Comment Kimpton a développé son équipe en automatisant son processus de recrutement avec Factorial
Le Kimpton Vividora Hotel est un hĂŽtel-boutique de luxe situĂ© au cĆur du quartier gothique de Barcelone. Il offre Ă ses clients une expĂ©rience haut de gamme avec des chambres et des suites Ă©lĂ©gantes, Ă proximitĂ© des principales attractions touristiques comme la cathĂ©drale ou les Ramblas. Depuis son ouverture, Kimpton vise lâexcellence et incarne cette valeur au quotidien.
Le défi : mettre en place des processus depuis zéro
La petite Ă©quipe du Kimpton hĂŽtel sâen sortait tant bien que mal avec des tableaux excel pour seul outil. Les plannings, les demandes de congĂ©s, le recrutement des talents, tout cela Ă©tait gĂ©rĂ© manuellement. Le processus de recrutement Ă©tait archaĂŻque, inefficace et chronophage, ce qui ralentissait lâarrivĂ©e de renforts, essentiels pour lâĂ©quipe.
Leur systĂšme de gestion documentaire Ă©tait Ă©galement dĂ©sorganisĂ©, provoquant de la frustration au sein de lâĂ©quipe. Quâil sâagisse de rechercher des procĂ©dures internes ou de collecter les documents des nouveaux collaborateurs, tout prenait trop de temps. Ă mesure que lâĂ©quipe grandissait, les tableurs ne suffisaient plus. Il leur fallait une solution Ă©volutive pour rĂ©pondre rapidement aux besoins dâun personnel en expansion.
Gestion manuelle
LâĂ©quipe utilisait des tableaux Excel pour les plannings et les demandes de congĂ©s. Ce processus manuel Ă©tait chronophage et sujet Ă des erreurs.
Multiplication des outils
Un outil diffĂ©rent pour chaque tĂąche : paie, gestion des horaires, suivi du temps, gestion des donnĂ©es et gestion des documents. Lâutilisation de multiples logiciels entraĂźnait des tĂąches dupliquĂ©es, de l'inefficacitĂ© et de la confusion.
Archivage désordonné
LâĂ©quipe de Kimpton utilisait principalement Google Drive pour stocker et partager des documents importants. Les documents, les contrats et les donnĂ©es des employĂ©s Ă©taient donc souvent difficiles Ă retrouver.
La solution : un seul outil pour la gestion de toute l'entreprise
Factorial a Ă©liminĂ© la dĂ©pendance de Kimpton aux tableurs et aux plateformes multiples. Tout est dĂ©sormais centralisĂ© au mĂȘme endroit, ce qui leur permet de gĂ©rer les plannings, dâapprouver les demandes de congĂ©s et de signer les contrats en toute simplicitĂ©. Lâensemble des fonctionnalitĂ©s nĂ©cessaires Ă la gestion de lâentreprise est rĂ©uni au sein d'une seule plateforme : Factorial.
Ce changement a permis Ă leurs Ă©quipes de se concentrer pleinement sur la croissance de lâentreprise et lâaccompagnement des collaborateurs. Fini le temps perdu Ă gĂ©rer des tĂąches redondantes, Ă jongler entre plusieurs outils ou Ă se perdre dans des processus complexes. RĂ©sultat : une charge de travail allĂ©gĂ©e pour les Ă©quipes RH et un gain de productivitĂ© pour l'ensemble des collaborateurs.
Automatisation des processus
De nombreux processus, comme la gestion des demandes de congé, sont désormais automatisés, ce qui simplifie considérablement leur approbation par les managers.
Processus de recrutement simplifié
Kimpton parvient Ă recruter les meilleurs talents grĂące Ă Factorial, qui centralise lâensemble de la communication et des documents Ă chaque Ă©tape du processus de recrutement.
Documents centralisés
Tous les documents des employés sont stockés en toute sécurité et sont facilement accessibles. De plus, Kimpton peut demander des signatures électroniques directement sur Factorial, ce qui facilite la collecte des documents pour les nouveaux collaborateurs.
Suivi du temps numérique
Les employés peuvent pointer en entrée et sortie via l'application mobile avec géolocalisation activée. De plus, la gestion des plannings est automatisée, réduisant le temps passé à créer plusieurs plannings pour leur équipe en pleine expansion.
«J'avais beaucoup d'outils, mais rien n'Ă©tait unifiĂ©. Je me suis rendu compte que je perdais beaucoup de temps Ă dupliquer des informations ou Ă rĂ©pĂ©ter les mĂȘmes Ă©tapes pour remplir des formulaires.»
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