Le calcul des congés payés à virgule est un point important pour bien gérer les congés et les absences des salariés. Chaque salarié d’une entreprise a droit à des congés payés. Ce sont des jours non travaillés mais indemnisés par l’employeur.
Cette indemnité est très attendue par les salariés. L’employeur peut par contre avoir des difficultés à la calculer surtout quand on parle d’arrondir les congés payés. Comment s’y prendre pour qu’elle soit en adéquation avec la paie ?
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Table des matières
Congés payés arrondis à l’entier supérieur
À titre de rappel, l’acquisition des congés payés est l’équivalent de 2,5 jours par mois de travail effectif. Selon le cas, on peut compter soit 24 jours de temps de travail effectif, soit 4 semaines.
Le mode de calcul des congés payés pour chaque entreprise peut être différent. Cela dépend des conventions collectives ou des accords de branche. D’ailleurs le décompte peut se faire en jours ouvrables et jours ouvrés. Il est donc conseillé de procéder à la vérification des accords collectifs avant d’effectuer les calculs.
Les congés payés peuvent être cumulés durant ce que l’on appelle la période de référence. Elle est composée de 12 mois (consécutifs) durant lesquels un employé peut prendre librement ses congés. La période débute le 1er juin et se termine le 31 mai de l’année suivante.
En dehors de cette période, l’employeur peut accorder des congés supplémentaires appelés jours de fractionnement. Il faut souligner que les congés payés ne sont valables que jusqu’à un an à l’issue de cette période.
Selon le secteur d’activité de l’entreprise et les accords de branche ou la convention collective, la période de référence peut aussi commencer le 1er avril et se terminer le 31 mars de l’année suivante.
Comment arrondir les jours de congés ?
Pour le calcul des congés payés à virgule, si le nombre de jours ouvrables obtenu après le décompte n’est pas un nombre entier, soit un nombre avec une virgule, il sera arrondi à l’entier supérieur.
Quand arrondir les congés payés ?
Par exemple, si un salarié a travaillé pendant 9 mois, il devrait avoir droit à 22,5 jours ouvrables de congé, le nombre doit alors être un arrondi supérieur, soit 23.
Attention, on ne peut arrondir ce nombre que pour le calcul des congés payés à virgule sur une année entière et non pas sur une seule fraction. La règle de l’arrondi est appliquée par le Code du travail.
Comment fonctionne l’arrondi de congés payés en jours ouvrés ?
Une entreprise peut choisir de fonctionner en jour ouvrable ou en jour ouvré. Auquel cas, que vous calculiez 2.08 (ce qui donne sur une année complète 25 jours ouvrés, soit 1 semaine = 5 jours de congés) ou 2.5 jours de congés par mois (ce qui donne sur une année complète 30 jours ouvrables soit 1 semaine = 6 jours), cela revient au meme.
Comme dans le cas du calcul des jours ouvrables, quand le nombre de jours calculé n’est pas entier, il est arrondi au nombre entier supérieur.
Acquisition de congés payés à l’entier supérieur
Il est bon de rappeler les détails du calcul des congés payés à virgule. Les ressources humaines peuvent adopter deux types de méthode pour cette étape : le dixième de salaire et le maintien du salaire.
Le dixième de salaire
Lorsqu’un salarié part en congé payé, son indemnité sera égale à un dixième de la rémunération brute qu’il a perçue au cours de la période référence.
Cette méthode est favorable aux salariés qui sont arrivés dans l’entreprise au milieu de la période de référence, par exemple. Chaque somme ayant un caractère de salaire devra être utilisée dans la base de calcul du dixième de salaire :
- Salaire de base ;
- Primes ;
- Commissions pour les salariés travaillant dans le domaine de la vente ;
- Heures supplémentaires ;
- Indemnités qui ont été attribuées pour une période assimilée à du travail effectif (complément de salaire à cause d’un accident de travail, indemnité de congés de l’année précédente…) ;
- Primes exceptionnelles, les indemnités non attribuées à du travail effectif et les remboursements de frais ne sont pas à inclure dans les sommes à calculer dans cette méthode ;
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Le maintien du salaire
Cette méthode est simple. Le salarié en congé payé recevra la même somme qu’il aurait touchée s’il avait continué à travailler.
Dans la base de calcul de cette méthode, il faudra prendre en compte deux paramètres :
- Les mêmes heures de travail du salarié, incluant les heures supplémentaires, s’il n’était pas en congé ;
- L’équivalent du salaire brut du salarié lors de la période qui précède la prise de congé. Les éléments à prendre en compte pour ce calcul sont les mêmes que ceux cités pour la méthode du dixième de salaire.
L’entreprise ne doit pas choisir la méthode qui lui plaît ou qui l’arrange d’une manière ou d’une autre. Elle doit faire le choix qui sera le plus avantageux pour le salarié qui veut partir en congé.
Comme précisé plus haut, l’acquisition des congés payés est aussi à l’entier supérieur si le chiffre obtenu contient une virgule.
Règle de l’arrondi de congés payés pour un solde de tout compte
La règle de l’arrondi est la même pour les congés payés, que ce soit pour le calcul du solde de tout compte ou non. Le calcul des indemnités compensatrices pour un salarié en fin de contrat est basé sur les mêmes éléments qui ont été cités précédemment.
Il est à rappeler que les indemnités compensatrices sont à reverser au salarié qui n’a pas pu prendre tous ses congés pendant la durée de son contrat. La mesure s’adresse à tout le monde, quel que soit le motif de la rupture de contrat, qu’il s’agisse d’une démission ou d’un licenciement.
Le solde de tout compte pourra être versé au salarié lorsque le calcul de l’indemnité des congés payés sera effectué. Pour éviter de faire des erreurs, il est fortement conseillé d’utiliser un logiciel des gestion des ressources humaines.
Grâce à ce type d’outil, vous pourrez plus facilement faire vos calculs, il ne vous restera qu’à entrer les données nécessaires et le logiciel s’occupera du reste grâce à ses modules et à ses multiples fonctionnalités.
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RTT et virgule
Pour permettre la réduction du temps de travail des salariés à 35 heures par semaine, l’entreprise s’engage dans l’attribution de réduction de temps de travail, ou RTT, sur l’année.
Le calcul des RTT peut être un peu difficile. Plusieurs questions concernent leur gestion et leur mise en place. Nous allons tenter de répondre à quelques-unes.
Comment obtenir des RTT ?
Les jours de RTT compensent les heures de travail comprises entre 35 et 39 heures par semaine. Ils ne sont donc pas considérés comme des heures supplémentaires.
Si le salarié travaille plus de 35 heures par semaine (limite légale), les heures travaillées en plus sont cumulées pour obtenir des demi-journées ou des journées de repos en guise de compensation, c’est un système d’acquisition.
Comment calculer les RTT ?
Il y a deux méthodes distinctes pour calculer les RTT dans une entreprise. La première, appelée « méthode au réel », consiste à faire un calcul en prenant les heures de travail travaillées en plus des 35 heures en compte, semaine après semaine.
Le salarié pourra donc cumuler ses droits à des jours de réduction du temps de travail de façon hebdomadaire, en fonction du travail effectué.
La deuxième méthode est dite « forfaitaire ». Dans ce genre de cas, c’est l’accord collectif qui décide à l’avance du nombre de RTT à prendre dans l’année.
Avec la « méthode au réel », si un salarié est absent au cours d’une semaine donnée et qu’il n’effectue pas plus de 35 heures, il n’aura pas droit à des jours de RTT.
Comment calculer des RTT à virgule ?
Le résultat du calcul des RTT peut être arrondi selon l’accord. Ainsi, il est possible que le nombre obtenu soit arrondi à la demi-journée ou à la journée supérieure.
Par exemple, 15,4 jours de RTT pourront être arrondis à 16 jours ou 15 jours et demi selon l’accord. Un salarié peut prendre une demi-journée de RTT si son employeur le permet et qu’un accord le prévoit.
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