Vous souhaitez intégrer une nouvelle recrue et vous avez élaboré un plan d’intégration aux petits oignons ? N’oubliez pas le Welcome Pack ! Ce kit de bienvenue est une bonne surprise pour l’employé-e mais a aussi pour effet de soigner votre marque employeur et de bien commencer l’expérience collaborateur.
Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est le Welcome Pack mais nous vous donnons aussi quelques bonnes idées à piocher sans modération pour réussir votre kit d’intégration.
Table des matières
Qu’est-ce que le Welcome Pack ?
Le Welcome Pack, aussi dénommé Kit de Bienvenue, correspond à l’ensemble du matériel fourni et des objets offerts à la nouvelle recrue lors de son parcours d’intégration en entreprise. Il doit être donné avant l’arrivée ou le jour de l’arrivée. C’est un allié incontournable pour réussir votre plan d’intégration et de fidélisation car le ou la salarié-e se sent reconnu-e et attendu-e dans l’entreprise à travers ce geste convivial.
Pourquoi faire un Welcome Pack ?
C’est un avantage incontestable pour faire rayonner votre marque employeur. Les photos de Welcome Pack pullulent sur LinkedIn et les réseaux sociaux et cela peut donner une bonne image de votre entreprise. Mais plus encore, le kit de bienvenue permet de faire une bonne surprise au salarié et de lui donner une bonne impression dès les premiers jours de travail. Or, ces premiers jours sont cruciaux dans l’expérience collaborateur : la décision de rester dans l’entreprise intervient généralement au cours des 3 premiers mois !
Bref, le Welcome Pack doit être une brique incontournable de votre plan d’intégration mais pas la seule : il faut bien sûr y ajouter de la formation, des rencontres avec les membres de l’équipe et de l’encadrement des premiers mois de travail !
Quand donner le Welcome Pack ?
Généralement, le kit de bienvenue est donné le jour de la signature du contrat,ou le premier jour de travail. Il peut parfaitement être donné à un autre moment, par exemple, lors du pot d’accueil que vous aurez organisé pour le ou la nouvel-lle arrivant-e.
Que mettre dans un kit de bienvenue ?
C’est la question que se posent tous les RH. Comment faire un Welcome Pack qui sorte de l’ordinaire tout en délivrant les essentiels pour la bonne intégration de la nouvelle recrue ? Il faut prioriser : les indispensables d’abord, les petits plus ensuite. Au-delà, le Welcome Pack doit être en accord avec votre marque employeur et être personnalisé : il doit révéler votre culture d’entreprise et en dire beaucoup sur l’ambiance de travail et vos atouts. Aussi, n’hésitez pas à personnaliser les objets aux couleurs de votre marque et à choisir des présents qui illustrent bien l’ambiance et l’état d’esprit de l’entreprise.
Les incontournables pour une nouvelle recrue
Le kit de bienvenue doit d’abord comprendre les essentiels pour pouvoir travailler.
A savoir :
- le matériel informatique (ordinateur, téléphone, souris, clé USB, etc..) ;
- le badge ou les clés de l’entreprise ;
- les fournitures (cahier, stylo, etc.)
Si vous vendez un produit, profitez-en pour en donner un échantillon, ou le produit complet à votre nouvelle recrue, pour qu’il puisse s’immerger totalement dans sa nouvelle entreprise et apprendre à connaître le produit.
Les accessoires du programme d’intégration
Une fois les indispensables ajoutés au Welcome pack, il est temps d’intégrer les éléments qui font partie de votre plan d’intégration. Par exemple :
- le livret d’accueil du nouveau salarié ;
- une carte avec un message de bienvenu personnalisé ;
- la dernière newsletter interne de l’entreprise ou un dépliant commercial de l’entreprise ;
- un organigramme ou une photo des membres de l’équipe ;
- l’offre de formation dédiée aux nouveaux arrivants ;
- le programme de sa première journée ou semaine de travail.
Le Welcome pack doit délivrer la promesse d’une bonne intégration dans l’entreprise. Il est donc indispensable d’y ajouter tout ce qui peut rassurer et accompagner le collaborateur dans sa prise de poste : des informations sur l’entreprise, un plan des locaux, un livret d’accueil, etc.
Les petits plus pour choyer le nouvel arrivant
Maintenant que vous avez mis l’essentiel, il vous reste à choyer votre nouvelle recrue avec des petites surprises qui seront appréciées. Il peut s’agir d’une boîte de thé, d’un mug personnalisé, d’un tote bag, ou d’une petite attention sucrée.
Voici quelques idées :
- un casque audio ou une coque de téléphone ;
- un mug personnalisé ;
- un tee-shirt personnalisé ;
- un stylo personnalisé ;
- une boîte de thé ;
- une gourde réutilisable ;
- une casquette ;
- une petite plante ;
- du café équitable ;
- une carte de sport ;
- une pochette d’ordinateur personnalisée.
Ces petits plus doivent révéler votre marque employeur. Si votre culture d’entreprise est très orientée vers le sport, vous pouvez offrir une tenue sportive à la nouvelle recrue. Si vous souhaitez mettre en avant votre culture tech, pourquoi ne pas offrir une coque de téléphone, un casque ou un cache webcam à votre nouveau collaborateur ou nouvelle collaboratrice.
Exemples de Kit d’intégration
Voici un premier exemple de Kit d’intégration :
- un tote bag personnalisé ;
- un ordinateur portable et une souris ;
- le badge de l’entreprise ;
- un cahier A4 et un stylo ;
- le livret d’accueil du nouvel arrivant ;
- une photo des membres de l’équipe avec un message personnalisé ;
- le programme de formation dédié aux nouvelles recrues ;
- un mug personnalisé et des capsules de café bio.
Ou encore :
- une pochette d’ordinateur personnalisée ;
- un ordinateur portable et une clé usb ;
- les clés de l’entreprise ;
- le livret d’accueil du nouvel arrivant ;
- la dernière newsletter interne ;
- un guide des bons plans pour venir au bureau (covoiturage, bus, etc.) ;
- une gourde.
Quel est le coût moyen d’un kit de bienvenue ?
Bien sûr, même si vous souhaitez choyer vos nouvelles recrues, vous devez aussi maîtriser votre budget. Pensez à acheter en volume en anticipant au maximum vos futurs recrutements : cela vous permettra de mieux négocier les tarifs avec vos fournisseurs. En général, le coût moyen d’un kit de bienvenue est compris entre 20 et 50 euros par salarié, si on enlève le coût du matériel informatique qui fait vite grimper le budget.
A retenir
En somme, le Welcome Pack n’est pas seulement un ensemble d’objets matériels, mais c’est surtout une première pierre à l’édifice d’une relation durable et enrichissante entre l’entreprise et sa nouvelle recrue ! Il représente un symbole fort de bienvenue et d’appartenance, et prépare le terrain pour une intégration réussie et une expérience collaborateur positive. En mettant l’accent sur des éléments personnalisés et réfléchis, qui reflètent la culture et les valeurs de l’entreprise, vous ne faites pas que donner des outils de travail ; vous ouvrez la porte à une aventure commune, basée sur la reconnaissance, le respect et l’engagement mutuel.
Ainsi, le Welcome Pack peut devenir un levier stratégique de fidélisation et d’attraction des talents, et contribuer de manière significative à la construction d’une marque employeur forte et désirable.
