Une feuille de temps est un document permettant de gérer le suivi du temps de travail des employés. Sous forme papier ou numérique, il récapitule le détail des heures travaillées.
Une fiche d’heure de travail gratuite à imprimer peut vous être utile pour suivre les horaires de travail et les activités de vos employés.
Voyez au quotidien les heures de travail normales et supplémentaires de vos collaborateurs selon une périodicité mensuelle ou hebdomadaire.
Un tableau pour calculer les heures de travail doit vous faire gagner du temps. Cependant, si la gestion du temps de travail avec Excel vous semble compliquée, vous avez d’autres solutions. Découvrez tout dans les lignes qui suivent !
- Qu’est-ce qu’un tableau pour calculer les heures de travail ?
- Quels éléments doit contenir un tableau pour calculer les heures de travail ?
- Quels sont les avantages d’un tableau pour calculer les heures de travail ?
- Comment faire un tableau pour calculer les heures de travail sur Excel ?
- Quelles sont les limites d’un tableau Excel pour le suivi du temps de travail ?
- Un logiciel de temps comme alternative au tableau Excel
Qu’est-ce qu’un tableau pour calculer les heures de travail ?
Un tableau pour calculer les heures de travail est un outil visuel utilisé pour enregistrer et suivre les heures de travail des employés au fil du temps.
Il s’agit généralement d’un document électronique ou d’une feuille de papier divisée en colonnes et en lignes, permettant d’organiser les informations relatives aux heures de début et de fin de travail, aux pauses et aux activités liées au travail.
Quels éléments doit contenir un tableau pour calculer les heures de travail ?
Les tableaux de suivi du temps de travail peuvent prendre des formes diverses mais ils contiennent généralement toujours les informations suivantes :
- Identification des employés : Chaque employé est généralement répertorié dans une ligne distincte du tableau, facilitant le suivi individuel.
- Entrée et sortie : Les colonnes indiquent les jours de la semaine, avec des cases spécifiques pour noter l’heure d’entrée et de sortie de chaque journée de travail.
- Gestion des pauses : Certains tableaux incluent des sections spécifiques pour enregistrer les pauses prises par les employés, qu’elles soient déjeuner ou courtes pauses pendant la journée.
- Activités non liées au travail : Certains emplois nécessitent de suivre les différentes activités effectuées pendant la journée. Le tableau peut inclure des sections pour enregistrer ces activités.
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Quels sont les avantages d’un tableau pour calculer les heures de travail ?
L’utilisation d’un tableau pour calculer les heures de travail par semaine comme par mois (de janvier à décembre) présente de nombreux avantages.
Transparence accrue
Les travailleurs bénéficient d’une visibilité claire sur le temps qu’ils consacrent à leurs tâches, instaurant ainsi une culture de transparence et de responsabilisation au sein de l’organisation.
Optimisation de la gestion du temps
Pour les employeurs et les gestionnaires, cet outil offre une meilleure gestion du temps en permettant l’identification rapide des tendances et en facilitant la prise de décisions éclairées pour maximiser l’efficacité opérationnelle.
Conformité aux réglementations du travail
Un tableau de suivi des heures de travail se révèle être un allié précieux pour assurer la conformité aux lois du travail et aux réglementations relatives aux heures supplémentaires, contribuant ainsi à la conformité légale de l’entreprise.
Précision de la paie
En permettant le calcul précis des heures travaillées, cet outil garantit une rémunération juste et exacte, renforçant la confiance des employés et réduisant les risques liés aux erreurs de paie.
Comment faire un tableau pour calculer les heures de travail sur Excel ?
Pour commencer, vous devrez installer le logiciel Microsoft Excel sur votre ordinateur. Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un programme payant qui ne peut être utilisé que pendant une durée limitée, sauf si votre entreprise achète la licence correspondante.
Si vous n’avez pas accès à ce logiciel, utilisez un programme alternatif tel que Google Sheets.
- Créez un nouveau fichier Excel et donnez-lui un nom pertinent afin qu’il puisse être facilement trouvé et reconnu. Un exemple serait, gestion du temps [nom de l’employé] [nom du mois].
- Saisissez des informations pertinentes telles que le nom de l’employé, son code d’employé, son service et son responsable.
- Créez cinq colonnes sous les informations que vous avez entrées dans la feuille de calcul. Ces colonnes peuvent être utilisées pour la date, l’heure de début et de fin ainsi que le nombre total d’heures travaillées. La dernière colonne peut être utilisée pour les congés, les commentaires ou d’autres informations pertinentes que vous souhaitez inclure.
- Enfin, vous pouvez ajoutez une formule qui compte le nombre d’heures entrées dans la feuille de calcul.
Pour obtenir le nombre d’heures de travail effectués durant la journée sur Excel, vous devez utiliser une formule de soustraction.
Heure à la quelle le collaborateur a fini sa journée de travail – Heure à laquelle il a commencé sa journée = Nombre total d’heures effectuées dans la journée
Imaginons qu’un collaborateur a commencé sa journée de travail à 08h30 et l’a terminé à 17h.
Concrètement, voici comment marquer les heures de travail :
- Marquez les heures de début et de fin dans les cellules correspondantes:
-
- Entrez 08:30 suivi de « a » pour AM dans la cellule A2.
- Entrez 05:00 suivi de « p » pour PM dans la cellule B2.
-
- Sélectionner la cellule où vous voulez que le total apparaisse, dans cet exemple il s’agit de la cellule C2, et introduisez le signe « = »
- Ensuite, vous pouvez soit :
-
- Sélectionner la cellule de l’heure de la fin de la journée, ajouter le signe « – » et sélectionner la cellule de l’heure du début.
- Introduire manuellement le nom des cellules avec la formule de soustraction : =B2-A2
-
- Appuyez sur la touche « Entrée » pour obtenir le résultat.
Vous avez maintenant la formule pour comptabiliser les heures automatiquement sur votre feuille de temps de travail.
Quelles sont les limites d’un tableau Excel pour le suivi du temps de travail ?
Cependant, gérer le temps de travail et les activités de vos employés avec une feuille Excel peut induire des erreurs de saisie. Elles peuvent aussi manquer de conformité avec les lois liées à la gestion du temps de travail.
En effet, la gestion du temps de travail est soumise à de nombreuses régulations par le code du travail.
Les heures de travail sont l’un des éléments les plus importants pour :
- La création de la paie,
- l’évaluation des performances de l’employé et de l’avancement
- ainsi que les coûts d’un projet.
Elles sont essentielles pour identifier une potentielle surcharge pour le collaborateur dans le cas où l’on remarque un fort volume d’heures de travail par exemple.
Vous avez ainsi le choix entre un tableau horaire de travail 2024 gratuit sur Excel ou une solution automatisée. La pointeuse horaire est une bonne alternative.
Un logiciel de temps comme alternative au tableau Excel
Avec une solution de suivi du temps basée sur le cloud, vos feuilles de temps sont plus précises. Basée sur le cloud, elle vous offre une visibilité instantanée sur la façon dont le temps est utilisé dans votre organisation.
Vos employés peuvent afficher et saisir leurs heures de travail à tout moment, n’importe où et à partir de n’importe quel appareil connecté. Aussi, vous pouvez vérifier en temps réel si quelque chose ne va pas.
Factorial vous offre un logiciel de gestion des temps combiné à une pointeuse digitale qui est accessible facilement à partir du logiciel ou de l’application mobile.
Il est très simple à utiliser et facile à configurer. Quelques heures suffisent pour commencer à en profiter ! Vos employés pourront en un seul clic pointer et commencer à enregistrer leurs heures de travail.
Vous pourrez :
- Personnaliser vos horaires de travail,
- visualiser les volumes horaires en temps réel et le progrès de vos employés,
- télécharger des résumés mensuels,
- et faciliter le calcul des salaires.
De plus, la pointeuse digitale peut facilement s’adapter aux besoins de l’entreprise. Elle offre la possibilité d’activer la géolocalisation par exemple ou l’utilisation d’un code QR d’accès.
Il y a aussi une fonctionnalité de création de rapports RH. Les données des feuilles de temps peuvent être facilement et automatiquement triées pour créer des rapports personnalisés.
Elles sont rapides à partager, et elles sont stockées en toute sécurité dans le cloud. Avec un système de pointage en ligne, vos employés et services RH perdront moins de temps sur ces tâches essentielles.
