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Calcul de la fiche de paie : passer d’Excel à un logiciel de paie ?

La fiche de paie est un document descriptif qui est remis individuellement à chaque salarié chaque mois, au moment du versement de son salaire. Il s’agit d’un document personnel et donc, personnalisé. Il contient des informations sensibles et confidentielles.

Les services des ressources humaines ont longtemps utilisé Excel pour le calcul de la fiche de paie, mais il existe aujourd’hui différents logiciels de paie qui peuvent leur faciliter le travail afin qu’ils gagnent plus de temps.

Sommaire

 

Ce qu’il faut savoir sur la fiche de paie

La fiche de paie comporte des mentions obligatoires complexes et détaillées. Le salarié est dans l’obligation de conserver sa fiche de paie toute sa vie afin de faire valoir ses droits à la retraite. Il n’existe pas de modèle officiel de bulletin de salaire.

Les formes utilisées varient selon les organisations et les entreprises. Dans la grande majorité des cas, la fiche de paie est établie sous forme de fiche imprimée, mais peut aussi être écrite à la main.

Elle est généralement envoyée au salarié par la poste ou remise en main propre (contre décharge). Aujourd’hui, il peut aussi être adressé sous forme de fiche de paie électronique. Il est important de souligner que le salarié a parfaitement le droit de s’opposer à cette dématérialisation.

La remise de la fiche de paie est une obligation légale, selon l’article L. 3243-2 du Code du travail. Si le salarié ne reçoit pas sa fiche de paie, il peut contraindre son employeur à la lui délivrer en saisissant les prud’hommes. Ainsi, le référé prud’homal permet de contraindre l’entreprise à remettre la fiche de paie par le biais d’une procédure d’urgence allégée.

Établir une fiche de paie

La réglementation n’impose pas de modèle-type, mais des mentions obligatoires qui doivent être mentionnées sur le document :

  • Le nom et l’emploi du salarié, accompagnés de sa position dans la classification conventionnelle ;
  • La convention collective qui est applicable au salarié. Si aucune convention collective ne lui est applicable, la fiche de paie devra mentionner les références du Code du travail concernant la durée des congés payés ainsi que la durée du préavis du salarié en cas de rupture de contrat ;
  • Le nombre de jours de congés payés pris et restants ;
  • Les références de l’organisme de Sécurité sociale auquel l’entreprise verse les cotisations ;
  • Le Code NAF (nomenclature d’activité française), qui permet de caractériser l’activité de l’entreprise ;
  • Les informations relatives au salaire et à son calcul.

Calcul de la fiche de paie

Pour faire le calcul de la fiche de paie, il est nécessaire de tenir compte d’un certain nombre de paramètres et de la situation du salarié.

Les calculs pour faire une fiche de paie en bonne et due forme comprennent entre autres :

  • Salaire net. Il est égal au salaire brut – charges salariales (correspondent à environ 23% du salaire brut). Pour les entrerpises du secteur privé, l’URSSAF met à disposition un estimateur de cotisations.
  • Congés payés
  • Forfait social. Il est à la charge de l’employeur.
  • CSG (contribution sociale généralisée), impôt qui permet de financer la sécurité sociale. Elle est calculée en fonction du revenu.

A noter que la paie est calculée selon des éléments variables (heures supplémentaires, congés payés etc.).

👉Pour en savoir plus sur la feuille de paie

Les avantages et les limites du fichier Excel

Excel est un logiciel classifié comme tableur, conçu par Microsoft. Il comporte des facilités en matière de calcul numérique, de présentation graphique, d’analyse de données et de programmation.

En somme, il a de nombreux avantages pour les utilisateurs. Il est par ailleurs très rapide à mettre en place et assez simple d’utilisation, une fois qu’on maîtrise ses fonctions. Parmi les principales caractéristiques qui démarquent Excel, on notera :

  • Un regroupement des données sur une seule page : nul besoin de changer de page pendant que l’on travaille, toutes les informations nécessaires sont contenues sur une seule et unique page, facilitant son utilisation ;
  • Pas de coût supplémentaire : contrairement à divers logiciels de calcul qui nécessitent l’achat d’une licence d’utilisation, Excel est généralement fourni avec une licence Office ;
  • Une grande flexibilité : on peut moduler à souhait le contenu et la forme des documents avec Excel. Ses colonnes, ses feuilles de calcul et ses lignes offrent d’innombrables possibilités ;
  • Une gestion souple : en quelques manipulations, on peut fusionner les données, les déplacer d’une colonne à une autre et effectuer des calculs sans grandes difficultés.

Cependant, Excel atteind ses limites avec l’évolution constante de la technologie et la diversification des techniques d’étude, peu importe le domaine. Il convient pour la gestion de paie pour les TPE, par exemple, mais lorsque le nombre de salariés augmente, un tableau Excel peut devenir contraignant.

Son plus gros inconvénient est le temps. Le traitement manuel prend beaucoup de temps aux ressources humaines. De plus, contrairement à Excel, les dernières technologies prennent en charge tous les types d’entreprises, de la PME aux grandes sociétés.

Vous n’aurez plus besoin de vous préoccuper à faire chaque mois tous ces calculs pour élaborer les fiches de paie de vos salariés.

limites excel pour la paie

Pourquoi passer à un logiciel de paie pour le calcul ?

Pour le calcul de la fiche de paie, le passage d’Excel à un logiciel de paie commence peu à peu à devenir une évidence pour nombre d’entreprises. Il faut savoir que l’erreur n’est pas tolérée lorsque l’on parle d’établissement de fiches de paie.

Avec la dématérialisation des fiches de paie, une entreprise évitera les écueils et profitera pleinement d’un support fiable. Un bon outil évitera d’avoir besoin d’un prestataire de service extérieur à l’entreprise. L’édition des fiches paie et le calcul des déclarations obligatoires seront simplifiés.

Les responsables des ressources humaines n’auront plus à se soucier des décomptes des jours de congés payés, tout pourra se faire automatiquement.

L’utilisation d’un logiciel de paie en ligne permettra également d’éviter les erreurs souvent commises dans l’élaboration des fiches. Par ailleurs, une bonne solution RH va détecter les erreurs rapidement et notifier les responsables afin que ces derniers puissent apporter des rectifications dans les plus brefs délais.

En faisant appel à un fournisseur de solutions de gestion, l’entreprise pourra prétendre à une formation rapide au logiciel de gestion de paie. De nombreux fournisseurs, à l’instar de Factorial, vous proposent une assistance pour vous accompagner dans la prise en main du logiciel et dans la résolution d’éventuels problèmes.

logiciel de paie

Comment choisir un bon logiciel de paie ?

Rappelons qu’un logiciel de paie permet la simplification du paiement des salariés. Il permet de faire des économies à l’entreprise et assure la conformité avec la réglementation en vigueur.

Cependant, il doit être mis à jour régulièrement pour appliquer les derniers changements liés aux règles sociales et comptables. Les soucis de conformité passent par le taux de prélèvement à la source. Celui-ci doit être vérifié en permanence en cas de changement de situation d’un salarié.

Le choix d’un logiciel de paie doit se faire en fonction des besoins de l’entreprise, étant donné que chaque outil a ses propres caractéristiques et fonctionnalités. Avant de valider son choix, il est donc important de définir les besoins et la catégorie de l’entreprise (TPE, PME…).

Certains des besoins du service des ressources humaines doivent être identifiés dès le départ. De cette manière, l’entreprise pourra plus facilement comparer les différents logiciels de paie disponibles sur le marché.

Parmi les principaux paramètres à prendre en compte, on citera les suivants :

  • Nombre de salariés de l’entreprise,
  • Quantité de dossiers de paie à gérer,
  • Choix de paramétrages automatiques ou manuels,
  • Intégration ou non de la gestion des congés et absences
  • Dématérialisation de l’envoi des bulletins de paie.

👉Pour en savoir plus sur le bulletin de paie dématérialisé

Les types de logiciel pour la paie

Il y a deux types de logiciels : ceux installés sur les postes de travail et ceux qui sont accessibles en ligne.

La première catégorie est relativement coûteuse, car il faut prévoir l’installation sur tous les postes des collaborateurs concernés. Par ailleurs, il faudra aussi prévoir différentes mises à jour du logiciel de fiche de paie. Ce type de problème n’est pas à déplorer sur un logiciel de paie en ligne.

Ce dernier pourra être accessible depuis n’importe quel poste disposant d’une connexion internet. Le prestataire dispose d’un service web et donnera un accès privé à ses clients. Passer par un logiciel de fiche de paie en ligne, notamment pour les petites entreprises, est plus économique.

Un bon logiciel de paie en ligne doit réunir les caractéristiques suivantes :

  • Être facile à prendre en main, avec une interface intuitive, même pour les non-initiés ;
  • Automatisable et pourvu de plusieurs fonctionnalités qui permettent de faciliter le travail ;
  • Disposant d’une fonctionnalité de mise à jour régulière afin d’éviter aux responsables de faire une veille de la paie ;
  • Être complet, avec des options appropriées à toutes les situations souvent vécues dans l’univers des ressources humaines ;
  • Proposé à un prix relativement intéressant, permettant un bon retour sur investissement.

Un logiciel de paie permet de créer les bulletins de salaire, de faire le calcul des cotisations salariales et patronales, puis d’en assurer le suivi. Il doit aussi permettre de réaliser les DSN de signalement, la DSN mensuelle ainsi que les attestations d’embauche dématérialisées (AED).

 

Soulignons le fait que les règles de traitement administratif de la paie sont en constante évolution. On citera, entre autres : les nouvelles réformes de l’État, les modifications périodiques des taux et bases de cotisations, les aides sur une durée limitée ainsi que les modifications conventionnelles et réglementaires. Avec l’aide d’un bon logiciel de paie, l’entreprise pourra être conforme à la législation.

En effet, les éditeurs fournissent régulièrement des mises à jour pour éviter les problèmes de non-conformité aux normes en vigueur.

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