À l’ère de la transformation numérique, les entreprises se retrouvent toutes confrontées au même défi : la complexification de la gestion des ressources humaines. C’est ici qu’un SIRH (Systèmes d’Information de Ressources Humaines) performant prend toute son importance dans le sens où il offre une solution intégrée pour faciliter et optimiser les processus RH. Mais posséder un SIRH n’est pas suffisant. Encore faut-il qu’il soit performant et qu’il réponde pleinement aux besoins de votre entreprise !
Vous vous demandez peut-être si votre logiciel RH est à la hauteur des attentes et des enjeux de votre entreprise et comment maximiser son potentiel pour qu’il devienne un véritable atout stratégique ? Vous recherchez à garantir l’adhésion des utilisateurs et utilisatrices pour tirer pleinement profit de ses fonctionnalités ? Ça tombe bien, cet article a pour ambition de vous guider dans cette démarche !
Nous allons explorer ensemble les bonnes pratiques pour optimiser votre SIRH et le rendre encore plus performant ! De la conception à la mise en œuvre, en passant par l’identification des fonctionnalités incontournables et la mise en place de KPIs pertinents, Factorial vous donne les clés pour faire de votre SIRH un véritable allié de la réussite de votre entreprise.
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Table des matières
Comment définir un SIRH performant ?
Un SIRH performant doit permettre aux DRH de gagner du temps, d’accroître la productivité et de réduire les erreurs humaines.
Pour cela, il doit offrir plusieurs avantages majeurs, tels que l’automatisation des processus basiques, la simplification et l’optimisation des missions de la fonction RH, la centralisation des informations relatives aux ressources humaines, et la possibilité de couvrir tout le panel du métier des ressources humaines.
Il est composé de plusieurs modules ou « briques logicielles », chacun assurant une fonction propre. Les services assurés par un tel système peuvent aller de la gestion des temps et des congés, la gestion de la paie, la gestion des carrières, la formation et le recrutement.
En somme, un bon SIRH doit permettre aux entreprises de gérer efficacement leurs ressources humaines en automatisant certaines tâches et en faisant interagir différents logiciels de gestion des ressources humaines entre eux.
Les directions des Ressources Humaines peuvent ainsi jouer pleinement leur rôle en offrant un véritable pilotage de la politique RH de l’entreprise.
Comment maximiser le potentiel de votre SIRH ?
Dans un premier temps, nous allons voir quels sont les points essentiels pour tirer le maximum de profit de votre logiciel RH.
Impliquer les parties prenantes dès la conception
Nous vous conseillons d’intégrer toutes les parties prenantes dès la phase de conception. Cela inclut non seulement les responsables des ressources humaines mais aussi les utilisateurs et utilisatrices ainsi que les autres parties prenantes impliquées dans les processus RH.
En les impliquant dès le départ, vous bénéficiez de leurs retours d’expérience et de leurs besoins spécifiques afin d’orienter le développement de votre SIRH dans la bonne direction. Leur implication garantit également une meilleure adhésion au changement et facilite la mise en place des nouvelles fonctionnalités grâce à leur implication dans le processus.
Assurer une formation et un accompagnement adaptés
Un SIRH performant ne peut donner tout son potentiel que s’il est utilisé de manière optimale. C’est pourquoi la formation et l’accompagnement des équipes sont essentiels !
Proposez des formations complètes et adaptées à chaque groupe en fonction des rôles et des responsabilités attribués à chacun. Des sessions de formation régulières, des tutoriels et des ressources d’auto-formation peuvent aider vos équipes à se familiariser avec le SIRH et à comprendre toutes ses fonctionnalités pour en exploiter tout le potentiel.
L’accompagnement continu est également crucial pour répondre aux questions et aux problèmes qui peuvent survenir après la mise en service du système.
Faciliter l’accessibilité et l’ergonomie
L’accès à votre SIRH doit être pratique, ergonomique et convivial pour toutes et tous. À travers une interface intuitive, vos utilisateurs et utilisatrices peuvent naviguer facilement dans le système et accéder rapidement aux fonctionnalités nécessaires.
Autre point important : votre SIRH doit être accessible depuis différents dispositifs (ordinateurs, smartphones, tablettes) pour permettre une utilisation fluide, même en déplacement, pour une expérience globale sans couture et de qualité.
Encourager la communication et la collaboration
Votre SIRH ne se limite pas à la gestion administrative des ressources humaines, il sert également à favoriser la communication et la collaboration entre les équipes RH et les collaborateurs et collaboratrices.
Intégrez des fonctionnalités de communication interne à votre logiciel RH pour permettre aux équipes de partager des informations, des documents et de collaborer sur des projets. N’hésitez pas à demander des feedbacks pour recueillir les avis sur le système et identifier les améliorations possibles.
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Assurer une couverture complète des besoins et usages
Lors du choix de votre logiciel RH, tous les besoins de vos équipes doivent être répertoriés afin de vous tourner vers la meilleure solution. D’oú l’importance de créer un cahier des charges SIRH dans lequel vous avez identifié tous vos besoins.
Analyser les besoins RH spécifiques à votre société
Pour maximiser la performance de votre SIRH, il est essentiel de mener une analyse approfondie des besoins RH de votre entreprise. Impliquez les équipes RH, les responsables de chaque département et toutes les parties prenantes concernées pour identifier tous les processus qui doivent être pris en charge par le SIRH.
Prenez en compte les différents aspects tels que la gestion des talents, la formation, la gestion des absences ou encore les évaluations de performance.
En comprenant les besoins spécifiques de votre entreprise, vous pourrez mieux évaluer la capacité du SIRH actuel à y répondre et mettre le doigt sur les éventuelles lacunes à combler.
Adapter et personnaliser le SIRH pour combler les lacunes
Après avoir identifié les besoins RH spécifiques de votre entreprise, il est temps d’adapter et de personnaliser le SIRH pour répondre à ces exigences.
Si votre SIRH actuel ne couvre pas tous les processus ou n’embarque pas les fonctionnalités, penchez-vous sur les possibilités de personnalisation qui s’offrent à vous.
Certaines solutions SIRH à l’image du offrent la flexibilité nécessaire pour ajouter des modules supplémentaires ou pour adapter les fonctionnalités existantes.
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Lors de cette étape, il est important de recueillir les avis et besoins spécifiques de tout le monde en matière de personnalisation. Assurez-vous que les modifications apportées au SIRH sont en accord avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et ne laissez pas de place à la complexité inutile qui peut au final vous faire perdre plus de temps qu’autre chose.
Adapter et personnaliser le SIRH pour répondre aux réels besoins terrain de votre entreprise vous permet de garantir une meilleure adéquation entre le logiciel et les processus RH. L’objectif : aboutir à une gestion globale plus efficace des RH !
Les modules SIRH et les fonctionnalités incontournables
Les fonctionnalités de gestion des talents
La gestion des talents est au cœur du succès d’une entreprise. C’est pourquoi votre SIRH doit donc inclure des fonctionnalités spécifiques pour attirer, développer et retenir les candidates et candidats qui sont les plus susceptibles de répondre aux besoins de votre entreprise et optimiser la gestion des talents.
Parmi les fonctionnalités clés, on retrouve l’analyse des compétences, le suivi des performances, la gestion des plans de carrière et des formations.
Grâce à ces fonctionnalités, les responsables RH peuvent identifier les compétences déjà présentes au sein de l’entreprise, anticiper les besoins en formation et mettre en place des plans de développement adaptés aux aspirations des collaborateurs et collaboratrices.
Une gestion efficace des talents contribue à renforcer la motivation des équipes et les aide dans leur progression professionnelle.
La gestion administrative des RH
La gestion administrative des ressources humaines revêt une importance capitale dans le fonctionnement d’une entreprise.
Votre SIRH doit vous permettre d’automatiser et de simplifier les tâches administratives chronophages telles que le suivi des absences et congés, la gestion des profils des salarié(e)s, la génération de contrats ou encore les dossiers du personnel.
En automatisant ces tâches, le SIRH permet aux équipes RH de gagner un précieux temps, de réduire les erreurs et de garantir le respect des différentes réglementations en vigueur. Le fait de faciliter l’accès à ces informations aide vos équipes à gagner en autonomie dans leur quotidien.
Les outils de reporting et d’analyse
Un SIRH performant doit également disposer d’outils de reporting et d’analyse qui jouent un rôle important dans le processus de prise de décision. Les tableaux de bord personnalisés et les rapports générés par le logiciel RH offrent une vue d’ensemble des données RH, telles que les effectifs, les taux de turnover, les performances individuelles et bien plus encore.
En analysant ces données, les responsables RH peuvent identifier des tendances, détecter les points d’amélioration et adapter leurs stratégies en conséquence. Les outils de reporting et d’analyse aident ainsi à rendre la fonction RH plus proactive et à contribuer à l’alignement des ressources humaines avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Mettre en place des KPIs pour mesurer la performance
Identifier les KPIs les plus pertinents
Pour évaluer avec précision la performance de votre SIRH et de vos divers processus RH, il est essentiel de définir des indicateurs clés de performance (KPIs). Ces KPIs doivent être pertinents, spécifiques, mesurables dans le temps et en accord avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Les KPIs varient selon l’évolution des besoins et des priorités de votre organisation. Voici les plus couramment utilisés dans ce contexte :
- le taux de satisfaction des utilisateurs et utilisatrices permet de mesurer l’adhésion et l’efficacité du système.
- le taux de rétention des talents permet de mesurer la part des utilisateurs et utilisatrices qui restent au sein de l’entreprise sur une période donnée pour évaluer l’efficacité des initiatives de gestion des talents.
- le taux de conformité réglementaire sert à évaluer le degré de conformité aux réglementations en matière de RH pour garantir que l’entreprise respecte les exigences légales.
- le temps moyen de traitement des demandes RH aide à connaître le temps nécessaire pour traiter les demandes RH afin de déterminer l’efficacité des processus internes.
Mesurer et analyser les résultats
Une fois les KPIs les plus intéressants identifiés, il est essentiel de collecter régulièrement les données et de mesurer les résultats.
Les outils de reporting et d’analyse peuvent être d’une aide précieuse lors de cette étape. Analysez les données recueillies pour détecter les tendances, les points forts et faibles du SIRH et des processus.
Utilisez ces analyses pour prendre les meilleures décisions et apporter des améliorations nécessaires. Si vous constatez des indicateurs en dehors des objectifs fixés, mettez en place des plans d’action pour y remédier.
Par exemple, si le taux de satisfaction est faible, vous pourriez envisager d’organiser des sessions de formation supplémentaires ou de revoir l’ergonomie de l’interface.
La mise en place de KPIs vous permettra de mesurer les progrès réalisés dans l’optimisation du SIRH et de vos processus RH. Cela vous aidera également à justifier les investissements dédiés au projet SIRH et à démontrer sa valeur ajoutée pour l’entreprise.
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