Selon le baromètre annuel sur l’absentéisme réalisé par Malakoff Humanis, 38 % des salariés se sont retrouvés en arrêt maladie sur l’année 2021. Lors de ces absences, les employés peuvent percevoir leur paie et vous, bénéficier de la subrogation de salaire.
En cas de maladie, accident du travail, accident professionnel ou congé maladie, l’employeur est dans l’obligation de maintenir tout ou partie du salaire du collaborateur concerné.
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Mais qu’est-ce que la subrogation de salaire et comment cela fonctionne ? Est-ce obligatoire ? Quand et comment s’applique-t-elle ? Explications.
Table des matières
La subrogation de salaire
Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail ou en congé maladie, la subrogation de salaire permet à l’entreprise de percevoir les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) à sa place.
La société peut donc en bénéficier si la rémunération de l’employé est maintenue totalement ou partiellement. En temps normal, les IJSS sont versées au salarié mais dans cette situation, vous pouvez demander à les percevoir vous-même.
Cette opération offre à l’employeur la possibilité de verser en une seule fois le salaire maintenu avec les IJ auxquelles l’employé a droit. Vous pourrez ensuite vous faire rembourser par la CPAM le montant correspondant à ces indemnités.
Est-ce que la subrogation est obligatoire ?
Non, la subrogation de salaire n’est pas obligatoire. Dans certains cas, il arrive que le collaborateur profite du maintien de salaire et perçoit en parallèle les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale.
Dans une telle situation, le montant de l’indemnité complémentaire est calculé après déduction des IJSS perçues.
Quand s’applique la subrogation de salaire ?
1 an d’ancienneté au premier jour de l’arrêt de travail, être pris en charge par la Sécurité sociale avec soins en France ou dans l’un des États de l’Union européenne et il doit également faire parvenir un certificat médical d’arrêt de travail sous 48 heures.
Pour que la subrogation de salaire soit effective, certaines conditions doivent être remplies selon le Code de la Sécurité Sociale (article R. 323-11 :
- Le salarié en arrêt de travail doit continuer à être payé par son employeur, totalement ou partiellement, et il doit être indemnisé par la Sécurité sociale ;
- Le maintien de salaire doit être au moins égal au montant des indemnités journalières de Sécurité sociale perçues par le salarié durant l’arrêt.
Si pour une raison ou une autre, l’une de ces deux conditions ne peut être assumée, l’accord du salarié est nécessaire pour mettre en place la subrogation de salaire. Aussi, si les IJSS sont supérieures au salaire maintenu, la différence devra être reversée à l’employé.
BONUS : Regardez cette vidéo pour tout savoir sur les formalités et les démarches à faire en cas d’arrêt de travail de vos collaborateurs.
Comment ça fonctionne ?
Pour que votre entreprise puisse appliquer la subrogation de salaire, il y a quelques étapes et principes à respecter.
La demande de subrogation à l’Assurance Maladie
En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de faire la demande de subrogation de salaire. Pour cela il faut vous adresser à l’Assurance Maladie lors du signalement de l’arrêt de travail d’un collaborateur.
La demande de subrogation se fait donc via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Il suffit de compléter l’encadré « Subrogation »ou « Demande de subrogation en cas de maintien de salaire » en indiquant les informations nécessaires.
Les dates de subrogation
C’est une étape essentielle au bon remplissage d’une demande de subrogation de salaires. En effet, il est primordial d’indiquer les dates de l’arrêt de travail et la date de fin de l’obligation de maintien de salaire.
Les dates de subrogation concernant les IJSS perçues sont définies par rapport aux dates de maintien total ou partiel de salaire, en fonction des dispositions légales et/ou de la convention collective de l’entreprise.
Une fois la période de maintien de salaire terminée, les indemnités journalières sont directement payées à l’employé et la subrogation disparaît.
Le versement des indemnités journalières
Si tout est en ordre, la Sécurité Sociale devra vous verser les IJSS correspondantes. Les indemnités journalières dues à votre salarié vous seront directement adressées par sa caisse primaire d’assurance maladie.
Elles sont versées tous les 14 jours en moyenne, sans que vous ayez à réaliser toute autre formalité.
Le décompte IJSS
Vous pourrez facilement vérifier l’exactitude du montant et le bon versement des indemnités journalières grâce au décompte IJSS. En cas d’erreur ou d’absence de paiement, votre service paie devrait se rapprocher de la CPAM du salarié. Afin de se décharger de ces tâches administratives, certains employeurs préfèrent ne pas mettre en place la subrogation de salaire.
Comment gérer la subrogation de salaire en paie ?
L’absentéisme en entreprise peut parfois avoir des conséquences dramatiques pour une entreprise. La subrogation de salaire vous permet de percevoir les IJSS de vos salariés et facilite les versements de maintien de salaire.
Ces indemnités doivent absolument être saisies en paie puisqu’il faut déduire le montant brut de l’indemnité complémentaire versée par l’employeur et ainsi reverser au salarié le montant net des IJSS, en même temps que son salaire maintenu.
Sur le bulletin de paie, ces opérations doivent clairement apparaître. En cas de maintien de salaire, il faudra calculer la différence de cotisations entre les IJSS et le salaire, afin d’appliquer ce qu’on appelle la garantie ou l’ajustement du net,en raison de taux de cotisation différents.
Si l’employeur pratique la subrogation, les indemnités journalières devront aussi être indiquées sur le bulletin de salaire. Notons également que le salaire maintenu ne peut pas être inférieur aux indemnités journalières et ce, même si le collaborateur est à temps partiel.
Pour gérer les éléments variables de paie, il est souvent préconisé de doter vos services d’un logiciel SIRH de qualité.
Quels avantages avec la subrogation de salaire ?
La subrogation de salaire présente quelques avantages au profit du salarié mais également du vôtre. Dans un premier temps, la subrogation évite les écarts de paiement entre les indemnités journalières et le complément de salaire. Ils ne se sentent donc pas pénalisés puisqu’ils profitent d’une continuité de paiement et d’un paiement en une seule fois.
Ensuite, la subrogation évite les erreurs de calcul. Elle assure une exactitude grâce aux données fournies par l’Assurance Maladie. Et si une erreur existe, elle est facilement rectifiable grâce au décompte IJSS.
Enfin, elle simplifie largement votre gestion comptable. Une fois les indemnités perçues, il vous suffit de verser le salaire du collaborateur directement. Et avec les nombreux outils permettant d’automatiser les tâches RH, tout est encore plus simple.
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