La gestion du temps des employés peut s’avérer un casse-tête pour de nombreuses entreprises. Le pointage des heures de travail est un moyen de traçabilité efficace mais est surtout une obligation légale.
Aujourd’hui, il existe une multitude d’outils et de solutions pour aider les sociétés dont les collaborateurs sont amenés à travailler sur le terrain.
Qu’ils soient commerciaux, livreurs, réceptionnistes, conseillers, ouvriers spécialisés, employés d’usine et de magasin, travailleurs du secteur de santé… Ils ne peuvent pas pointer d’un poste de travail depuis les bureaux de l’entreprise.
Parfois en majorité dans l’entreprise, ils ont aussi besoin d’outils adaptés à leur mode de travail et missions.
Leur donner un accès fluide, simple et performant aux différentes ressources de l’entreprise, c’est valoriser leur contribution.
Voici un éclairage sur un sujet qui préoccupe dirigeants comme responsables de service RH.
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Table des matières
Le pointage des heures, c’est quoi exactement ?
Le pointage des heures de travail consiste à relever les horaires et à justifier le temps de travail des salariés.
Ces systèmes de pointage peuvent être opérés manuellement ou à l’aide de logiciel ou autre outil technologique.
Obligation légale pour tous les employeurs, le pointage permet notamment de relever le temps de travail des salariés, les absences ou retards, les congés ou encore les heures supplémentaires ou complémentaires.
En fonction de la solution déployée au sein de la société concernée, les employés pointent :
- Lorsqu’ils commencent leur journée de travail
- et quand ils la terminent.
L’objectif est de tracer les horaires réalisées par les collaborateurs afin d’éviter les erreurs de paie.
Une bonne façon de contrôler la bonne réalisation du nombre d’heures indiqué dans le contrat de travail.
Une obligation pour tous
Le pointage des heures de travail est une obligation pour la grande majorité des entreprises, tant pour l’employeur que pour les employés.
En effet, c’est grâce au pointage au travail que la société peut prouver le respect des périodes de travail de ses salariés, surtout si l’URSSAF ou l’inspection du travail demandent des justificatifs.
Durée maximale du temps de travail, paiement des heures supplémentaires, respect de la prise des congés… le pointage a une valeur légale reconnue.
De leur côté, les salariés doivent honorer les règles de pointage mises en place par l’entreprise.
Cela peut se faire via une pointeuse mécanique (de plus en plus rare) ou via un logiciel ou programme digitalisé.
Si l’employé refuse de se soumettre au système de comptage mis en place, il peut s’exposé à des sanctions.
Idem s’il oublie de le faire ou s’il est en retard dans son pointage.
À NOTER : Les données de pointage doivent être conservées durant une période de 5 ans minimum pour pouvoir être fournies en cas de contrôle ou demande du salarié.
Pourquoi le pointage des heures de travail est important ?
En plus d’être obligatoire, le pointage des heures de travail présente plusieurs avantages.
Il permet effectivement d’/de :
- Optimiser le suivi du temps de travail : Avec le pointage des heures de travail, il est plus simple de suivre les heures travaillées par les salariés et de l’optimiser pour une meilleure gestion du planning du personnel ;
- Disposer de données fiables : En utilisant un système de pointage de qualité, vous récoltez des données fiables que vous pourrez stocker et avoir à disposition ;
- Simplifier le calcul des heures de travail : La majorité de solutions de pointage d’heures vous permettent de calculer ces dernières automatiquement pour optimiser par exemple le calcul de la fiche de paie ;
- Préserver des donnés sensibles : Avec un outil digital, vous avez la possibilité de préserver des données sensibles et d’en assurer la sécurité ;
- Contrôler efficacement les heures supplémentaires et jours de congés : En un coup d’oeil, le pointage des heures de travail vous permet d’avoir un aperçu du temps de travail de vos collaborateurs, heures supplémentaires et congés ;
- Être en conformité avec la loi : Le pointage des heures est une obligation imposée par la loi ;
- Avoir une vue d’ensemble de la productivité des équipes : Les statistiques à votre disposition vous offrent une vision des temps de travail de tous et de leur productivité.
Employé de terrain et employé de bureau : des différences de pointage ?
Il faut savoir que le pointage des heures de travail s’applique à tous les salariés, quel que soit leur statut et leur fonction.
Même si de nombreuses entreprises ne réalisent pas de pointage au sens strict du terme, le suivi du temps de travail est obligatoire.
Cependant, il est beaucoup plus compliqué de contrôler les horaires réalisés par les employés de terrain.
Ils sont souvent en rendez-vous client ou sur chantier, comme c’est le cas pour les structures du BTP.
Ces salariés doivent pourtant justifier leurs heures dans le respect de leur contrat de travail mais également dans celui du Code de travail.
Il existe donc des solutions de pointage mobile qui leur facilitent le quotidien.
Ils peuvent indiquer leur nombre d’heures effectuées, leur heure de prise de poste ou de fin d’activité.
Si dans votre entreprise, certains doivent pointer depuis le bureau et d’autres sont en déplacement, en télétravail ou sur le terrain, vous avez besoin d’un outil qui vous permette de gérer ces différents points d’accès facilement.
Factorial permet à tous vos collaborateurs de pointer au début et à la fin de leur journée de travail de 3 endroits différents :
- Du bureau 💼
- De la maison (en télétravail) 🏡
- En déplacement ✈
Ils pourront pointer leurs heures avec précision. Au moment d’exporter leur feuille de temps, ils visualiseront avec précision les lieux d’où ils ont travaillé au cours du mois.
De leur côté, les managers accèderont au pourcentage de personnes dans l’équipe qui sont au bureau, télétravaillent ou en voyage d’affaires…
Pointage des heures des employés de terrain : Comment faire ?
Face à cette problématique des salariés évoluant sur le terrain comme les commerciaux ou les employés du BTP, on aurait tendance à utiliser des solutions bien connues, que certaines sociétés appliquent encore pour leurs employés de bureau.
On pourrait penser à la bonne vieille recette, le tableau pour calculer le temps de travail avec Excel. Pratique pour les TPE, cette méthode éculée semble montrer ses limites.
Elle est peu pratique pour un suivi des heures précis et le report des astreintes pour les PME. Surtout, c’est un système chronophage qui ne laisse place à aucune marge d’erreur.
Une feuille de temps en format papier favorise les fautes et les pertes d’informations quand l’effectif commence à être important.
Avec le développement des smartphones et du digital, quelques entreprises ont opté pour des options de pointage des heures de travail via Whatsapp. Le collaborateur a juste à indiquer ses horaires et pointer « virtuellement ». Problème ?
Certains trichent et/ou oublient, volontairement ou non, d’indiquer leurs horaires réels. Fort heureusement, le digital s’est imposé aux entreprises et on dénombre aujourd’hui plusieurs systèmes de pointage d’heures de travail.
La badgeuse
Appelée également pointeuse ou timbreuse, la badgeuse est un dispositif qui permet aux employés de pointer et d’enregistrer leurs horaires de travail grâce au scan de leur badge.
Si ce système était mécanique par le passé, il fonctionne aujourd’hui de façon numérique. Il est très précis puisqu’il offre la possibilité d’enregistrer la durée de travail des collaborateurs. Seul hic, ces derniers doivent absolument penser à pointer et à dépointer.
Le pointage mobile
Avec l’apparition des smartphones et les technologies nomades, le pointage mobile est apparu. Grâce à cette technologie, il est donc possible de réaliser le pointage des heures de travail à distance, depuis un simple téléphone portable.
Idéale pour les gens en télétravail et les employés sur le terrain, cette solution est flexible. Vous pouvez passer directement via une application mobile. Qui plus est, ce type d’outil offre la possibilité de géolocaliser les employés quand ils ne sont pas au bureau.
Le pointage web
Ici aussi, les nouvelles technologies ont fait leur chemin, permettant la mise en place d’un tel dispositif. Avec le pointage web, les salariés peuvent pointer leurs entrées et sorties à l’aide d’un code PIN, d’un QR code ou de leur numéro de téléphone via ordinateur, tablette ou le navigateur de leur smartphone.
Ainsi, il est aisé pour les employés sur le terrain de réaliser le pointage de leurs heures de travail.
Le poinçon biométrique
Certains employés se trouvent dans un environnement de travail où les téléphones sont interdits ou peu recommandés. Avec le poinçon biométrique, les collaborateurs pourront pointer grâce à la reconnaissance faciale, digitale voire même oculaire.
Ombre au tableau, c’est un système coûteux. Il peut engendrer des frais supplémentaires. Notamment si vous devez l’installer dans les différents lieux de déplacement de vos employés de terrain (laboratoires, chantiers…).
À NOTER : La reconnaissance faciale est strictement encadrée par la CNIL.
Le logiciel de gestion du temps de travail
Le logiciel de gestion des temps et des activités est probablement la solution la plus complète et la plus fiable pour contrôler le pointage des heures de travail de vos salariés évoluant sur le terrain.
Dématérialisé, le logiciel de Factorial met à votre disposition de multiples fonctionnalités :
- Suivi des temps,
- géolocalisation en temps réel,
- système d’alerte,
- feuilles de temps alimentées automatiquement,
- validation des horaires par mail…
Cette solution clé en main vous permet de suivre le temps de travail de vos équipes tout en augmentant leur productivité.
Mobile, utilisable sur ordinateur, smartphone ou tablette, c’est un programme GTA RH qui intègre les dernières technologies :
- Scan d’un QR code qui remplace le badge physique (il change toutes les 20 secondes pour des questions de sécurité),
- reconnaissance faciale (il n’y a pas d’enregistrement de données. La photo de la personne préalablement enregistrée dans la base de données va venir coïncider quand l’employé pointe)…
Vous voulez évaluer comment un outil de gestion du temps peut améliorer le quotidien de vos équipes à distance et même en présentiel ?
