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controle du temps en teletravail

⏱️ Comment gérer le contrôle du temps en télétravail ?

À moins qu’un vaccin ne soit élaboré dans les prochains mois, tout porte à croire que les mesures de santé et de sécurité imposées par la pandémie sont là pour durer. L’un des nombreux changements que nous connaissons, en particulier dans l’environnement de bureau, est la modification de la manière dont nous contrôlons les heures de travail.

En raison de la forte probabilité de contagion du Covid-19, la réglementation imposée en mai dernier exclut complètement la mise en œuvre des empreintes digitales comme forme d’enregistrement des travailleurs. Dans ce contexte, il existe heureusement des méthodes alternatives, efficaces et sûres pour maintenir le contrôle du temps en télétravail.

Table des matières :

Contrôle du temps de travail : Que dit la loi actuelle ?

Selon l’article D. 3171-9 du Code du travail, les modalités de contrôle peuvent être fixées par accord collectif pour les salariés soumis à des conventions de forfait en heures, dès lors que la convention ou l’accord les mettant en place en prévoit.

En règle générale, la fixation de l’horaire collectif relève du pouvoir de direction de l’employeur, à moins que cet horaire ne résulte de la convention collective ou d’un accord collectif.

Lorsque les salariés sont tenus de respecter un horaire collectif de travail, l’employeur doit afficher « les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos » (article L. 3171-1, alinéa 1er du Code du travail).

En principe, il est toujours valable de rappeler que le contrôle du temps est une obligation légale que toute entreprise basée en Espagne doit mettre en œuvre. Ceci grâce au décret royal 2019, qui établit que les heures d’entrée et de sortie et les heures supplémentaires effectuées par les employés doivent toujours être enregistrées correctement. Bien que cette dernière soit une pratique qui est découragée et déconseillée.

Le non-respect des obligations imposées par la règle entraînera le paiement d’amendes allant de 600 à 6 000 euros en cas de réception d’une inspection du travail. Les montants inférieurs sont souvent associés à des échecs d’enregistrement mineurs. En bref, l’objectif du règlement est d’avoir une plus grande transparence sur les activités des entreprises et de ne pas laisser de place à l’exploitation du travail.

Deuxièmement, il convient de noter que les dernières normes introduites pendant le confinement limitent considérablement les méthodes de contrôle horaire.

Logiciel de gestion des temps de travail

Avantages du contrôle du temps dans les entreprises

Indépendamment de l’obligation de mesurer cet aspect dans la vie professionnelle des travailleurs au sein d’une entreprise, il est également nécessaire que d’autres avantages soient accordés en plus au moment de l’exécution du contrôle horaire.

Principalement, cela permet de mesurer les performances des employés ainsi que leur productivité, en sachant exactement combien de personnes composent un secteur. En outre, la diminution des absences (surtout celles qui ne sont pas justifiées) est sensiblement réduite. Cela se traduit par une réduction significative de l’absentéisme.

D’autre part, l’automatisation de ce type de tâches, qui peuvent être fastidieuses et très exigeantes pour le secteur des ressources humaines car elles impliquent des informations sensibles, contribue à accélérer les tâches administratives. Cela signifie que la gestion du capital humain peut alors se concentrer sur d’autres aspects de la culture de l’entreprise qui sont encore plus importants, comme la création de liens qui renforcent la communauté et se concentrent sur le bien-être des travailleurs.

Enfin, le fait de disposer d’informations clés de manière centralisée et parfaitement classifiée, sans marge d’erreur, facilite la prise de décisions par la direction. Qu’il s’agisse de mettre en place des rotations d’équipes ou simplement d’offrir une plus grande flexibilité dans l’éventail des heures travaillées, tout cela est possible grâce au contrôle du temps de travail.

Trois alternatives pour le contrôle du temps en télétravail

Malgré les limites légales imposées au contrôle traditionnel du temps de travail en raison de la crise sanitaire, il est possible de mettre en œuvre différentes manières de le faire. Chacun d’entre eux présente des avantages et des inconvénients uniques, propres à chaque option à envisager.

Applications et logiciels pour le suivi du temps de travail en télétravail

C’est de loin la meilleure alternative au contrôle traditionnel du temps de travail. En principe parce qu’il élimine complètement la nécessité pour le travailleur d’interagir avec les surfaces. Deuxièmement, sa mise en œuvre est immédiate et son coût est souvent minime.

Cette dernière est due au fait que souvent les logiciels de gestion des ressources humaines incluent le contrôle du temps de travail dans leurs fonctionnalités. Pour activer cette méthodologie, il suffit d’enregistrer l’employé dans le système de l’entreprise par le biais du logiciel choisi et de télécharger la version mobile sur son téléphone.

Cela permet non seulement de contrôler les recettes et les dépenses, mais aussi d’organiser efficacement les différents postes de travail ainsi que les absences pour les vacances et les jours de congé.

Controle des temps de travail a travers une application mobile

Reconnaissance faciale pour le transfert

La reconnaissance faciale appliquée au contrôle du temps de travail utilise exactement la même technologie que les équipements actuels des téléphones portables. Une fois que les données biométriques des travailleurs ont été enregistrées, elles sont stockées dans une base de données qui leur permettra d’entrer et de sortir des bureaux comme une empreinte digitale.

S’il est vrai que le contact avec les surfaces est considérablement réduit, la vérité est que ce type de système implique un investissement initial important. Tant en ce qui concerne l’équipement physique que le système lui-même pour le faire fonctionner.

Parfois, en plus de la reconnaissance faciale, l’employé doit également interagir avec un clavier tactile pour confirmer certaines opérations. Ce dernier n’est pas recommandé.

Contrôle des terminaux à cartes

Si les précautions nécessaires sont prises, le contrôle du temps de travail par carte réduit presque au minimum l’interaction des employés avec les surfaces.

À l’instar des cartes de débit et de crédit sans contact, le pointage avec ce type de machine implique l’achat d’un équipement spécifique (souvent à un prix élevé) ainsi que de plastiques spéciaux qui ont des identifiants uniques (puces électroniques) attribués à chaque travailleur.

Le plus grand inconvénient de ce type de système est non seulement le budget nécessaire au déploiement de cette technologie, mais aussi le fait de devoir faire appel à une tierce partie pour gérer les détails et résoudre les problèmes techniques potentiels. Il peut s’agir de la perte ou de l’absence de cartes, comme la mauvaise configuration de l’équipement de lecture.

Suivi du temps de travail et télétravail

Le télétravail est de loin l’un des meilleurs alliés lorsqu’il s’agit de faire face à la nouvelle normalité en tant qu’organisation. Non seulement elle offre aux employés une plus grande liberté et un plus grand confort (et donc une meilleure productivité), mais elle limite également la marge de risque de contagion en empêchant le travailleur de se déplacer vers le bureau.

Mais indépendamment de tous ces inconvénients, la réalité indique que cette méthodologie de l’emploi n’est pas exempte du contrôle des heures de travail. En fait, c’est précisément avec le télétravail que nous avons non seulement une plus grande flexibilité pour le travailleur mais aussi une plus grande quantité d’outils et de créativité pour enregistrer son activité.

Dans ce cas, et comme toujours, le plus recommandable est de confier toute cette responsabilité à un logiciel de gestion des RH et à sa version mobile. Toutefois, d’autres possibilités peuvent également être envisagées :
Si le travailleur utilise des outils fournis par l’entreprise, ceux-ci peuvent avoir un logiciel qui prend comme paramètres l’horaire de marche et d’arrêt.
Le dépôt à partir du smartphone à l’aide d’applications de géolocalisation est également une possibilité, bien que cela dépende en grande partie de la précision du GPS de chaque appareil. À moins que l’entreprise ne consacre un budget spécial pour fournir un appareil mobile à chaque employé, avec tout ce que cela implique.
Certains programmes (en particulier pour les ordinateurs) sont responsables du suivi de l’utilisation de la souris et du clavier. Ainsi que d’autres qui sont utilisés pour enregistrer et chronométrer chaque tâche que le travailleur effectue.

Toutefois, ce point n’est très probablement pas couvert par la loi sur le télétravail qui devrait être sanctionnée prochainement. En outre, elle affecte considérablement la productivité de l’employé en générant trop de stress.

Controle du temps de travail en teletravail

Contrôle du temps en télétravail avec des feuilles de calcul Excel

Une façon intéressante de contrôler les revenus et les dépenses des employés de notre entreprise est de recourir à un tableur. Il s’agit d’une vieille connaissance qui peut être utilisée à la fois à partir de la suite Office et des fonctionnalités offertes par Google Drive.

Dans ce cas, il est conseillé, en principe, de télécharger un modèle pour le contrôle du temps de travail, et ce modèle éditable peut être complété avec les champs clés pour la collecte des données (nom complet de l’employé, domaine, superviseur direct et bien sûr, heure d’entrée et de sortie).

Bien qu’il s’agisse d’une méthode classique relativement facile à utiliser, la vérité est qu’en traitant de gros volumes de données, elle peut rendre les tâches plus complexes. Et il convient de rappeler une fois de plus que la perte et la modification du contrôle du temps seront toujours comprises par la loi comme une tentative de l’entreprise d’opérer à son propre profit. Dans le cas d’une inspection du travail, cela peut signifier l’imposition d’importantes sanctions pécuniaires.

Avantages du suivi du temps de travail grâce à des logiciels et des applications

Définitivement et en obéissant aux tendances générales, tout indique que tôt ou tard, les moyennes et grandes organisations se tournent progressivement vers le choix d’une plateforme spécifique pour opérer à partir du cloud.

Les raisons de choisir cette méthodologie de contrôle du temps sont nombreuses, qu’il s’agisse de télétravail, de travail mixte ou de travail en face à face, mais chez Factorial, nous avons choisi de mettre en avant les cinq meilleurs avantages d’opter pour un logiciel de gestion des ressources humaines pour s’inscrire dans notre entreprise.

1. Gain de temps et d’espace

Elle ne nécessite pas l’installation de ressources physiques, ni d’ordinateurs spéciaux, de machines accessoires ou même de serveurs dédiés pour collecter les données. La gestion du capital humain à partir de logiciels et d’applications permet un contrôle des heures de travail qui ne nécessite pas un investissement initial important, tout en dispensant complètement de papier, comme pour tout ce qui fonctionne à partir du virtuel. Cela permet non seulement d’accélérer les tâches de collecte, de gestion et de transmission des informations, mais aussi de collaborer à la préservation de l’environnement.

2. Aucune connaissance préalable n’est requise

Aucune connaissance en mathématiques ou en algèbre n’est requise. L’utilisation de formules, comme c’est le cas lors de l’utilisation de tableurs pour le contrôle des transferts, est entièrement téléchargée. En effet, lorsque vous utilisez des applications et des logiciels pour le contrôle du temps, la même intelligence artificielle se charge de faire le travail. L’interface utilisateur, c’est ce que nous voyons lorsque nous ouvrons une application, est conviviale, intuitive et facile à comprendre lorsque nous la mettons en service. Cela contribue non seulement à accélérer les tâches de RH par le secteur responsable, mais encourage également l’utilisation par les employés.

3. Il peut être utilisé sans téléchargement

Comme pour toutes les plateformes basées sur le cloud, la gestion du capital humain dans l’entreprise à l’aide d’applications ne nécessite pas le téléchargement de logiciels sur les ordinateurs des employés. Les logiciels basés sur le cloud non seulement facilitent mais aussi garantissent l’accès à distance et le travail collaboratif à l’aide de tout appareil disposant d’une connexion Internet. Et dans le cas des appareils mobiles, la version de l’application spécifiquement adaptée au contrôle du temps de travail s’en chargera de la manière la plus dynamique possible.

4. Il est juridiquement valable à 100%

Tout comme pour la gestion des documents ou les signatures électroniques, le contrôle des heures de travail qui s’effectue au moyen de logiciels et d’applications de gestion des ressources humaines a la même validité juridique que toute méthode traditionnelle. En outre, si nécessaire, puisque les informations sont centralisées au même endroit, il est possible de procéder à des ajustements, des révisions et des modifications nécessaires. Cela peut être fait à la fois par le département des ressources humaines lui-même et par l’employé ou les tiers qui ont l’autorisation et l’accès appropriés à cette fin.

5. Interfaces faciles d’utilisation

Le contrôle du temps est un outil fondamental, tant pour le département des ressources humaines de toute entreprise que pour les ouvriers et les employés. Bien qu’elle soit traditionnellement associée à une tâche trop exigeante et fastidieuse, dont la mauvaise administration peut entraîner de graves conséquences, heureusement les technologies actuelles permettent de mettre en œuvre des politiques de contrôle du personnel et des transferts qui soient conviviaux, dynamiques, efficaces et sûrs.

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