Gestion du temps de travail : comment l’encourager ?

La gestion du temps de travail des employés est l’une des fonctions les plus importantes du service des ressources humaines. Dans cet article, nous vous partagerons  l’importance de suivre les heures de travail des employés ainsi que la meilleure approche afin de les convaincre de l’appliquer de manière précise et régulière. La gestion du temps est votre alliée et non pas un facteur de stress ou un outil de contrôle sur vos employés ! Nous vous présenterons aussi la solution de Factorial et ses atouts qui feront de vous un vrai maître du temps !

Qu’est-ce que la gestion du temps de travail en entreprise ? 

Quels sont les bénéfices ? 

Comment l’encourager ?

Gérer le temps de travail avec un logiciel de gestion des ressources humaines 

 

Qu’est-ce que la gestion du temps de travail en entreprise ? 

La gestion du temps de travail (GTA) relève du cadre législatif car elle est soumise à une stricte réglementation depuis l’instauration des 35h et le changement de la législation qui encadre les heures supplémentaires. Aussi, la GTA relève de l’optimisation de la productivité au sein de l’entreprise et la satisfaction des employés. 

La GTA permet à une entreprise de couvrir différents besoins tels que le suivi des heures supplémentaires travaillées, des absences, les performances ….

Par exemple, elle permet de mieux visualiser les heures attribuées par un employé sur un projet ou un client mais aussi les fluctuations horaires en fonction des périodes de la journée ou de l’année. Ainsi, vous pouvez mieux distribuer vos ressources en fonction des périodes ou des tâches et vous assurer que la productivité de votre entreprise est toujours optimisée. 

Gestion du temps de travail selon la législation : 

En France, la durée légale des heures de travail est de 35h par semaine (effectif à temps complet) à partir de ce seuil, nous parlons alors d’heures supplémentaires. Cependant les réglementations relatives au temps de travail peuvent varier selon les conventions ou les types de forfait. 

Le comité d’entreprise ou les représentants du personnel doivent être consultés en cas de mise en place de la GTA ou de changements dans la gestion du temps de travail dans l’entreprise afin d’assurer le respect des employés et des conventions collectives. 

Gestion du temps de travail législation

Enfin, pour ce qu’il s’agit des documents qui attestent du suivi horaire dans l’entreprise : L’employeur a pour devoir d’archiver les documents de décompte horaire et les rendre consultables pour un contrôle de l’inspection du travail. Aussi, ils doivent être datés, signés et affichés (selon L’Article 3171-1 du Code du travail)

⚠️AttentionEn cas d’absence d’affichage la sanction est de 750€ d’amende et en cas de non-communication lors d’un contrôle de l’inspection du travail, le délit d’obstacle peut mener à 37 500€ d’amende mais aussi à un an d’emprisonnement ! 

 

gestion des temps de travail

Quels sont les bénéfices de la gestion du temps de travail ? 

Dans notre vie quotidienne, le temps est le fil conducteur de toutes nos activités du réveil au coucher, nous prenons souvent nos décisions sur une base horaire et cela nous permet d’avoir un rythme et une routine. Gérer notre temps et suivre nos horaires est donc très bénéfique à notre équilibre et notre épanouissement. Mais comment cela s’applique à la vie au travail ? 

Vision globale des heures travaillées 

La gestion du temps de travail de vos employés vous permet de générer des synthèses et des reporting détaillés sur le volume horaire dans votre entreprise ainsi que la répartition de ces heures en fonction des jours, des semaines des mois mais aussi en fonction de chaque département et chaque employé. 

Cela vous offre une vision globale de la performance dans votre entreprise mais aussi la performance individuelle de chaque employé. 

Ces données précieuses vont vous permettre par la suite de prendre des décisions ciblées et stratégiques et être efficace lors de vos audits, vos contrôles et la répartition des rémunérations au sein de votre entreprise et avec ça, gagner en efficacité.

La performance 

Il est important de comprendre que la gestion du temps de travail est un outil pour les managers et les employés. Loin d’être juste un outil de contrôle du travail des employés, il est au contraire un moyen pour eux d’augmenter leur performance. 

Savoir combien d’heures ils prennent afin d’accomplir leurs tâches et avoir une idée claire sur les heures qui sont comptées comme heures travaillées, permet d’augmenter la concentration et la productivité.

Aussi c’est un moyen de savoir quelles sont les tâches qui prennent plus de temps que d’autres afin d’améliorer la performance sur ces dernières à travers des formations ou une augmentation des ressources sur cette tâche. 

Détecter les possibles surcharges de travail 

Vos employés font-ils trop d’heures supplémentaires ? cela signifie probablement que leur charge de travail est trop importante ou que vos ressources sont mal réparties. 

Suivre les heures travaillées de vos employés vous permet de facilement détecter de potentielles surcharges de travail et de savoir exactement si ces dernières sont liées à une période en particulier ou à une tâche et quels sont les départements ou les employés concernés. 

En ayant ces informations en main vous pourrez prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise mais surtout pour le bien-être de vos employés et leur épanouissement professionnel et surtout éviter les burn-outs ! 

Comment encourager la gestion du temps de travail ? 

Vos collaborateurs peuvent voir en l’utilisation d’un moyen de gestion du temps de travail un outil de surveillance de la part de leurs supérieurs qui limiterait leur liberté et leur flexibilité au travail. Parfois la GTA peut aussi être perçue comme une potentielle perte de temps (ironique n’est-ce pas?) car si la méthode de saisie est inadaptée ou trop contraignante, cela va résulter en de la frustration si ce n’est un refus de l’adoption de la GTA. 

C’est à vous, en tant que manager des RH, de convaincre vos équipes de l’importance de la GTA et l’utilisation des feuilles de temps, mais aussi de trouver la meilleure méthode et les meilleurs outils pour votre entreprise. Voici quelques conseils : 

Expliquez l’importance : 

Le premier pas vers l’adoption de la GTA par vos équipes est de leur expliquer l’importance et les bénéfices de cette dernière, pour l’entreprise mais surtout pour eux ! 

Vos collaborateurs doivent être convaincus que cet outil est leur allié et non un moyen de contrôle et qu’il va permettre d’offrir plus de transparence et de confiance et pour vous il sera un moyen de vous assurer que personne n’est surmené ou surchargé. 

Soyez clair sur le fait que la GTA ne prendra pas de leur autonomie car ils seront libres avec la répartition de leurs tâches durant la journée et l’important sera l’atteinte des objectifs et le respect des échéances. 

Formez vos équipes et montrez leur que c’est simple : 

Si vous faites le bon choix d’outil pour votre gestion du temps de travail qui sera facile d’utilisation pour vous et vos équipes, vous aurez déjà en main les outils afin de convaincre vos collaborateurs que la gestion du temps de travail ne sera pas une chose qui les freinera dans leur travail et leur fera perdre du temps.

Il est aussi important de faire une petite formation lors de l’instauration d’un nouvel outil de GTA afin d’être sûr que tous ont bien compris son utilisation. 

Conseils pour la gestion du temps de travail

Aussi, soyez l’exemple à suivre et assurez-vous que vous êtes vous-même régulier et consistant dans l’utilisation de votre outil ! 

Enfin, essayez d’envoyer des rappels à vos collaborateurs pour qu’ils marquent leurs horaires et qu’ils vérifient leurs feuilles de temps avant de la soumettre à l’approbation des superviseurs. Assurez-vous d’être disponible afin de répondre à leurs questions et interrogations.

Partagez les résultats :

Rien de mieux pour convaincre quelqu’un que de montrer des preuves ! Partagez avec vos équipes les données récoltées et expliquez leur l’importance de ces dernières. Aussi, assurez-vous d’appliquer les décisions stratégiques qui découlent de ces données. Par exemple, si les données montrent qu’un certain jour de la semaine connaît plus de retards que d’autres, cela pourrait être lié à un fort trafic routier durant ce jour de semaine et vous pourriez conseiller vos collaborateurs d’éviter les heures de pointe ce jour-là. 

Impliquez vos employés :

Communiquez avec eux, demandez-leur qu’est-ce qui rendrait l’utilisation de votre outil de gestion du temps plus facile et intuitive pour eux. Peut-être une intégration avec une plateforme qu’ils utilisent souvent ? La pointeuse de Factorial par exemple, peut-être intégrée à Slack, un outil de communication souvent utilisé en entreprise et un des logiciels que les employés lancent en premier lorsqu’ils commencent leur journée ! 

Vous pouvez aussi nommer à tour de rôle une personne qui s’occupera de rappeler aux autres de bien marquer leurs heures. 

Logiciel gestion temps de travail

Le chien est le meilleur ami de l’homme. Cependant, il est à présent suivi de très près par la technologie ! En effet, l’utilisation d’un logiciel est votre meilleur allié afin d’assurer une gestion du temps de travail qui soit efficace et surtout précise ! Voici comment Factorial, un logiciel de gestion du temps et des ressources humaines peut vous aider : 

  • Il facilite la tâche aux employés car tout peut se faire en quelques clics directement à partir de leur ordinateur ou de leur smartphone. 
  • Les données sont synchronisées et actualisées automatiquement à chaque nouvelle entrée. 
  • Les feuilles de temps peuvent être soumises à approbation des managers
  • Les feuilles de temps peuvent être signées par les collaborateurs grâce à la fonction de signature électronique.
  • Le logiciel est équipé d’une pointeuse digitale qui peut être personnalisable selon les conventions de l’entreprise. Elle peut fonctionner à partir du Dashboard en un clic ou à partir d’un smartphone avec un code QR. De plus, la pointeuse est équipée de la géolocalisation qui permet une gestion du temps qui couvre tous vos employés même ceux à l’international ! 

Logiciel de gestion des temps de travail

  • Vos employés ont plus d’autonomie sur leur gestion du temps car ils auront accès à des synthèses mensuelles de leurs heures travaillées. 
  • Les données sur les heures travaillées vous sont présentées sous forme de reporting prédéfinis ou personnalisables selon vos besoins. 

Au-delà d’être un logiciel de gestion du temps de travail, Factorial est un logiciel de gestion des ressources humaines qui offre de multiples fonctionnalités telles que la gestion des congés et absences, la gestion des fiches de paie,  la dématérialisation de vos documents administratifs et plus encore !

 

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