Onboarding à distance : les clés pour triompher

Un onboarding à distance est une étape cruciale qui devrait être au cœur des priorités d’une entreprise durant cette période.

Nous nous sommes entretenus avec Manon Blanchard, facilitatrice en bien-être au travail et CEO de Koheesio, pour vous proposer des solutions et quelques astuces pratiques pour réussir cette étape clé du processus de recrutement.

✅ Retrouvez toutes ces astuces réunies dans un guide sur la réussite d’un parcours d’intégration

L’intégration en entreprise : une étape stratégique

Selon chaque entreprise, l’intégration peut être la première étape du cycle de vie d’un salarié ou la dernière étape du recrutement. Quel que soit le cas, c’est une étape stratégique et un parcours d’intégration s’anticipe et se prépare.

En moyenne, 20 % des salariés quittent leur entreprise dès le premier mois en France.

Une mauvaise intégration peut entraîner une déception du candidat, une baisse de la motivation, un départ prématuré ou encore une mauvaise image de l’entreprise. Il faut donc s’assurer d’avoir une meilleure image de l’entreprise dès le premier jour.

À l’inverse, les conséquences d’une bonne intégration sont : une meilleure efficacité dès l’arrivée, des salariés plus engagés et performants, une marque employeur plus forte.

👉 En savoir plus sur l’intégration d’un nouveau salarié

Les facteurs clés pour réussir son parcours d’onboarding à distance

Le processus d’intégration varie d’une entreprise à une autre, mais les facteurs clés sont les suivants :

• Un processus léger, clair et connu de tous
• Une bonne préparation en amont
• Des outils adaptés à l’entreprise
• Une immersion dans la culture et les valeurs de l’entreprise
• Une personne unique en charge du suivi

👉 Découvrez-en plus sur le recrutement à distance

Un parcours d’intégration type en présentiel

Le parcours d’intégration peut se présenter en trois étapes : avant l’arrivée du candidat, le jour J et l’après. L’intégration peut prendre jusqu’à un à trois mois.

L’avant, par exemple, peut être fait entre une semaine et un mois, en moyenne. L’après se passe généralement entre deux semaines et trois mois, voire toute la période d’essai.

Avant l’arrivée du candidat :

• Partager l’information aux équipes concernées (les ressources humaines, les managers, les futurs collaborateurs…)
• Régler les détails administratifs (s’assurer d’avoir les bons documents)
• Préparer le poste de travail, le matériel et les accès (s’assurer que tout fonctionne)
• Identifier un parrain volontaire (optionnel, mais peut être très bénéfique)
• Envoyer la documentation d’accueil (avoir un livret d’accueil contenant des informations clés afin de mettre des liens humains : organigramme, logistique, administratif…)
• Annoncer l’arrivée aux futurs collaborateurs

Le jour J :

• Accueillir le nouvel arrivant en personne dès son arrivée
• Proposer une visite des locaux, rencontre des équipes
• Donner un livret d’accueil
• Remettre et paramétrer le matériel
• Présenter le parrain et la mission
• Laisser de l’autonomie pour la lecture de la documentation

L’après :

• Fixer des points managers réguliers
• Effectuer un feed-back sur l’intégration
• Prévoyer une grille d’entretien
• S’assurer de la participation à un team building
• Célébrer la fin de la période d’essai

Un parcours d’intégration à distance

Le parcours d’intégration à distance se fait également en trois étapes, en général.

L’avant :

• Partager l’information aux équipes concernées
• Régler les détails administratifs
• Envoyer le matériel, les accès et tout tester à l’avance
• Identifier un parrain volontaire et fixer des créneaux bien définis
• Envoyer la documentation d’accueil et le déroulement prévu du jour J
• Annoncer l’arrivée aux futurs collaborateurs

Le jour J :

• Appeler le candidat dès la première heure
• Présenter le planning et vérifier le bon fonctionnement des outils/accès
• Remettre et paramétrer le matériel
• Annoncer publiquement l’arrivée et lancer un meeting de rencontre
• Présenter le parrain, la mission et les collaborateurs clés
• Laisser de l’autonomie pour la lecture de la documentation
• Fixer un point en fin de journée pour débriefer

L’après :

• Fixer des points managers très réguliers
• Effectuer un feed-back sur l’intégration
• Remettre un rapport d’étonnement au salarié
• S’assurer de la participation à un team building (toujours à distance)
• Célébrer la période de fin d’essai

Astuces pour un parcours d’onboarding à distance réussi

Ces astuces pourront vous aider à optimiser le processus d’intégration.

• Petite structure ? Processus léger : si vous avez une petite structure, l’idéal c’est d’alléger les étapes au maximum. Il est important d’avoir des processus bien détaillés et simplifiés.
• Il y a plusieurs candidats ? Grouper les arrivées : dans certains domaines, il est possible d’avoir des arrivées en masse. Dans ce cas, la meilleure solution est de les grouper (8 à 10 candidats par jour, par exemple).
• Organisation de sessions d’accueil et de formations initiales : c’est une option à envisager pour les grosses structures. L’objectif c’est d’envoyer toutes les informations administratives et logistiques, tous les documents et tout le matériel pendant la session d’accueil.
• En présentiel, accompagner pendant les premiers repas : c’est un point qui, souvent, marque les candidats.
• Le small talk, encore plus précieux à distance : petites blagues, partager un sujet/un article, parler de tout et de rien, demander comment l’autre va…
• Mettre les nouveaux sur un pied d’égalité : il faut éviter le favoritisme. Chaque étape du processus doit être respectée pour chacun des candidats afin d’assurer une meilleure cohésion au sein des équipes.
• Laisser le nouvel arrivant respirer et poser des questions : il faut lui laisser du temps.
• Éviter le trop plein d’informations
• Demander un feed-back aux parrains/intégrateurs : ces personnes pourront relever certaines lacunes au niveau du processus, ce qui va permettre de l’optimiser.

Détendre l’atmosphère, prendre son temps et… sourire !

Les outils disponibles pour la mise en place d’un parcours d’intégration

Toutes les étapes citées ci-dessus ne nécessitent pas forcément d’outils spéciaux.

Toutefois, il existe des logiciels SIRH qui sont très pratiques dans le processus d’intégration en entreprise.

👉 Découvrez gratuitement notre logiciel d’onboarding

Il y a aussi les applications spécialisées qui peuvent faire gagner du temps comme Applipro, Appcal, Furet Company ou encore Teach On Mars.

Vous pouvez également recourir aux logiciels de bureautique habituels. Il est important de rappeler qu’il n’y a pas de bons ou de mauvais outils.

L’essentiel c’est de choisir un outil qui réponde aux besoins réels de l’entreprise.

Pour aller plus loin sur le parcours d’intégration à distance

Il est primordial de garder en tête les quelques points suivants :

• Une intégration dure plusieurs semaines (même si tout est fait dès le premier jour, le processus dure longtemps) ;
• Ne pas oublier les salariés déjà intégrés (ne pas délaisser les membres des équipes, demander leurs avis…) ;
• Un parcours d’intégration réussi s’inclut dans un plan de convivialité (team building…) ;
• Et l’offboarding dans tout cela ? (maîtriser les départs et en comprendre les raisons, faire une check-list de toutes les étapes qui doivent être suivies…).

Questions/Réponses

Le parrain ne devrait-il pas être le manager direct ?

Dans certaines entreprises, le parrain peut être le manager direct du nouvel arrivant, et cela fonctionne très bien. Cependant, un manager a déjà un rôle spécifique et en général, c’est la personne qui a le moins de temps dans une équipe. Le parrain doit également être une personne à niveau hiérarchique égal, quelqu’un à qui on peut facilement dire les choses qui vont bien ou moins bien. Il va donc compléter le sujet managérial.

Ne serait-il pas intéressant d’avoir un processus que tout le monde connaît parfaitement pour pouvoir avoir un back-up sur chacune des personnes clés du processus ?

Pour tout ce qui est opérationnel (accueil, suite du processus…), il peut y avoir des relais, surtout si le nombre de nouvelles arrivées est important. L’essentiel c’est que la personne présente pendant chacune des étapes du processus ait toutes les informations nécessaires.

Comment organiser un team building à distance ?

Renforcer les liens dans les équipes, soutenir l’entraide, favoriser les échanges, ce sont seulement quelques-uns des avantages du team building. Les idées sont multiples en matière de team building à distance : quizz apéro, un atelier de brainstorming, des temps de débat et d’échange, cours de yoga en ligne…