Aujourd’hui, nous savons que la motivation au travail est un ensemble de facteurs complexes. Le dicton ne dit-il pas qu’un travail bien fait mérite salaire ?
Les éléments variables de paie sont un moyen de rémunérer les salariés en fonction de critères précis qui vont au-delà des heures travaillées. Il peut s’agir des commissions sur les ventes par exemple.
Ils viennent compléter le salaire fixe d’un employé ou constituer entièrement la base de sa rémunération.
Cependant, la gestion de la paie, pour sa partie fixe (salaire de base, tickets restaurant…) et surtout pour sa part variable, est un travail minutieux à prendre très au sérieux, où la vigilance est de mise.
Quels sont les éléments variables de paie ? Quels sont les risques potentiels en cas d’erreur de calculs des variables de salaires ? Comment assurer une gestion efficace des éléments variables de paie de vos collaborateurs ?
Nous allons développer ces points dans la suite de l’article.
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Table des matières
Quels sont les éléments variables de paie ?
Pour généraliser, disons que les variables de paie rassemblent tous les éléments de la rémunération qui ne sont pas fixes.
Ceux-ci sont donc amenés à changer d’un mois à l’autre. En d’autres termes, c’est ce qui fait fluctuer le montant de la paie d’un employé.
Ils peuvent être classés en catégories.
Les éléments variables de paie de la catégorie contractuelle
Ce sont les modificateurs prévus par le contrat de travail du salarié.
Les plus courants sont :
- Les primes sur objectifs ou commissions
Prévues dans les termes du contrat, elles sont calculées suivant les performances du travailleur. Elles ont, longtemps, été associées au poste de commercial.
Mais son application, s’est, depuis peu, étendue aux autres services comme la production et les supports.
- L’intéressement
Il est aussi lié aux résultats du salarié. Cependant, il est versé à titre annuel.
Les éléments variables de paie de la catégorie conventionnelle
Ceux-ci concernent les variables financières définies par la convention collective de l’entreprise.
Ce sont :
- Les heures supplémentaires
Il s’agit, lorsqu’elles sont applicables, d’une majoration du salaire horaire en cas de dépassement du temps plein. Dans la pratique, la majoration est de 25% pour les 8 premières heures puis de 50% au-delà.
👉🏽 Consultez notre guide sur les heures supplémentaires
- Les primes d’ancienneté
Elles sont ponctuelles et fonction de l’évolution de l’employé au sein de l’entreprise.
👉🏽 Lisez notre article sur la prime d’ancienneté
- La part de l’entreprise sur la cotisation d’assurance santé collective
Celle-ci peut aller de 50 à 100% du montant total de la cotisation.
Cette catégorie de variables de paie est calculée sur la base du salaire brut imposable.
Les éléments variables de paie de la catégorie personnelle
La variable est dite personnelle lorsqu’elle ne relève pas des deux cadres précédents.
Elle englobe :
- Les primes exceptionnelles
Elles sont accordées, comme son nom l’indique, à titre exceptionnel et ponctuel suivant une performance remarquable du salarié.
- Les congés supplémentaires
Ce sont des jours de congés accordés par l’employeur au-delà des jours prévus par la loi.
Une fois passée la date du 31 octobre, le gestionnaire de paie doit bien vérifier si certains salariés n’ont pas droit à des jours de fractionnement.
- Les absences non rémunérées
Celles-ci tendent plutôt à diminuer la rémunération du salarié.
En effet, lorsque le temps travaillé est inférieur au temps réglementaire, ceci doit être déduit du traitement mensuel. Les congés sans soldes et les arrêts maladie en sont.
💡 Bon à savoir : les absences rémunérées n’entraînent aucune variation dans le salaire. Ceci étant, elles doivent malgré tout apparaître sur la fiche de paie. Ce sont des absences autorisées, légales ou conventionnelles : congés payés, congés pour événement familial, RTT, compte épargne-temps (CET). Elles sont comptées en jour ouvrable.
Pour aller un peu plus loin à ce sujet, visitez le site du Code du Travail Numérique.
Les autres éléments variables de paie
Les frais professionnels sont des frais assumés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de son entreprise. Ils doivent être pris en compte dans la paie et être remboursés aux employés.
Ces derniers font leur demande de remboursement via un document qu’il transmet au service comptable ou encore mieux, à travers un logiciel note de frais.
Les tickets restaurants, les avantages en nature, les chèques-vacances ou encore les avances sur salaire sont d’autres variables à intégrer dans la paie.
Quels sont les risques potentiels en cas d’erreur de calculs des variables de paie ?
Si l’agent qui traite les différentes informations du personnel n’est pas assez vigilent, des erreurs de saisie ou de calculs peuvent se glisser.
De telles erreurs peuvent être assez lourdes de conséquence.
Un mécontentement du salarié
L’effet le plus direct et le plus immédiat se fera ressentir au niveau du salarié victime de l’erreur.
Si son traitement venait à être en dessous de ses expectations, il risque d’être déçu. Il pourrait même ressentir de l’injustice.
Et ce n’est jamais bon, puisque cela présente un risque très élevé de diminuer sa motivation.
Une telle situation pourrait être interprétée comme un échec de la mission des ressources humaines.
Un mauvais point vis-à-vis des organismes sociaux
Le service Paie est en relation avec les différents organismes sociaux.
En effet, celui-ci effectue des virements tels que la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Si les données collectées et saisies, à la base, sont inexactes, les organismes récepteurs sont induits en erreur.
Ce qui vaudrait, à l’entreprise, une exposition sur le plan réglementaire.
Des erreurs à la chaine au niveau de l’entreprise
Au sein même de l’entreprises, ses données sont utilisées par différents services, notamment la comptabilité.
En effet, tout ce qui est poste de dépense doit être tenu et équilibré dans le journal.
Une erreur à un stade ou un autre de la gestion des variables de paie peut avoir un impact sur le travail des services qui œuvrent en aval.
👉🏽 Découvrez le coffre-fort électronique pour bulletin de paie et comment l’utiliser.
Une charge de travail plus importante pour rectifier les erreurs
Naturellement, de pareilles irrégularités ne peuvent être maintenues telles quelles. Elles doivent être redressées.
Et le plus souvent, rectifier une erreur dans une énorme base de données est un travail plus fastidieux.
Ce qui représente une charge de travail supplémentaire à prendre sur son temps de travail habituel.
Il faudra donc redoubler de vigilance pour traiter le travail en cours avec un temps réduit.
Comment assurer une gestion efficace des éléments variables de paie de vos collaborateurs ?
Vous saisissez alors l’importance de faire preuve de rigueur et de justesse dans la gestion des variables de paie. Nous vous conseillons d’être méthodique et astucieux.
Effectuer une collecte et un suivi rigoureux au cours du mois
La première astuce est de s’y prendre à l’avance pour avoir une certaine marge de manœuvre.
N’attendez pas la fin du mois pour collecter, saisir et traiter les informations.
Chaque semaine, récupérez les données relatives au temps de travail effectifs et les absences, puis effectuez le contrôle de cohérence.
Vous pouvez obtenir ces informations en les demandant à vos collaborateurs par téléphone ou par email.
La saisie se fera au fur et à mesure sur des outils de gestions comme une fiche Excel ou une autre solution de gestion du temps.
Ensuite, vous devrez effectuer les calculs liés aux heures supplémentaires, primes, et indemnités de chaque salarié.
Avant de procéder à l’intégration des éléments variables de paie dans la rémunération, vous devriez envisager de faire un tableau préparatoire de paie.
Ce dernier recense les éléments variables et facilite le travail d’édition des bulletins de paie.
👉🏽 Utiliser un logiciel pour calculer les variables de paie
Opter pour des outils de gestion RH modernes et efficaces
La vieille méthode qui consiste à faire confiance à ses seules capacités comporte un risque d’erreur élevé.
En effet, la performance d’une personne dépend de plusieurs facteurs qui ne dépendent pas toujours de sa volonté.
Pour palier à cela, il est bon d’opter pour des outils de gestion RH modernes et plus efficaces, fournis par des professionnels RH indépendants.
En plus de limiter les risques d’erreurs, l’automatisation de la gestion de la paie présente de nombreux avantages :
- Temps de processus réduit,
- Circuits de validation et de vérification facilités,
- Formats des données harmonisés,
- Données plus sécurisées,
- Taux de cotisation assuré conforme…
Quand on sait que tout collaborateur doit avoir numéro de matricule rh dans l’entreprise pour l’identifier dans tous les processus de gestion RH, conforme au RGPD, autant dire qu’un logiciel de paie aide énormément.
Que vous soyez à votre énième période de paie ou que vous vous y préparez pour la première fois, nous pensons vraiment que donner des incentives à vos collaborateurs vous aidera à les garder. Pensez-y au moment de saisir vos éléments variables de paie sur Excel ou sur un logiciel adapté.
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