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La grille d’entretien individuel, un outil incontournable

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5 minutes de lecture
grille d'entretien individuel

Réaliser des entretiens réguliers au sein d’une entreprise permet de mieux connaître l’état d’esprit et les objectifs de l’année des salariés. La grille d’entretien s’avère être un outil indispensable pour enregistrer les résultats de ces entrevues.

C’est aussi un support efficace pour préparer un entretien, quel que soit son type. Il en existe d’ailleurs plusieurs types : entretien annuel d’évaluation, durant la période d’essai ou même d’offboarding, ces rencontres sont inévitables.

Nous vous en disons plus sur la grille d’entretien et ses usages.

logiciel rh

Une grille d’entretien, mais pour quoi faire ?

Une grille d’entretien est un document qui répertorie les questions posées et les sujets abordés lors d’une rencontre entre un manager et un collaborateur.

Il se prépare à l’avance et on y indique les informations apportées.

Il peut être papier ou dématérialisé, sur une feuille volante ou directement intégré à un logiciel de gestion des entretiens.

Son utilité est évidente : elle sert à évaluer précisément la situation d’un salarié au sein de l’entreprise.

Cette feuille de route contient les points à aborder et en fonction du type d’entretien, la remplir vous aidera à mieux cerner l’individu en face de vous.

Vous pourrez y ajouter ses retours, ses interrogations, ses ambitions et ses objectifs futurs à l’intérieur d’un seul et même document.

Aussi, la grille d’entretien offre la possibilité d’assurer un suivi de qualité.

Les informations qui y sont indiquées vous permettront ainsi qu’à vos collègues d’avoir une trace écrite de l’entrevue en cours et de celles réalisées dans le passé.

Comme le dossier du personnel, elle abrite des données essentielles sur vos salariés et l’évolution de leur carrière.

Enfin, la grille d’entretien est un outil efficace pour standardiser tout type d’entretien.

Façonnée selon une trame, inscrite dans un cadre bien précis, elle évite la subjectivité et garantit des éléments de valeur et objectifs.

Des listes de questions pour tous les types d’entretiens

Les entretiens en entreprise sont des événements importants qui interviennent à plusieurs étapes de la carrière d’un collaborateur.

Ils guideront, marqueront et feront évoluer sa trajectoire au sein d’une société. La grille d’entretien devrait alors être adaptée à chaque situation.

La grille d’entretien et la période d’essai

On oublie souvent combien la période d’essai peut être un moment stressant pour un employé. Pourtant, nous sommes tous (ou presque) passés par là ! 

Dans un premier temps, proposer un entretien à la moitié de la période d’essai permettra de faire le point et surtout, de corriger certains aspects si besoin.

Le feedback du salarié sera essentiel et il conviendra d’accorder une attention particulière à son état d’esprit.

D’ailleurs, pensez au rapport d’étonnement qui vous permet d’avoir de précieux retours de votre nouvelle recrue sur l’entreprise comme sur l’organisation du travail.

Une seconde entrevue, en fin de période d’essai, sera également organisée mais celle-ci aura plus vocation à valider ou non la prise de poste définitive de l’employé.

Quelles informations peut contenir la grille d’évaluation ?

  • Le salarié se sent-il en phase avec ses missions ? ;
  • Comment se passe son intégration ? ;
  • Le poste lui convient-il ? ;
  • Souhaite-t-il continuer ou non sa période d’essai ? ;
  • A-t-il des remarques ou des questions ? ;
  • Etc ;

La grille d’entretien individuel annuel

L’entretien annuel est un incontournable. Ce rendez-vous est idéal pour dresser le bilan de l’année écoulée et connaître le ressenti du salarié par rapport à son travail et votre entreprise.

Ne pas le confondre avec l’entretien professionnel à réaliser tous les deux ans qui lui est obligatoire depuis 2014

On passe en revue les objectifs atteints (ou non) et ceux à venir, on aborde les performances, on évoque les aspects à améliorer et surtout, on se projette sur les échéances à venir.

C’est un moment privilégié où employé et employeur se retrouvent pour faire le point.

Quelles informations peut contenir la grille d’évaluation du personnel ?

  • Performances ;
  • Compétences acquises et à développer (compétences techniques…) ;
  • Aspects à améliorer ;
  • Next steps ;
  • Propositions d’évolution ;
  • Projection de carrière ;
  • Evaluation générale ;
  • Remarques du salarié ;
  • etc. ;

La grille d’entretien et le télétravail

Depuis la crise du Covid, le télétravail est devenu une norme. Cette nouvelle “ tendance “ a entraîné des changements conséquents dans notre façon de travailler.

Elle a bousculé nos habitudes, changé notre organisation quotidienne.

Il est alors conseillé de réaliser des entretiens réguliers avec les salariés pour connaître leur situation et s’assurer de leurs bonnes conditions de travail.

L’environnement dans lequel ils pratiquent leurs tâches doit être optimal afin de ne pas perturber leur bien-être et leur rendement.

Quelles informations peut contenir la grille d’évaluation des salariés ?

  • Le changement d’organisation ;
  • Les conditions du télétravail ;
  • Les outils à sa disposition pour réaliser sa mission ;
  • L’équilibre vie personnelle / vie professionnelle ;
  • Les suggestions d’amélioration ;
  • Le bilan sur la période donnée ;
  • etc. ;

La grille d’entretien et la mobilité interne

La mobilité interne fait partie intégrante du bon fonctionnement d’une entreprise.

Favoriser les promotions offre à vos employés la possibilité d’envisager un plan de carrière au sein même de votre structure. 

Cette étape implique bien souvent des chamboulements conséquents pour le salarié : changement de poste, changement de fonctions, changement de statut. Un suivi s’impose ! 

Il sera alors essentiel de faire des points réguliers avec l’employé afin de suivre sa progression et d’en savoir plus sur le déroulement de sa mission et de son évolution, tant sur le plan professionnel que personnel.

64% des cadres envisagent une mobilité professionnelle sous 3 ans (Baromètre annuel de la Mobilité des Cadres, Apec, 2019)

Quelles informations peut contenir la grille ?

  • Adaptation aux nouvelles fonctions ;
  • Outils nécessaires à la réalisation de ses tâches ;
  • Validation des acquis ;
  • Axes à améliorer ;
  • Identification de besoins spécifiques ;
  • Next steps ;
  • etc. ;

La grille d’entretien et l’offboarding

Un collaborateur qui s’en va peut être une bonne opportunité de recueillir un feedback constructif, tant pour le salarié que l’employeur.

Les raisons d’un départ sont souvent nombreuses et réaliser un entretien de fin de mission servira à peaufiner votre parcours d’intégration.

Pensez à soigner la sortie d’un employé. Cela renforcera votre image de marque et la rupture sera moins douloureuse.

Voyez cet entretien offboarding nécessaire mais surtout utile à vos recrutements futurs.

Quelles informations peut-elle contenir ?

  • Bilan du parcours du salarié dans l’entreprise ;
  • Raisons de son départ ;
  • Evaluation des obstacles rencontrés ;
  • Commentaires et remarques de l’employé ;
  • image renvoyée par l’entreprise ;
  • etc. ;

Comment réussir à la structurer ?

Pour être efficace, une grille d’entretien doit donc correspondre à certains besoins.

En effet, elle ne sera pas la même si elle concerne un entretien annuel d’évaluation ou une fin de mission.

Elle doit être organisée et vous assister lors de la réalisation de l’entrevue. Elle doit être un fil conducteur, une trame à suivre, un cadre comme guide.

N’hésitez pas à mobiliser vos équipes afin de construire une grille d’entretien adaptée à toute situation.

La participation de vos équipes vous assurera de ne rien oublier et de n’éluder aucune question.

 N’oubliez pas de laisser place aux commentaires, qu’ils soient les vôtres ou ceux du salarié.

Une fiche d’entretien n’a aucune valeur si cette dernière n’est pas collaborative.

 

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Béatrice est senior content manager chez Factorial. Sa principale mission : vous inviter à venir, vous donner envie de rester et vous inciter à revenir. Elle a commencé son aventure dans les ressources humaines il y a environ 6 ans et ça continue ! Comme une voiture tout-terrain, elle raffole du hors-piste et n'hésite pas à se frotter à d'autres univers (elle était à une époque une commerciale acharnée qui négociait la vente de formations professionnelles).

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