Comment Kimpton a développé son équipe en automatisant son processus de recrutement avec Factorial
Le Kimpton Vividora Hotel est un hôtel-boutique de luxe situé au cœur du quartier gothique de Barcelone. Il offre à ses clients une expérience haut de gamme avec des chambres et des suites élégantes, à proximité des principales attractions touristiques comme la cathédrale ou les Ramblas. Depuis son ouverture, Kimpton vise l’excellence et incarne cette valeur au quotidien.
Le défi : mettre en place des processus depuis zéro
La petite équipe du Kimpton hôtel s’en sortait tant bien que mal avec des tableaux excel pour seul outil. Les plannings, les demandes de congés, le recrutement des talents, tout cela était géré manuellement. Le processus de recrutement était archaïque, inefficace et chronophage, ce qui ralentissait l’arrivée de renforts, essentiels pour l’équipe.
Leur système de gestion documentaire était également désorganisé, provoquant de la frustration au sein de l’équipe. Qu’il s’agisse de rechercher des procédures internes ou de collecter les documents des nouveaux collaborateurs, tout prenait trop de temps. À mesure que l’équipe grandissait, les tableurs ne suffisaient plus. Il leur fallait une solution évolutive pour répondre rapidement aux besoins d’un personnel en expansion.
Gestion manuelle
L’équipe utilisait des tableaux Excel pour les plannings et les demandes de congés. Ce processus manuel était chronophage et sujet à des erreurs.
Multiplication des outils
Un outil différent pour chaque tâche : paie, gestion des horaires, suivi du temps, gestion des données et gestion des documents. L’utilisation de multiples logiciels entraînait des tâches dupliquées, de l'inefficacité et de la confusion.
Archivage désordonné
L’équipe de Kimpton utilisait principalement Google Drive pour stocker et partager des documents importants. Les documents, les contrats et les données des employés étaient donc souvent difficiles à retrouver.
La solution : un seul outil pour la gestion de toute l'entreprise
Factorial a éliminé la dépendance de Kimpton aux tableurs et aux plateformes multiples. Tout est désormais centralisé au même endroit, ce qui leur permet de gérer les plannings, d’approuver les demandes de congés et de signer les contrats en toute simplicité. L’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la gestion de l’entreprise est réuni au sein d'une seule plateforme : Factorial.
Ce changement a permis à leurs équipes de se concentrer pleinement sur la croissance de l’entreprise et l’accompagnement des collaborateurs. Fini le temps perdu à gérer des tâches redondantes, à jongler entre plusieurs outils ou à se perdre dans des processus complexes. Résultat : une charge de travail allégée pour les équipes RH et un gain de productivité pour l'ensemble des collaborateurs.
Automatisation des processus
De nombreux processus, comme la gestion des demandes de congé, sont désormais automatisés, ce qui simplifie considérablement leur approbation par les managers.
Processus de recrutement simplifié
Kimpton parvient à recruter les meilleurs talents grâce à Factorial, qui centralise l’ensemble de la communication et des documents à chaque étape du processus de recrutement.
Documents centralisés
Tous les documents des employés sont stockés en toute sécurité et sont facilement accessibles. De plus, Kimpton peut demander des signatures électroniques directement sur Factorial, ce qui facilite la collecte des documents pour les nouveaux collaborateurs.
Suivi du temps numérique
Les employés peuvent pointer en entrée et sortie via l'application mobile avec géolocalisation activée. De plus, la gestion des plannings est automatisée, réduisant le temps passé à créer plusieurs plannings pour leur équipe en pleine expansion.
«J'avais beaucoup d'outils, mais rien n'était unifié. Je me suis rendu compte que je perdais beaucoup de temps à dupliquer des informations ou à répéter les mêmes étapes pour remplir des formulaires.»
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