Les congés maladie interviennent lorsque l’état de santé d’un collaborateur le contraint à s’absenter du travail durant une certaine période. En raison d’une maladie “ordinaire” ou professionnelle, le salarié nécessite alors un arrêt de travail.
Une absence justifiée de ce type peut concerner absolument tous les salariés à tout moment. D’où l’intérêt de bien assurer la gestion des congés et absences en entreprise.
L’employé, l’employeur et le service RH en général doivent effectuer des démarches légales. En effet, une absence pour maladie peut avoir un impact sur le bulletin de paie comme sur les congés payés.
Dans le secteur public ou privé, lorsqu’un salarié ne travaille pas pour cause de maladie, il est pris en charge et bénéficie d’une rémunération.
En effet, en fonction de quelques paramètres, les salariés peuvent recevoir une partie ou l’intégralité de leur salaire en cas d’arrêt maladie.
Comment calculer le salaire ? Quelles sont les conditions et les modalités de calcul ? Comment compter les jours d’arrêt maladie ?
Découvrons ensemble le fonctionnement des congés maladie.
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Table des matières
Congés maladie et salaire
En règle générale, l’employeur ne doit aucune rémunération en arrêt maladie à son employé.
Le versement du salaire est effectivement la contrepartie d’heures de travail. Cependant, le maintien en partie ou intégral du salaire peut être prévu par le contrat de travail du salarié ou par la convention collective de l’entreprise.
Tout d’abord, pour bénéficier d’un arrêt maladie, le salarié doit obtenir une attestation du médecin. Une fois fait, le salarié peut entamer sa période de repos et de convalescence.
Pendant l’arrêt maladie, le salarié conserve son salaire. Il est versé directement par l’assurance maladie sous forme d’indemnités journalières.
Calcul des indemnités journalières
Pour rappel, l’indemnité journalière est une compensation de salaire versée par l’Assurance Maladie à un salarié pendant son arrêt maladie.
Cette indemnité journalière (IJ) :
- Se calcule sur la base du salaire brut moyen des 3 derniers mois
- Correspond à 50 % du salaire journalier de base. Si le salarié à plus de 3 enfants à charge, elle passe à 66,67%.
- Est versée tous les 14 jours par la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) après traitement du dossier. Les conditions pour être indemnisé sont différentes, en fonction de la durée de l’arrêt maladie.
- Est décomptée après un délai de carence de 3 jours. Le calcul IJSS pour maladie (Indemnités Journalières Sécurité Sociale) prend en compte le délai de carence car seuls les jours après ce délai sont indemnisés par la Sécurité sociale.
Le salaire pris en compte est limité à 1,8 fois le Smic mensuel. Il équivaut donc à 2 885,67 € bruts.
Sachez que le Smic actuellement en vigueur, soit depuis le 1er janvier 2022, est 1 603,15 € brut par mois.
Si vous traitez des salaires supérieurs à 2 885,67 €, l’IJ ne pourra pas dépasser 48,09 € bruts.
En outre, il est important de noter à la fois, que l’arrêt maladie et le salaire touché pendant cette période, n’impactent pas les autres droits du salarié.
En d’autres termes, les indemnités journalières valident par exemple les droits à la retraite !
Enfin, il va de soi qu’il est très difficile de licencier ou de remplacer un salarié bénéficiant des congés maladie !
À NOTER : Le délai de carence ne s’applique pas dans certains cas, notamment dans le cas d’arrêts de travail successifs dus à une ALD (affection de longue durée) ou dans le cas d’une reprise d’activité entre 2 arrêts de travail qui n’ont pas dépassé 48 heures.
Bien vérifier les accords de branche et les accords collectifs qui peuvent offrir une garantie à 100 % du salarié pendant le congé maladie.
Les relevés d’indemnités journalières, comme les bulletins de salaire, doivent être conservés sans limitation de durée.
Exemple de calcul : indemnité journalière maladie
Rappelons que l’indemnité journalière reçue pendant l’arrêt de travail d’un salarié est égale à 50 % de son salaire journalier de base.
Le calcul de l’indemnité journalière d’un arrêt maladie se fait donc en faisant la moyenne des salaires bruts perçus lors des 3 derniers mois qui ont précédé l’arrêt de travail.
Exemple : si un salarié gagne 75 euros par jour, son indemnité sera alors de 37,50 euros bruts par jour.
Comment toucher 100 % du salaire en congés maladie ?
Il faut savoir qu’un salarié qui justifie d’un arrêt de travail pour maladie pourra percevoir une indemnisation de la Sécurité sociale.
Point important à souligner sur le sujet de l’arrêt maladie et le salaire : si l’affection du salarié est reconnue comme ayant une origine professionnelle, le montant de la compensation ainsi que les conditions de versement des indemnités ne sont pas les mêmes que ceux prévus dans un cas de maladie non professionnelle.
Toutefois, selon l’entreprise, l’employeur peut aussi prévoir des indemnités complémentaires.
Le montant de ce complément de salaire en cas d’arrêt maladie versé par l’employeur s’élève à 90 % de la rémunération brute que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler lors des 30 premiers jours, et à 2/3 de la rémunération brute s’il avait continué à travailler à partir du 31e jour d’arrêt consécutif, pour une durée de 30 jours suivant les 30 premiers jours cités précédemment.
La convention collective de l’entreprise peut prévoir un maintien intégral du salaire de l’employé. Dans ce genre de cas, le salarié ne perdra pas un centime sur son salaire habituel.
Un autre grand avantage de la convention collective, c’est l’absence de condition d’ancienneté minimale pour bénéficier d’une indemnité compensatrice.
Le salarié pourra en bénéficier sans devoir justifier d’un an d’ancienneté.
Pour calculer l’indemnité complémentaire due par l’employeur, il faudra en premier lieu réaliser un calcul des indemnités journalières de sécurité sociale que le salarié aurait perçues durant les 12 derniers mois puis déduire le montant obtenu, comme précisé dans le Code du travail.
Arrêt maladie et indemnisation : sur quels critères ?
Il existe plusieurs cas à prendre en compte dans l’équation arrêt maladie et indemnisation :
- Si l’arrêt maladie va de 3 jours à 6 mois : il faudra avoir travaillé, soit 90 jours, soit 150 heures sur les 3 derniers mois, soit avoir gagné 10180€ lors des 6 derniers mois.>
- Si l’arrêt maladie est de plus de 6 mois : il faudra être inscrit depuis 12 mois minimum à l’assurance maladie et, soit avoir travaillé 600 heures lors des 12 derniers mois, soit avoir gagné 20360€ sur les 12 derniers mois.
Un employé a droit aux congés maladie et aux indemnités de l’arrêt maladie quand il est au chômage, s’il a rempli les critères mentionnés ci-dessus !
Dans le cas d’un arrêt maladie pendant un intérim, les conditions pour bénéficier des indemnités sont beaucoup plus souples.
En effet, pour un intérimaire en arrêt maladie, ce sont les conditions les plus avantageuses parmi celles exposées ci-dessus qui s’appliquent.
Enfin :
- La durée du congé maladie peut-être de plusieurs années
- L’indemnisation ne peut cependant dépasser 360 jours par tranche de 3 années
- Exception faite des affection de longue durée (ALD) qui portent le processus d’indemnisation jusqu’à 3 ans
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Congés maladie et aspect administratif
Les démarches du salarié malade
En général, le médecin prescrit un arrêt de travail sous format papier.
Pour être indemnisé, le salarié dispose de 48 heures seulement pour :
- envoyer le volet 1 et 2 à l’assurance maladie
- envoyer le volet 3 à l’assurance
À NOTER : en cas d’envoi postal, c’est la date d’envoi qui est prise en compte.
Le salarié, pour obtenir un maintien de salaire doit, dans tous les cas, avertir au plus vite son employeur.
Un coup de téléphone ou un mail sont considérés comme des moyens légitimes pour avertir le RH ou la direction de l’absence pour cause de maladie.
Si l’arrêt de travail est prolongé, un avis de prolongation doit être adressé à l’employeur et à la Sécurité sociale.
Ce n’est pas le salarié qui propose la durée d’un arrêt maladie, c’est son médecin qui en décide. Il peut la moduler en fonction des adaptations nécessaires au cas de son patient.
Il existe toutefois des indicateurs auxquels il pourra avoir recours. Ces référentiels indicatifs sont proposés par la Caisse nationale d’assurance maladie.
Pour une grippe saisonnière, par exemple, une durée de 5 jours est indiquée. Pour adapter ce délai, certains facteurs sont à prendre en compte : âge du patient, asthénie persistante, sévérité…
En tant que RH, vous devez renvoyer au plus vite une attestation de salaire, qui sera la base de calcul des indemnités journalières.
Il est indispensable de faire tout ce processus pour conserver un maintien de salaire pendant l’arrêt maladie.
Ensuite, c’est l’assurance maladie qui paie, sauf en cas d’accord de branche qui prévoit la prise en charge totale. Dans ce cas, l’entreprise prendra à sa charge la différence.
De son côté, l’employeur dispose de 5 jours à compter de la réception de l’arrêt de travail pour accorder l’attestation de salaire ou DSN (déclaration sociale nominative).
Le versement des IJ auxquelles le salarié a droit sera ensuite déclenché par cette attestation.
Il n’y a pas de délai obligatoire pour la transmission de la DSN si l’employeur a demandé la subrogation des IJ de la Sécurité sociale.
Le délai de carence est déduit en jours d’absences sur le bulletin de salaire. Ainsi, seuls les jours compris dans le délai de carence et les jours pendant lesquels le salarié aurait dû travailler sont déduits de la rémunération.
Si le salarié ne travaille pas le samedi et le dimanche habituellement, et que la convention collective prévoit un délai de carence de 3 jours, seul le vendredi sera déduit en absence sur le salaire.
L’arrêt qui débute le vendredi ne peut donc pas donner lieu à une diminution de salaire concernant les journées du samedi et du dimanche.
Délai de carence : quelques exceptions
Comme partout en France, il existe des exceptions à ces règles d’ordre général.
Tout d’abord, le délai de carence peut être supprimé si :
- L’arrêt de travail concerne un accident du travail ou une maladie professionnelle
- Si le salarié reprend le travail après un premier arrêt, puis repart en arrêt maladie dans les 48 heures
En cas d’ALD, le délais de carence n’est comptabilisé qu’une fois sur la période de 3 ans
Le cas de l’Alsace – Moselle
La situation du salarié est beaucoup plus enviable.
Effectivement, le délai de carence est conservé, et l’assurance maladie ne paie pas les 3 premiers jours en congés maladie.
Cependant, les entreprises ont l’obligation légale de prendre à leur charge, intégralement, ces 3 jours de carence non financés par l’assurance maladie !
Dans le secteur public
Un délai de carence d’un jour avait été créé, puis a été supprimé. Actuellement, un agent de la fonction publique bénéficie des indemnités journalières dès son premier jour de congé maladie !
Les congés maladie pour les indépendants
Ils peuvent bénéficier du congé maladie s’ils respectent certaines conditions.
Il faudra par exemple :
- Être affilié à l’assurance maladie (et donc se verser un salaire minimum et payer des cotisations sociales)
- Être affilié depuis au moins un an
Le montant se calcule de la même façon que pour les salariés en congés maladie. À la différence que l’on comptabilise la moyenne des 3 dernières années de revenus d’indépendant.
Que se passe-t-il quand le salarié malade n’a pas pris tous ses congés payés ?
Dans le cas où votre collaborateur est arrêté pour maladie et qu’il n’a pas soldé son congé principal pendant la période estivale, vous pourrez lui attibuer des jours de fractionnement.
Comment compter les heures en arrêt maladie ?
C’est souvent la méthode de proratisation ou méthode des jours calendaires que les entreprises appliquent pour le décompte d’absence en arrêt maladie.
Si par exemple, un salarié est absent 2 jours (donc 14 heures), il se verra déduire 14 heures de son bulletin de salaire. La formule est la suivante pour un mois qui compte 30 jours :
151,67 (en moyenne, le nombre d’heures travaillées par mois) X 2 (nombre de jours d’absence) / 30 (jours du mois) = 10,11 heures (à décompter)
Si le mois compte 28 ou 31 jours, on divise par 28 ou par 31.
D’ailleurs, avec un planning de congés excel, vous pouvez aussi faire ce calcul et suivre les absences de vos employés.
Comment maintenir le salaire en congé maladie ?
Pour bénéficier d’un maintien de salaire en arrêt maladie, le salarié doit remplir certaines conditions :
- Justifier d’au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise (sauf exception de la part de la convention collective) ;
- Ne pas être un salarié saisonnier, temporaire, intermittent ou qui travaille à domicile ;
- Avoir transmis le certificat médical à l’employeur dans les 48 heures ;
- Être bénéficiaire des indemnités journalières qui sont versées par la Sécurité sociale ;
- Recevoir des soins en France ou dans l’un des États qui sont membres de l’EEE (Espace Économique Européen).
Le salarié doit savoir que l’employeur peut procéder à une contre-visite médicale dans certains cas, s’il le juge nécessaire.
Si le salarié refuse de passer la contre-visite, pour une raison illégitime ou si elle conclut à une aptitude au travail, l’employeur pourra lever le maintien du salaire.
Le maintien du salaire peut débuter à différents moments. Cela dépend si l’accident ou l’arrêt maladie est lié à une activité professionnelle ou non.
Ainsi, il peut commencer le premier jour d’absence pour une maladie professionnelle et à partir du 8ème jour si l’arrêt en question n’a pas de lien avec l’activité professionnelle.
Le calcul du maintien de salaire en cas de maladie est basé sur le salaire brut de l’employé.
Coût d’un salarié en congés maladie pour l’employeur
Les arrêts maladie représentent un grand coût pour les entreprises. C’est la raison pour laquelle des contrôles plus stricts sont effectués par la Sécurité sociale et l’employeur afin d’éviter les arrêts de travail de complaisance et abusifs.
Maintien de salaire
En complément de ce que l’on a déjà précisé un peu plus haut dans cet article, l’entreprise peut être soumise à une convention collective de branche professionnelle.
Elle peut assurer le maintien du salaire intégral ou partiel des salariés lors de leur arrêt de travail. Un accord interne peut aussi prévoir ce maintien, que l’on appelle subrogation.
Arrêt maladie et dépression
L’arrêt maladie dû à la dépression est de plus en plus courant en ce moment. La dépression exige un arrêt maladie ainsi qu’un éloignement de façon temporaire de l’entreprise.
L’arrêt est ordonné par un médecin traitant. Comme il est assez difficile de déterminer clairement la nature et la gravité de la dépression du salarié, la durée de l’arrêt maladie ne peut pas être fixée à l’avance.
Perte de salaire
Lorsqu’un salarié doit stopper ses activités, et donc qu’il est arrêté pour cause de maladie, le Code du travail impose à l’entreprise de maintenir son salaire. Il sera versé sous forme d’indemnité, mais bien entendu, sous plusieurs conditions.
L’employé ne percevra donc pas de salaire, mais touchera des indemnités. Le maintien du salaire n’est toutefois pas obligatoire.
Congés maladie et salaire en CDI
Pour les salariés en CDI, il y a suspension du contrat de travail en cas d’arrêt maladie. Le contrat de travail n’est alors que partiellement exécuté durant l’arrêt maladie.
Cette période ne peut pas être considérée comme du temps de travail effectif et l’employé ne doit donc pas venir sur son lieu de travail ou effectuer des tâches en télétravail. Toutefois, des droits et obligations sont prévus en cas de suspension du contrat de travail, aussi bien pour le salarié que pour l’employeur.
Les salariés perdent certains droits attachés à l’exécution effective de leur contrat de travail.
De leur côté, les employeurs peuvent user de leur pouvoir disciplinaire, sous certaines conditions, pendant l’arrêt maladie.
Il existe un régime juridique particulier qui soumet les arrêts de travail à caractère professionnel, c’est-à-dire en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle.
Les salariés doivent informer au plus tôt leur employeur de leur absence et en tout état de cause. Le délai est fixé aux 48 heures suivant le début de l’absence.
Dans le même délai, ils doivent présenter un certificat médical à leur employeur en guise de justification de leur absence.
Durant l’arrêt maladie, ils ne peuvent pas exercer d’autres activités professionnelles au profit d’une autre entreprise étant donné qu’ils sont tenus à une obligation de loyauté envers leur employeur.
Un tel manquement justifie en effet un licenciement pour faute grave.
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Les congés maladie, en résumé
Les congés maladie peuvent frapper tout le monde, indépendants comme salariés, privé comme public, salariés soumis au régime général comme local.
De ce fait, les dispositions varient en fonction des situations.En tant que RH, focalisez-vous sur le bien-être de vos salariés !
Par exemple, depuis peu, le burnout a été reconnu comme maladie professionnelle, ce qui permet aux salariés de bénéficier de congés maladie pour ce motif.
Il est donc fondamental d’anticiper au mieux la gestion de votre équipe.
Enfin, la gestion des congés maladie, notamment l’aspect administratif, peut parfois être difficile à traiter. Pour tout cela, il est important de vous appuyer sur des logiciels performants, et ainsi éviter des creux d’effectifs pour raison de maladie.
Et cela tombe bien, Factorial est là pour vous aider !
Questions-Réponses sur les congés maladie
IJSS maladie en période de Covid, qu’en est-il ?
Le projet de loi de financement de la Sécurité sociale pour 2022 prévoit la possibilité de prolonger le dispositif des arrêts de travail dérogatoires jusqu’au 31 décembre 2022.
Ce régime dérogatoire concerne les salariés qui se trouvent dans l’impossibilité de travailler en raison de l’épidémie de Covid-19.
Est-ce que la mutuelle rembourse les arrêts maladie ?
Les mutuelles d’entreprise ne peuvent pas proposer de garantie de maintien de salaire. Ils n’ont pas pour rôle de rembourser les arrêts maladie.
D’un autre côté, ce sont les contrats de prévoyance qui ont une clause de garantie de maintien de salaire.
Il y a deux types de contrat prévoyance : la prévoyance individuelle (souscrite par un indépendant ou par un salarié à titre facultatif) et la prévoyance collective (prévue par l’employeur et obligatoire pour les cadres).
Arrêt maladie de plus de 3 mois, il a-t-il perte de salaire ou pas ?
Dans le cadre d’un arrêt de travail supérieur à 3 mois, les indemnités journalières devront être revalorisées s’il y a une augmentation générale des salaires.
D’autre part, le mécanisme du maintien de salaire est prévu pour une durée maximale d’ un arrêt maladie de 3 mois (90 jours).
Au-delà de cette durée, l’entreprise n’est pas tenue de verser les salaires. Sauf dans le cas où elle serait liée à une convention collective qui prévoit un maintien des versements.
Arrêt maladie d’un jour, comment ça se passe ?
Il est impossible de déclarer un arrêt de travail à l’Assurance maladie pour moins d’une journée. Pour que l’absence en question soit considérée comme un arrêt maladie, le médecin doit rédiger un certificat médical pour une journée entière au minimum.
L’employeur peut-il refuser un arrêt de travail ?
Il ne peut pas. Cependant s’il verse des indemnités complémentaires, il peut tout à fait demander une contre-visite médicale au domicile du salarié. Un médecin va vérifier si l’arrêt de travail est bien légitime au vu de l’état de santé du salarié.
Comment envoyer un arrêt de travail à l’employeur ?
Une fois l’arrêt prescrit, l’employé a 48 heures pour transmettre l’avis à la CPAM et à l’employeur par courrier postal.
