Microsoft Outlook Calendar

Qu'est-ce que Microsoft Outlook Calendar ?

L'intégration du calendrier Microsoft Outlook ajoute les absences approuvées de vos collaborateurs dans Factorial à leurs calendriers Outlook. Factorial reste la source unique de vérité : lorsqu'une absence est approuvée, modifiée ou annulée dans Factorial, Outlook est automatiquement mis à jour. Vos équipes peuvent voir qui est absent dans l'outil qu'elles utilisent déjà tous les jours.

Avantages

• Pas de mises à jour manuelles : les congés approuvés apparaissent automatiquement dans Outlook, et toute modification ou annulation dans Factorial y est également reflétée.
• Visibilité claire des disponibilités : les absences s'affichent comme « Absent(e) du bureau », ou comme « Travaillez ailleurs » pour les types d'absence comptés comme temps de travail, ce qui permet de savoir facilement qui est indisponible avant de planifier le travail ou des réunions.
• Vous décidez ce qui se synchronise : choisissez les types d'absence à ajouter dans Outlook, et excluez certains collaborateurs si nécessaire.
• Moins de conflits : si vous le souhaitez, les réunions qui chevauchent une absence sont refusées, pour que les organisateurs sachent que la personne est absente. Les réunions ne sont jamais refusées pour les absences comptées comme temps de travail.
• Confidentialité intégrée : pour les types d'absence dont l'option « Afficher ce type d'absence dans les calendriers » est désactivée dans Factorial, l'événement indique uniquement « Absent(e) du bureau », sans préciser le type d'absence, et il est marqué comme privé.
• Absences existantes incluses : lors de la connexion, vous pouvez ajouter les absences approuvées qui existent déjà, depuis le début de ce mois ou de cette année, ou seulement celles à venir.
• Connexion sécurisée : se connecte via le consentement administratif officiel de Microsoft et Microsoft Graph. Aucun mot de passe n'est partagé.

Bon à savoir

• Correspondance par e-mail professionnel : les congés de chaque collaborateur sont envoyés dans la boîte de réception Outlook ayant la même adresse e-mail que leur e-mail professionnel dans Factorial. Les collaborateurs sans boîte de réception Microsoft correspondante sont ignorés.
• Journées complètes et partielles : les congés à la journée s'affichent en tant qu'événements toute la journée ; les demi-journées et congés horaires apparaissent avec leurs horaires, selon le fuseau horaire Outlook du collaborateur.
• Pas de rappels : les événements n'ont pas de rappel, portent la catégorie « Factorial » et renvoient aux absences du collaborateur dans Factorial.
• Migration depuis l'ancienne intégration Outlook : vos types d'absence et votre réglage de refus des réunions sont préremplis, et les événements qu'elle a déjà créés continuent d'être mis à jour, sans doublons. Votre administrateur Microsoft approuve la nouvelle application une seule fois.
• Désinstallation : vous pouvez choisir de supprimer d'Outlook les événements des absences à venir. Les événements passés sont toujours conservés.

Autorisations

• Dans Factorial (lecture seule) :
  • Collaborateurs
  • Congés
• Dans Microsoft :
  • Créer et mettre à jour les événements dans les calendriers des collaborateurs.
  • Lire le fuseau horaire et la langue des boîtes aux lettres des collaborateurs.

Un administrateur Microsoft approuve ces autorisations une seule fois pour toute l'organisation.