Principes généraux du système interne d'information et de défense de l'informateur

Faits dénonçables:

Le canal de réclamations doit être considéré comme un élément permettant la communication de comportements qui peuvent constituer des manquements ou des irrégularités qui pourraient aller à l'encontre des intérêts de l'Union européenne ou constituer un acte illicite ou contraire à la réglementation applicable.

Droits de l'informateur:

L'informateur aura les droits suivants garantis :

Droit à l'anonymat: L'informateur qui présente une réclamation par le biais du canal de réclamation peut maintenir l'anonymat autour de son identité, garantissant le même pendant le processus, étant facultatif pour l'informateur d'inclure des données permettant son identification à travers le formulaire de dénonciation habilité.
Droit à la confidentialité: Le contenu de la réclamation ainsi que l'identité de l'informateur seront confidentiels, ne pouvant pas être révélés sans son consentement exprès à toute personne autre que le personnel compétent pour recevoir et traiter les réclamations, avec les exceptions établies par le droit de l'Union européenne ou la réglementation étatique dans le contexte d'enquêtes menées par les autorités ou dans le cadre de procédures judiciaires.
Interdiction de représailles: L'informateur bénéficiera d'une protection contre les représailles, même si le résultat de l'enquête menée révèle qu'il n'y a pas eu de violation des intérêts de l'Union ou de la réglementation applicable, à condition qu'il n'ait pas agi de mauvaise foi.
Droit de choisir: L'informateur pourra choisir la voie de dénonciation qu'il considère la plus appropriée, pouvant recourir aux canaux de réclamations internes ou externes (autorités compétentes).
Droit à l'information limitée: L'informateur ne sera pas obligé de fournir des données qui ne sont pas strictement nécessaires pour traiter la réclamation et par la suite, il ne sera pas possible de demander ou de conserver des données qui ne sont pas strictement nécessaires pour l'enquête. Les informations fournies ne pourront pas être utilisées à d'autres fins que l'enquête. Dans le cas où les données seraient transmises à une tierce personne pour enquêter sur la dénonciation (par exemple, un cabinet d'avocats ou un auditeur externe), tant l'informateur que le mis en cause devront être informés préalablement. Toutefois, ce consentement ne sera pas nécessaire lorsque la cession est autorisée par la loi. Les données personnelles traitées à la suite de la présentation d'une dénonciation par le biais du Canal de dénonciation de la FNMT-RCM seront traitées conformément au Règlement général sur la protection des données personnelles, Règlement (UE) 2016/679, et à la loi organique 3/2018, du 5 décembre, sur la protection des données et la garantie des droits numériques et des autres réglementations connexes en vigueur.
Droit d'exercer les droits de protection des données: L'informateur aura le droit d'exercer les droits que lui confère la législation sur la protection des données à caractère personnel.
Droit de recevoir une réponse dans un délai raisonnable: L'informateur recevra un accusé de réception de sa réclamation dans un délai maximum de sept jours à compter de sa réception, sauf si l'informateur demande expressément autre chose ou que l'organe chargé de l'enquête considère que ledit accusé peut compromettre la protection de l'identité de l'informateur. Le délai, en ce qui concerne le traitement des données et l'enquête, ne pourra pas dépasser trois mois conformément à la réglementation en vigueur.
Droit à la suppression des données: Au bout de trois mois à compter de l'introduction des données, elles doivent être supprimées du système de réclamations, sauf si l'objectif est la conservation pour laisser une trace du fonctionnement du modèle de système de conformité ou s'il en découle des procédures judiciaires ou des enquêtes menées par les autorités compétentes.

Imposition de mesures disciplinaires:

Si au terme de l'enquête il est établi de manière concluante que les faits enquêtés sont avérés et liés à des comportements irréguliers ou illicites, l'informateur peut être sanctionné conformément à la législation du travail et au reste des obligations civiles et commerciales contractées par le membre du personnel de l'entreprise, le personnel de l'entreprise ou la personne liée à celle-ci.

Les faits pourront également être mis à la disposition des autorités compétentes si les faits peuvent constituer une infraction.

Dans le cas où l'informateur est un tiers avec lequel il n'y a pas de relation de travail (fournisseur, agent commercial, candidat, etc.), les sanctions applicables seront limitées au domaine commercial, sans préjudice de la communication des faits aux autorités compétentes.

Communication de fausses réclamations ou de mauvaise foi:

Le canal de réclamation doit être utilisé de manière responsable et appropriée. La communication de faits faux, avec une attitude malveillante et moralement malhonnête, constitue une violation de la bonne foi qui doit présider aux relations de travail ou dans le domaine commercial.

Si, après une analyse appropriée, il était possible de conclure que les faits dénoncés sont manifestement faux et que la dénonciation a été présentée avec une attitude malveillante et de mauvaise foi : (i) la réclamation sera archivée, documentant les raisons qui ont conduit à archiver le dossier, mettant fin à la tâche d'enquête ; (ii) cette circonstance sera transférée à la Direction des ressources humaines pour que, en coordination avec le Comité de conformité, des mesures disciplinaires soient proposées conformément à la convention collective en vigueur et ; (iii) la proposition de sanction sera communiquée par écrit au Comité de direction ou, le cas échéant, au Conseil d'administration, qui décidera de l'action disciplinaire à appliquer à l'informateur de mauvaise foi.

Procédure d'enquête du canal de réclamation:

La procédure interne de gestion des réclamations comprendra les phases suivantes :

Phase initiale:

L'informateur, s'il choisit d'utiliser le canal de réclamation interne, devra remplir le formulaire de dénonciation qui est à sa disposition.

La réclamation doit être individuelle. Si plusieurs personnes ont connaissance du même fait ou circonstance à dénoncer, chacune d'elles doit le faire individuellement par le canal de dénonciation.

Les contenus requis dans le formulaire de communication sont les suivants:

Adresse e-mail
Identification du mis en cause (sauf si la réclamation est effectuée de manière anonyme)
Description des faits à travers un champ libre.
Avant de formaliser la réclamation, il convient de confirmer la communication, en introduisant un texte de vérification à l'aide d'un code CAPTCHA dans le but d'éviter tout enregistrement faux dans le canal de dénonciation.

Il est important que l'informateur fournisse suffisamment de détails sur les faits, les comportements ou les activités suspects, afin que le Comité de conformité ou le Responsable de la conformité puisse effectuer une analyse préliminaire du contenu, permettant même l'envoi de fichiers ou de documents joints concernant les faits dénoncés.

L'entreprise doit accuser réception de la réclamation à l'informateur dans un délai maximum de 7 jours. L'entreprise peut demander à l'informateur de fournir des informations complémentaires si nécessaire. Par exemple :

Localisation du bureau où les faits se sont produits
Description de l'irrégularité/section de la procédure sur laquelle une clarification ou une interprétation est souhaitée
Moment où cela se produit
Catégoriser si c'est ponctuel ou récurrent
Identification du ou des responsables
Identification de l'informateur
Détail de la manière dont l'irrégularité a été identifiée
Documentation jointe à la réclamation (preuves ou indices)
Commentaires pertinents
Preuves ou indices : Dans le cas d'une réclamation, les circonstances doivent être détaillées et les preuves ou les indices qui la soutiennent doivent être joints, ainsi que l'identification d'autres témoins ou travailleurs qui ont pu avoir connaissance des faits.

En cas de non-réponse de la part de l'informateur à cette demande dans un délai de 30 jours, il sera considéré que l'informateur a renoncé à sa volonté de déposer une réclamation, sauf dans les cas où elle est qualifiée de critique.

Phase instructive:

Ouverture de la procédure d'enquête :

Attribution d'un niveau de risque à chaque réclamation, qui peut être : FAIBLE, MOYEN, ÉLEVÉ ou CRITIQUE
Enregistrement de la date de la réclamation et fixation de la date limite pour la résolution
Développement de l'enquête et collecte de preuves ou d'indices
Élaboration d'un rapport/registre ou des mesures d'enquête menées par l'instructeur

Le délai de résolution ne dépassera pas 3 mois à compter de l'accusé de réception ou, s'il n'y a pas eu d'accusé de réception à l'informateur, à trois mois à compter de l'expiration du délai de sept jours après la réclamation.

Exceptionnellement, le délai pourrait être porté à 6 mois lorsqu'il est nécessaire en raison de circonstances spécifiques du cas, en particulier la nature et la complexité de l'objet de la réclamation, qui peuvent justifier une enquête longue.

Phase de résolution :

L'entreprise émettra une résolution qui comprend une exposition documentée et objective des faits, suivie d'une exposition détaillée du résultat des mesures d'enquête menées.

La résolution doit être communiquée à l'informateur et au mis en cause.

Trois types de résolutions sont proposés :

Vérification des faits dénoncés : Proposition de mesures correctives
Non-verification des faits dénoncés : Archivage de l'affaire
- Dans ce cas, des informations claires et facilement accessibles sur les procédures de réclamation externe devant les autorités compétentes seront fournies à l'informateur conformément à l'article 10 de la directive Whistleblowers et, le cas échéant, aux institutions, organes ou organismes de l'Union.
- Transmission de l'enquête à une autre instance : Parce que c'est un délit ou parce qu'une autre institution ou entreprise est chargée de résoudre l'affaire dénoncée : pour cela, il peut être nécessaire de demander les données personnelles de l'informateur s'il a dénoncé de manière anonyme, ou de recueillir son autorisation pour pouvoir révéler son identité aux autorités.