Le suivi d’activité et du temps en entreprise constitue un enjeu stratégique d’une grande importance. Cette démarche de gestion du temps de travail concerne toutes les entreprises, des PME aux grands groupes.
Mais en quoi consiste-t-elle et quels sont les bons outils à adopter pour gagner en efficacité ? Pour assurer votre suivi des activités, nous vous offrons une fiche de suivi d’activités sous Excel.
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Poursuivez votre lecture et découvrez dans cet article les outils de suivi d’activité qui vous feront gagner du temps.
Table des matières :
- Qu’est-ce que le suivi du temps et des activités ?
- Pourquoi mettre en place le suivi du temps et des activités ?
- Quels sont les outils pour le suivi du temps et des activités de vos employés ?
- Logiciel de ressources humaines complet
Qu’est-ce que le suivi d’activité ?
La définition du suivi du temps et des activités est double. D’une part, il regroupe l’ensemble des processus RH et la GTA ou Gestion du Temps et des Activités.
D’autre part, il désigne une fonctionnalité du SIRH (Système d’Information Ressources Humaines), se présentant sous la forme d’un logiciel adapté dédié au suivi du temps de travail, des présences, des absences et des activités des salariés.
Il s’agit donc d’un domaine RH qui concerne les différentes organisations salariales dans tous les secteurs d’activités (publics ou privés), et ce, quel que soit l’effectif.
Les systèmes de suivi d’activités et de temps peuvent prendre une forme plus simple ou plus complexe, en fonction de la taille de l’entreprise.
L’origine du suivi du temps et des activités en entreprise
Il y a quelques années, le suivi du temps et des activités était géré manuellement, à l’aide de feuilles ou de cahiers de pointage. Grâce aux nouvelles technologies, il est maintenant possible d’automatiser ces tâches.
En effet, pour les ressources humaines, l’apparition de logiciels informatisés et automatisés a permis de simplifier les pratiques de gestion.
Contexte légal : que dit la loi ?
En France comme dans beaucoup de pays, le temps de travail des salariés est soumis à une stricte réglementation.
Les dispositions légales du droit du travail et la législation qui encadre la durée légale du travail évoluent constamment, ce qui oblige les entreprises à s’adapter en fonction des différents changements ou des nouvelles mesures prises.
De ce fait, les entreprises ont recours à des outils plus complexes, plus efficaces et plus performants.
Les composants
Au sein d’une entreprise ou d’une organisation, le suivi du temps et des activités rassemble plusieurs domaines d’activité du métier RH :
- La gestion de l’activité : distribution des tâches par salarié ou par équipe
- Le suivi des présences et des temps de travail : entrées, sorties, horaires variables, heures supplémentaires, heures travaillées, heure de nuit…
- La gestion des absences : RTT, congés maladie, congés de maternité…
- La gestion des plannings : optimiser le temps de travail pour des journées rythmées et bien équilibrées.
Pourquoi mettre en place le suivi d’activité ?
Pour un gestionnaire des ressources humaines, la mise en place d’un processus de suivi d’activités et du temps de travail des salariés est primordiale. Cette GTA (Gestion du Temps et des Activités) a pour objectif de maîtriser les heures travaillées par tâche, par projet ou par client.
Elle affecte, non seulement le département RH, mais également les autres départements opérationnels, et donc l’organisation de façon structurelle. Elle permet de suivre l’avancement des activités, mais aussi de mettre en place un suivi budgétaire (prévisionnel et réalisé).
Mettre en place une GTA efficace et fiable permet ainsi à toute entreprise d’avoir une visibilité à 360° des activités réalisées et des temps de travail effectués par chacun de ses collaborateurs.
Les activités seront alors mises en adéquation avec les besoins réels et les ressources disponibles (modulation des temps de travail et des cycles horaires). La pérennité d’une entreprise dépend aussi de cette harmonie.
C’est d’autant plus important pour les start-up et les TPE qui ne disposent pas d’une souplesse budgétaire comparés aux grands groupes. Faire un suivi du temps et des activités constitue un des leviers de la performance d’une entreprise.
Grâce à ce processus, les différents acteurs au sein d’une organisation pourront alors se concentrer sur les missions les plus importantes, à fortes valeurs ajoutées.
Les entreprises qui se tournent vers le pilotage de l’activité vont donc gagner en performance et en productivité, tout en maîtrisant les coûts relatifs aux différents projets.
En résumé, la mise en œuvre du suivi des activités permet à l’entreprise de bénéficier d’une organisation RH structurée et d’améliorer les échanges et la communication entre les équipes RH, en procurant à chaque manager ou dirigeant la visibilité sur l’ensemble des activités salariales afin qu’il puisse optimiser le pilotage RH.
Quels sont les outils pour le suivi d’activité de vos employés ?
Pour le suivi des activités de vos salariés, vous aurez irrémédiablement besoin d’outils performants.
Chaque entreprise a son environnement et ses spécificités propres (travail de nuit ou de jour, conventions collectives, accords…), il est conseillé de choisir la solution qui pourra s’y adapter le plus.
C’est la raison pour laquelle un bon logiciel dédié à ce type de fonction vous sera d’une grande utilité.
Pourquoi utiliser un logiciel ?
C’est une solution qui se présente comme une évidence pour de nombreuses entreprises. Mais pour celles qui ont encore des doutes sur les avantages qu’elle peut offrir, voici quelques arguments qui pourraient les convaincre :
- Gain de temps : c’est une des propriétés clés d’un bon logiciel. Vous gagnerez beaucoup de temps en entrant toutes les données dont vous avez besoin dans un logiciel ;
- Rapport précis : le risque de faire des erreurs est moindre avec un logiciel adapté ;
- Optimisation de la gestion de projet : chaque étape de la gestion d’un projet sera mieux suivie et chaque détail pourra être plus facilement pris en compte à l’aide d’un logiciel ;
- Meilleure connaissance des ressources humaines : au sein des RH, le module qui permet un suivi du temps et des activités des employés sera d’une grande aide.
Que doit proposer un bon logiciel de suivi du temps et des activités ?
Avec un logiciel dédié, les entreprises pourront automatiser les tâches administratives qui sont attachées aux présences, absences et au temps travaillé, comme :
-
- La gestion des RTT, du personnel et des demandes de congés ;
- Les temps de présence et de pauses enregistrés grâce aux pointeuses ou aux badgeuses ;
- Les heures de délégation et les heures supplémentaires ;
- Le suivi analytique des heures passées par tâches et des activités ;
- Les absences comme les récupérations, les RTT, les congés spéciaux ou les maladies.
Une fois tous ces éléments enregistrés, ils seront transférés au service de gestion de paies. Vous l’aurez compris, avec un logiciel de confiance, vous aurez l’assurance que la gestion des paies sera fiable et juste.
Pour faciliter les opérations, votre logiciel devra également afficher une bonne ergonomie et proposer des fonctionnalités assez intuitives pour ne pas vous faire perdre de temps dans de longues formations à offrir aux différents collaborateurs qui devront l’utiliser toute l’année.
Comment utiliser Excel pour le suivi d’activité ?
Microsoft Excel est un programme qui peut s’adapter à de nombreux besoins au sein d’une entreprise.
Pour ceux qui veulent créer une feuille de suivi du temps avec un tableau Excel, voici les étapes à suivre :
- Créez un nouveau fichier et nommez-le en fonction de vos besoins et de votre système d’organisation ;
- Saisissez les informations dont vous aurez besoin dans des colonnes différentes : noms des salariés, leur code, leur service et le nom de leur responsable
- Vous aurez besoin de 5 colonnes sous les informations citées ci-dessus. Elles serviront à entrer la date, les heures de début et de fin ainsi que le nombre d’heures travaillées. Vous utiliserez la dernière colonne pour les commentaires, les congés ou d’autres informations utiles ;
- La dernière étape consistera à ajouter une formule qui fera le calcul du nombre d’heures entrées dans le fichier.
👉 En savoir plus sur le calcul du temps de travail
Le logiciel Factorial
En dehors d’Excel, vous pouvez aussi opter pour d’autres logiciels plus performants et plus optimisés, à l’instar de Factorial.
Le logiciel de gestion des ressources humaines présente de multiples fonctionnalités :
- Gestion du temps,
- dématérialisation des documents administratifs,
- gestion des fiches de paie,
- gestion des absences et des congés…
Le système de gestion du temps de travail de Factorial est combiné à une pointeuse digitale qui peut être accessible depuis une application mobile dédiée ou à partir du logiciel lui-même.
En un seul clic, vos salariés pourront faire leur pointage et enregistrer ainsi leurs heures de travail.
Parmi les fonctionnalités principales de Factorial, on retrouve :
- Personnalisation des horaires de travail ;
- Visualisation du progrès des employés et des volumes horaires ;
- Fonction téléchargement pour avoir les résumés mensuels ;
- Module de calcul des salaires ;
- Personnalisation de la pointeuse digitale, avec la mise en place d’une géolocalisation ou d’un QR code.
👉 En savoir plus sur toutes les fonctionnalités de Factorial
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POUR ALLER PLUS LOIN SUR LE SUIVI D’ACTIVITÉ ET LE TEMPS DE TRAVAIL :
-> Annualisation du temps de travail
-> Gestion des temps et des activités comme outil QVT
