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Taux d’absentéisme : calculer pour mieux maîtriser

Comme à l’école, certains salariés peuvent sécher le travail, pour de bonnes et mauvaises raisons. Un taux d’absentéisme trop élevé au sein d’une entreprise peut avoir des répercussions diverses et variées. 

Sujet souvent très sensible, il est cependant un indicateur clé dans le tableau de bord RH. D’ailleurs, le calculer permet de mieux le maîtriser et de réduire son impact sur votre business. C’est aussi un excellent baromètre de la qualité du climat social dans l’entreprise.

Les DRH et les directeurs financiers ont tout intérêt à suivre cet indicateur de près.

Mais comment l’évaluer exactement ? Pourquoi est-il si important ? Comment le contrôler et le réduire ? Factorial vous éclaire.

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L’absentéisme, ça correspond à quoi ?

L’absentéisme concerne le fait d‘être absent de manière répétée ou systématique du lieu de travail. Bien souvent, ce type d’absence n’est pas justifié ou l’est de façon invérifiable.

Il faut savoir que l’absentéisme concerne de nombreuses sociétés et entraîne dans son sillage de nombreuses répercussions, qu’elles soient économiques ou sociales. 

Cependant, toutes les absences ne sont pas de l’absentéisme. Certaines sont prévisibles par leur régularité et leur conformité avec le code du travail.

Ces manquements de certains salariés sont des indicateurs à prendre en compte. En effet, ils sont parfois représentatifs du mal être de ces employés qui préfèrent ne pas venir travailler.

Surveiller le taux d’absentéisme sera primordial pour votre entreprise et votre rentabilité. Avec le big data et les nombreuses données disponibles, le calculer précisément vous permettra d’anticiper les prochaines actions managériales à mettre en place.

Comment calculer le taux d’absentéisme ?

Comme il est possible de le quantifier, il existe une formule pour estimer le taux d’absentéisme :

(Nombre d’heures d’absence sur la période / nombre d’heures travaillés en théorie sur la période) x 100

Exemple : dans une entreprise de 53 salariés à temps complet, soit 7 heures par jour, on recense sur un mois, 8 jours d’absence.

Le nombre d’heures d’absence est donc : 7 heures x 8 jours d’absence = 56 heures.

En théorie, on dénombre 20 jours jours travaillés x 7 heures x 53 salariés = 7420 heures

Calcul du taux d’absentéisme = (56 / 7420) x 100 = 0,75%.

Il est recommandé de calculer le taux d’absentéisme sur différentes périodicités afin de mieux l’analyser. Par exemple, un nombre d’absences plus élevé durant les mois d’hiver que le reste de l’année sera à mettre en perspective avec les virus circulant à cette période.

Aussi, pour donner plus de sens aux chiffres, il est préconisé de compter en fonction des types d’absence (arrêts maladie, événement familial, accident du travail…) et des critères liés aux salariés (qualification, ancienneté, âge…).

Quels types d’absence à prendre en compte pour connaître le taux d’absentéisme

Tout d’abord, il convient d’opérer une distinction entre les absences injustifiées et justifiées. Certaines de ces dernières ne peuvent être prises en considération dans l’évaluation du taux d’absentéisme car elles sont autorisées.

C’est pour cela que la formule de ce calcul n’est pas la même pour toutes les sociétés. Les absences considérées peuvent être différentes d’une entité à une autre. 

Celles programmées comme les congés payés, maternité, paternité et pour formation sont fréquemment exclues de ces estimations tout comme celles lors de grèves du personnel.

Ainsi, les absences ou arrêts de travail que vous pourrez comptabiliser pour chiffrer votre taux d’absentéisme sont :

  • Accidents de travail et de trajet ;
  • Absences injustifiées ou mal motivées ;
  • Maladies professionnelles ;
  • Congés maladie de courte durée (moins de 10 jours) ;
  • Congés pour événements familiaux ;
  • (si pertinent) congés de grossesse et de maternité.

Selon la taille de votre entreprise et la nature de vos salariés, les indicateurs pour calculer le taux d’absentéisme seront à adapter.

absence du bureau

Pourquoi calculer le taux d’absentéisme ?

Évaluer le taux d’absentéisme est une bonne pratique à mettre en place pour votre stratégie RH et celle de votre société.

En voici les raisons.

1- Analyser des données précises

Mesurer, c’est savoir ! Le taux d’absentéisme est très utile pour recueillir de nombreuses informations sur vos employés et leur présence au bureau.

Nombre de jours d’absences et leurs motif, type d’absence, taux de présentialité… toutes ces données pourront aider votre équipe des ressources humaines à gérer le temps de travail de vos collaborateurs.

Surtout, ces éléments vous offrent la possibilité de mieux connaître votre organisation et d’analyser différentes statistiques concernant le taux d’absentéisme de vos effectifs.

2- Mesurer les coûts directs pour l’entreprise

Selon une étude réalisée par l’institut Sapiens en 2018, le coût de l’absentéisme au travail s’élèverait à 107,9 milliards d’euros par an en France, soit 4,7 % du PIB “. Un chiffre colossal qui illustre à quel point les absences répétées et non maîtrisées des employés peuvent coûter cher. 

Avec la crise sanitaire, le coût risque encore d’augmenter quand on sait que « 38% des salariés se sont vu prescrire un arrêt de travail en 2021 contre 36% en 2020 ».

L’absentéisme génère des coûts directs assez simples à estimer. Le montant des salaires bruts et des cotisations sociales est à payer, et ce même si le collaborateur n’est pas présent. Cela fait notamment partie des obligations de l’employeur.

Ces coûts sont considérés comme des dépenses inutiles et sont un véritable manque à gagner pour l’employeur compte tenu de l’absence du salarié qui ne peut assumer son rôle.

L’absentéisme maladie a augmenté de 6 points dans les TPE-PME et concerne aujourd’hui 39% des entreprises de moins de 250 salariés – Chiffre issu des résultats 2021 du Baromètre annuel Absentéisme Maladie de Malakoff Humanis

3- Connaître les coûts indirects pour l’entreprise

Des coûts indirects et cachés sont les conséquences de l’absentéisme :

  • Le coût de remplacement : Remplacer une personne absente génère des frais surtout quand il faut faire appel à un élément extérieur à l’entreprise :
  • Le coût de gestion : Gérer les absences des uns et des autres demandent à vos services RH du temps de travail en plus et donc des pertes financières ;
  • Les coûts liés aux difficultés organisationnelles : La non-présence d’un employé provoque des dysfonctionnements dans le service ;
  • Les coûts d’improductivité : Les personnes remplaçant le salarié absent devront être formées sur le poste et seront bien moins productives. La productivité et la performance de l’entreprise baissent à cause de retard, manque de qualité, un service client négligé… ;
  • Les coûts sociaux : La charge de travail étant augmentée pour les collaborateurs désignés pour assumer les missions de l’employé absent peut entraîner des tensions entre les équipes. Elle peut aussi affecter la motivation des autres salariés.

4- Suivre un indicateur de climat interne

Les chiffres de l’absentéisme ont pour vocation de mettre en lumière les problèmes chez les travailleurs ou au sein de l’organisation

En effet, un salarié trop souvent absent est généralement signe d’un mal être. Un collaborateur pas épanoui ou malheureux ne sera plus productif et n’aura plus envie de se présenter sur les lieux de son travail. Le bien-être au travail est vital.

Aussi, un taux d’absentéisme est parfois plus élevé dans un service qu’un autre. Bien souvent, cela est lié à une mauvaise ambiance ou une charge de travail trop importante. 

Grâce aux chiffres obtenus, vous aurez la possibilité d’en savoir plus sur le climat qui règne au sein de votre structure.

tableau de bord rh

Calculer pour maîtriser l’absentéisme 

Le taux d’absentéisme n’est pas qu’un simple indicateur RH ou KPI RH mais bien révélateur de la santé mentale de vos équipes. En prenant connaissance de ces statistiques vous pourrez exécuter des actions pour le limiter.

Il est essentiel de posséder une véritable politique RH. Elle constitue le socle de toute entreprise pour créer les conditions de travail propices à l’épanouissement du personnel.

En calculant votre taux d’absentéisme, vous avez donc la possibilité de prendre des mesures pour améliorer le quotidien de vos employés

Réduire le temps de travail ? Améliorer les outils ? Mettre en place des événements internes ? Accorder plus de droit à la déconnexion ? Les solutions sont nombreuses et seront à déployer en fonction des situations.

Cela vous permet également d’anticiper et de prévoir vos prochaines actions. Certaines périodes de l’année sont plus propices aux absences.

 

Ainsi, en analysant le taux d’absentéisme de votre société, vous le maîtrisez plus facilement et évitez les mauvaises surprises.

 

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