Il leur donne une meilleure visibilité sur leur volume horaire.
Relevé d’heures mensuelles Excel gratuit
Une feuille de temps Excel est un tableau Excel où les heures de travail sont entrées manuellement soit par l’employé soit par le gestionnaire.
Cette feuille de temps de travail vous permettra de visualiser le volume horaire de vos employés, les heures supplémentaires, heure de nuit…
Pour le calcul des heures supplémentaires, cela peut aussi se faire avec l’addition de quelques formules Excel.
Les limites d’Excel
Cependant, gérer le temps de travail et les activités de vos employés avec une feuille Excel peut induire des erreurs de saisie.
Elles peuvent aussi manquer de conformité avec les lois liées à la gestion du temps de travail.
En effet, la gestion du temps de travail est soumise à de nombreuses régulations par le code du travail.
Les heures de travail sont l’un des éléments les plus importants pour :
- La création de la paie,
- l’évaluation des performances de l’employé et de l’avancement
- ainsi que les coûts d’un projet.
Elles sont essentielles pour identifier une potentielle surcharge pour le collaborateur dans le cas où l’on remarque un fort volume d’heures de travail par exemple.
Vous avez ainsi le choix entre un tableau Excel d’horaire de travail gratuit ou une solution automatisée.
Une pointeuse horaire est une bonne alternative à Excel.
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