Moment clé dans la carrière d’un(e) employé(e), l’entretien annuel d’évaluation n’est pas une tâche facile ! Exercice qui peut s’avérer périlleux, il se doit d’être préparé en amont et correctement exécuté pour être significatif.
Rigueur, honnêteté et transparence devront être de mise pour obtenir des données justes et exploitables. Pour que vous puissiez y voir plus clair, Factorial vous en dit plus sur cette étape professionnelle et vous présente un exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli.
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Table des matières
L’entretien annuel d’évaluation, c’est quoi ?
L’entretien annuel d’évaluation, ou plus simplement entretien annuel, est un moment d’échange entre l’employeur et le salarié afin de faire le bilan des performances de l’employé(e) ainsi que de mesurer ses compétences et son évolution.
Si le Code du travail ne le rend pas obligatoire, il peut l’être via une convention collective interne à l’entreprise. L’employeur se doit donc de le mettre en place en respectant les conditions d’évaluation prévues.
Comme son nom l’indique, l’entretien annuel d’évaluation a lieu une fois par an mais peut très bien être réalisé tous les 6 mois. Il se déroule généralement de manière individuel et doit reposer sur la collaboration plus qu’une évaluation à proprement parler.
Comment préparer l’entretien annuel d’évaluation ?
Pour qu’il soit réussi, l’entretien annuel d’évaluation doit absolument être préparé en amont. C’est un moment d’échange important qui ne peut être négligé.
Dans un premier temps, l’employeur doit informer le collaborateur ou la collaboratrice de la tenue de cet entretien par l’envoi d’une convocation. Les méthodes et techniques d’évaluation professionnelle devront y être détaillées ainsi que les points qui seront abordés afin que le ou la salarié(e) puisse se préparer.
L’employeur ou le manager devra préparer sa trame d’entretien avec notamment la préparation d’une liste de questions à poser au salarié. De son côté, l’employé pourra en faire de même.
Il est également recommandé de préparer une grille d’entretien afin d’extraire des données objectives, données qui devront rester confidentielles. Le mieux est encore de voir un exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli pour vous guider.
Exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli
Vous avez donc pu préparer votre entretien et le jour J approche. L’entretien annuel d’évaluation s’organise généralement autour de 3 étapes : le bilan de l’année qui vient de passer, l’évaluation des objectifs et des compétences et enfin, une projection sur l’année à venir.
Voici un exemple détaillé d’un entretien annuel d’évaluation réussi.
Le bilan de l’année écoulée
L’entretien annuel d’évaluation s’intéresse tout particulièrement à l’année qui vient de s’écouler puisqu’il s’agit avant tout de réaliser un bilan. Plusieurs questions pourront par exemple être posées pour en savoir un peu plus.
Question 1 : Êtes-vous satisfait(e) de l’ambiance générale de l’entreprise ?
Alors qu’elle pourrait paraître anodine, cette question est capitale, surtout avec les nouvelles générations de travailleurs et travailleuses qui accordent beaucoup d’importance à ce genre de détails.
L’interrogé(e) pourra répondre selon un barème établi : très satisfait(e), satisfait(e), neutre, peu satisfait(e) ou pas du tout satisfait(e).
Bien évidemment, l’employé(e) devra expliquer sa réponse et détailler son ressenti, à plus forte raison si le retour est plutôt négatif. L’objectif est de comprendre la raison du malaise et d’instaurer le dialogue pour ensuite trouver une solution adéquate.
Question 2 : Quelles sont vos principales satisfactions relatives à l’année écoulée ?
Ici, le ou la salarié(e) pourra revenir sur quelques événements clés de l’année passée et illustrer son propos par des exemples concrets. Les réponses peuvent être nombreuses et dépendent du poste occupé :
- Un projet bouclé avec succès,
- le développement de compétences,
- un nouveau poste,
- plus de responsabilités
- ou une formation accomplie…
Le but est de connaître les réalisations positives de l’employé(e) et ce que ces accomplissement lui ont apporté.
Question 3 : Quelles sont les principales difficultés que vous avez rencontrées cette année ?
Après le rayon des satisfactions vient celui des déceptions. Il est primordial d’en savoir un peu plus sur les difficultés qu’aurait pu rencontrer le collaborateur ou la collaboratrice durant l’année concernée.
En effet, le parcours professionnel de tout individu s’accompagne de hauts et de bas. L’entretien annuel d’évaluation est le moment idéal pour discuter des éventuels problèmes vécus.
Difficultés d’adaptation, changement significatif au sein de l’entreprise, échec sur un projet, outils et/ou compétences manquantes, événement personnel ayant impacté son travail… l’employé(e) devra être le plus concret possible et pouvoir s’exprimer librement.
Question 4 : Quel est votre degré de satisfaction sur les éléments suivants ?
Cette question est elle aussi une étape essentielle de l’évaluation car elle permet de savoir précisément quels sont les domaines apportant satisfaction ou frustrations à votre interlocuteur(trice).
Un barème de notes allant de 1 à 5 est ici préconisé sur des sujets variés comme la reconnaissance au travail, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, les missions proposées ou encore le développement professionnel. Vous pouvez ajouter autant de thèmes que vous jugez nécessaires.
Une nouvelle fois, n’hésitez pas à en savoir plus si les feedbacks sont plutôt négatifs.
Question 5 : Comment évaluez-vous votre engagement au sein de l’entreprise ?
Avec cette question on creuse un peu plus et on essaie de savoir si le collaborateur ou la collaboratrice se sent impliqué(e) dans la vie de la société et surtout, à quel degré.
Comme toutes les questions de l’entretien annuel, la réponse doit être fermée et donnée selon un barème de satisfaction : Très bon, bon, neutre, faible et mauvais. Aussi, elle doit ouvrir le débat et la discussion.
Question 6 : Comment évaluez-vous votre charge de travail ?
L’idée ici est de définir si l’employé(e) estime sa charge de travail trop importante, normale voire même peu suffisante.
Comme cette interrogation amènera une réponse subjective, elle devra forcément être accompagnée d’explications. Le plus important est de connaître le ressenti du ou de la salarié(e) et si besoin, de prendre connaissance des difficultés qu’il ou elle rencontre.
L’évaluation des objectifs et compétences
Lors de ce bilan annuel, voici une partie qui est aussi d’une importance capitale puisque l’on s’attarde sur les objectifs de l’employé(e) et des compétences qu’il a pu acquérir ou non.
Question 1 : Avez-vous réussi à atteindre vos objectifs de l’année passée ?
La grande majorité des postes au sein d’une entreprise s’accompagnent d’objectifs à atteindre. Le ou la manager pourra imaginer une grille reprenant le taux de complétion pour chaque objectif qui sera listé et les commentaires associés à côté.
On abordera entre autres :
- L’excellence du travail du ou de la salarié(e),
- les objectifs qui lui restent à accomplir
- ou encore ceux qu’il ou elle n’est pas parvenu(e) à atteindre.
L’objectivité doit être de mise. Il est d’ailleurs conseillé de s’appuyer sur des chiffres et données concrètes pour un meilleur résultat.
Question 2 : Quels éléments ont favorisé ou freiné l’atteinte de ces objectifs ?
Encouragez le collaborateur ou la collaboratrice à s’exprimer pleinement, objectif après objectif, que l’issue soit positive ou négative.
L’entretien annuel d’évaluation repose sur la transparence. Le climat instauré doit inciter l’employé(e) à jouer la carte de l’honnêteté. La non-atteinte d’objectif est lié à de nombreux critères et il est essentiel de connaître les obstacles rencontrées.
Bien entendu, on évoquera aussi les éléments qui ont permis l’atteinte d’objectifs comme la mise en place d’une formation adéquate, le développement d’une équipe ou la mise à disposition d’outils déterminants.
Question 3 : Quelles nouvelles compétences avez-vous acquises ou quelles sont celles que vous avez améliorées
Avec cette question, on rentre dans le vif du sujet. On essaie de définir concrètement les nouvelles compétences acquises et celles améliorées par le ou la salarié(e), qui devra d’ailleurs donner des exemples.
Dans cette partie, on pourra aussi évaluer le niveau de progression sur les compétences attendues sur le poste. Compétences transversales et techniques seront évoquées et la notation pourra se faire sur une échelle de 1 à 5.
À noter : Les compétences attendues doivent être connues de l’employé(e) dès sa prise de poste et ne doivent en aucun cas être une découverte lors de l’entretien.
La projection sur l’année à venir
Une fois le point sur l’année qui vient de se terminer effectué, il est temps de se projeter sur celle à venir.
Question 1 : Souhaitez-vous vous investir davantage sur d’autres projets ?
La capacité de projection d’un ou d’une salarié(e) dépend de nombreux facteurs. Cette question ne doit pas pour autant être ressentie comme un piège. Laissez-le ou la exprimer honnêtement son point de vue.
Ici, 2 cas de figure : l’employé(e) peut de lui-même énoncer des projets sur lesquels il aimerait travailler ou vous pouvez lui proposer une liste de projets qui pourraient l’intéresser.
Question 2 : Comment aimeriez-vous que votre carrière évolue, à plus ou moins long terme ?
Là encore, on essaie de déceler la place que souhaite occuper le collaborateur ou la collaboratrice au sein de l’entreprise. Il ou elle peut faire ainsi part de ses ambitions et de son plan de carrière.
Avoir plus de responsabilités, changer de poste ou progresser hiérarchiquement, il ou elle devra exprimer clairement ses désirs et comment est envisagé son avenir au sein de votre structure.
Question 3 : Quelles sont vos attentes vis-à-vis du management ?
L’entretien annuel d’évaluation ne porte pas uniquement sur l’employé(e). Il est aussi question de l’employeur et donc du management dans sa globalité.
A cette question, le ou la salarié(e) pourra évoquer des besoins spécifiques comme :
- Avoir plus de soutien sur un projet donné,
- plus de bienveillance,
- ou encore plus de feedback de la part du ou des manager(s).
Question 4 : Quels sont vos objectifs pour l’année à venir et de quoi avez-vous besoin pour les atteindre ?
Il est crucial pour le ou la salarié(e) de se fixer de nouveaux objectifs à atteindre. Cela lui permet de rester motivé(e) et donner du sens à son travail. Il ou elle devra donc détailler les objectifs qu’il veut atteindre et comment faire pour y parvenir.
L’employé(e) pourra alors évoquer les formations désirées et/ou les outils nécessaires à l’accomplissement de ses objectifs. De votre côté, n’hésitez pas à conseiller des formations que vous jugerez pertinentes pour son développement professionnel.
Lorsque l’entretien annuel d’évaluation arrive à sa fin, pensez à demander à votre interlocuteur ou interlocutrice si il ou elle désire aborder d’autre sujets ou formuler des remarques.
La trame proposée dans cet article vous permet de disposer d’une bonne base pour mener à bien cet échange. Mais il ne tient qu’à vous d’y ajouter d’autres questions et de personnaliser l’entretien annuel à votre guise, en fonction des profils rencontrés et de votre secteur d’activité.
Maintenant que vous avez un exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli, à vous de jouer !
