La gestion des ressources humaines constitue un enjeu majeur pour un nombre croissant d’entreprises. C’est d’autant plus vrai dans un contexte de digitalisation croissante de cette fonction avec l’objectif de simplifier et optimiser davantage les processus RH. C’est là qu’intervient le fameux logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Mais, une question se pose alors comment s’assurer que votre projet SIRH réponde parfaitement à vos besoins et garantisse une transition fluide vers la digitalisation des process RH ?
Pour y parvenir, la rédaction d’un cahier des charges SIRH est incontournable. Découvrons ensemble comment comprendre les besoins spécifiques de votre organisation, établir un cahier des charges détaillé, mais surtout avec des informations pertinentes tout en choisissant le fournisseur le plus adapté. Suivez-nous, on vous détaille tout cela !
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Table des matières
Comprendre les besoins et les enjeux de l’organisation
La réussite d’un projet SIRH repose sur la compréhension approfondie des besoins et particularités de votre entreprise. Voici les quatre étapes clés pour évaluer et comprendre ces éléments déterminants.
Étape 1 : Identifier les problèmes et les défis qui en découlent
Pour choisir la solution qui vous convient le mieux, vous devez identifier quelles sont les lacunes actuelles de votre organisation et qui vous empêchent d’avoir une gestion RH performante. Il peut s’agir d’une gestion manuelle des congés et du suivi des absences, d’un processus de recrutement long et coûteux ou bien encore de la difficulté à accéder rapidement aux données RH.
🎯 En identifiant ces problèmes, vous aurez une meilleure visibilité des domaines qui nécessitent des améliorations grâce à la mise en place d’un SIRH.
Étape 2 : Analyser les flux de travail et les processus RH
L’analyse approfondie des flux de travail et des processus RH existants est essentielle pour déceler les opportunités d’amélioration. En effet, l’étude détaillée des différentes étapes ponctuant le parcours collaborateur, de l’embauche à la gestion des congés en passant par la formation et la paie, donne des pistes d’actions à explorer.
🎯 Ainsi, vous pourrez repérer les tâches chronophages et répétitives pouvant être automatisées grâce à un SIRH. Dans le même esprit, cette analyse est un outil précieux pour identifier les points de friction voire les goulots d’étranglement qui nuisent à l’efficacité et la productivité des actions RH.
Étape 3 : Impliquer l’ensemble des parties prenantes
On aurait tendance à croire que seule l’équipe RH est concernée par le déploiement d’un SIRH. Ce n’est bien sûr pas le cas. Les RH, les salariés, la direction et le personnel informatique sont également parties prenantes dans le processus d’évaluation des besoins. Aussi, il faudra veiller à organiser des entretiens, des ateliers ou des sondages pour recueillir leurs points de vue et leurs attentes.
🎯 Leurs retours et suggestions vous apporteront des perspectives intéressantes plus globales sur les défis à relever et auxquels est confrontée l’ensemble de l’organisation.
Étape 4 : Considérer la culture et les valeurs de l’entreprise
La mise en place d’un projet SIRH implique de tenir compte de la culture d’entreprise et des aspects organisationnels de celle-ci. Il faudra veiller à en tenir compte dans l’analyse des besoins. Le SIRH qui vous convient le mieux n’est pas nécessairement celui qui est le plus en vogue.
À vous d’identifier les valeurs qui façonnent votre entreprise. Par exemple, si la flexibilité est une valeur clé, vous devrez opter pour un SIRH permettant des processus agiles et adaptables avec notamment la gestion des horaires flexibles ou le suivi de projets à distance. Le futur SIRH doit aussi venir en soutien de votre culture d’entreprise et refléter vos normes. Vous emporterez ainsi plus facilement l’adhésion et l’acceptation du SIRH par les membres de l’entreprise. Par exemple, si la transparence est un élément clé de la culture d’entreprise, le SIRH devra offrir des fonctionnalités de suivi et de reporting permettant une vision claire des indicateurs de performance.
🎯 Le SIRH doit contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise. C’est pourquoi intégrer la culture d’entreprise et les valeurs organisationnelles de celle-ci dans l’évaluation des besoins permet de s’assurer que le SIRH soit bien en adéquation avec votre identité de marque.
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Comment établir un cahier des charges SIRH détaillé et pertinent ?
Un cahier des charges bien rédigé constitue une véritable boussole permettant le bon déploiement de la solution SIRH. C’est aussi le meilleur moyen de s’assurer que cette dernière correspond bien aux besoins que vous avez identifiés. Voici comment rédiger votre cahier des charges SIRH de façon fiable et pertinente.
#1 — Définir de façon exhaustive les objectifs et fonctionnalités attendues
Au côté de chacun des besoins identifiés, indiquez les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre projet SIRH. Les résultats que vous espérez obtenir peuvent être l’automatisation des processus RH, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle des équipes RH, la simplification de la gestion des plannings, etc. Ensuite, vous serez en mesure de déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin pour atteindre ces objectifs.
#2 — Déterminer les contraintes techniques et budgétaires
Spécifier les contraintes techniques et budgétaires vous permettra de mieux déterminer quelles sont les exigences d’intégration avec les autres systèmes existants, les contraintes éventuelles de sécurité et de conformité. Enfin, vous devrez spécifier les limites budgétaires auxquelles vous devez vous soumettre. Tous ces éléments aideront les éditeurs de solutions SIRH à comprendre vos contraintes et vous proposer la solution la plus adaptée.
#3 — Décrire les exigences en matière de support et de maintenance
D’une entreprise à l’autre, les exigences en matière de support technique et de maintenance peuvent différer. C’est pourquoi vous avez tout intérêt à détailler vos attentes concernant l’assistance technique, les délais de réponse, les mises à jour logicielles et les modalités de formation des utilisateurs, qu’ils soient professionnels RH, salariés ou managers. Les fournisseurs de la solution RH doivent comprendre vos attentes pour pouvoir vous proposer la meilleure qualité de service.
#4 — Définir les critères de sélection des fournisseurs
Une liste claire des critères de sélection doit vous permettre d’évaluer les fournisseurs potentiels de SIRH. Ces critères vous sont propres et peuvent concerner l’expérience dans le domaine, les fonctionnalités offertes ou bien encore les références clients. Ces critères ont pour finalité de faciliter une comparaison objective des offres et de choisir l’offre la plus adaptée.
#5 — Structurer le cahier des charges
Le cahier des charges SIRH a vocation à être partagé à diverses personnes. Il faut donc le structurer de manière claire et détaillée. Veillez à l’aspect formel du document en utilisant des sections et des sous-sections. Ensuite, décrivez chaque exigence avec précision et si nécessaire, ajoutez des exemples concrets. Enfin, pensez à inclure un planning prévisionnel puis à préciser les modalités de paiement et les conditions contractuelles permettant de travailler avec votre entreprise.
Ce qu’il faut retenir du cahier des charges SIRH
La rédaction d’un cahier des charges SIRH est essentielle pour construire un projet solide. En comprenant les besoins de votre organisation, en impliquant toutes les parties prenantes et en définissant clairement les objectifs, contraintes et critères de sélection, vous pourrez choisir le fournisseur SIRH adapté à vos besoins. Ainsi, vous garantirez une transition fluide vers la digitalisation des processus RH et l’atteinte de vos objectifs stratégiques.
