Découvrez les secrets d’un planning du personnel (presque) parfait

Pour qu’une entreprise puisse tourner à plein régime et sans accroc, il est essentiel de gérer au mieux le temps des collaborateurs. C’est pour cela qu’un planning du personnel carré et bien organisé est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement d’une société.

Il vous aide à optimiser votre temps et votre budget, et permet de booster les performances de l’ensemble des acteurs de votre structure. Mais qu’est ce qu’un planning du personnel ? Pourquoi le mettre en place ? Surtout, comment bien le construire ? Suivez le guide !

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Le planning du personnel : définition

Le planning du personnel est un document utilisé pour suivre et administrer le temps de travail des salariés au sein d’une entreprise.

Indispensable, il permet d’effectuer un suivi précis des emplois du temps des différents collaborateurs. Les congés et absences des salariés, tant prévus qu’imprévus (congés maladie, arrêts de travail) doivent y figurer.

Ce mode de planification du temps de travail des employés est aussi un moyen efficace pour s’assurer que chaque collaborateur travaille dans la limite légale des heures prévues à son contrat.

Le planning employé est surtout un outil qui vous aide à placer la bonne personne, au bon endroit et au bon moment facilitant ainsi la productivité de l’entreprise.

Pourquoi mettre en place un planning du personnel ?

Si le planning salariés a une telle importance en entreprise, ce n’est pas pour rien. En effet, il présente de nombreux avantages dont certains qui participent à la bonne structuration de l’entreprise.

Dans un premier temps, c’est un atout pour une meilleure organisation de votre société au quotidien. En effet, que vous soyez dirigeant de PME ou à la tête d’un service RH, cet outil vous permet d’organiser vos équipes, d’anticiper et surtout de mettre en place un système efficace de gestion des effectifs.

Cette meilleure organisation vous offre la possibilité de gagner du temps et d’avoir une vision globale sur les jours et semaines à venir. Vous optimisez ainsi le temps de chacun et êtes donc plus performant comme plus productif.

Aussi, un planning employé bien structuré augmente la satisfaction des collaborateurs. Avec un planning clair, compris de tous et s’adaptant aux différentes contraintes des uns et des autres, vous créez une expérience collaborateur de haute qualité.

L’ambiance d’équipe en sera impactée de manière positive, boostant les performances de tous les travailleurs. Vous serez en conformité avec la législation et respecterez le nombre d’heures à allouer pour chacun des employés. En plus de cela, il peut vous assister dans vos tâches de gestion de la paie.

Comment préparer votre planning du personnel ?

Pour le structurer, organisez-le et commencez par lister sur l’année et pour chacun des salariés :

• Le temps de travail : Alternance, temps plein ou partiel, début et fin du contrat de travail… Il est essentiel de noter les horaires et contraintes de chaque salariés ;
• Les services : Tel un organigramme, il est important de connaître l’organisation hiérarchique et structurelle de la société. Déterminez les pôles et les différents services de l’entreprise pour un planning sur-mesure ;
• Les congés : Congés maternité, congés paternité, congés payés, vacances, congés sans solde… tout doit être pris en compte pour une organisation optimale ;
• Les absences : Si certains de vos collaborateurs ont des jours d’absence déjà prévus, il faudra les indiquer dès que vous en prenez connaissance. Pour ceux qui interviendront au cours de l’année, vous pourrez simplement les ajouter au fur et à mesure.

De même, pour créer un planning employé, il est impératif de prendre en compte les contraintes légales, c’est à dire le droit du travail et la convention collective applicable dans l’entreprise.

Une fois cette base implantée, vous pouvez passer à la véritable création de votre planning du personnel, notamment en utilisant Excel.

Comment faire un planning du personnel sur Excel ?

Le créer n’est pas compliqué en soi, surtout si vous possédez les informations nécessaires. En premier lieu, vérifiez que vous avez toutes les données utiles en votre possession. Créez un tableur avec des couleurs différentes, afin de différencier les horaires, les types de congés et les absences. Pensez clarté et visibilité !

Ensuite, mettez en place un planning annuel et listez l’ensemble des salariés. Indiquez pour chaque jour, les présences et absences prévues des salariés. De cette manière, vous visualiserez en un clin d’œil les disponibilités des uns et des autres.

Pour plus de flexibilité, veillez à insérer une formule qui pourra calculer automatiquement le nombre de jours d’absence de chaque employé et le nombre d’heures réalisées par tout collaborateur. Enfin, vous avez toujours la possibilité d’ajouter d’autres onglets qui vous semblent pertinents.

Remarques, heures supplémentaires, retards… à vous de peaufiner votre calendrier en fonction de votre secteur d’activité et des spécificités du personnel.

6 conseils pour construire un planning du personnel béton

Voici  quelques astuces simples à suivre pour construire un planning performant.

1. Repérer les besoins de l’entreprise

En tant que dirigeant ou responsable des ressources humaines, il ne faut pas oublier que vous travaillez pour le bien de l’entreprise.

Maintenez la cohérence. Il est primordial de connaître les besoins de la structure en fonction de son activité, de la saison, du moment de la journée et des périodes de l’année.

Par exemple, une société travaillant dans la restauration aura des besoins le soir et le week-end alors qu’une société évoluant dans le digital aura besoin de personnel à des horaires plus ordinaires.

2. Respecter les souhaits du personnel

Vous avez des besoins, les employés aussi.

Si vous voulez des équipes épanouies, tenez compte de leurs envies et leurs disponibilités.

En faisant attention aux exigences de votre métier, prenez acte des désirs de congés des collaborateurs et essayez d’accorder leurs souhaits.

Vous avez besoin de salariés motivés pour être plus performant et boostez la rentabilité de l’entreprise.

3. Miser sur la communication

Une organisation qui tourne bien est un lieu où il est facile d’échanger.

Pour un planning du personnel béton et sans faille, misez sur la communication et permettez à chacun de s’exprimer quand il le désire.

Le bonheur au travail ne tient parfois à rien. En mettant en place des plannings adaptés, qui prennent en considération les salariés et leurs doléances, vous mettez toutes les chances de votre côté pour un environnement de travail sain.

Si un collaborateur souhaite échanger sur le planning ou simplement émettre une remarque, tendez l’oreille et essayez de trouver la solution adéquate.

4. Faire preuve de flexibilité

Diriger une entreprise ou un service, c’est faire preuve d’écoute mais également de souplesse.

Ne l’oubliez pas, vous gérez des humains avec leurs sentiments et désirs. Pour que votre planning du personnel soit le plus juste possible, faites preuve de flexibilité et soyez prêt à faire des ajustements quand cela est nécessaire.

Même s’il est parfois difficile de mettre en place des plannings flexibles dans certains secteurs d’activité comme la restauration, il existe des solutions comme le planning en rotation.

Ce système vous permet de faire tourner les équipes et de ne pas épuiser ces ressources humaines, si précieuses à la bonne santé de l’entreprise.

5. Impliquer votre personnel

Même si cela peut paraître tentant, il est fortement déconseillé de constituer un planning du personnel sans consulter ce dernier. C’est pour cela qu’il est indispensable d’impliquer vos équipes dans la constitution du planning.

Suggestions, demandes de modification, choix de certains jours et horaires de travail… dans la mesure du possible, mettez à contribution vos salariés.

Par exemple, vous pouvez leur confier la gestion des remplacements en leur permettant de s’échanger des plages horaires. Ils gagneront en autonomie et sentiront qu’ils ont votre pleine confiance.

6. Anticiper au maximum

Enfin, la gestion d’un planning du personnel demande beaucoup d’organisation et de clairvoyance. Afin d’éviter les mauvaises surprises et les imprévus qui pourraient malmener votre société, il est primordial d’anticiper au maximum.

À vous d’être rigoureux et de prévoir les périodes de forte activité et les absences à venir des uns et des autres. Il est d’ailleurs conseillé de définir une structure de planning que vous pourrez dupliquer et compléter à la lumière du déroulement des années précédentes.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des plannings des salariés ?

Créer un planning du personnel sur Excel présente des limites non négligeables. Prendre en compte à la main les jours fériés, non-travaillés, et les plages horaires des collaborateurs selon leurs différents contrats est extrêmement chronophage et complexe.

De plus, un planning Excel du personnel n’est pas propice à la collaboration. En effet, seul le RH ou le manager a la main sur ce planning, ce qui peut rapidement mener à des erreurs de planification.

Enfin, il est compliqué d’assurer de la conformité légale et organisationnelle de vos plannings d’équipe. Une erreur d’inattention et vous pouvez rapidement manquer une échéance RH ou dépasser les heures de travail légales de vos collaborateurs.

Heureusement, une solution bien plus adaptée existe : le logiciel de gestion des plannings ! Organisez les plannings horaires de vos équipes et gérez les absences et congés en quelques clics.

Qui plus est, choisir un logiciel de planning facilite la collaboration. Managers et responsables de service peuvent ajouter eux-même les temps de travail de leurs collaborateurs.

Pourquoi Factorial est-il l’outil idéal pour gérer vos plannings du personnel ?

Le logiciel intègre l’ensemble des plannings de votre organisation dans une base de données unique. Il vous permet de répartir facilement les équipes à l’aide de la fonction de gestion des équipes :