Annexe aux Conditions Générales - Produits "Factorial Corporate Cards", "Benefits" et "Salary in advance"

Dernière version: 09/12/2025

La présente Annexe (l'"Annexe") est un document contractuel ayant des effets juridiques qui complète les Conditions générales de Factorial (les "CG" disponibles dans leur dernière version à l'adresse suivante: lien) et s'applique exclusivement aux Clients qui souscrivent à des produits comprenant des cartes d'entreprise et/ou des avantages de Factorial (tels que ces termes sont définis ci-dessous). En cas d'incohérence ou de contradiction entre la présente annexe et les conditions générales de Factorial, les dispositions de la présente annexe prévaudront en ce qui concerne les produits ou services couverts par la présente annexe.

1. Définitions

Aux fins de la présente annexe, les termes suivants ont la signification indiquée ci-dessous :

" Factorial Corporate Cards " : le terme " Factorial Corporate Card " désigne les cartes de débit d'entreprise, entendues comme des moyens de paiement, au format physique et virtuel, qui sont émises par un Tiers Prestataire non lié à Factorial et dûment habilité en tant que prestataire de services de paiement, qui peuvent être liées ou non à un portefeuille électronique (wallet) créé et géré par un Tiers Prestataire, et qui sont mises à la disposition du Client en fonction des disponibilités du Tiers Prestataire. Comme elles sont émises par un Tiers Prestataire indépendant de Factorial et sur lequel Factorial n'a aucun pouvoir de contrôle (actuellement Stripe, ou l'entité qui dans le futur le remplacerait ou le compléterait), il incombe à ce Tiers Prestataire (c’est-à-dire. le prestataire de services de paiement) le fonctionnement et le contrôle opérationnel des cartes référencées, ainsi que, le cas échéant, le fonctionnement et le contrôle du portefeuille auquel elles sont liées (si le portefeuille a été créé par le même Prestataire Tiers ; dans le cas contraire, la responsabilité dérivée de la disponibilité, du fonctionnement et du contrôle du portefeuille correspondra au Prestataire Tiers qui l'a créé). Les Factorial Corporate Cards sont intégrées dans les produits et services Factorial qui, d'une part, sont liés à la rémunération et aux avantages des employés/collaborateurs du Client et/ou à la gestion des dépenses et du contrôle financier du Client (y compris, mais sans s'y limiter, les modules " Dépenses " et " Avantages " de Factorial, ainsi que tout autre module ou fonctionnalité qui pourrait être incorporé à l'avenir avec des caractéristiques similaires) et, d'autre part, nécessitent le traitement des paiements par le Tiers Prestataire de Services de Paiement. 

"Avantages " : se définit comme la fonctionnalité technologique offerte par Factorial en vertu de laquelle les Clients (employeurs) ont accès à un module intégré à la Plateforme Factorial, spécifiquement conçu pour la gestion et l'administration complètes des avantages offerts par le Client (employeur) à ses collaborateurs, Factorial agissant en tant que fournisseur de services technologiques. Les avantages pouvant être gérés via ce produit sont notamment les suivants : repas, transport, garde d'enfants, assurance, bien-être, formation, ainsi que tout autre type d'avantage qui pourrait être intégré à l'avenir, en fonction des mises à jour et améliorations que Factorial met en œuvre, sans préjudice de la faculté pour Factorial, à sa discrétion, d'exclure, le cas échéant, certains avantages à l'avenir. Sauf mention contraire dans le contrat correspondant, l'utilisation du produit Benefits requiert nécessairement l'activation et l'utilisation préalables des Factorial Corporate Cards, ce qui implique la souscription obligatoire d'un produit Factorial incluant de telles cartes émises par un Tiers Prestataire dûment autorisé en tant que prestataire de services de paiement.

En ce qui concerne les prestations d'assurance, Factorial vous informe qu'il n'agit en aucun cas et en aucune circonstance en tant que distributeur, intermédiaire ou courtier d'assurance. 

En ce sens, Factorial n'exerce aucune activité de conseil, de proposition ou d'exécution de travaux préalables à la conclusion d'un contrat d'assurance, à la conclusion de ces contrats, ou d'assistance dans la gestion et l'exécution de ces contrats, ou toute autre activité pouvant être comprise comme une activité de distribution d'assurances dans les termes envisagés dans le Titre I du Décret-loi royal 3/2020 du 4 février. Toute mention ou référence à des produits d'assurance dans le cadre des services offerts par Factorial a un caractère purement informatif et se limite à l'identification d'éventuelles opportunités commerciales (telles que la transmission d'informations ou de données sur des assurés potentiels), où le conseil, l'activité de distribution, la gestion, la souscription et l'assistance éventuelle seraient exclusivement assurés par des distributeurs ou des intermédiaires d'assurance et/ou des assureurs dûment agréés. 

"Tiers fournisseur" : Le Tiers Prestataire désigne toute personne physique ou morale, entité ou société extérieure et indépendante de Factorial, sur laquelle Factorial n'a pas de contrôle. Les services fournis par le tiers fournisseur peuvent inclure, sans s'y limiter, les éléments suivants : (i) des solutions salariales en nature ; (ii) le traitement, l'exécution et la gestion des paiements ; (iii) l'émission et l'administration des cartes corporatives de Factorial ; (iv) des systèmes de rémunération flexibles ; (v) d'autres formes de rémunération non monétaire ; et (vi) des services auxiliaires de traitement des transactions financières. La relation contractuelle entre le client et le tiers fournisseur, ainsi que leurs droits et obligations respectifs, seront régis par les conditions spécifiques convenues par ledit tiers fournisseur avec le client, Factorial étant un tiers extérieur à la relation contractuelle entre le tiers fournisseur et le client, agissant uniquement en tant que facilitateur de l'intégration technologique entre les parties, sans assumer aucune responsabilité pour les services fournis directement par le tiers fournisseur au client et, en fin de compte, aux employés et/ou collaborateurs de ce dernier.

“Salary in Advance” (provision de liquidité) signifie un produit financier qui permet à l'employeur d'offrir à ses employés l'accès anticipé au salaire acquis jusqu'au moment de la demande, conformément aux limites et paramètres préalablement configurés par l'employeur sur la plateforme Factorial. Factorial agit exclusivement comme gestionnaire technologique du produit, facilitant l'interface et les processus administratifs nécessaires à son fonctionnement, sans assumer de responsabilités financières, creditices ou bancaires dérivées de son utilisation. Comme exigence indispensable pour l'activation et l'usage du produit, l'employeur devra ouvrir un compte bancaire spécifique à travers la procédure habilitée par Factorial directement avec l'entité bancaire ou celle qui la remplacerait à l'avenir, accepter et respecter intégralement les conditions générales établies par ladite entité bancaire, et maintenir à tout moment le compte bancaire actif et en conditions opérationnelles pendant la validité du service.

“L'entité bancaire” fera référence à Swan (ou à qui Factorial subrogerait à sa discrétion dans ses droits et obligations).

2. Fonctionnement des cartes d'entreprise Factorial

2.1. Délivrance et rôle de Factorial

Les Factorial Corporate Cards sont émises par des Tiers Fournisseurs et leur utilisation est soumise aux termes, conditions et politiques de confidentialité de ces Tiers Fournisseurs. Dans le cas où ces cartes d'entreprise Factorial sont associées et/ou liées à un portefeuille électronique, vous devez également vous conformer aux termes, conditions et politiques de confidentialité de ces fournisseurs tiers en ce qui concerne l'utilisation de ce portefeuille. Factorial n'agit qu'en tant qu'intermédiaire technologique facilitant l'intégration des Factorial Corporate Cards dans la Plateforme Factorial, mais n'est pas responsable, impliqué ou participant à l'émission, à l'exécution des transactions de paiement, au traitement ou à toute autre activité financière connexe. En cas de perte, de vol ou de cambriolage des cartes d'entreprise Factorial, vous devez contacter le fournisseur tiers qui les a émises. Factorial décline toute responsabilité ou dommage résultant d'une mauvaise utilisation ou d'une utilisation inappropriée des cartes d'entreprise Factorial. Toutes les informations relatives à l'utilisation et/ou à la gestion des Factorial Corporate Cards affichées sur la Plateforme Factorial proviennent directement du Tiers Fournisseur et sont présentées à titre informatif uniquement. Factorial décline toute responsabilité pour toute information erronée, obsolète et/ou incomplète fournie par le Tiers Fournisseur.

2.2. Conditions d'utilisation et responsabilité

Les Cartes Corporate Factorial sont personnelles, incessibles et doivent être utilisées conformément aux politiques et règles d'utilisation définies par le Client et conformément aux conditions établies par le Tiers Fournisseur qui les émet. Le Client et le collaborateur détenteur de la Carte corporative Factorial (et, le cas échéant, du portefeuille électronique (wallet) associé à cette carte) assument, en exonérant Factorial à cet égard, la responsabilité exclusive et non délégable de son utilisation, y compris la garde des informations d'identification (NIP, mots de passe, etc.). Cette responsabilité couvre toute utilisation abusive, négligente ou frauduleuse, ainsi que toutes les conséquences économiques, juridiques et fiscales découlant des opérations effectuées.

2.3. Configuration et limites

Le Client peut configurer des plafonds de dépenses et des Codes de catégorie de commerçant (CCC) par l'intermédiaire de la Plateforme Factorial. Factorial agit en tant qu'intermédiaire technique dans cette configuration, mais n'a aucun pouvoir de contrôle sur cette configuration et n'assume aucune responsabilité quant à la pertinence et/ou l'adéquation des limites fixées par le Client. Les transactions seront autorisées par le Tiers Fournisseur sous réserve du respect des paramètres configurés, nonobstant toute autre limite que le Tiers Fournisseur pourrait établir et appliquer.

3. Fonctionnement des "avantages"

3.1 Le produit "Avantages" permet au Client de gérer les avantages sociaux de ses collaborateurs par le biais d'un module intégré à la Plateforme Factorial. Ce produit peut nécessiter l'utilisation des Cartes Corporate Factorial et impliquer des intégrations avec des Tiers Fournisseurs. Ces intégrations sont régies par les termes et conditions du Fournisseur Tiers concerné, et Factorial ne garantit pas leur disponibilité, leur sécurité ou leur bon fonctionnement. Il est de la seule responsabilité du Client de (i) s'assurer que l'utilisation des avantages est conforme à la réglementation applicable ; et (ii) d'informer son (ses) collaborateur(s) des règles et réglementations relatives à l'utilisation des avantages. Factorial n'agit qu'en tant qu'intermédiaire technologique afin de faciliter la gestion de ceux-ci pour les Clients et leurs collaborateurs.

Le Produit Factorial Benefits peut contenir des publicités, des promotions, des annonces et des liens vers des produits ou services de tiers, qui seront visibles par les utilisateurs de la Plateforme Factorial. Factorial n'est pas responsable, et décline toute responsabilité de quelque nature que ce soit, concernant le contenu, les termes, les conditions, l'adéquation à l'usage et/ou l'utilisation, ainsi que la qualité des produits ou services offerts par ces tiers. Toute demande, besoin d'assistance et/ou d'information concernant ces produits ou services doit être adressée directement au tiers concerné, qui sera seul responsable de la résolution de tout incident et/ou réclamation.

4. Fonctionnement de "Salary in Advance"

4.1 Émission et rôle de Factorial

L'utilisation de Salary in Advance est soumise aux termes, conditions et politiques de confidentialité de L'entité bancaire. L'employeur devra respecter tous les termes, conditions et politiques de confidentialité établis par L'entité bancaire en relation avec le compte bancaire spécifique requis pour le fonctionnement du produit. Factorial agit uniquement comme un intermédiaire technologique qui facilite et met à disposition Salary in Advance sur la Plateforme Factorial, mais n'est pas responsable, n'intervient pas et ne participe pas à la fourniture de fonds, l'exécution de transferts, le traitement de paiements anticipés ou toute autre activité financière liée. En cas de problèmes techniques, de litiges ou d'incidents liés à Salary in Advance, vous devrez contacter directement L'entité bancaire. Factorial décline toute responsabilité ou dommages découlant de la mauvaise utilisation ou de l'utilisation inadéquate de Salary in Advance. Factorial décline tout type de responsabilité découlant d'informations erronées, non mises à jour et/ou incomplètes que L'entité bancaire aurait fournies.

4.2 Conditions d'utilisation et responsabilité

Salary in Advance est de caractère personnel pour chaque collaborateur et doit être utilisé conformément aux politiques et normes d'utilisation définies par l'employeur, conformément aux termes et conditions établis par X et conformément aux Conditions d'utilisation de la Plateforme Factorial. L'employeur et le collaborateur bénéficiaire de Salary in Advance assument, en exonérant Factorial à cet égard, la responsabilité exclusive et indélégable sur son utilisation, incluant le respect des limites établies et la véracité des informations fournies. Cette responsabilité couvre toute utilisation indue, négligente ou frauduleuse du produit, ainsi que toutes les conséquences économiques, légales, fiscales et du travail découlant des avances de salaire réalisées.

4.3 Configuration et limites

L'employeur peut configurer les limites d'avance, la fréquence d'utilisation et les critères d'éligibilité par le biais de la Plateforme Factorial. Factorial agit comme intermédiaire technique dans ladite configuration, mais n'a aucun pouvoir de contrôle sur cette configuration et n'assume aucun type de responsabilité sur la pertinence et/ou la suffisance des limites établies par l'employeur. Les avances seront traitées par L'entité bancaire tant que les paramètres configurés par l'employeur sont respectés et qu'il existe des fonds suffisants dans le compte bancaire spécifique, sans préjudice d'autres limitations que L'entité bancaire peut établir et appliquer conformément à ses propres critères de risque et de conformité réglementaire.

5. Responsabilités du client

5.1 Le client assume les responsabilités suivantes :

• Examiner et accepter les conditions générales, les accords et les licences des fournisseurs tiers avant d'utiliser les services/produits faisant partie intégrante des avantages offerts à ses collaborateurs.
• Informer ses collaborateurs des conditions d'utilisation, des limites, des responsabilités et des politiques applicables aux services/produits faisant partie intégrante des avantages, ainsi que des conséquences du non-respect de l'un ou l'autre de ces éléments. 
• Contrôler le respect par ses collaborateurs, sur la Plateforme, des limites, conditions et modalités d'utilisation des services/avantages offerts à ces collaborateurs et assumer la responsabilité de toute utilisation abusive. Le Client est responsable de la bonne information des collaborateurs sur l'utilisation autorisée des Cartes Corporate Factorial, ainsi que, le cas échéant, du porte-monnaie électronique auquel elles sont liées, y compris les utilisations autorisées, les termes, conditions et limites d'utilisation, les frais, les commissions, le cas échéant, et les pénalités en cas d'utilisation abusive.
• Garantir que la mise en œuvre des services/produits inclus dans les avantages offerts à ses collaborateurs est conforme aux réglementations fiscales, sociales et juridiques applicables.
• Vérifier l'exactitude des informations contenues dans la Plateforme avant de les utiliser à des fins comptables ou salariales.
• Contracter et gérer directement et indépendamment avec les Tiers Prestataires tout litige ou réclamation concernant leurs services.
• Garantir Factorial contre toute réclamation, dommage, indemnité, compensation, dépense, coût ou préjudice de toute nature résultant de la relation entre le Client et ses salariés et/ou avec le Tiers Prestataire. 

6. Limitation de la responsabilité de Factorial

6.1 Factorial agit exclusivement en qualité de fournisseur de logiciels et d'intermédiaire technologique. Factorial n'entretient aucune relation avec les Tiers Fournisseurs ni avec les salariés du Client.  La responsabilité de Factorial est limitée comme suit :

• Conseil. Factorial ne fournit en aucun cas et sous aucune circonstance des conseils juridiques, fiscaux, financiers ou de toute autre nature.
• Services de tiers. Factorial n'est pas responsable du fonctionnement, de la disponibilité, de la sécurité et/ou de la qualité des services fournis par les Prestataires Tiers, des décisions d'approbation ou de refus des transactions ou, en général, des obligations qui incombent aux Prestataires Tiers en vertu des accords conclus avec le Client. 
• Informations et données. Factorial n'est pas responsable de la disponibilité, de la véracité, de l'exactitude ou de l'exhaustivité des informations provenant de, fournies par ou obtenues auprès de tout Tiers Fournisseur, y compris, mais sans s'y limiter, le Tiers Fournisseur créateur et gestionnaire du porte-monnaie électronique (wallet) auquel la Factorial Corporate Card est liée, le cas échéant, et/ou le Tiers Fournisseur émetteur de cette carte.
• Incidents de sécurité. Factorial n'assume pas et décline toute responsabilité dérivée d'incidents de sécurité tels que cyber-attaque, fraude, vol ou utilisation non autorisée des cartes corporatives Factorial et/ou du porte-monnaie électronique (wallet) auquel elles sont liées, qui doivent être gérés par le Client et le Tiers Fournisseur.
• Dommages. Factorial n'est pas responsable des dommages directs, indirects, consécutifs ou de toute autre nature, résultant de l'utilisation et/ou de la fourniture des services des Tiers Fournisseurs. Dans tous les cas, toute responsabilité imputable à Factorial sera régie par les dispositions des Conditions Générales de Factorial.
• Absence de relation de travail. L'utilisation des "Factorial Corporate Cards" et/ou des "Avantages", ainsi que de toute fonctionnalité associée dans la Plateforme Factorial, ne génère en aucun cas une relation de travail entre Factorial et les salariés du Client. Factorial n'a pas la qualité d'employeur à l'égard de ces salariés et n'assume aucune obligation sociale de quelque nature que ce soit. Toute demande, incident, réclamation ou litige résultant de l'utilisation de ces produits par les salariés du Client sera dirigé exclusivement contre le Client, en tant qu'employeur unique et responsable de la gestion et de la résolution de ces questions, y compris, le cas échéant, le dialogue avec le tiers fournisseur et l'adoption des mesures internes nécessaires conformément à la réglementation applicable.

7. Protection des données

7.1 Traitement de données personnelles par des Fournisseurs Tiers.

Les Clients sont informés que l'utilisation de certains services ou produits offerts à travers Benefits sur la Plateforme Factorial implique l'accès à des produits et/ou services fournis ou gérés par des Fournisseurs Tiers. Ces produits et/ou services peuvent nécessiter le traitement de données personnelles des utilisateurs finaux du Client (comme des données d'identification ou de contact), selon les termes et conditions établis par chaque Fournisseur Tiers.

Factorial ne sera pas responsable du traitement de données personnelles effectué par ces Fournisseurs Tiers dans le contexte des services et produits offerts. Le Client :

• Devra consulter directement les termes et conditions et politiques de confidentialité des Fournisseurs Tiers avant de contracter et d'utiliser leurs services ; et
• Devra gérer directement avec les Fournisseurs Tiers, conformément aux politiques de confidentialité applicables, toute question liée aux traitements de données personnelles effectués par les Fournisseurs Tiers en relation avec la prestation des services contractés.

7.2 Traitement de données personnelles par Factorial en tant que responsable du traitement.

Factorial, en sa qualité de responsable du traitement, pourra traiter certaines données personnelles des personnes de contact du Client, incluant, à titre d'exemple, l'administrateur du compte, lorsque celui-ci demande l'activation du package benefits -en particulier, nom complet, email corporatif, numéro de téléphone corporatif, entreprise et poste ou rôle exercé dans celle-ci-, en qualité de responsable, dans le but de gérer et faciliter la contractualisation, que ce soit du package basique ou premium, mise à disposition et/ou utilisation des produits et/ou services offerts au Client à travers Benefits.

Ce traitement est effectué sur la base de l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou pour l'application à la demande de celle-ci de mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD).

Pour plus d'informations liées au contexte des benefits dans lequel Factorial agit comme responsable, le Client peut consulter la Politique de confidentialité de Factorial.

7.3 Traitement de données personnelles par Factorial en tant que sous-traitant.

Selon l'article 28 du RGPD et les Lignes directrices 07/2020 du Comité européen de la protection des données, le sous-traitant est celui qui traite des données personnelles pour le compte du responsable, suivant toujours ses instructions et agissant de manière indépendante dans l'exécution de ces tâches.

Factorial, en sa qualité de sous-traitant, concernant la prestation des services et/ou produits offerts à travers Benefits, traitera les données personnelles des employés du Client, agissant exclusivement pour le compte du Client et selon ses instructions, conformément à ce qui est établi dans le Contrat de Sous-traitance, de la manière suivante :

• Stockage de données de base et gestion des interactions : Factorial stockera sur la plateforme des informations de base des employés du Client liées aux Benefits contractés, afin qu'ils puissent y accéder, consulter leur solde, activer ou annuler les services, et gérer le PIN ou le blocage de leurs cartes.
• Transmission de données à des tiers : Lorsqu'un Utilisateur du Client souhaite contracter un Benefit, Factorial pourra transmettre les données nécessaires au fournisseur correspondant. Parmi ces données figurent les données de base -nom complet, numéro d'identité, téléphone, adresse et rémunération brute annuelle-, ainsi que des données spécifiques qui peuvent varier selon le Benefit contracté. La transmission sera effectuée de manière liée depuis la plateforme, afin que l'Utilisateur puisse s'enregistrer correctement dans le Benefit.

Le Client peut demander à tout moment à Factorial la documentation de ces instructions à travers l'accord correspondant.

Pour obtenir plus d'informations sur le traitement de vos données, vous pouvez contacter votre employeur, qui agit en sa qualité de responsable du traitement.

8. Résolution des conflits avec les tiers

8.1 Tout conflit, réclamation ou litige relatif aux services fournis et/ou aux produits offerts par les Fournisseurs Tiers sera traité directement entre le Client et le Fournisseur Tiers concerné, sans intervention de Factorial, à l'exception du support de base de niveau 1 (L1) qu'il peut fournir. Factorial rejette et décline toute responsabilité qui pourrait résulter des services fournis et/ou des produits offerts par les Prestataires Tiers au Client.

8.2 Factorial peut, à sa discrétion et sans obligation (sauf disposition contraire de la loi applicable), fournir des informations techniques de base qui peuvent être utiles à la résolution des litiges entre le Client et les Fournisseurs Tiers et/ou les collaborateurs du Client, mais en aucun cas Factorial n'agira en tant que médiateur, arbitre ou partie dans la résolution des litiges et en aucun cas Factorial n'assumera les coûts, indemnités ou remboursements découlant de ces litiges.

8.3 Factorial se réserve le droit de mettre à jour cette annexe à tout moment. Toute modification des conditions essentielles sera notifiée au Client dans les conditions indiquées dans les Conditions Générales de Factorial.