Lorsqu’un travailleur signe un contrat de travail, et ce quelque soit le secteur d’activité, il s’engage à respecter certaines obligations comme celle d’être présent. Auquel cas, il doit fournir un motif d’absence au travail pertinent.
Si plusieurs types d’absences sont légalement acceptées, elles doivent cependant faire l’objet de motif valable et s’accompagner de justificatif.
Or, la frontière entre absence justifiée et absence injustifiée est telle que certains salariés n’hésitent pas à se jouer des règles et à trouver des parades.
Si des circonstances peuvent motiver l’absence d’un employé, il est essentiel pour ce dernier de produire un justificatif viable.
L’absence au travail : l’ennemi des employeurs
Selon le Baromètre Absentéisme 2022 publié par WTW, 31% des salariés français ayant au moins déposé un arrêt de travail en 2021.
Ainsi, la durée moyenne annuelle d’absence d’un salarié en 2021 est de 54 jours.
Ces chiffres en nette progression depuis 2017 prouvent que le travailleur français n’hésite pas à s’absenter, et ce, pas toujours de façon légitime.
Pour une majorité d’entreprises exerçant dans des domaines comme la restauration et l’hôtellerie, les absences de salariés peuvent générer de graves conséquences, surtout quand elles sont répétées et imprévues.
Réduction de la productivité, dégradation de l’ambiance de travail, pertes financières, augmentation de la charge de travail, désorganisation de l’entreprise… oui, l’absentéisme au travail est l’ennemi des employeurs, surtout quand elle est injustifiée
Motif d’absence au travail justifiée ou injustifiée ?
La première question à se poser quand un collaborateur n’est pas à son poste est de savoir si son manquement est motivé par une véritable raison.
En d’autres termes, est-ce une absence justifiée ou injustifiée ?
S’il est question de vacances, jours de congés, arrêt maladie ou encore congé de deuil, pas de souci, ce type d’absence est justifié et autorisé.
En revanche, celles non-prévues, sans autorisation préalable et/ou sans motif d’absence au travail valable sont considérées comme des absences injustifiées.
Bien évidemment, le salarié aura son mot à dire et devra justifier son absence.
Si cette dernière n’est pas recevable, l’employeur pourra prendre des mesures, allant du rappel à l’ordre au licenciement.
Le justificatif pour justifier un motif d’absence au travail : une obligation ?
Peu importe la raison de son absence, le salarié est dans l’obligation de la justifier.
Ainsi, il doit fournir les preuves qui ont motivé sa non-présence et ce, même pour une seule journée.
En effet, toute absence doit être justifiée, quelles qu’en soient la durée et la raison.
Malgré tout, dans certains cas particuliers, c’est au manager ou à l’employeur de juger comment réagir face à une absence injustifiée et de la recevabilité du justificatif d’absence.
Parfois, un peu de compréhension ne fait pas de mal.
D’ailleurs, il existe des accords d’entreprise ou des conventions collectives autorisant le collaborateur à un nombre de jours d’absence limités dans l’année sans qu’il n’ait à produire de justificatif.
Quel délai pour fournir un justificatif ?
Une fois l’absence constatée et avérée, le salarié dispose de 48 heures pour fournir un justificatif.
Quoiqu’il en soit, il devra à minima prévenir de son absence dans ce même délai par tous les moyens à sa disposition, tant à l’oral qu’à l’écrit (appel, mail, sms).
Si aucun justificatif n’a été délivré durant ses 48 heures, l’entreprise peut engager une procédure pour obtenir une justification et le cas échéant, envisager des sanctions.
En tant qu’employeur, sachez que vous disposez d’un délai de 2 mois pour réagir et engager une procédure de sanction disciplinaire.
Ce délai passé, vous ne pourrez plus rien faire et il y aura donc prescription.
Quels justificatifs doit fournir le salarié ?
Comme nous l’expliquions en amont, tout salarié doit obtenir l’accord de l’employeur pour pouvoir s’absenter.
Si un cas de force majeure survient, il devra donc justifier le motif de son absence au travail dans les 48h.
Ceci étant dit, quel justificatif doit fournir un collaborateur en cas d’absence hors congés payés type vacances ? Quelques réponses.
L’absence pour maladie
C’est l’une des plus répandues. Lors d’une absence pour maladie, vos salariés bénéficient d’un maintien de leur rémunération d’origine diverse grâce au congé maladie.
En fonction de la gravité de l’état de santé du salarié, la durée de l’arrêt de travail peut varier.
Quoiqu’il en soit, l’employé se doit d’avertir au plus vite l’employeur et fournir un certificat médical.
L’absence pour événement familial
Naissance, mariage, PACS ou encore décès d’un proche, un salarié est dans le droit de s’absenter de 1 à 7 jours lorsque ce type d’événement familial survient, voire plus si cela concerne le décès d’un enfant de moins de 25 ans.
Concernant les justificatifs, cela dépendra de l’absence concernée.
Cependant, toutes ces absences devront motiver la présentation de certificats (certificat de mariage, de décès, de naissance…) pour que l’absence soit justifiée.
L’absence accident de travail
L’absence pour accident du travail ou maladie professionnelle est également assez fréquente en entreprise.
Durant cette période, c’est la sécurité sociale qui se chargera d’indemniser le salarié lors de ce type de congés exceptionnels.
Ici, l’employé devra fournir un arrêt de travail légal et un certificat médical délivré par son médecin traitant.
En cas de prolongement de cet arrêt, il devra également vous envoyer une copie du document en question.
Le congé maternité
Les femmes salariées bénéficient, avant et après l’accouchement, d’un congé de maternité pendant lequel leur contrat de travail est suspendu.
Sa durée est déterminée en fonction du nombre d’enfants à charge et du nombre de naissances prévues.
L’employée doit vous informer en amont de sa grossesse, par courrier ou de façon orale en présentant :
- Un certificat médical attestant de la grossesse,
- les dates prévues du début et de fin du congé de maternité
- ainsi qu’une lettre précisant la date potentielle de son accouchement.
De votre côté, il vous faudra fournir l’attestation de salaire auprès de la CPAM.
L’absence pour enfant malade
Un salarié dont l’enfant est malade peut s’absenter et il peut donc bénéficier de trois jours d’absence par an ou d’un congé de présence parentale lors de laquelle son activité professionnelle est interrompue.
L’employé devra justifier de cette absence par la présentation d’un certificat médical attestant de l’état de santé de l’enfant concerné.
L’absence pour catastrophe naturelle
Le salarié absent pour cause de catastrophe naturelle ne peut être sanctionné car la loi parle ici de cas de force majeure.
Fortes chutes de neige, tempête, inondations… Il arrive parfois que les circonstances défavorables empêchent un salarié d’occuper son poste.
Dans les faits, il n’y a pas d’obligation légale de l’employeur de rémunérer l’employé absent par cas de force majeure.
Tout justificatif tangible et crédible pourra servir de preuve : photo de la rue enneigée, articles de presse, attestation de transporteur… Ici, la décision finale vous revient quant à la légitimité ou non de l’absence.
L’absence pour formation
Tout salarié peut, avec l’accord de l’entreprise, s’absenter pour assister à une formation afin d’obtenir une qualification ou d’acquérir de nouvelles compétences.
Au niveau des justificatifs, si la formation est délivrée dans le cadre de son emploi au sein de votre structure, vous serez le premier averti.
Le cas échéant, le collaborateur devra fournir tout document attestant du suivi de cette formation.
L’absence pour grève des transports
Cela arrive bien souvent que l’on ne l’imagine mais les grèves des transports communs peuvent empêcher un salarié de se rendre sur son lieu de travail.
Si de nombreux secteurs peuvent choisir le télétravail dans ce type de situation, certains postes ne peuvent être assumés qu’en présentiel, comme dans la restauration ou l’hôtellerie.
Il faut savoir que le salarié absent ne peut être tenu pour responsable et ne peut pas être sanctionné.
Si un justificatif est nécessaire, il pourra remettre une attestation de la compagnie de transport à son employeur.
Absence au travail et justificatif : c’est automatique ?
Encore une fois, si le code du travail a défini certaines normes concernant la viabilité des justificatifs, l’entreprise peut parfois fixer ses propres règles.
Le cas par cas s’impose souvent d’ailleurs.
Une personne absente pour un accident domestique peut par exemple fournir le devis de l’intervention d’un prestataire à son domicile comme justificatif.
C’est à vous de juger si ce dernier est recevable et d’aviser en conséquence.
Si le justificatif est la norme, l’employeur peut très bien, selon la situation, faire preuve de mansuétude.
En effet, il n’est pas rare qu’un salarié soit absent pour maladie sans fournir de justificatif.
Par exemple, il peut ne pas se sentir bien en se réveillant et prévenir son manager de sa non-venue au travail.
Dans la majorité des cas, si le salarié n’est absent qu’un jour ou deux, l’entreprise peut ne pas lui demander de justificatif, surtout si c’est un employé sérieux et peu coutumier du fait.
Bien entendu, c’est à vous en tant qu’employeur de fixer des limites et de juger la situation. Le plus important est de savoir être indulgent mais pas trop laxiste.
Que faire si pas de justificatif en cas d’absence injustifiée ?
Toute absence non justifiée en entreprise doit être sanctionnée pour éviter les cas de récidive.
Au risque de se répéter, il est primordial d’échanger avec le collaborateur absent, de tout savoir de la situation qui a généré cette absence et ne pas agir dans la précipitation.
En effet, la procédure à engager en cas d’absence non-justifiée peut-être lourde, tant dans son processus que dans ses conséquences.
Avertissement, blâme, mise à pied, retenue sur salaire et même licenciement peuvent être envisagés en cas d’absence injustifiée, à plus forte raison si c’est un phénomène récurrent et fortement pénalisant pour l’entreprise.
Mais avant la mise en demeure et l’application de sanctions disciplinaires, n’hésitez pas à convoquer le salarié fautif pour un entretien complet.
Cela pourra vous mener à une introspection sur votre culture d’entreprise et peut-être les choses à améliorer au sein de votre société.
Comment traiter de façon optimale les absences ?
Face aux absences de vos employés, il est facile de s’y perdre.
Heureusement, il existe des solutions pour mieux vous organiser et gagner en productivité grâce au logiciel de gestion des congés et absences.
Avec une solution comme celle proposée par Factorial, vos salariés peuvent gérer leurs absences et faire leur demande directement via le logiciel.
Surtout, ils peuvent envoyer leur justificatif en quelques clics et vous n’avez plus à leur courir après pour les obtenir.
En un coup d’œil, vous pourrez voir qui est absent et le motif d’absence au travail. Ainsi, vous pourrez réorganiser vos équipes en fonction de vos plannings et besoins. Si l’absence au travail peut s’avérer un véritable casse-tête, elle ne le sera pas pour vous.
