Lorsque vos collaborateurs ne prennent pas la totalité de leur congé principal durant la période légale, le code du travail prévoit des congés supplémentaires appelés jours de fractionnement.
Qu’est-ce qu’un jour de fractionnement ? Qui peut en bénéficier ? Et comment gérer correctement ces congés supplémentaires dans votre organisation ? Découvrez les règles et optimisez la gestion des congés avec des outils adaptés comme Factorial.
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Qu’est-ce qu’un jour de fractionnement ?
Le jour de fractionnement ou congé de fractionnement est un jour de congé supplémentaire attribué aux salarié(e)s lorsqu’ils décident de diviser leurs congés. Chaque salarié(e) a le droit à 5 semaines de congés payés, soit 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés, qu’il doit prendre entre le 1er mai et le 31 octobre.
Le congé principal est souvent pris sous forme de 4 semaines consécutives, soit 24 jours. Cependant, il peut arriver que tout ou partie de ces congés ne soit pas pris en une seule fois. Dans ce cas, le salarié(e) peut choisir de fractionner ses congés payés, ce qui permet d’obtenir des jours de fractionnement et donc d’ajouter un congé payé supplémentaire à sa période de repos.
La 5ème semaine de congé (généralement 6 jours) ne fait pas partie de ce calcul. Elle doit être prise en dehors de la période légale, souvent pendant les fêtes de fin d’année. Ce mécanisme permet aux entreprises de mieux organiser les absences, tout en respectant les droits des salarié(e)s.
Définition selon le Code du travail
Selon l’article L3141-19 du Code du travail, les jours de fractionnement sont un dispositif légal qui permet aux salarié(e)s de bénéficier de congés supplémentaires si une partie de leurs congés principaux n’a pas été prise dans les délais impartis. Concrètement, lorsqu’un salarié a un reliquat de congés non pris au-delà des 24 jours consécutifs, il peut bénéficier de 1 à 2 jours supplémentaires. Ces jours sont appelés jours de fractionnement et sont accordés sous certaines conditions, principalement si les congés non pris excèdent 3 jours.
Pourquoi ce droit existe-t-il ?
Ce droit a été instauré pour encourager les salarié(e)s à prendre leurs congés payés de manière échelonnée et éviter ainsi que tout le personnel parte en vacances pendant la période estivale. Le jour de fractionnement permet aux entreprises de mieux gérer les absences et de maintenir la productivité tout en respectant les droits des salarié(e)s à des périodes de repos. C’est un mécanisme de gestion de l’équilibre entre les besoins de l’entreprise et les attentes des collaborateurs.
En outre, il contribue à éviter la surcharge de travail durant la période de grande affluence en permettant de répartir les congés tout au long de l’année.
Quelle différence avec un congé classique ?
Contrairement à un congé classique, qui est pris en une seule fois pendant la période légale, le jour de fractionnement est accordé lorsque le salarié n’a pas pris l’intégralité de ses congés payés durant la période du 1er mai au 31 octobre. Ce type de congé peut être pris de manière fractionnée et est soumis à des règles spécifiques.
Alors que les congés payés classiques sont pris en une ou deux fois sur la période légale, les jours de fractionnement s’ajoutent en tant que jours supplémentaires en dehors de cette période. Cela permet au salarié de prolonger ses périodes de repos tout en permettant à l’entreprise de maintenir un certain nombre de collaborateurs actifs en permanence. De plus, les jours de fractionnement sont soumis à des conditions précises, telles qu’un reliquat de congés d’au moins 3 jours, et peuvent être influencés par la convention collective de l’entreprise.
Qui a droit au congé de fractionnement ?
Tous les collaborateurs, quel que soit leur type de contrat (CDI, CDD, temps partiel, etc.) ou leur ancienneté, peuvent bénéficier des jours de fractionnement. Toutefois, ce droit n’est pas automatique et nécessite l’accord des deux parties : l’employeur et le salarié. En d’autres termes, l’employeur ne peut pas imposer les jours de fractionnement, ni un salarié les prendre sans l’accord de son responsable.
Conditions générales à respecter
Pour bénéficier des jours de fractionnement, l’employé doit remplir deux critères principaux :
- Prendre un congé de 12 jours consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre, conformément à la réglementation ;
- Avoir un reliquat d’au moins 3 jours du congé principal à la fin de la période légale.
Il est important de souligner que les jours de fractionnement ne peuvent être accordés que dans le cas où le salarié a respecté ces conditions de base. Cela garantit que les jours de congé restants sont suffisants pour justifier des congés supplémentaires.
Cas particuliers : BTP, fonction publique, Syntec
Des règles spécifiques peuvent s’appliquer dans certains cas. Par exemple, un salarié qui rejoint l’entreprise après le début de l’année doit avoir un cumul de 15 jours de congé payé (y compris ceux déjà pris) pour être éligible aux jours de fractionnement. Ce cumul est nécessaire pour garantir que le salarié a suffisamment de jours de congés payés acquis pour prétendre à des jours de fractionnement.
Les secteurs particuliers tels que le BTP ou la fonction publique peuvent également avoir des règles spécifiques. Par exemple, dans le BTP, des conditions supplémentaires concernant le nombre de jours acquis peuvent influencer le droit aux congés de fractionnement. Il en va de même pour certaines conventions collectives comme convention collective Syntec, qui peut définir des modalités différentes selon les accords de l’entreprise ou de la branche.
BON À SAVOIR : Pour obtenir des jours de fractionnement dans le BTP, le salarié doit avoir cumulé au moins 15 jours de congés sur l’année.
Cas d’une embauche en cours d’année
Lorsqu’un salarié rejoint l’entreprise en cours d’année, des critères supplémentaires s’appliquent. En effet, pour bénéficier des jours de fractionnement, un salarié doit avoir cumulé 15 jours de congé payé (y compris ceux déjà pris). Il doit également répondre aux critères de prise de congés principaux, soit 12 jours consécutifs entre mai et octobre, et avoir un reliquat d’au moins 3 jours pour être éligible au fractionnement.
Calcul des jours de fractionnement
Lors du calcul des congés de fractionnement, il est essentiel de distinguer deux types de jours : jours ouvrés et jours ouvrables. Le Code du travail stipule que le calcul des congés payés s’effectue sur la base des jours ouvrables. Il est donc crucial de bien comprendre cette distinction pour attribuer les jours de fractionnement de manière correcte.
Barème légal et formules (jours ouvrables/jours ouvrés)
Selon l’article L3141-23 du Code du travail, le calcul des jours de fractionnement est basé sur le nombre de jours de congés non pris par le salarié pendant la période légale, soit du 1er mai au 31 octobre. Voici les règles de base pour déterminer le nombre de jours de fractionnement :
- 1 jour de fractionnement : un salarié bénéficie de 1 jour de fractionnement si, après la période légale, il dispose d’un solde de 3 à 5 jours de congés non pris ;
- 2 jours de fractionnement : un salarié bénéficie de 2 jours de fractionnement s’il a un solde de 6 jours ou plus de congés non pris à la fin de la période légale.
⚠️ Attention : Ces mesures ne s’appliquent qu’au congé principal. La 5ème semaine de congé payé ne compte pas dans le calcul des jours de fractionnement et doit être prise en dehors de cette période, généralement lors des fêtes de fin d’année.
👉🏼 Pour plus de détails sur les règles relatives aux congés payés, consultez notre guide sur le calcul des congés payés.
Cas pratique : Exemple de calcul de jours de fractionnement
Pour mieux comprendre le calcul des jours de fractionnement, voici quelques exemples concrets de situations que vos collaborateurs pourraient rencontrer :
| Employé | Congés pris | Jours de fractionnement |
|---|---|---|
| Employé A | 11 jours consécutifs en juin + 5 jours en août | Aucun (pas 12 jours consécutifs) |
| Employé B | 15 jours en juillet + 7 jours en septembre | Aucun (2 jours de congé restant, doit avoir 3) |
| Employé C | 20 jours consécutifs en septembre | 1 jour de fractionnement |
| Employé D | 14 jours consécutifs en octobre | 2 jours de fractionnement |
Ces exemples montrent l’importance de respecter les règles de la période légale et de bien gérer le solde de congés avant d’attribuer des jours de fractionnement.
Attention aux erreurs fréquentes
Le calcul des jours de fractionnement peut prêter à confusion, et certaines erreurs sont fréquemment observées :
- Mauvaise gestion des périodes légales : Les jours de fractionnement ne s’appliquent qu’aux congés non pris entre le 1er mai et le 31 octobre. Tout congé pris après cette période ne donnera pas droit à un jour de fractionnement ;
- Mauvaise compréhension du solde de congés : Pour qu’un salarié soit éligible au fractionnement, il doit disposer d’au moins 3 jours de congé restant après la période légale. Une confusion entre jours ouvrés et jours ouvrables peut entraîner des erreurs dans le calcul du solde de congés et donc dans l’attribution des jours de fractionnement ;
- Ne pas respecter l’obligation des 12 jours consécutifs : Pour que le salarié bénéficie de jours supplémentaires, il doit prendre un congé de 12 jours consécutifs durant la période légale. Si cette règle n’est pas respectée, les jours de fractionnement ne seront pas attribués.
Afin d’éviter ces erreurs, un outil de gestion RH comme Factorial permet d’automatiser le calcul des jours de fractionnement et d’éviter les mauvaises pratiques.
Fonctionnement des congés de fractionnement
Les congés de fractionnement sont un mécanisme essentiel de gestion des congés payés pour de nombreuses entreprises, permettant de concilier les obligations légales avec les besoins spécifiques de l’organisation. Comprendre leur fonctionnement, les règles de base, et les modalités de leur gestion est crucial pour les services RH, les responsables des ressources humaines et les dirigeants de petites et moyennes entreprises.
Quand sont-ils accordés ?
Les congés de fractionnement sont accordés lorsque les salariés n’ont pas pris la totalité de leur congé principal durant la période légale (1er mai – 31 octobre). L’employeur est tenu de proposer ces jours supplémentaires uniquement si le salarié a pris un minimum de 12 jours de congés consécutifs pendant cette période. Si le salarié dispose d’un reliquat de congés et a respecté cette condition, il peut bénéficier d’un ou deux jours de fractionnement supplémentaires, selon le nombre de jours de congés non pris.
Quelle mention sur le bulletin de paie ?
Sur le bulletin de paie, les jours de fractionnement sont traités de la même manière que les congés payés classiques. Le gestionnaire de paie doit s’assurer de la méthode de calcul choisie, qui peut être le maintien de salaire ou la méthode du dixième. En fonction de la méthode choisie, le montant des jours de fractionnement doit être clairement mentionné, ce qui permet au salarié de visualiser la rémunération liée à ses congés supplémentaires. Les entreprises doivent veiller à ce que le calcul soit effectué correctement pour éviter toute erreur administrative.
👉🏼 Apprenez-en plus sur le calcul de l’indemnité des congés payés.
Renonciation : comment et dans quelles conditions ?
Il arrive que des salariés choisissent de renoncer à leur droit aux congés de fractionnement. En effet, certaines situations peuvent mener à une renonciation explicite à ces jours supplémentaires. La renonciation doit être formalisée de manière claire et explicite, c’est-à-dire par écrit, et ne peut pas être présumée. L’employeur doit conserver une trace de cette renonciation, pour pouvoir la justifier en cas de litige.
Il est essentiel que l’employeur s’assure que cette renonciation respecte les conditions légales pour garantir la validité de l’accord. La cour de cassation précise qu’un salarié ne peut pas renoncer à ses congés de fractionnement sous forme implicite ; une acceptation claire et formelle est requise. Cette démarche assure la transparence et protège à la fois l’employeur et le salarié.
Quelles obligations pour l’employeur ?
L’employeur a un rôle clé dans la gestion des congés de fractionnement, en particulier dans la mise en œuvre des règles légales et conventionnelles. Au-delà de l’aspect administratif, il doit également veiller à l’organisation du travail, à la conformité des pratiques et à la bonne gestion des plannings. Comprendre ses obligations en la matière permet non seulement de respecter la loi, mais aussi de garantir une gestion fluide et équilibrée des ressources humaines au sein de l’entreprise.
Gestion administrative et conformité
L’employeur doit s’assurer que les jours de fractionnement sont correctement attribués et comptabilisés. Cela implique de respecter les délais légaux, de vérifier les droits des salariés à ces jours supplémentaires et de garantir que toutes les demandes de congés soient bien enregistrées. La gestion des congés et absences doit être conforme au Code du travail et à la convention collective applicable. De plus, l’employeur est responsable de l’archivage des documents relatifs aux congés, en particulier lorsqu’il s’agit de renonciations ou de demandes spécifiques. En cas de contrôle ou de litige, l’employeur devra pouvoir fournir des preuves de conformité aux normes en vigueur.
Impact sur les plannings et l’organisation
Accorder des jours de fractionnement a un impact direct sur l’organisation des plannings au sein de l’entreprise. Il est crucial que les responsables RH coordonnent avec les managers pour assurer que la prise de congés supplémentaires n’affecte pas négativement la productivité de l’équipe. Dans les PME et ETI, où les équipes sont souvent plus larges, la planification des congés de fractionnement doit être intégrée dans le calendrier général des absences et des vacances. Cela permet d’éviter les périodes de sous-effectif et de garantir la continuité du travail. Les outils de gestion RH numériques, comme ceux proposés par des logiciels de gestion des congés, peuvent aider à anticiper et à gérer ces absences de manière efficace.
Que dit votre convention collective ?
La convention collective joue un rôle fondamental dans la gestion des congés de fractionnement. En effet, elle peut comporter des règles spécifiques qui modifient ou complètent les dispositions légales du Code du travail. Les employeurs doivent impérativement se référer à la convention collective applicable dans leur secteur d’activité pour s’assurer qu’ils respectent les droits des salariés en matière de fractionnement des congés. Par exemple, dans certains secteurs comme le BTP ou la fonction publique, les règles peuvent différer, avec des spécificités concernant la période de prise des congés ou les modalités de calcul. Il est donc important de bien connaître les règles de votre convention collective pour éviter tout risque de non-conformité ou de malentendu.
Pourquoi digitaliser la gestion des jours de fractionnement ?
La gestion des congés de fractionnement peut rapidement devenir complexe, notamment pour les petites et moyennes entreprises. Entre les multiples règles à suivre, les divers types de congés et les exigences de conformité, il est facile de se retrouver débordé. La digitalisation permet non seulement de simplifier cette gestion, mais aussi de gagner en efficacité, en précision et en transparence. Une plateforme RH adaptée permet d’automatiser de nombreuses tâches administratives, libérant ainsi du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
Les limites du suivi manuel
La gestion des congés avec Excel et le suivi manuel des jours de fractionnement présente plusieurs inconvénients. Il implique une gestion via des feuilles de calcul, qui peut rapidement devenir source d’erreurs humaines, de confusion et de perte de temps. Beaucoup de dirigeants et responsables RH, noyés sous la paperasse, se retrouvent dans des situations où :
- Le nombre exact de congés est mal crédité ;
- Le solde disponible de chaque salarié n’est pas toujours clair ;
- Les demandes de congés se chevauchent, entraînant des difficultés d’organisation.
Avec un grand nombre de collaborateurs, il devient difficile de garantir la précision des calculs, surtout si plusieurs règles spécifiques doivent être appliquées (jours ouvrables ou ouvrés, périodes de prise de congés, etc.). De plus, le risque de non-conformité augmente avec l’évolution des législations, et il peut être difficile de tenir à jour des informations complexes sans un système de suivi centralisé. Cela peut entraîner des retards dans le traitement des demandes, des plaintes des collaborateurs et un manque de visibilité sur la planification des congés à venir.
Comment un logiciel RH simplifie le calcul et l’attribution ?
Un logiciel de gestion des ressources humaines, comme Factorial, permet de simplifier et d’automatiser le calcul et l’attribution des jours de fractionnement. Grâce à un suivi digitalisé, les responsables RH peuvent facilement vérifier l’éligibilité des salariés, calculer le nombre exact de jours de fractionnement, et attribuer ces jours en toute simplicité. Le logiciel prend en compte toutes les variables nécessaires (type de contrat, période de référence, décompte des congés payés, etc.), et applique automatiquement les règles en vigueur, qu’elles soient légales ou issues de la convention collective. Cela réduit le risque d’erreurs, accélère les processus administratifs et permet aux entreprises de rester conformes sans effort supplémentaire.
En centralisant toutes les données sur une plateforme unique, le logiciel offre une meilleure visibilité sur les congés des employés, réduisant ainsi le risque de chevauchements et d’erreurs administratives. L’automatisation des calculs vous permet de gagner un temps précieux et de vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents ou l’amélioration de l’expérience collaborateur.
Présentation rapide des fonctionnalités de Factorial
Factorial est une solution RH complète qui facilite la gestion des congés, y compris des jours de fractionnement. Parmi ses fonctionnalités, on retrouve :
- Suivi des absences en temps réel : un tableau de bord intuitif permettant de suivre les jours de fractionnement de chaque collaborateur.
- Calcul automatique des congés payés et de fractionnement : en fonction des périodes de prise et des règles de votre entreprise.
- Gestion des demandes de congés : les employés peuvent faire leur demande directement via la plateforme, et les responsables RH reçoivent des notifications pour valider ou ajuster ces demandes.
- Conformité légale : Factorial veille à ce que toutes les règles légales et conventionnelles soient respectées lors de l’attribution des congés, ce qui réduit les risques de non-conformité.
- Rapports personnalisés : pour analyser facilement les tendances de prise de congés, et pour générer des rapports sur la gestion des jours de fractionnement.
Avec un logiciel comme Factorial, la gestion des congés devient un jeu d’enfant, même pour les entreprises avec des équipes nombreuses et des plannings complexes.
Foire aux questions (FAQ)
Qui peut bénéficier des jours de fractionnement ?
Tous les salariés de l’entreprise, qu’ils soient en CDI ou CDD, à temps plein ou partiel, peuvent bénéficier des jours de fractionnement. Peu importe l’ancienneté, dès lors que les conditions légales sont remplies. Pour en bénéficier, le salarié doit avoir pris au moins 12 jours de congés consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre, et il doit disposer d’un reliquat de congés d’au moins 3 jours à la fin de cette période.
Comment faire pour avoir 2 jours de fractionnement ?
Pour obtenir 2 jours de fractionnement, le salarié doit avoir pris au moins 6 jours de congés non pris durant la période du 1er mai au 31 octobre. Si ces conditions sont remplies, le salarié aura droit à un jour de fractionnement. En cas de dépassement de 6 jours de congés non pris, 2 jours de fractionnement peuvent être attribués.
Quand peut-on poser ses jours de fractionnement ?
Les jours de fractionnement peuvent être pris à partir du 1er novembre et jusqu’au 30 avril de l’année suivante, qui est la période théorique de fin des congés payés. Cela permet aux salariés de bien répartir leur temps de repos après la période principale de congé, sans perturber l’organisation de l’entreprise.
Est-ce que le jour de fractionnement est obligatoire ?
Le jour de fractionnement n’est pas obligatoire, mais il est dû si les conditions légales sont remplies. L’employeur doit attribuer ces jours de congé supplémentaire lorsque les salariés remplissent les critères (notamment le nombre de congés non pris durant la période légale). Cependant, il est possible pour le salarié de renoncer à ces jours sous certaines conditions, comme précisé par le Code du travail.
Quand sont-ils visibles sur le bulletin de paie ?
Les jours de fractionnement apparaissent généralement sur le bulletin de paie lorsqu’ils sont pris par le salarié. Le gestionnaire de paie doit s’assurer que la rémunération des jours de fractionnement est correctement calculée et affichée, en appliquant l’une des méthodes de calcul prévues : soit par maintien de salaire, soit par la méthode du dixième.
Peut-on les compenser en salaire ?
Les jours de fractionnement ne peuvent pas être compensés par un paiement direct en salaire, sauf dans des cas particuliers tels qu’un départ de l’entreprise. Si le salarié quitte l’entreprise avant de pouvoir prendre ses jours de fractionnement, il aura droit à une indemnité compensatrice de congés payés, qui inclut les jours de fractionnement non pris.
Peut-on cumuler avec d’autres types de congés ?
Oui, les jours de fractionnement peuvent être cumulés avec d’autres types de congés, comme les congés annuels classiques ou les congés spécifiques accordés par la convention collective. Cependant, le cumul avec d’autres congés doit respecter les règles internes à l’entreprise et la législation en vigueur. Le salarié doit donc vérifier auprès des ressources humaines s’il existe des restrictions particulières concernant ce cumul.
