Pour les entreprises, c’est un fléau. L’absentéisme au travail peut vite devenir un calvaire pour les employeurs, surtout quand il s’agit d’une absence injustifiée et même répétitive.
D’après le Baromètre Absentéisme publié par WTW, le taux d’absentéisme a augmenté de 37% entre 2017 et 2021 au sein des entreprises françaises.
Il est souvent difficile de savoir comment réagir face aux absences injustifiées des employés.
Ils ne mesurent pas, dans la majorité des cas, les conséquences de leurs actes sur la santé de l’entreprise.
On se penche sur le sujet et vous explique comment agir dans une telle situation.
Table des matières
L’absence injustifiée, c’est quoi ?
Au cours de sa vie professionnelle, un salarié a le droit à la déconnexion et aux absences.
Vacances, jours de congés, maladie… Si la plupart du temps, ces moments “ off “ sont autorisés et justifiés, d’autres ne le sont pas.
C’est le cas de l’absence injustifiée qui se caractérise par la non-présence d’un salarié sur son lieu de travail sans autorisation préalable et/ou sans motif valable.
Pour être absent ou ne pas être à son poste, il faut l’autorisation de l’employeur ou que ce manquement soit stipulé dans le contrat de travail.
Or, il arrive très souvent qu’un collaborateur pratique l’absentéisme au travail, sans prévenir et sans aucune raison valable.
Si l’employé à n’a pas eu le temps de prévenir son manager, il devra alors justifier son absence sous peine que cette dernière soit considérée comme injustifiée.
À NOTER : Tous les justificatifs ne sont pas recevables. Si certains sont officiels comme ceux délivrés par l’assurance maladie, d’autres pourront être sujets à l’appréciation de l’employeur concernant leur viabilité.
L’absence injustifiée : Pourquoi ?
Nous sommes tous différents. Nous n’avons pas la même façon de gérer la pression et de supporter les aléas capricieux de la vie, qu’elle soit personnelle ou professionnelle.
Et pour certains d’entre nous, cela peut avoir des répercussions sur notre travail. Et ainsi provoquer une envie de ne pas se rendre au bureau.
Si l’absentéisme peut provenir de motifs valables comme la maladie, un événement heureux ou le décès d‘un proche, les absences injustifiées sont à prendre en compte.
Elles peuvent avoir plusieurs explications mais sont fréquemment liées au ressenti de chacun.
Une mauvaise ambiance au travail, des objectifs trop difficiles à atteindre ou au contraire peu challengeants, la fatigue, le stress, le burn out, le manque de motivation
Bref, les facteurs menant à l’absence injustifiée sont nombreux et relèvent bien souvent de la dimension psychologique.
Et même s’ils existent certains salariés pour jouer avec les règles et pratiquer « l’absence de confort », il est toujours intéressant de creuser pour connaître ce qui a poussé tel ou tel salarié à sécher le travail.
Quelles conséquences pour l’entreprise ?
Quand elles sont répétées, les absences injustifiées peuvent avoir de redoutables conséquences sur la vie de l’entreprise.
Surtout, elles peuvent se révéler pénalisantes pour l’employeur quand ces absences concernent des postes-clés et/ou à fortes responsabilités.
L’absentéisme, et à plus forte raison l’absentéisme injustifiée, peut provoquer plusieurs dommages pour l’entreprise comme :
- L’affaiblissement de la productivité et des performances des salariés (retard, manque de moyens, qualité du travail amoindri, service client dégradé…) ;
- La dégradation de l’ambiance au travail car plus de travail pour les uns et tout autant de frustration pour les autres générant ainsi des tensions au sein des services ;
- L’augmentation de la charge de travail car les équipes doivent compenser l’absence de leur collègue et s’acquitter de ses tâches ;
- La désorganisation de l’entreprise dû à l’absence d’un maillon de la chaîne qui peut tout dérégler et ralentir les process ;
- La perte financière car les absences des employés ont un coût pour l’entreprise surtout avec une productivité réduite ;
- Le déclin de la marque employeur et la remise en question de la culture d’entreprise.
Les absences injustifiées ont parfois des répercussions catastrophiques sur les sociétés, encore plus quand ces dernières exercent dans des secteurs d’activité particuliers comme l’hôtellerie ou la restauration.
Comment réagir face à une absence injustifiée au travail ?
En tant que manager ou employeur, vous pouvez être confronté à un cas d’absence injustifié (si ce n’est pas déjà arrivé).
Dans une telle situation, il n’est pas toujours aisé de savoir comment réagir. Voici quelques actions à mettre en place quand cela se produit.
Ne pas agir dans la précipitation
Le management est affaire de sang froid et de prise de recul. Si l’un de vos collaborateurs est absent sans raison apparente, nul besoin de remuer ciel et terre.
Pas de panique ! Les raisons de cette absence peuvent être nombreuses et cela peut arriver à tout le monde.
N’oubliez pas que le salarié a 48h pour envoyer son justificatif. Ainsi, n’agissez pas dans la précipitation et laissez un peu de temps à l’employé pour faire connaître le motif de son absence.
Recueillir les informations nécessaires
Mieux vaut agir que guérir. Si le salarié auteur d’une absence injustifié ne s’est pas manifesté, à vous de recueillir les informations nécessaires concernant cette situation.
Dans une entreprise, les infos peuvent mettre du temps à remonter et il est parfois indispensable d’aller à la pêche aux informations.
Faites en sorte de connaître la raison de l’absence injustifiée. Le fautif peut voir avoir envoyé un mail ou un message et si ce n’est pas le cas, pensez à interroger ses collègues ou le responsable direct (si ce n’est pas vous) pour en savoir plus.
Contacter le salarié absent
Une fois tous les éléments utiles obtenues, il convient de demander au salarié absent des explications.
Cela peut se faire par :
- Courrier (lettre recommandée avec accusé de réception),
- par mail,
- ou de façon moins conventionnelle par téléphone si vous entretenez de bonnes relations avec collaborateur-responsable.
L’objectif de cet échange n’est pas de mettre la pression sur l’employé mais bien de connaître, de comprendre les raisons de son absence injustifiée.
Mettre en demeure l’employé
Lorsque les 48 heures de délai ont été dépassées et qu’aucune justification n’a été apportée par le salarié, c’est le moment d’agir et vite.
L’employeur doit envoyer un courrier de mise en demeure avec accusé de réception afin que ce dernier justifie son absence et/ou reprenne son poste, sous peine de sanctions.
Il faut savoir que le simple fait de ne pas justifier d’une absence est un manquement aux obligations d’un travailleur et un non-respect du contrat de travail.
L’objectif est de lui faire comprendre que la situation est grave et que son silence peur lui coûter cher.
Analyser et sanctionner
Une fois la mise en demeure transmise, la réponse du fautif sera attendue. Dans ce cas, 3 cas de figure peuvent se présenter :
- Le salarié a repris son poste et a envoyé un justificatif : C’est le happy end ! L’employé est sorti de son silence et a réagi à la mise en demeure. Cependant, il conviendra de le sanctionner pour ses manquements (blâme ou avertissement) ;
- Le salarié a repris son poste mais n’a pas envoyé de justificatif : Ici, la situation se complexifie. S’il est de retour au travail et qu’il n’a pas justifié son absence, il va falloir tirer les choses au clair. Convoquez-le pour avoir des explications et décidez de la sanction la plus adéquate ;
- Le salarié n’a pas repris son poste : C’est malheureusement le cas le plus fréquent. Une partie des employés qui ne répondent pas à ces injonctions veulent simplement quitter l’entreprise. Leur objectif est de pouvoir bénéficier de l’allocation chômage sans démissionner.
En fonction de la situation et du profil du salarié, il existe tout un panel de sanctions.
Cela va du simple blâme au licenciement en passant par la mise à pied temporaire.
Bien évidemment, si l’employé est coutumier du fait ou s’il n’a pas produit de justificatif solide, il faudra probablement vous séparer de lui.
Quelles solutions pour réduire les absences injustifiées ?
À l’exception des employés qui veulent quitter votre société et ceux qui raffolent des jours de congés gratuits, les salariés pratiquant l’absence injustifiée ont souvent une bonne raison (du moins, de leur point de vue).
Fort heureusement, il existe quelques pratiques pour réduire cet absentéisme :
- Rester à l’écoute : C’est tout simplement essentiel ! Il est de votre devoir de manager d’être à l’écoute de vos salariés. Vous pourrez mieux connaître leur état d’esprit, leur moral et leur opinion sur leurs conditions de travail ;
- Favoriser le bien-être au travail : Il est assez fréquent que les employés adeptes de l’absence injustifiée soient dans un état de mal-être chronique. Mettez l’accès sur le bonheur au travail et implantez un environnement de travail épanouissant ;
- Motiver le personnel : Pensez à la carrière de vos collaborateurs et jouez la carte de la motivation. Avec des objectifs atteignables, des incentives challengeants et un plan de carrière sur-mesure, vous pouvez faire la différence ! ;
- Appliquer les règles : C’est un peu le choix du bâton mais c’est pourtant nécessaire. Vos équipes doivent savoir que les absences injustifiées ne sont pas tolérées et qu’elle seront sanctionnées si trop régulières ;
- Répartir équitablement les tâches : Attention à la charge de travail et au burn out ! Le stress et le surmenage poussent les employés à abandonner le navire. Ils sont fréquemment causés par du travail en trop grande quantité.
Il est possible de constituer un véritable plan d’actions face aux absences injustifiées.
Le plus important est d’impliquer au maximum vos collaborateurs afin de comprendre les raisons de leurs manquements.
