La prime d’ancienneté est versée chaque mois aux collaborateurs qui travaillent depuis un certain nombre d’années dans l’entreprise.
Bien qu’elle soit en général facultative, elle peut aussi être obligatoire et régie par la convention collective. De quoi s’agit-il concrètement ? Comment est-elle calculée ? En quoi pourrait-elle constituer une stratégie payante pour l’entreprise ?
Nous vous donnons toutes les réponses.
Sommaire
Qu’est-ce que la prime d’ancienneté ?
Comment est calculée la prime d’ancienneté ?
Pourquoi mettre en place une prime d’ancienneté ?
Comment est payée la prime d’ancienneté ?
Qu’est-ce que la prime d’ancienneté ?
La prime d’ancienneté n’est pas prévue dans le Code du travail, mais uniquement par les conventions collectives ou par l’employeur.
Son fonctionnement dépendra de chaque entreprise et est très variable. L’objectif de la prime d’ancienneté est de récompenser la fidélité d’un collaborateur dans l’entreprise.
Selon le nombre d’années qu’il a effectué au sein de la société, il perçoit une prime mensuelle qui sera en complément de son salaire de base.
Il est important de souligner que la prime d’ancienneté est soumise aux cotisations sociales et apparaît sur le bulletin de salaire.
Dans la majorité des cas, le montant de la prime est lié à un barème spécifique et est progressif selon l’ancienneté du collaborateur.
Quelles sont les conditions pour recevoir une prime d’ancienneté ?
Pour que les employés puissent bénéficier d’une prime d’ancienneté, il est impératif que son paiement soit prévu dans un des textes suivants :
- La convention collective ;
- Le contrat de travail ;
- L’accord collectif dont l’entreprise fait partie.
Il est également possible que le versement de la prime d’ancienneté soit un usage de l’entreprise, et dans ce cas précis, il ne repose sur aucun texte et son application est tacite.
Pour que l’employeur soit dans l’obligation de la verser, il est important que l’usage soit manifeste :
- Il est fixe : les règles du calcul de la prime d’ancienneté ne doivent pas varier d’année en année ;
- Il est constant : le versement de la prime d’ancienneté a déjà été réalisé plusieurs fois au cours des années précédentes. Selon la jurisprudence, son paiement est établi lors de sa troisième année de versement ;
- Il est général : l’ensemble des collaborateurs au sein de l’entreprise doit pouvoir bénéficier de la prime d’ancienneté. Cependant, il est possible que l’usage ne concerne qu’une seule catégorie de personnel, à l’exclusion des autres salariés (uniquement pour les cadres, par exemple).
Dès lors que la prime d’ancienneté est qualifiée d’usage dans une entreprise, puisqu’elle réunit ces conditions, son paiement est obligatoire.
Les salariés peuvent saisir le tribunal des Prud’hommes pour faire valoir leurs droits en cas de contestation de l’usage ou du refus de l’employeur de la payer.
Comment est calculée la prime d’ancienneté ?
Le calcul de la prime d’ancienneté est réalisé selon les règles prévues dans les textes du contrat de travail, des conventions collectives ou de l’accord collectif.
Son versement peut devenir effectif à partir de la durée minimum d’ancienneté fixée dans l’entreprise. Elle fait partie des éléments variables de la paie.
En ce qui concerne la durée de travail qui est à prendre en compte pour calculer le nombre d’années d’ancienneté, il faut savoir que les périodes durant lesquelles le contrat de travail est suspendu sont comprises (arrêts maladie, congés de maternité…).
Dans le cas où l’entreprise adhérerait à un accord collectif prévoyant l’application d’une prime d’ancienneté, sa durée est déterminée à partir de la date d’entrée du collaborateur dans l’entreprise et non à la date de l’adhésion de l’entreprise à l’accord collectif.
Modalités de calcul
Selon l’entreprise, le calcul peut se faire sous forme d’un montant forfaitaire ou d’un pourcentage, appliqué sur le salaire de base, sur le salaire brut total (en incluant les indemnités d’activité partielle qui se substituent au salaire dans la base de calcul) ou sur le salaire minimum conventionnel.
Pour le calcul de la prime d’ancienneté utilisant le pourcentage sur le montant du salaire minimum conventionnel du collaborateur, nous avons l’exemple qui suit.
Si la convention collective de l’entreprise prévoit son versement progressif, le salarié percevra :
- 4 % du salaire minimum conventionnel à partir de sa troisième année d’ancienneté ;
- 7 % du salaire minimum conventionnel à partir de sa sixième année d’ancienneté ;
- 10 % du salaire minimum conventionnel à partir de sa neuvième année d’ancienneté.
Concrètement, dans ce cas de figure précis, si un collaborateur a travaillé pendant 3 ans dans l’entreprise et que le salaire minimum conventionnel qui correspond à son poste est à hauteur de 2 200 euros bruts par mois, sa prime d’ancienneté sera calculée comme suit :
4% x 2 200 euros = 88 euros bruts par mois.
Pour les employés à temps partiel, la prime est proratisée selon le temps de travail du salarié (sauf présence de dispositions plus favorables).
Ainsi, pour une prime à temps plein de 58 euros, par exemple, le salarié touchera 46,4 euros (58 euros x 80 %).
La reprise d’ancienneté
Afin d’éviter toute forme de litige, il faudra calculer l’ancienneté dans un premier temps. Généralement, la date d’ancienneté, à mentionner sur le bulletin de salaire, correspond à la date d’embauche.
Cependant, elle peut changer dans le cas d’une suspension du contrat de travail ou d’une reprise d’ancienneté.
La reprise d’ancienneté consiste à prendre en compte une ancienneté qui a été acquise précédemment sur d’autres contrats dans une même entreprise :
- Reprise des contrats pour les CDD saisonniers ;
- Contrats précédents au sein du groupe ou de l’entreprise ;
- Embauche en CDD ou CDI ou travailleurs intérimaires ;
- Salariés en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage ;
- Embauche en CDI ou en CDD à l’issue d’un stage de plus de deux mois.
Cas particuliers de suspension de l’ancienneté
Sauf dispositions favorables, il existe des absences qui suspendent l’ancienneté du salarié. Ces périodes devront être déduites de l’ancienneté du salarié. Un ajustement de l’ancienneté devra donc être effectué à chaque absence.
Voici une liste non exhaustive des absences qui minorent l’ancienneté d’un collaborateur :
- Accident de trajet ;
- Absence pour convenance personnelle ;
- Maladie non professionnelle ;
- Mise à pied non indemnisée ;
- Grève ;
- Congé de paternité et d’accueil d’enfant ;
- Congé sabbatique ;
- Absence pour enfant malade ;
- Journée d’appel de préparation à la défense ;
- Congé pour création d’entreprise.
L’ancienneté doit être déduite de moitié pour un congé parental d’éducation à temps plein.
Pourquoi mettre en place une prime d’ancienneté ?
De nombreux facteurs sont à l’origine d’un turnover élevé. Il peut s’agir des conditions de travail défavorables ou encore l’absence de promotion interne.
Néanmoins, la prime d’ancienneté est une rémunération accordée aux salariés en échange de l’effort qu’ils ont fourni sur une période donnée.
Elle permet donc de récompenser la fidélité des collaborateurs et de reconnaître leurs contributions au succès de l’entreprise. De plus, elle les incite à travailler de manière plus efficace, ce qui est un véritable plus pour la productivité de l’entreprise.
Il faut toutefois faire attention aux éventuelles accusations de discrimination. Le principe du Code du travail « À travail égal, salaire égal », auquel l’employeur est soumis peut poser problème avec le sujet des primes d’ancienneté.
Les salariés doivent être rétribués de manière équivalente pour un même travail et une même qualification. Il est pour cela important que cette récompense soit appliquée selon des critères justes et bien définis.
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Comment est payée la prime d’ancienneté ?
Elle est versée tous les mois par l’employeur à un collaborateur qui justifie d’un certain nombre d’années au sein d’une même entreprise. Cette variable de paie est inscrite sur le bulletin de paie du salarié concerné. D’où l’importance d’une bonne gestion des variables de paie.
Cependant, selon les dispositions usuelles, contractuelles ou conventionnelles qui encadrent la prime d’ancienneté, elle peut être versée de manière occasionnelle.
Comme le bonus pour l’ancienneté est un complément de rémunération, elle s’ajoute tout simplement au salaire de base du mois pendant lequel elle est versée. Afin qu’elle soit identifiable, il faut que son montant figure sur une ligne à part dans le bulletin de paie.
Calcul de prime ancienneté Excel
Pour les entreprises qui n’ont pas encore opté pour un logiciel spécialisé pour la gestion des paies en ligne ou pour le calcul de l’ancienneté, Excel reste la solution la plus rapide.
Il faudra inclure plusieurs colonnes, dont les dates d’entrée de tous les salariés de l’entreprise (dans la colonne D, par exemple). Les données sont écrites en format « date ».
La date du jour peut être inscrite dans la cellule C4 et devra être paramétrée comme « dynamique » avec la fonction « Aujourdhui() », ce qui permet de réactualiser la date avec le calendrier.
C’est en réalisant la différence entre la date d’entrée dans l’entreprise et la date du jour qu’il sera possible de calculer l’ancienneté du salarié.
Pour calculer la différence entre les deux dates en nombre de jours, de mois ou d’années, il faudra utiliser la fonction « Datedif() ».
Sa syntaxe sera donc la suivante :
=DATEDIF(date_debut; date_fin; format_sortie)
La date de début correspond à la date d’entrée du salarié dans l’entreprise et la date de fin correspond à la date du jour.
Le format de sortie devra être exprimé entre guillemets. A savoir ‘m’ pour un calcul en nombre de mois et ‘y’ pour un calcul en nombre d’années.
Comment évolue la prime d’ancienneté ?
Ici, ce sont aussi les conventions collectives qui prévoient l’évolution des primes d’ancienneté.
Par exemple, pour les transports routiers, la condition minimale d’ancienneté est de 2 ans, en prenant en compte la base de calcul sur le salaire minimal conventionnel.
La prime dans ce cas est de 2 % pour les 2 ans d’ancienneté et de 20 % pour le plafond maximum, fixé à 30 ans et plus.
En conclusion, vous pouvez récompenser vos fidèles employés avec des chèques-cadeaux, des cadeaux tendances et autres.
Et les remercier pour leur ancienneté dans l’entreprise est une marque de reconnaissante très forte. Avec une prime d’ancienneté, vous gagnez un engagement plus fort de la part de vos employés.
Et par la même occasion, il y a de fortes chances pour que votre productivité et vos profits augmentent considérablement.
D’ailleurs, peut s’ajouter à cela un congé d’ancienneté. Et vous, qu’allez-vous faire aujourd’hui pour motiver et récompenser vos fidèles semployés ?
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