Cahier des charges SIRH : téléchargez notre modèle gratuit
Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, un Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) est essentiel pour centraliser et automatiser les processus RH.
Choisir le bon SIRH nécessite un cahier des charges précis. Ce document détaille les exigences, fonctionnalités et attentes de l'entreprise pour garantir la sélection de la solution la plus adaptée à l'entreprise.
Pour démarrer votre projet du bon pied, servez-vous de notre exemple de cahier des charges SIRH prêt à l'emploi.
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Ressources supplémentaires sur le SIRH
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Comment et pourquoi bien rédiger un cahier des charges SIRH ?
La mise en place d'un outil SIRH nécessite de spécifier les objectifs et les attentes de l'entreprise pour choisir l'outil qui lui est le mieux adapté.
Qu'est-ce qu'un cachier des charges SIRH ?
Un cahier des charges SIRH est un document stratégique destiné aux prestataires de services SIRH. Il sert non seulement à piloter le projet SIRH, mais aussi à évaluer et comparer les différentes solutions disponibles sur le marché pour trouver celle qui correspond le mieux aux besoins de l'entreprise.
Pourquoi faire un cahier des charges SIRH ?
Étape 1 : Identifier vos besoins
Avant de commencer à rédiger votre cahier des charges SIRH, il est essentiel d'identifier clairement les besoins de votre entreprise. Cela inclut la collecte d'informations auprès des différentes parties prenantes et la compréhension des processus actuels et des améliorations souhaitées.
Étape 2 : Définir les objectifs du projet
Quelles sont les principales raisons pour lesquelles vous mettez en place un SIRH ? Que souhaitez-vous accomplir ? Définir des objectifs clairs et mesurables aidera à orienter le projet et à évaluer son succès.
Étape 3 : Rédiger les spécifications fonctionnelles et techniques
Documentez toutes les fonctionnalités et les exigences techniques du système. Soyez aussi détaillé que possible pour éviter toute ambiguïté.
Étape 4 : Établir les critères de sélection des fournisseurs
Définissez des critères précis pour évaluer les propositions des fournisseurs. Cela peut inclure la compatibilité avec les systèmes existants, les coûts, le support technique, et les références clients.
Étape 5 : Planifier le projet
Incluez un calendrier prévisionnel, les étapes clés, et les ressources nécessaires. Une bonne planification est essentielle pour assurer la réussite du projet.
Que contient le cahier des charges SIRH ?
Introduction
Une brève présentation de l'entreprise ou de l'organisation concernée.Le contexte et les objectifs du projet SIRH.
Description des besoins fonctionnels
Les fonctionnalités requises du SIRH, telles que la gestion des données des employés, la gestion des congés et absences, la gestion des performances, la gestion des recrutements, etc.Les workflows et processus spécifiques à prendre en compte.Les interactions avec d'autres systèmes existants (par exemple, la paie, les systèmes de gestion financière, etc.).Les besoins en termes de reporting et d'analyse.
Description des besoins techniques
Les spécifications techniques du système, telles que les langages de programmation, les bases de données, les exigences de sécurité, les exigences de performance, etc.Les contraintes d'intégration avec d'autres systèmes ou infrastructures existants.
Exigences de qualité
Les exigences en termes de fiabilité, de disponibilité et de maintenabilité du système.Les normes et les réglementations à respecter (par exemple, la protection des données personnelles, la conformité légale, etc.).
Planning et contraintes
Le calendrier prévisionnel du projet, y compris les différentes phases (analyse, développement, tests, déploiement, etc.).Les contraintes budgétaires et les ressources disponibles.Les éventuelles dépendances avec d'autres projets ou initiatives.
Modalités de collaboration
Les rôles et responsabilités des parties prenantes internes et externes.Les modalités de suivi et de validation des différentes étapes du projet.Les canaux de communication et de reporting.
Critères de sélection des fournisseurs
Les critères d'évaluation des offres des fournisseurs potentiels, tels que l'expérience, les références, les compétences techniques, le support et la maintenance, les coûts, etc.
Quels sont les erreurs à éviter lors de la création d'un cahier des charges SIRH ?
Manque de clarté dans les exigences
Assurez-vous que toutes les exigences sont clairement définies et compréhensibles. Une ambiguïté peut conduire à des malentendus et des erreurs coûteuses.
Négliger l'implication des parties prenantes
Impliquer les utilisateurs finaux et les parties prenantes dès le début est crucial pour s'assurer que le SIRH répondra à leurs besoins.
Oublier les contraintes budgétaires et temporelles
Soyez réaliste quant au budget et aux délais. Une mauvaise estimation peut retarder le projet et augmenter les coûts.
Ne pas tester les solutions proposées
Avant de finaliser le choix du fournisseur, testez les solutions proposées pour vérifier qu'elles répondent bien à vos besoins.
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