La gestion des temps et activités est un enjeu majeur RH pour toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Temps passé sur les projets, suivi des temps de présence et des absences, reporting des activités… La GTA RH est une donnée cruciale pour l’organisation des équipes.
Il existe des outils de temps et des activtés. Un logiciel GTA répertorie toutes les informations liées aux activités des employés et permet de facilement contrôler les heures de travail.
Surtout, ces solutions offrent une meilleure rentabilité et de meilleurs retours sur investissement. Explications.
Table des matières
La GTA RH, kesako ?
La gestion des temps et des activités ou GTA permet de gérer et de suivre le temps de travail et de congés des collaborateurs d’une société.
Elle est ainsi précieuse pour mieux gérer les équipes.
Elle comprend notamment :
- Pointage physique et virtuel (arrivée, départ, temps de pause) ;
- Calcul des heures supplémentaires ;
- Gestion des présences et des absences ;
- Gestion des plannings ;
- Suivi des activités sur les différents projets ;
- Gestion temps plein, partiel, forfaitaire…
La GTA RH est également un outil de qualité pour le traitement de la paie grâce à une automatisation et un rapport des données.
Le suivi des activités est une aubaine pour mettre en place un suivi budgétaire prévisionnel et réaliste.
C’est d’ailleurs ici que les logiciels RH prennent toute leur importance. Ils offrent un meilleur suivi et ont un impact positif sur le ROI.
Qu’est-ce-que le ROI ?
Le retour sur investissement ou ROI (terme anglais pour return on investment) est un ratio financier qui mesure le montant d’argent gagné ou perdu, par rapport à une somme initialement investie.
En résumé, il permet de définir la rentabilité d’un investissement.
La formule générale du retour sur investissement est :
(gains – coûts de l’investissement) / coûts de l’investissement.
Le calcul du ROI est devenu primordial dans toute stratégie marketing RH mais également pour la satisfaction client et les KPI.
Un logiciel de GTA RH : la solution idéale !
Une bonne gestion du temps et des activités aura une influence positive sur votre ROI.
En effet, optimiser les durées de travail de vos collaborateurs et la répartition des tâches augmentera significativement votre rentabilité.
Pour optimiser vos process et bien organiser votre entreprise, un logiciel SIRH permettant la GTA est une solution adéquate.
Il offre autant de possibilités que de fonctionnalités.
Suivi des temps efficace
Suivre le temps de travail des employés est aujourd’hui un élément fondateur pour le développement de nombreuses sociétés.
Un outil GTA RH est d’une efficacité redoutable puisqu’il répertorie les temps réalisés par les salariés et ce, de façon régulière.
Un suivi précis des heures et de la durée passée sur chaque projet est donc effectué.
Les informations y sont clairement répertoriées et cela évite les doubles saisies. Cela octroie au service RH un gain de temps considérable et réduit les risques d’erreurs de facturation.
Aussi, le logiciel GTA indique les heures d’arrivée et de départ des salariés mais également les jours de congés et d’absence.
Grâce à des feuilles de temps automatisés et des reportings, un suivi régulier est mis en place.
Cette solution est aussi efficace pour le suivi des horaires spéciaux comme ceux de nuit et du week-end, et les astreintes et les heures supplémentaires.
L’entreprise a donc une visibilité à 360° des temps de travail et des activités réalisées par ses collaborateurs.
Optimisation des processus administratifs
Comme nous venons de l’évoquer, le logiciel de GTA RH automatise tous les processus liés au temps et activités des employés.
La rentabilité ne se fait pas qu’en termes de temps gagné mais aussi d’ordre financier.
En effet, le logiciel apporte une aide précieuse en matière de process et mobilise moins de ressources pour le remplir.
Chaque membre d’une équipe peut ajouter les informations nécessaires et tout est centralisé et mis à jour à l’intérieur d’un seul et même programme.
Avec le logiciel de paie, vous pourrez économiser un temps précieux en saisie et vérification au service RH grâce à l’automatisation.
Optimisation des performances RH
En dehors de l’aspect administratif, les solutions de GTA améliorent les performances des ressources humaines.
La maîtrise des heures supplémentaires ou encore la gestion des intérimaires sont des éléments de coûts qui peuvent être gardés sous contrôle.
Les équipes gagnent en autonomie et en efficacité.
Avec ce système de gestion, les employés ont une plus grande responsabilité et font preuve de plus de rigueur, avec comme conséquence une réduction de l’absentéisme.
Collaboration, décentralisation et digitalisation
Avec le développement des NTIC, le digital est partout et simplifie les process. Les outils de gestion des temps et des activités n’ont pas échappé à cette tendance.
Ces solutions sont aujourd’hui digitalisées et mobiles pour un usage depuis un smartphone ou un ordinateur.
D’ailleurs, cette dématérialisation a permis de décentraliser la GTA RH vers les managers et autres responsables d’équipe.
Ces derniers peuvent ajouter et valider les temps de mission, heures de travail et congés directement dans le logiciel en temps réel.
Une manière simple et efficace de soulager les services RH.
C’est avant tout un outil collaboratif. Par le partage d’informations, on gagne en temps et en productivité. De quoi améliorer le ROI de manière significative.
Planification des tâches
Avec la planification, vous pourrez optimiser la gestion des horaires et les répartir en fonction de la charge de travail des salariés.
Alors qu’elle se faisait auparavant sur Excel, elle est maintenant simplifiée grâce aux outils de GTA.
Ces solutions de planification collectent et analysent toutes les données utiles et permettent d’obtenir des plannings adaptés à vos équipes.
Vous pourrez mesurer, pour chaque tâche, le temps passé et le nombre d’intervenants nécessaires à sa réalisation.
Cette planification est essentielle pour connaître la rentabilité de vos activités et prendre les décisions nécessaires à une meilleure GTA. En organisant les tâches, vous optimisez votre rendement et surtout, vous peaufinez votre retour sur investissement.
GTA RH et paie
Le pointage des heures effectuées et des absences constatées sont des informations incontournables pour gérer les salaires de vos collaborateurs.
Grâce à un système de « Workflow », la gestion des temps et des activités propose de collecter, contrôler et valider les temps de travail des salariés.
Les calculs sont automatiques et engendrent des données fiables. Toute anomalie est signalée par un système d’alerte pour une paie contrôlée et juste.
Réduire les erreurs minimise les pertes financières et renforce votre investissement.
Comment évaluer le retour sur investissement d’une solution de GTA RH ?
Si un logiciel GTA peut représenter un investissement conséquent, il génère de la rentabilité assez rapidement.
En moins de 12 mois généralement, des économies sont constatées. Certains indicateurs précis permettent de calculer le ROI.
Tout d’abord, analysez des indicateurs factuels preuves d’amélioration. Par exemple, la réduction des heures supplémentaires grâce à une meilleure planification est un premier élément à prendre en considération.
Si vos employés perdent moins de temps à réaliser des tâches inutiles, vous gagnerez en productivité.
La GTA RH entraîne dans son sillage un certain respect du temps de travail et agit sur la ponctualité.
Tout y est notifié, et le fait que ces informations soient à la portée de la direction responsabilise un peu plus les collaborateurs. Moins de retard, moins d’absence, moins de déficits financiers.
Des facteurs à prendre en compte
Aussi, il faudra analyser les données fournies par le logiciel GTA en fonction des objectifs fixés en amont.
Une réduction de 5 % de l’intérim ? Une meilleure organisation des tâches ? Ou encore une réduction du temps passé en réunion ?
Votre ROI sera fortement affecté par les objectifs visés et les spécificités de votre entreprise.
Autre facteur important : la conformité. Celui-ci n’est pas visible immédiatement mais le respect du code de travail et de la convention collective est essentiel.
Respecter les délais de paiement de salaire par exemple vous évitera des pénalités.
Enfin, une gestion des temps et des activités correctement effectuée sécurise vos employés.
La répartition équitable des tâches, le respect des temps de travail ou encore la valorisation salariale motivent les employés.
Les conditions pour réaliser leurs missions sont optimales tout comme leur productivité.
Le retour sur investissement d’un logiciel GTA ne peut être que financier. La satisfaction de vos clients et de vos salariés est d’une importance capitale.
Si les services que vous proposez sont de qualité, votre rentabilité sera récompensée.
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