Gestion des congés et absences : guide utlime

La gestion des congés et absences est un pilier essentiel pour le bon fonctionnement d’une entreprise.

En tant que professionnels des ressources humaines, vous jouez un rôle central dans la mise en place d’un environnement de travail équilibré, respectueux et productif pour l’ensemble des employés. Pour cela, il est indispensable de maîtriser les règles et les spécificités qui encadrent la gestion des congés et absences en France.

Ce guide a été spécialement conçu pour vous, dirigeants et équipes RH, afin de vous accompagner dans cette tâche cruciale. Que vous soyez déjà expérimentés dans ce domaine ou que vous souhaitiez approfondir vos connaissances, nous vous proposons un guide complet et accessible, abordant les aspects essentiels de la gestion des congés et absences conformément à la législation française en vigueur.

Nous vous invitons à parcourir les différentes rubriques avec attention et à mettre en pratique les connaissances acquises. Ensemble, nous bâtirons un environnement professionnel harmonieux où les droits de chacun seront respectés et où la performance de l’entreprise s’épanouira !

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Table des matières

Gestion des congés et absences : de quoi parle-t-on ?

La gestion des congés et absences est comme son nom l’indique, un concept RH qui consiste en la gestion des absences et congés du personnel au sein d’une entreprise.

Cette procédure passe par trois étapes clés : la demande, l’évaluation de la demande, l’approbation ou le refus des congés.

Le but de la gestion des congés et absences par le département RH est de :

Régulariser la procédure et la rendre plus simple pour les collaborateurs
Donner aux collaborateurs plus de fiabilité et de confiance sur les congés
Centraliser et réguler les informations dans l’entreprise au sujet des congés
Éviter les erreurs et les chevauchements pour ne pas manquer de personnel
Créer un planning qui peut par la suite être partagé

Nous vous proposons ici des ressources pour vous aider à optimiser votre gestion des congés et absences :

Lois et règlements sur les congés et absences en entreprise

La prise de congés et d’absences est strictement réglementée que ce soit dans le nombre de jours de congés qu’un collaborateur peut prendre, la justification de ses absences, la rémunération lors du congé…

Les congés payés sont une obligation pour les employeurs quels que soit le type de contrat de l’employé (Temps plein ou temps partiel), l’ancienneté du collaborateur… Les congés payés sont donc un droit pour les employés.

L’employeur ne peut pas remplacer les jours de repos par des indemnités financières. Il doit aussi respecter le décompte des congés payés pour assurer un bulletin de paie en bonne et due forme.

De son côté, l’employé a pour obligation de prendre ses jours de congés et il lui est interdit par la loi de travailler pendant cette période.

Une période légale à respecter existe, celle-ci va du 1er mai au 31 octobre. Chaque mois de travail procure à l’employé 2,5 jours ouvrables de congés.

Voici quelques articles qui vous permettront de mieux comprendre les droits et obligations de l’employeur et de l’employé sur les congés payés :

Quels sont les différents types de congés et absences ?

Les congés existent sous multiples formes selon les motifs du congé : maternité, maladie, vacances…

Cependant, chaque type de congé est réglementé par ses propres régulations et conditions. Ils prennent en compte de multiples facteurs tels que l’ancienneté, le type de contrat ou même la période durant laquelle le congé est pris.

Voici une liste des différents types de congés les plus communs :

Quelle est la différence entre RTT et congé payé ?

Les RTT et les congés payés fonctionnent indépendamment. Le congé payé est déterminé selon la loi même si certaines règles peuvent être modifiées par un accord de branche. Tous les salariés, sans exception, y ont droit.

Alors que les jours de réduction du temps de travail sont régis par une convention ou un accord d’entreprise. Il s’agit d’une compensation en repos pour les heures supplémentaires de travail faites au-delà de la durée légale de 35h par semaine.

Pour en savoir plus sur les RTT, découvrez les articles suivants :

Calcul des jours de congé et rémunération des congés payés

Le calcul des congés payés est souvent un exercice compliqué pour les managers RH étant donné les nombreuses lois qui régissent les congés et leur attribution.

Il est aussi important de noter que le calcul des congés varie selon la situation de l’employé.

Par exemple, le calcul des congés d’une année incomplète est différente que le calcul du congé d’un salarié qui va travailler une année complète dans l’entreprise.

Pour vous aider à bien calculer les jours de congés et leur rémunération, nous avons sélectionné des articles complets sur le sujet :

Comment gérer les absences des salariés ?

La gestion des congés et absences est une problématique clé pour tout manager RH. Il existe plusieurs façons de le faire.

La gestion manuelle des congés

Plusieurs managers RH optent pour la gestion des congés d’une façon manuelle.

Vous pouvez opter pour une gestion de congés en ligne gratuit avec différents outils tels que les emails, un fichier Excel ou même des calendriers/Agenda physiques.

La gestion des congés et absences consomme beaucoup de temps au gestionnaire RH ainsi qu’au collaborateur.

Elle demande à la fois beaucoup de communication et de coordination mais aussi beaucoup d’attention afin d’éviter les erreurs.

✅ La gestion des absences et congés avec un logiciel comme Factorial

À mesure que les ressources humaines se développent, le planning des congés devient plus compliqué et les négociations avec chaque employé peuvent ralentir tout le travail des gestionnaires RH.

Il existe des logiciels de gestion des congés et absences qui peuvent vous aider à simplifier et automatiser ce processus, comme le logiciel de congés de Factorial👇

L’utilisation d’un logiciel est meilleur que l’utilisation d’Excel car il vous permet de :

Donner la possibilité à vos employés de voir facilement le nombre de jours de congé qui leurs restent et de faire leur demande de congé en un seul clic.
Centraliser toutes les demandes de congés au même endroit et les avoir mises à jour automatiquement par le logiciel.
Accepter ou refuser les demandes de congés en un seul clic. Le reste se fait automatiquement.
Vérifier facilement le nombre de jours de congé restants pour chaque employé.
Avoir accès à des rapports complets sur les congés et absences dans l’entreprise

Au delà de la fonctionnalité de gestion des congés et absences, Factorial dispose de multiples autres fonctionnalités qui facilitent et optimisent vos process RH.

Quel outil pour gérer les congés et absences ?

Pour la gestion des congés et des absences, il existe plusieurs outils en ligne qui offrent des fonctionnalités similaires. Certains de ces outils sont des suites complètes de gestion des ressources humaines, tandis que d’autres se spécialisent davantage dans la gestion des absences. Ils permettent généralement aux employés de soumettre des demandes de congés en ligne, aux gestionnaires de les approuver ou de les rejeter, et offrent souvent des fonctionnalités de suivi des soldes de congés et d’automatisation des processus.

Lorsque vous recherchez un outil pour la gestion des congés et des absences, assurez-vous de prendre en compte les besoins spécifiques de votre entreprise, tels que la taille de l’équipe, les politiques de congés, et les fonctionnalités de reporting nécessaires. Une évaluation approfondie des options disponibles vous aidera à choisir l’outil qui correspond le mieux à vos besoins.

Comment Factorial facilite la gestion des absences du personnel ?

Factorial simplifie la gestion des absences du personnel en automatisant le processus. Avec cette plateforme, les employés peuvent soumettre leurs demandes d’absence en ligne, ce qui élimine le besoin de formulaires papier et de démarches administratives fastidieuses. Les responsables des ressources humaines peuvent facilement suivre les demandes, approuver ou rejeter rapidement, et générer des rapports sur les absences.

L’automatisation réduit les erreurs potentielles liées à la gestion manuelle des absences, garantissant une gestion plus efficace et précise du temps de travail des employés. Cela libère également du temps pour les tâches plus stratégiques liées à la gestion des ressources humaines. En résumé, Factorial offre une solution pratique et efficace pour simplifier la gestion des absences du personnel.

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Les congés et absences : le guide complet