Dans la gestion du temps de travail en entreprise, chaque seconde compte et chaque minute peuvent faire la différence entre la réussite et la stagnation.
En tant que leaders chevronnés, CEOs, DRH et managers, vous comprenez mieux que quiconque l’importance cruciale de maximiser l’efficacité de votre équipe tout en préservant l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle. La gestion du temps de travail est une clé maîtresse pour optimiser la productivité et garantir le bien-être de vos collaborateurs.
Dans cet article, nous vous partagerons l’importance de suivre le temps de travail des employés ainsi que la meilleure approche pour les convaincre de l’appliquer de manière précise et régulière.
Un logiciel de gestion du temps de travail est votre allié et non pas un simple outil de contrôle sur vos employés. Nous vous présenterons la solution de Factorial et ses atouts qui feront de vous un vrai maître du temps !
Table des matières
Qu’est-ce que la gestion des temps de travail en entreprise ?
La gestion du temps de travail consiste à organiser de manière optimale les horaires des employés, avec pour objectif principal l’optimisation de la productivité tout en préservant le bien-être individuel, favorisant ainsi une culture d’entreprise équilibrée et performante.
Elle est soumise à une stricte réglementation depuis l’instauration des 35h et le changement de la législation qui encadre les heures supplémentaires.
La gestion du temps de travail n’est pas simplement une question de chiffres sur une feuille de paie, C’est bien le pilier essentiel d’une entreprise prospère et équilibrée.
En maximisant la gestion des temps et des activités (GTA), l’entreprise peut couvrir différents besoins tels que le suivi des heures supplémentaires travaillées, de l’heure de nuit, des absences, les performances…
Par exemple, gérer les temps de travail permet de mieux visualiser les heures attribuées par un employé sur un projet ou un client. On peut aussi voir les fluctuations horaires en fonction des périodes de la journée ou de l’année.
Ainsi, vous pouvez mieux distribuer vos ressources en fonction des périodes ou des tâches. Enfin, vous vous assurerez que la productivité de votre entreprise est toujours optimisée.
Gestion du temps de travail selon la législation
En France, la durée légale des heures de travail est de 35h par semaine (effectif à temps complet). À partir de ce seuil, nous parlons alors d’heures supplémentaires.
Cependant les réglementations relatives au temps de travail peuvent varier selon les conventions ou les types de forfait (par exemple le forfait jour ou heures qui sont des types de convention de forfait).
Le comité d’entreprise ou les représentants du personnel doivent être consultés en cas de mise en place de la GTA ou de changements dans la gestion du temps de travail dans l’entreprise afin d’assurer le respect des employés et des conventions collectives.
Vous devez archiver les documents de décompte horaire et les rendre consultables pour un contrôle de l’inspection du travail.
Aussi, ils doivent être datés, signés et affichés (selon L’Article 3171-1 du Code du travail)
⚠️Attention → En cas d’absence d’affichage la sanction est de 750€ d’amende et en cas de non-communication lors d’un contrôle de l’inspection du travail, le délit d’obstacle peut mener à 37 500€ d’amende mais aussi à un an d’emprisonnement !
Quels sont les bénéfices de la gestion du temps de travail ?
Dans notre vie quotidienne, le temps est le fil conducteur de toutes nos activités du réveil au coucher.
Nous prenons souvent nos décisions sur une base horaire et cela nous permet d’avoir un rythme et une routine.
Gérer notre temps et suivre nos horaires est donc très bénéfique à notre équilibre et notre épanouissement. Mais comment cela s’applique à la vie au travail ?
Vision globale des heures travaillées
La gestion du temps de travail de vos employés vous permet de générer des synthèses et des reporting détaillés sur le volume horaire dans votre entreprise.
Vous facilitez ainsi le calcul du temps de travail.
Vous pouvez aussi assurer la répartition de ces heures en fonction des jours, des semaines, des mois mais aussi en fonction de chaque département et chaque employé.
Pour cela, vous avez besoin d’un tableau pour calculer les heures de travail de manière effective.
Vous aurez une vision globale de la performance dans votre entreprise mais aussi la performance individuelle de chaque employé.
Ces données précieuses vont vous permettre par la suite de prendre des décisions ciblées et stratégiques.
Elles rendent efficaces vos audits, vos contrôles et la répartition des rémunérations au sein de votre entreprise.
Il est possible que vous ayez mis en place un type d’aménagement comme l’annualisation du temps de travail et l’amplitude horaire dans ce cas peut varier.
Augmenter la performance
Il est important de comprendre que la gestion du temps de travail est un outil pour les managers et les employés. Loin d’être juste un outil de contrôle du travail des employés, il est un moyen d’augmenter leur performance.
Savoir combien d’heures ils prennent afin d’accomplir leurs tâches et avoir une idée claire sur les heures qui sont comptées comme heures travaillées, permet d’augmenter la concentration et la productivité.
Aussi c’est un moyen de savoir quelles sont les tâches qui prennent plus de temps que d’autres. Ceci pour améliorer la performance à travers des formations ou une augmentation des ressources sur cette tâche.
Détecter les possibles surcharges de travail
Vos employés font-ils trop d’heures supplémentaires ? Cela signifie probablement que leur charge de travail est trop importante ou que vos ressources sont mal réparties.
Suivre les heures travaillées de vos employés vous permet de facilement détecter de potentielles surcharges de travail.
Vous saurez exactement si elles sont liées à une période en particulier ou à une tâche et quels sont les départements ou les employés concernés.
En ayant ces informations en main vous pourrez prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise.
Elles sont favorables pour le bien-être de vos employés et leur épanouissement professionnel, et surtout évitent les burn-outs !
Quelles sont les conséquences d’une mauvaise gestion du temps de travail en entrepise ?
Une mauvaise gestion du temps peut sérieusement compromettre le fonctionnement global d’une entreprise. Les journées deviennent chaotiques, avec des échéances manquées et une pression constante, sapant ainsi la productivité.
Les retards ont des répercussions directes sur la satisfaction des clients. Conéquences ? Pertes de contrats et des dommages à la réputation de l’entreprise.
Les membres de l’équipe, submergés de travail, ont le moral à zéro et leur créativité diminue. Ça impacte négativement l’ensemble de l’environnement de travail.
La communication interne se détériore également, les équipes fonctionnant de manière disjointe. Les tensions qui résultent d’une mauvaise gestion du temps peuvent conduire à un taux élevé de rotation du personnel, créant des lacunes dans l’équipe et entravant le développement des talents internes.
En fin de compte, l’inefficacité a un coût financier important. Les ressources sont gaspillées et des opportunités commerciales sont inexploitées.
Cette expérience difficile souligne l’importance cruciale d’une gestion du temps de travail efficace pour maintenir la santé opérationnelle et le succès global d’une entreprise.
Comment bien gérer le temp de travail ?
Lorsqu’on aborde l’optimisation de la gestion du temps en entreprise, la clé réside dans l’adoption de méthodes judicieuses. Cela débute par une planification stratégique des tâches, en mettant en lumière les priorités. L’intégration d’outils de gestion du temps de pointe peut considérablement accroître l’efficacité opérationnelle.
Une communication transparente et des directives claires émergent comme des piliers fondamentaux. L’implémentation de politiques flexibles, particulièrement pertinentes dans le contexte du télétravail, élargit considérablement la portée de la gestion du temps. Cultiver une culture d’entreprise axée sur la responsabilisation et le respect des échéances est une initiative à fort impact.
Avec les dernières avancées technologiques dédiées à la gestion du temps, telle que l’utilisation d’applications de suivi des tâches et d’outils de gestion de projet, nous ouvrons la voie à une productivité optimale.
Ces ajustements ne se limitent pas à une simple adaptation, mais représentent des leviers de croissance. Votre avis sur ces considérations ?
Comment encourager l’utilisation d’un outil de gestion du temps de travail ?
Vos collaborateurs peuvent voir en l’utilisation d’un moyen de gestion du temps de travail comme un outil de surveillance.
Ils pourraient penser qu’il limite leur liberté et leur flexibilité au travail. Parfois la GTA peut aussi être perçue comme une potentielle perte de temps (ironique n’est-ce pas?).
Car si la méthode de saisie est inadaptée ou trop contraignante, il y aura de la frustration ou même un refus de l’adoption de la GTA.
C’est à vous, en tant que manager des RH, de convaincre vos équipes de l’importance de la GTA et de l’utilisation des feuilles de temps. Vous devez trouver la meilleure méthode et les meilleurs outils pour votre entreprise.
Voici quelques conseils :
1. Expliquez l’importance de la gestion du temps de travail
Le premier pas vers l’adoption de la GTA en RH par vos équipes est de leur expliquer l’importance et les bénéfices de cette dernière, pour l’entreprise mais surtout pour eux !
Vos collaborateurs doivent être convaincus que cet outil est leur allié et non un moyen de contrôle. Il va permettre d’offrir plus de transparence et de confiance.
Pour vous, il est un moyen de vous assurer que personne n’est surmenée ou surchargée.
Soyez clair sur le fait que la GTA ne prendra pas de leur autonomie car ils seront libres avec la répartition de leurs tâches durant la journée et l’important sera l’atteinte des objectifs et le respect des échéances.
2. Formez vos équipes et montrez leur que c’est simple
Faites le bon choix d’outil pour votre gestion du temps de travail. Il doit être facile d’utilisation pour vous et vos équipes.
Vous pourrez mieux convaincre vos collaborateurs que suivre leur temps de travail ne freinera pas leur travail et ne leur fera pas perdre du temps. Au contraire !
Organisez une formation lors de l’instauration d’un nouvel outil de gestion du temps de travail afin d’être sûr que tous ont bien compris son utilisation. Aussi, soyez l’exemple à suivre et assurez-vous que vous êtes vous-même régulier et consistant dans l’utilisation de votre outil !
Enfin, essayez d’envoyer des rappels à vos collaborateurs. Qu’ils marquent leurs horaires et vérifient leurs feuilles de temps avant de la soumettre à l’approbation des superviseurs. Assurez-vous d’être disponible afin de répondre à leurs questions et interrogations.
3. Partagez les résultats
Rien de mieux pour convaincre quelqu’un que de montrer des preuves ! Partagez avec vos équipes les données récoltées et expliquez leur l’importance de ces dernières.
Aussi, assurez-vous d’appliquer les décisions stratégiques qui découlent de ces données.
Par exemple, si les données montrent qu’un certain jour de la semaine connaît plus de retards que d’autres, cela pourrait être lié à un fort trafic routier durant ce jour de semaine et vous pourriez conseiller vos collaborateurs d’éviter les heures de pointe ce jour-là.
4. Impliquez vos employés
Communiquez avec eux. Demandez-leur qu’est-ce qui rendrait l’utilisation de votre outil de gestion du temps plus facile et intuitive pour eux.
Peut-être une intégration avec une plateforme qu’ils utilisent souvent ?
La pointeuse horaire de Factorial par exemple, peut-être intégrée à Slack, un outil de communication souvent utilisé en entreprise et un des logiciels que les employés lancent en premier lorsqu’ils commencent leur journée !
Vous pouvez aussi nommer à tour de rôle une personne qui rappelera aux autres de bien marquer leurs heures.
Opter pour un logiciel de gestion du temps de travail ✅
Le chien est le meilleur ami de l’homme. Cependant, il est à présent suivi de très près par la technologie ! En effet, l’utilisation d’un logiciel est votre meilleur allié afin d’assurer une gestion du temps de travail qui soit efficace et surtout précise.
Voici comment Factorial peut vous aider :
- Il facilite la tâche aux employés. Tout peut se faire en quelques clics directement à partir de leur ordinateur ou de leur smartphone.
- Les données sont synchronisées et actualisées automatiquement à chaque nouvelle entrée.
- Les feuilles de temps peuvent être soumises à approbation des managers. Elles peuvent être signées par les collaborateurs grâce à la fonction de signature électronique.
- Le logiciel est équipé d’une pointeuse digitale qui peut être personnalisable selon les conventions de l’entreprise. Elle peut fonctionner à partir du Dashboard en un clic ou à partir d’un smartphone avec un code QR. De plus, la pointeuse est équipée de la géolocalisation !
- Vos employés ont plus d’autonomie sur leur gestion du temps. Ils auront accès à des synthèses mensuelles de leurs heures travaillées.
- Les données sur les heures travaillées vous sont présentées sous forme de reporting prédéfinis ou personnalisables selon vos besoins.
Au-delà d’être l’un des meilleurs logiciels de gestion du temps, Factorial est un logiciel de gestion des ressources humaines complet.
Il offre de multiples fonctionnalités telles que la gestion des congés et absences, la gestion des fiches de paie, la dématérialisation de vos documents administratifs et plus encore !
