Lorsque vous avez des équipes travaillant depuis la maison, vous devez vous assurer que chacun accomplisse les tâches qui lui sont assignées pendant les heures de travail.
D’ailleurs, la plupart d’entre nous apprécions le télétravail. Nous avons bien souvent plus de liberté et de flexibilité que d’être dans un bureau.
Parfois intentionnellement, parfois involontairement, les employés ont des distractions à la maison. Et ils peuvent prendre du retard dans leur travail. Cependant, vous devez faire un suivi du temps de manière à ce que cela ne devienne pas une contrainte pour vos collaborateurs.
Aussi, la manière dont nous contrôlons les heures de travail a évolué. Avec la Covid-19, la gestion du temps en télétravail s’est largement digitalisée.
Avant de vous présenter 3 alternatives aux méthodes de contrôle horaire traditionnelles, jetons un coup d’œil sur vos obligations légales, en quoi suivre les heures de travail peut être d’une grande aide pour vous et vos équipes à distance.
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Table des matières
Que dit la loi sur le contrôle du temps de travail ?
Selon l’article D. 3171-9 du Code du travail, les modalités de contrôle peuvent être fixées par accord collectif pour les salariés soumis à des conventions de forfait en heures, dès lors que la convention ou l’accord les mettant en place en prévoit.
En règle générale, la fixation de l’horaire collectif relève du pouvoir de direction de l’employeur.
À moins que cet horaire ne résulte de la convention collective ou d’un accord collectif.
Lorsque les salariés sont tenus de respecter un horaire collectif de travail, l’employeur doit afficher « les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos » (article L. 3171-1, alinéa 1er du Code du travail).
Le contrôle du temps est une obligation légale pour toute entreprise française. Les heures d’entrée et de sortie, et les heures supplémentaires doivent toujours être enregistrées correctement.
L’absence de document de suivi du temps de travail peut entraîner une amende pouvant atteindre jusqu’à 2.000€ par salarié.
En bref, l’objectif du règlement est d’avoir une plus grande transparence sur les activités des entreprises et éviter l’exploitation au travail.
Pouvez-vous contrôler l’activité de vos salariés en télétravail ?
Comme le précise la CNIL, le télétravail est une modalité d’organisation de travail parmi d’autres. Vous avez donc le droit d’encadrer et de contrôler que votre salarié effectue ses tâches comme s’il était au bureau.
Mais avant de mettre en place un outil de contrôle, vos employés doivent être préalablement informés tout comme votre comité social et économique (quand vous en avez un).
Vous devez à tout moment assurer le respect des droits et libertés de vos collaborateurs. Vous devez donc prêter une grande attention à l’outil de surveillance que vous allez choisir.
La surveillance et le contrôle constant des télétravailleurs sont très réglementés et certains dispositifs sont interdits :
- Vidéo (via webcam) ou audio
- Écran partagé de façon continue et/ou l’utilisation de « keyloggers » (sorte de logiciel malveillant qui enregistre toutes les frappes au clavier d’une personne sur son ordinateur )
- Géolocalisation motivée par le seul besoin de suivre le temps de travail. Pour l’instaurer, vous devez suivre une procédure stricte et déclarer votre outil de géolocalisation auprès de la CNIL.
Pour activer le système de géolocalisation sur la plateforme de Factorial, les collaborateurs doivent dans un premier temps accepter les politiques de géolocalisation.
Les coordonnées de géolocalisation sont enregistrées seulement lorsque l’employé pointe à l’arrivée et au départ.
Avantages du contrôle du temps dans les entreprises
Indépendamment de son obligation, le contrôle horaire permet de mesurer les performances des employés ainsi que leur productivité.
En outre, la diminution des absences (surtout celles qui ne sont pas justifiées) est sensiblement réduite. D’autre part, le contrôle peut être fastidieux et très exigeant pour les RH car elles impliquent des informations sensibles.
L’automatisation de ce type de tâches contribue donc à accélérer l’exécution des tâches administratives. Le capital humain peut alors se concentrer sur d’autres aspects de la culture de l’entreprise plus importants.
Notamment, la création de liens qui renforcent la communauté et se concentrent sur le bien-être des travailleurs. Enfin, le fait de disposer d’informations clés de manière centralisée et parfaitement classifiée, sans marge d’erreur, facilite la prise de décisions par la direction.
Qu’il s’agisse de mettre en place des rotations d’équipes ou simplement d’offrir une plus grande flexibilité dans l’éventail des heures travaillées, tout cela est possible grâce au contrôle du temps de travail.
Contrôle du temps en télétravail avec des feuilles de calcul Excel
Une façon intéressante de contrôler les revenus et les dépenses des employés est de recourir à un tableur. Il s’agit d’une vieille connaissance qui peut être utilisée via la suite Office ou Google Drive.
Dans ce cas, il est conseillé, en principe, de télécharger un tableau pour calculer le temps de travail.
Ce modèle éditable peut être complété avec les champs clés pour la collecte des données :
- Nom complet de l’employé,
- département,
- superviseur direct,
- et bien sûr, heure d’entrée et de sortie).
Bien qu’il s’agisse d’une méthode classique relativement facile à utiliser, à l’heure de traiter de gros volumes de données, elle peut rendre les tâches plus complexes.
La perte et la modification du contrôle du temps sont toujours comprises par la loi comme une tentative de l’entreprise d’opérer à son propre profit.
Dans le cas d’une inspection du travail, cela peut signifier l’imposition d’importantes sanctions pécuniaires. Veillez donc bien à ce que votre calcul du temps de travail reflète bien la réalité et assurez des bulletins de paie corrects.
Trois alternatives à Excel pour le contrôle du temps en télétravail
Malgré les limites légales imposées au contrôle traditionnel du temps de travail, il y a différentes manières de le faire. Chacun d’entre eux présente des avantages et des inconvénients, propres à chaque option à envisager.
1. Applications et logiciels pour le suivi du temps de travail en télétravail
C’est de loin la meilleure alternative au contrôle traditionnel du temps de travail. En principe parce qu’il élimine complètement la nécessité pour le travailleur d’interagir avec les surfaces.
Deuxièmement, sa mise en œuvre est immédiate et son coût est souvent minime. Cette dernière est due au fait que souvent un logiciel de ressources humaines incluent le contrôle du temps de travail dans leurs fonctionnalités.
Il suffit d’enregistrer l’employé dans le système de l’entreprise par le biais du logiciel choisi. Il pourra ensuite télécharger la version mobile sur son téléphone et pointer ses heures via son smartphone.
Factorial a ajouté à son module de gestion du temps, une solution pour spécifier le lieu de travail. Elle répond tant à la possibilité pour le manager de savoir d’où son salarié travaille que le besoin de répondre à des obligations de conformité avec la loi (modalités de travail à distance, accident de travail…)
Cela permet de :
- Contrôler les recettes et les dépenses,
- organiser efficacement les différents postes de travail et les absences pour les vacances et les jours de congé.
En règle générale, vos employés doivent démarrer et arrêter une minuterie intégrée dans l’outil de gestion du temps de travail.
Dans le logiciel de gestion des temps de Factorial, l’employé peut même spécifier de quel endroit il travaille.
2. Reconnaissance faciale pour le transfert
La reconnaissance faciale appliquée au contrôle du temps de travail utilise exactement la même technologie que les équipements actuels des téléphones portables.
Les données biométriques des travailleurs sont enregistrées et stockées dans une base de données qui leur permet d’entrer et de sortir des bureaux. C’est le même principe qu’une empreinte digitale.
Ce type de système implique un investissement initial important. Tant en ce qui concerne l’équipement physique que le système lui-même pour le faire fonctionner.
Parfois, en plus de la reconnaissance faciale, l’employé doit également interagir avec un clavier tactile. Ce dernier n’est pas recommandé.
BON À SAVOIR : Pour utiliser la reconnaissance faciale en France, vous devez avoir l’autorisation préalable de la CNIL.
3. Contrôle des terminaux à cartes
Si les précautions nécessaires sont prises, le contrôle du temps de travail par carte réduit presque au minimum l’interaction des employés avec les surfaces.
À l’instar des cartes de débit et de crédit sans contact, le pointage avec ce type de machine implique l’achat d’un équipement spécifique (souvent à un prix élevé) ainsi que de plastiques spéciaux qui ont des identifiants uniques (puces électroniques) attribués à chaque travailleur.
Le plus grand inconvénient est le budget nécessaire au déploiement de cette technologie. Faire appel à une tierce partie pour gérer les détails et résoudre les problèmes techniques potentiels est aussi contraignant.
Il peut s’agir de la perte ou de l’absence de cartes, comme la mauvaise configuration de l’équipement de lecture.
Suivi du temps de travail et télétravail
Le télétravail offre aux employés un plus grand confort et donc une meilleure productivité. Durant la période Covid, il a limité la marge de risque de contagion en empêchant le salarié de se déplacer vers le bureau.
Et cette méthode de travail n’est pas exempte du contrôle des heures de travail. En fait, c’est précisément avec le télétravail que nous avons non seulement une plus grande flexibilité pour le travailleur mais aussi une plus grande quantité d’outils et de créativité pour enregistrer son activité.
Dans ce cas, le plus recommandable est de confier cette responsabilité à un logiciel de gestion des RH et à sa version mobile.
Pourquoi le suivi du temps de travail avec des logiciels et des applications est avantageux pour vous ?
Définitivement et en obéissant aux tendances générales, tout indique que tôt ou tard, les moyennes et grandes organisations se tournent progressivement vers le choix d’une plateforme spécifique pour opérer à partir du cloud.
Les raisons de choisir cette méthodologie de contrôle du temps sont nombreuses, qu’il s’agisse de télétravail, de travail hybride ou de travail en face à face.
Chez Factorial, nous avons choisi de mettre en avant les cinq meilleurs avantages d’opter pour un logiciel de gestion des ressources humaines.
1. Gain de temps et d’espace
Elle ne nécessite pas l’installation de ressources physiques, ni d’ordinateurs spéciaux, de machines accessoires ou même de serveurs dédiés pour collecter les données.
La gestion du capital humain à partir de logiciels et d’applications permet un contrôle des heures de travail simple.
Ils ne nécessitent pas un investissement initial important, tout en dispensant complètement de papier, comme pour tout ce qui fonctionne à partir du virtuel.
Cela permet non seulement d’accélérer les tâches de collecte, de gestion et de transmission des informations, mais aussi de collaborer à la préservation de l’environnement.
2. Aucune connaissance préalable n’est requise
Aucune connaissance en mathématiques ou en algèbre n’est requise. L’utilisation de formules, comme c’est le cas lors de l’utilisation de tableurs pour le contrôle des transferts, est entièrement téléchargée.
En effet, lorsque vous utilisez des applications et des logiciels pour le contrôle du temps, la même intelligence artificielle se charge de faire le travail.
L’interface utilisateur, c’est ce que nous voyons lorsque nous ouvrons une application. Elle est conviviale, intuitive et facile à comprendre lorsque nous la mettons en service.
Cela contribue non seulement à accélérer les tâches de RH par le secteur responsable, mais encourage également l’utilisation par les employés.
3. Il peut être utilisé sans téléchargement
Comme pour toutes les plateformes basées sur le cloud, pas besoinde télécharger de logiciels sur les ordinateurs des employés.
Les logiciels basés sur le cloud facilitent et garantissent l’accès à distance et le travail collaboratif à l’aide de tout appareil disposant d’une connexion Internet.
L’application mobile aide aussi à contrôler le temps de travail de façon dynamique.
4. Il est juridiquement valable à 100%
Tout comme pour la gestion des documents ou les signatures électroniques, le contrôle des heures de travail qui s’effectue au moyen de logiciels et d’applications de gestion des ressources humaines a la même validité juridique que toute méthode traditionnelle.
Les informations étant centralisées au même endroit, vous pouvez faire des ajustements, des révisions et des modifications si besoin. Le service RH, l’employé ou les tiers qui ont l’autorisation et les accès appropriés pourront s’en charger.
5. Interfaces faciles d’utilisation
Le contrôle du temps est un outil fondamental, pour le département des ressources humaines et les employés. Cette tâche trop exigeante et fastidieuse peut entraîner de graves conséquences si elle n’est pas gérée correctement.
Heureusement les technologies actuelles permettent de mettre en œuvre des politiques de contrôle du personnel et des transferts conviviaux, dynamiques, efficaces et sûrs.
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