Comment organiser une session de recrutement efficace !

Dans une société qui va toujours de plus en plus vite, les entreprises ont parfois le besoin de recruter rapidement et efficacement. Organiser une session de recrutement est parfois le meilleur moyen de rencontrer plusieurs candidats en une seule et même fois.

Très utilisée dans les pays anglo-saxons, cette technique de recrutement fait des émules au sein des sociétés françaises.

Mais qu’est-ce qu’une session de recrutement ? Quels sont les avantages de ces entretiens collectifs ? Comment réussir une session de recrutement ? Factorial se penche sur le sujet.

C’est quoi une session de recrutement ?

Une session de recrutement est un type d’entretien d’embauche qui a la particularité de se dérouler en groupe. Appelé également entretien collectif ou entretien de groupe, ce procédé de recrutement est de plus en plus utilisé par les entreprises.

Le but est de rassembler un nombre significatif de candidats lors d’un entretien et d’entamer ainsi le processus de recrutement.

C’est une première étape qui représente un premier contact avec les candidats où ces derniers participeront à différents exercices en lien avec le poste visé.

Les sessions de recrutement se déroulent généralement dans une grande salle et avec des groupes composés de 4 à 10 personnes pour une durée de 1 à 3 heures.

Aujourd’hui, avec le développement des nouvelles technologies et du télétravail, ils peuvent se réaliser en ligne, même si ce n’est pas l’idéal.

Les objectifs de la session de recrutement ?

La session de recrutement a lieu, dans la grande majorité des cas, après une première prise de contact téléphonique.

Son objectif principal est de faire un premier écrémage, surtout quand le poste suscite de nombreuses candidatures, si plusieurs postes sont à pourvoir ou lors d’un recrutement massif.

Lors de l’entretien de groupe, le recruteur a la possibilité de mettre en situation les candidats dans des conditions similaires à la réalité du poste.

Le but est donc d’observer le comportement des postulants, leur manière de communiquer, leur capacité d’écoute, leur esprit de synthèse et d’analyse et même leur rapport avec les autres, tant en matière d’esprit d’équipe que de compétition.

La session de recrutement est d’ailleurs très utilisée pour déterminer rapidement les soft skills et la personnalité des candidats.

On évalue leur façon de communiquer, leur caractère et comment ils interagissent avec les autres. Bien souvent, des profils se démarquent lors de ces rendez-vous, servant de première étape dans une stratégie de recrutement.

Pour quels postes et entreprises privilégier un entretien collectif ?

Les recrutements collectifs sont principalement pratiqués dans les grandes entreprises comme les banques, les assurances ou encore la grande distribution. Ainsi, les postes où les soft skills sont importants se prêtent volontiers à ce type d’exercice.

Les postes dans les métiers de la vente et du commerce par exemple requièrent certaines aptitudes qui peuvent être facilement décelées lors d’une session de recrutement.

Les mises en situation proposées par le recruteur sont idéales pour déceler le potentiel des candidats.

Attention cependant, l’entretien collectif ne s’adapte pas à tout type de poste.

Certains secteurs comme l’informatique ou les ressources humaines seront plus propices à l’entretien individuel et donc plus confidentiel.

Quels sont les avantages d’une session de recrutement ?

Les sessions d’entretien collectif s’accompagnent de plusieurs avantages et c’est pour cela que les entreprises y font de plus en plus appel.

Un gain de temps considérable

Le principal avantage de la session de recrutement, c’est le gain de temps qu’elle apporte aux recruteurs.

Comme elle permet de rassembler plusieurs candidats, elle offre la possibilité de rencontrer différents profils en un temps réduit.

Face aux processus de recrutement de plus en plus longs, c’est une aubaine tant pour l’employeur que pour les candidats.

Une réduction du budget de recrutement

Grâce à son format, l’entretien de groupe est un moyen d’évaluer un maximum de personnes en un minimum de temps.

En plus d’accélérer le processus de recrutement, c’est une façon efficace pour réduire les coûts.

L’entreprise utilise moins de ressources et en une seule journée de recrutement, le recruteur a l’opportunité d’analyser plusieurs profils.

Une observation en temps réel

La session de recrutement est un formidable outil pour mettre en situation des candidats.

Il est alors possible de les observer en temps réel et dans des conditions similaires à celles du poste à pourvoir.

Qui plus est, l’entretien de groupe est particulièrement utile pour mesurer les performances des candidats et analyser leur comportement dans une situation donnée.

Une valorisation des soft-skills

L’entretien de groupe, c’est aussi et surtout un moment privilégié pour déceler les soft skills des candidats.

Les exercices et mises en situation sont d’ailleurs conçus pour mettre en valeur les qualités humaines et sociales des participants. 

Communication, prise de parole en public, esprit d’équipe ,argumentation ou encore gestion du stress, la session de recrutement fait ressortir les qualités et défauts des uns et des autres.

Vous pouvez également organiser des tests de personnalité pour mieux cerner vos candidats.

Un renforcement de la marque employeur

L’entretien collectif permet de valoriser la marque employeur et la culture de l’entreprise. Si la session de recrutement est correctement organisée et soignée, l’image de la société n’en est qu’améliorée. 

Aussi, l’entretien de groupe peut améliorer l’expérience candidat et donner une première impression positive de votre entreprise aux postulants.

Comment animer un entretien collectif ?

Une session de recrutement doit être rondement menée pour être efficace. Dans un premier temps, il faut savoir qu’il est crucial de bien préparer en amont l’entretien collectif.

En effet, c’est un procédé qui ne laisse que peu de place à l’improvisation. La préparation d’une session de recrutement doit se faire de façon collégiale, entre service RH, managers et tout autre collaborateur utile à l’organisation de ce processus.

Après avoir sélectionné les candidats et les avoir convoqués par téléphone, il est temps pour vous définir un planning précis de la journée afin d’organiser le déroulement exact de la session de recrutement.

Ateliers, intervenants, horaires, exercices… Ne laissez rien au hasard !

Le jour J, accueillez les candidats et réunissez-les dans une salle adéquate.

Veillez à préparer un environnement agréable pour que les participants puissent se sentir à l’aise et en confiance.

Présentez les différents intervenants de la journée, l’entreprise et le déroulement de la session de recrutement.

Ensuite, c’est aux candidats de se présenter, tour à tour, en évoquant leurs expériences professionnelles, leurs qualités et compétences, mais aussi leurs ambitions.

Cette étape est importante puisqu’elle permet de se faire un premier avis sur les qualités oratoires des participants.

Une fois cette introduction terminée, place aux exercices !

Jeux de rôle, mises en situation réelle, résolution de problème, débats entre les candidats ou encore atelier de groupe, c’est à vous de définir les exercices les mieux appropriés au(x) poste(s) à pourvoir.

L’entretien collectif se termine par une conclusion du recruteur, des remerciements et surtout, des informations sur la suite du processus de recrutement. Aussi, n’hésitez pas à demander les feedbacks des participants.

Il vous suffira ensuite de vous réunir avec les équipes (de préférence ceux qui ont participé à la session de recrutement) et d’identifier les candidats qui continueront l’aventure et qui seront convoqués pour un probable entretien individuel.

Surtout, ne tardez pas à donner des nouvelles aux postulants. L’attente pour eux peut être un calvaire alors soyez réactif et rapide dans votre processus de décision. 

6 conseils pour réussir sa session de recrutement

Pour réussir une session de recrutement, il y a quelques bonnes pratiques à appliquer.

• Associer les salariés de l’entreprise à la session de recrutement

Nous en parlions plus haut, l’entretien collectif peut être le moyen idéal d’impliquer les salariés déjà présents au sein de l’entreprise, à plus forte raison si le poste à pourvoir est identique ou dans le même domaine de compétences.

Cela vous permettra de renforcer le sentiment d’appartenance et de faciliter l’intégration des prochaines recrues.

• Préparer minutieusement la session de recrutement

Un entretien collectif, ça se prépare ! Il est essentiel d’avoir préparé toutes les étapes de son déroulé pour éviter toute mauvaise surprise. Qui plus est, cela donnera une bonne impression de votre entreprise.

L’objectif est d’organiser une session de recrutement rythmée, encadrée et avec une direction bien précise. 

• Informer les candidats sur le déroulé de la journée

Pour que l’entretien de groupe se passe dans les meilleures conditions, pensez à informer les candidats sur le déroulement de la journée.

Les candidats vous en seront reconnaissants car ils pourront commencer à se préparer et ne pas se retrouver pris au dépourvu.

D’ailleurs, il est même conseillé de prévenir le plus tôt possible les participants et de leur faire parvenir le planning de la session de recrutement par mail plusieurs jours avant la date de convocation.

• Limiter le nombre de candidats 

Plus il y a de candidats à l’embauche, plus l’entretien collectif risque de s’étaler dans le temps et de perdre en efficacité. Essayez de ne pas convoquer plus de 10 personnes, des entretiens de groupe entre 4 et 8 personnes semblent même le format idéal.

Il est également primordial de bien encadrer la session de recrutement.

Il ne faut pas qu’elle soit trop longue. Si vous pouvez la faire tenir en une demi-journée, n’hésitez pas !

• Prévoir des moments conviviaux

En plus d’être parfois long, l’entretien collectif a cette réputation d’être rébarbatif voire ennuyeux. Afin de rendre ces moments de recrutement plus vivants, il est capital de prévoir des moments conviviaux où la bienveillance fait la loi.

Petit-déjeuner ou déjeuner, pause-café, atelier de travail en équipes, moments simples d’échanges entre les participants… tout l’enjeu est de proposer une session de recrutement où la rivalité entre les candidats ne doit pas être trop invasive.

• Recueillir le feedback des candidats

Une fois la session terminée, que ce soit en fin de journée ou plus tard par mail, n’hésitez pas à demander l’avis des candidats. Cela vous permettra d’améliorer les prochains entretiens collectifs et de connaître les points à optimiser ou à conserver.

Cela peut prendre la forme d’un questionnaire anonyme ou simplement un feedback par mail.

Si la session de recrutement s’accompagne de nombreux avantages, elle doit cependant être maniée avec précaution. Son organisation particulière ou son aspect impersonnel peut parfois rebuter les candidats, notamment à cause de son côté compétitif.

Exercice de recrutement périlleux, il peut cependant être un formidable outil s’il est bien préparé et s’il repose sur des valeurs humaines.