Le quotidien du service RH d’une entreprise est bien souvent rythmé par les problématiques en interne et les recrutements. Les ressources humaines ont de nombreuses tâches à réaliser comme la mise en place de la campagne d’entretien annuel.
Si l’entretien annuel semble simple à déployer en apparence, entreprendre une campagne d’entretiens efficace est plus complexe.
Dans cet article, Factorial vous explique comment mener une campagne d’entretien annuel et pourquoi il est nécessaire de digitaliser ce processus.
Sommaire
- Qu’est-ce qu’une campagne d’entretien annuel ?
- Comment mener une campagne d’entretien annuel ?
- Mener une campagne d’entretien annuel quand on est manager
- Exemple de questionss à poser durant l’entretien annuel
- Pourquoi digitaliser vos entretiens annuels est une excellente idée ?
- La digitalisation des entretiens avec un SIRH
Qu’est qu’une campagne d’entretien annuel ?
Une campagne d’entretien annuel consiste en la mise en place d’une série d’entretiens à destination des salariés d’une société.
C’est un outil managérial précieux qui permet de rappeler à chacun l’utilité de sa fonction dans l’entreprise.
La campagne d’entretien annuel est utilisée pour définir les objectifs de chaque collaborateur et faire un bilan sur ses performances.
Aussi, ce type d’opération sert à préparer les entretiens et avoir une vue d’ensemble sur les étapes à venir.
Enfin, une campagne d’entretien annuel permet de synthétiser les informations collectées et les décisions prises.
Comment mener une campagne d’entretien annuel ?
Pour réussir votre campagne d’entretien annuel d’évaluation, il est primordial de suivre quelques étapes et de respecter certains principes.
Dans un premier temps, il sera essentiel d’assurer une communication en interne pédagogue et transparente.
Vous devrez définir clairement les objectifs de votre campagne et en expliquer les objectifs à vos équipes.
Ensuite, soyez attentifs à la longueur des entretiens annuels. Ils ne doivent pas être trop longs, trop fréquents et trop scolaires. Favorisez l’échange et donnez la parole à vos salariés.
D’ailleurs, pour que ces derniers puissent mieux être préparés, partager les trames d’entretien en amont aux collaborateurs. Insistez sur les sujets qui seront principalement abordés.
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Aussi, ne voyez pas cette campagne d’entretien annuel comme seul et unique outil d’évaluation. Des échanges réguliers, tout au long de l’année, devront également être proposés.
Enfin, choisissez la bonne méthode d’évaluation. Entretien à 180°, évaluation à 360°, entretien individuel ou entretien professionnel, votre campagne sera réussie si elle est pertinente et définie au préalable.
Mener une campagne d’entretiens annuels quant on est manager
Les entretiens annuels ne se résument pas à une formalité administrative : ils constituent une opportunité précieuse pour renforcer le dialogue entre les managers et leurs équipes.
Pour les managers, il est essentiel de se préparer en amont. Cela passe par une revue attentive des objectifs fixés, des résultats obtenus et des éventuels obstacles rencontrés au cours de l’année. Cette préparation montre aux collaborateurs que leur travail est pris au sérieux et que cet entretien est un véritable moment d’échange.
Pendant l’entretien, une communication claire et bienveillante est primordiale. Posez des questions ouvertes pour encourager les collaborateurs à s’exprimer sur leurs réussites, leurs difficultés, mais aussi leurs aspirations professionnelles. Si des axes d’amélioration doivent être abordés, une approche constructive est indispensable : expliquez les points à améliorer tout en proposant des solutions concrètes ou des ressources pour les accompagner.
Enfin, adaptez l’entretien à chaque collaborateur.
Le rôle du manager ne se limite pas à évaluer les performances : il consiste aussi à identifier les leviers de motivation propres à chacun et à définir des objectifs adaptés à leurs besoins et ambitions. En agissant ainsi, les managers transforment les entretiens annuels en un véritable levier d’engagement et de développement professionnel.
Exemple de questions à poser pendant l’entretien annuel
Pour vous aider à établir votre grille d’entretien annuel, Factorial vous a préparé plusieurs exemples de questions à poser pendant l’entretien périodique d’évalution. Les voici ci- dessous, regroupées par thématiques :
Etre à l’écoute des réalisations du collaborateur
- Quels projets ou tâches vous ont apporté le plus de satisfaction cette année, et pourquoi ?
- Quel impact pensez-vous que vos contributions ont eu sur les résultats de l’équipe ou de l’entreprise ?
Ces questions interrogent non seulement les réalisations de votre employé, mais questionnent aussi son impact et son sentiment de satisfaction personnelle.
Identifier les obstacles rencontrés
- Quels défis avez-vous rencontrés cette année, et comment les avez-vous surmontés ?
- Y a-t-il des ressources ou des outils qui vous ont manqué pour mieux accomplir vos missions ?
Ces questions permettent de mettre à jour les ressources dont dispose-ou non- le collaborateur pour faire face aux difficultés rencontrées.
Co-construire les axes d’amélioration
- Selon vous, quels processus ou pratiques actuels pourraient être optimisés dans votre poste ?
- Comment pourriez-vous encore mieux contribuer à la réussite de l’équipe l’année prochaine ?
Ces questions permettent de challenger le collaborateur pour le mettre dans une perspective d’amélioration continue.
Pour permettre une comparaison efficace, les mêmes questions doivent être posées à tous les collaborateurs de l’entreprise.
C’est là que la digitalisation des campagnes d’entretiens annuels prend tout son sens. Elle permet d’hamoniser les pratiques de l’ensemble des managers en se basant sur une grille d’évaluation commune et sur un support unifié.
Pourquoi digitaliser vos entretiens annuels est une excellente idée ?
La difficulté principale pour le service des RH est la récolte des données et l’analyse des résultats des entretiens. La pluralité des sources et des informations à recouper peut ralentir les process et parfois, mener à la perte de données.
Les formats papier sont donc voués à disparaître et d’ailleurs, la majorité des sociétés sont passées au digital.
Depuis la généralisation du travail à distance et des organisations hybrides, la digitalisation des campagnes d’entretien annuels est désormais devenue la norme. Le plus souvent, les entretiens se font à distance et les managers ont donc besoin de solutions de dématérialisation des entretiens annuels qui tiennent compte de ces nouvelles tendances.
Sécuritaires, flexibles, intuitives, faciles à utiliser, les solutions dématérialisées améliorent considérablement la vie d’une entreprise.
Aujourd’hui, il existe des outils numériques qui vous permettent de digitaliser vos campagnes d’entretien individuel.
6 raisons de conduire une campagne d’entretien annuel avec un logiciel
Il existe dorénavant des outils numériques et des logiciels GPEC comme Factorial pour digitaliser les campagnes d’entretien annuel.
Ces solutions brillent par leurs performances et sont un compagnon idéal pour les entreprises.
Surtout, un logiciel SIRH offre de nombreux avantages.
1. Gagner en efficacité
Avec l’avancée des technologies et la transformation digitale, les entreprises ont amélioré la gestion de leurs process.
En digitalisant vos campagnes d’entretien annuel, vous gagnez en efficacité et êtes bien plus productif.
Grâce à un logiciel, vous perdez moins de temps et pouvez administrer plusieurs campagnes de façon beaucoup plus intuitive.
Vous pouvez gérer plus facilement et rapidement vos entretiens annuels tout en évitant les erreurs.
Qui plus est, ce type de solution est un atout pour suivre les résultats d’une campagne au quotidien.
De leur côté, les salariés peuvent également prendre connaissance d’informations concernant leurs évaluations à chaque fois que cela est nécessaire.
2. Centraliser et analyser les données
La digitalisation d’une campagne d’entretien individuel vous permet de centraliser les informations et d’analyser les données recueillies sans le moindre effort.
En choisissant un logiciel comme celui de Factorial, vous regroupez toutes les informations nécessaires au même endroit.
Vous allez donc pouvoir collecter les données issues des échanges primordiaux avec vos collaborateurs.
Comptes-rendus d’évaluation, demandes de formation et/ou d’évolution, désir de mobilité interne, plan d’actions… Grâce au digital, tout est à portée de clic et stocké en sécurité.
3. Améliorer l’expérience collaborateurs
C’est probablement l’un des avantages fondamentales d’un logiciel pour gérer vos campagnes d’entretien individuel. La digitalisation permet d’améliorer considérablement l’expérience collaborateur.
Avec le phygital et la mise en place de telles solutions numériques, vous facilitez le travail de vos employés.
Intuitifs et clairs, avec une vraie liberté d’action, les outils digitaux sont appréciés des collaborateurs à condition bien évidemment qu’ils soient « user-friendly« .
Ils doivent :
- Être simples à prendre en main,
- offrir un accès à une multitude d’informations,
- autoriser un suivi régulier et transparent,
- encourager l’auto-évaluation
- et permettre de réduire l’impact de l’entreprise sur l’environnement.
Tous ces avantages rendent l’expérience collaborateur optimale et peuvent même aider au recrutement de nouveaux talents.
4. Améliorer l’expérience managers
Il y a les employés d’un côté, les managers de l’autre. Lors d’une campagne d’entretien individuel, un logiciel SIRH est idéale pour améliorer l’expérience des managers.
Ce genre d’outils leur garantit un suivi efficace de leurs subordonnés et un gain de temps non-négligeable dans la réalisation de leurs missions.
Ils peuvent notamment planifier les entretiens et suivre l’état d’avancement de chacun.
Il est ainsi beaucoup plus aisé de suivre la campagne, de faire le point et de définir les étapes déjà réalisées et celles à venir.
Enfin, ces outils RH sont un véritable plus pour préparer les entretiens afin qu’ils soient plus constructifs et pertinents.
5. Respecter les obligations légales
Les services RH travaillent souvent avec les services juridiques tant la collecte de données et les obligations légales sont nombreuses.
Avec la digitalisation des entretiens annuels, il est plus aisé d’être en phase avec la loi.
Par exemple, l’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire tous les 2 ans depuis 2014. Et pour ne pas manquer à vos obligations, les solutions digitales intègrent pour la plupart la signature électronique.
Un moyen efficace de certifier la réalisation de cet entretien.
6. Construire un référentiel de compétences
Grâce à un historique complet et la possibilité de noter toutes sortes de remarques, la digitalisation des entretiens est idéale pour mettre en place un référentiel de compétences complet et performant.
À l’aide d’un logiciel de gestion des performances, vous pouvez recenser l’ensemble des compétences de vos salariés et construire une stratégie RH encore plus efficace.
Toutes les données sont à votre portée et saisies au sein d’un même logiciel. Une aubaine pour distinguer les compétences des uns et des autres et définir les équipes de demain.
La digitalisation des entretiens avec un SIRH
Les entretiens automatisés sont intégrés à d’autres modules du SIRH comme la gestion de la formation ou encore la gestion des objectifs…
Digitaliser vos entretiens vous fait gagner un précieux temps et demande peu d’efforts pour les RH, les mangers et les collaborateurs. Finalement, toute l’entreprise en profite !
Avantages pour l’équipes RH
- Lancer une campagne d’entretien annuel en quelques clics
- Se focaliser sur l’analyse des résultats avec un tableau de bord de pilotage intuitif pour définir un plan de formation adapté
- Supprimer la paperasse et les tableaux Excel qui s’accumulent et entrecroisent des données similaires
- Se recentrer sur des missions à plus fortes valeurs ajoutées
Avantages pour le manager
- Se décharger des procédures administratives longues et parfois « périlleuses »
- Planifier les entretiens sur la plateforme
- Personnaliser les questions en créant des modèles d’entretiens à volonté
- Suivre en temps réel l’état d’avancement des évaluations
Avantages pour le collaborateur
- Être au courant à l’avance de la date du prochain entretien pour mieux se préparer
- Accéder à son historique
- Recevoir des notifications automatiques sur les évaluations à faire, en cours…
Avec l’automatisation de la campagne d’entretien annuel, l’employé s’auto-évalue, fixe des objectifs avec le manager qui à son tour approuve.
Une fois les compétences mises à jour de façon automatique, les RH n’ont plus qu’à peaufiner le plan de formation.
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