Un arrêt de travail suspend le contrat de travail du salarié : il cesse temporairement de travailler. Pourtant il compte toujours dans les effectifs de l’entreprise, et certaines de ses prérogatives sont maintenues à ce titre. Pour le service RH, les arrêts de travail sont part intégrante du délicat travail de gestion des congés et absences.
Une attention particulière doit être prêtée à l’administratif, mais la tâche ne s’arrête pas là. Il faut veiller à respecter les droits du salarié en arrêt de travail, tout en préservant les intérêts de l’entreprise.
Démarches administratives, visites médicales obligatoires ou facultatives, maintien de salaire, CDD de remplacement du salarié absent et conditions de reprise du travail : zoom sur les règles à connaître pour permettre à l’employeur de bien s’organiser.
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Table des matières
Quelles démarches administratives effectuer en cas d’arrêt de travail ?
Un arrêt de travail est prescrit par un médecin, pour un motif médical. Un salarié peut être en arrêt maladie pour l’un des motifs médicaux suivants :
- Maladie ou accident « ordinaire », d’origine non professionnelle.
- Maladie professionnelle : la maladie est liée à l’activité professionnelle du salarié.
- Accident du travail : un accident est survenu à l’occasion de l’exécution du contrat de travail, causant des dommages corporels au salarié.
#1 Produire des justificatifs
Après avoir vu son médecin, le salarié doit avertir son employeur. Il doit en effet justifier son absence au travail. Produire un justificatif conditionne en outre le versement des indemnités journalières (IJ) du salarié par l’assurance maladie.
Quel que soit le motif du congés maladie, les démarches à effectuer sont identiques :
- À compter de son premier jour d’absence, le salarié a 48 heures pour transmettre à l’employeur le volet n°3 de l’arrêt de travail délivré par son médecin.
- À réception de ce justificatif d’arrêt de travail, l’employeur établit immédiatement une attestation de salaire, et envoie ce document à la caisse primaire d’assurance maladie du salarié.
#2 Solliciter une contre-visite médicale
Un arrêt de travail désorganise l’entreprise. L’employeur, en outre, peut se trouver contraint de verser au salarié absent des indemnités complémentaires aux IJ.
Pour préserver les intérêts des entreprises, et éviter les abus, la loi autorise les employeurs à solliciter une contre-visite médicale, ou « contrôle médical ».
La contre-visite médicale, facultative, peut être utile en cas de doute à propos de la bonne foi du salarié. En pratique :
- Vous choisissez librement le médecin qui effectue le contrôle. Vous n’êtes pas obligé de prévenir votre salarié.
- Le médecin se rend au domicile du salarié. Il vérifie ainsi qu’il se trouve à son domicile aux horaires de présence obligatoire mentionnées sur son arrêt de travail.
- En cas d’absence du salarié, vous êtes autorisé à mettre un terme au versement des indemnités complémentaires.
➡️ Un employé peut-il venir sur son lieu de travail pendant son arrêt maladie ? On vous dit tout dans cet article !
Faut-il verser des indemnités complémentaires en cas d’arrêt de travail ?
Un salarié en arrêt maladie est indemnisé par l’Assurance Maladie : il reçoit des indemnités journalières, ou IJ. Sous conditions, l’employeur doit verser des indemnités complémentaires. On parle aussi de « maintien de salaire ».
Pour bénéficier des indemnités complémentaires, le salarié doit remplir toutes les conditions suivantes :
- Avoir au moins 1 an d’ancienneté.
- Ne pas être salarié saisonnier, intérimaire ou travailleur à domicile.
- Avoir respecté le délai de 48 heures pour informer l’employeur de l’arrêt de travail.
- Être soigné en Europe.
Les règles d’indemnisation sont fixées par la convention collective applicable en entreprise. À défaut, il faut se référer à la loi, qui distingue les conditions du maintien de salaire selon le motif.
Le maintien de salaire en cas de maladie ordinaire
- Le montant des indemnités complémentaires dépend de l’ancienneté du salarié et de la durée de l’arrêt de travail. Le maintien de salaire varie entre 90 % et 66,66 % de son salaire habituel. C’est-à-dire que l’employeur déduit les IJ, et verse le complément pour atteindre 90 % ou 66,66 % du salaire habituel.
- L’employeur verse les indemnités complémentaires après un délai de carence de 7 jours.
Le maintien de salaire en cas de maladie professionnelle ou d’accident du travail
- Pendant les 30 premiers jours d’arrêt de travail, le salaire est maintenu à hauteur de 90 %. C’est-à-dire que l’employeur déduit les IJ du salarié, et verse le complément pour atteindre 90 % de son salaire habituel. Le pourcentage est abaissé à 66,66 % du salaire habituel à partir du 31ème jour d’arrêt de travail.
- Il n’y a pas de délai de carence : les indemnités complémentaires sont dues dès le premier jour d’arrêt de travail.
Pour faciliter la gestion de la paie en arrêt de travail, l’employeur peut faire une demande de subrogation de salaire auprès de l’Assurance Maladie.
Quel est le sort des congés payés du salarié en arrêt de travail ?
La gestion des congés payés d’un salarié en arrêt de travail pose question à trois égards.
- L’arrêt de travail intervient pendant des congés payés ? Les congés payés doivent être reportés si la convention collective le prévoit.
- L’arrêt de travail intervient avant le départ du salarié en congés payés ? Les congés payés sont obligatoirement reportés.
- La période d’arrêt est-elle prise en compte dans le calcul des droits à congés payés ? Oui, les salariés malades ou accidentés ont droit à des congés payés sur leur période d’absence, même si cette absence n’est pas liée à un accident de travail ou à une maladie professionnelle.
Comment gérer l’absence du salarié en arrêt de travail ?
L’employeur est autorisé à embaucher un salarié en CDD de remplacement, pour toute la durée d’absence du salarié en arrêt de travail.
Par précaution, l’employeur indique que le CDD prend fin au retour du salarié remplacé. Si le salarié revient de manière anticipée dans l’entreprise, l’employeur limite ainsi ses coûts.
Que faire en cas de prolongation de l’arrêt de travail ?
Lorsque l’état de santé du salarié l’exige, son médecin prolonge son arrêt de travail.
Côté employeur, les règles s’appliquent dans les mêmes conditions :
- Le salarié a 48 heures pour transmettre un justificatif, et l’employeur produit en retour une attestation de salaire.
- L’employeur peut contrôler le bien-fondé de la prolongation de l’arrêt de travail en demandant une contre-visite médicale.
- Les indemnités complémentaires continuent d’être versées selon les modalités conventionnelles ou légales.
- L’employeur peut renouveler le CDD de remplacement.
Comment gérer un retour anticipé au travail ?
Il arrive qu’un salarié veuille reprendre son poste avant le terme de son arrêt de travail. Dans ce cas particulier de retour anticipé, les règles sont les suivantes :
- La reprise anticipée du travail doit être autorisée par un médecin.
- Le salarié avertit l’employeur. Si l’arrêt de travail est initialement prévu pour une durée supérieure à 60 jours, l’employeur a l’obligation d’organiser une visite médicale de pré reprise.
- En cas de subrogation de salaire, l’employeur doit avertir l’Assurance Maladie pour cesser de percevoir les IJ.
- Si un CDD de remplacement a été conclu, il prend fin à la date indiquée ou automatiquement au retour du salarié remplacé. Les RH gèrent les modalités de fin de contrat.
Comment préparer le retour du salarié dans l’entreprise ?
#1 Organiser une visite médicale de reprise
Sous conditions, la loi oblige l’employeur à organiser une visite médicale de reprise. Cette visite doit intervenir dans un délai maximum de 8 jours à compter du retour du salarié. La visite médicale de reprise est obligatoire si :
- Le salarié revient d’un arrêt pour maladie professionnelle.
- Le salarié était en arrêt de travail d’au moins 30 jours pour accident du travail.
- Le salarié était en arrêt d’au moins 60 jours pour maladie ou accident d’origine non professionnelle.
#2 Aménager les conditions de reprise du travail
Si le salarié est parfaitement apte à reprendre son activité à l’issue de son arrêt de travail, son contrat de travail reprend dans les conditions initiales. Si la visite médicale de reprise révèle des difficultés, l’employeur doit aménager les conditions de reprise conformément à l’avis du médecin.
Le médecin peut imposer :
- Un mi-temps thérapeutique : l’accord de l’employeur est requis, car cet aménagement du temps de travail peut nuire au bon fonctionnement l’entreprise. À défaut d’accord, le médecin émet un avis d’inaptitude. Dans ce cas, l’employeur doit reclasser le salarié.
- Un aménagement du poste de travail : contrairement au mi-temps thérapeutique, ce n’est pas le temps de travail qui est adapté mais les conditions du poste. Comme pour le mi-temps thérapeutique, l’accord de l’employeur est nécessaire.
- Le reclassement du salarié inapte : l’inaptitude est obligatoirement constatée par un médecin du travail. Dans ce cas, l’employeur a l’obligation de rechercher un poste dans l’entreprise qui est adapté à l’état de santé du salarié.
L’employeur peut-il licencier un salarié à son retour d’arrêt de travail ?
Le retour à l’emploi du salarié en arrêt de travail est garanti. C’est-à-dire que le salarié ne peut en aucun cas être licencié en raison de son absence ou de son état de santé. Deux situations néanmoins autorisent l’employeur à envisager le licenciement du salarié au retour de son arrêt de travail.
Le licenciement pour inaptitude
Le reclassement du salarié inapte est parfois impossible. C’est le cas lorsque son état de santé lui interdit toute activité professionnelle, lorsque le salarié refuse la proposition de reclassement ou lorsque l’employeur justifie qu’aucun poste dans l’entreprise n’est adapté à l’état de santé du salarié inapte. L’employeur est alors autorisé à déclencher une procédure de licenciement pour inaptitude.
En cas de licenciement pour inaptitude d’origine professionnelle, l’employeur verse :
- Une indemnité spéciale, d’un montant égal au double de l’indemnité de licenciement.
- L’indemnité compensatrice de congés payés.
- L’indemnité compensatrice de préavis.
Le licenciement pour perturbation de l’entreprise
L’employeur peut licencier un salarié pour motif personnel, avant son retour d’arrêt de travail, si les 3 conditions légales sont remplies :
- Les arrêts de travail répétés ou prolongés du salarié désorganisent l’entreprise.
- L’employeur doit embaucher un salarié en CDI pour remplacer le salarié en arrêt de travail.
- Les arrêts de travail ne sont pas la conséquence du manquement de l’employeur à son obligation de sécurité.
Le salarié licencié pour motif personnel reçoit les indemnités légales : indemnité de licenciement, indemnité compensatrice de congés payés et indemnité compensatrice de préavis.
