Débuter dans une nouvelle entreprise n’est jamais chose aisée. C’est pour cela que certaines sociétés mettent en place un parcours d’intégration afin d’accueillir tout nouvel arrivant dans les meilleures conditions.
L’intégration est souvent considérée comme la dernière phase du processus de recrutement. C’est un moment crucial où le collaborateur décidera de son avenir au sein de votre structure.
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Pour continuer votre lecture, voici en 5 étapes comment élaborer un parcours d’intégration réussi !
Table des matières
Le parcours d’intégration : qu’est-ce que c’est ?
On pourrait définir le parcours d’intégration ou l’onboarding comme l’ensemble des actions déployées pour accueillir un nouveau collaborateur. L’objectif premier est de l’incorporer au mieux et surtout, de lui donner envie d’imaginer un plan de carrière au sein de votre organisme.
C’est une période essentielle, importante et surtout fondatrice. Il conviendra d’offrir à cet employé qui vient tout juste d’arriver toutes les chances de réussir sa prise de poste. Il devra rapidement se sentir admis et se voir considéré comme un élément à part entière de son équipe.
En tant qu’employeur, réussir l’intégration d’un nouveau salarié est un investissement : c’est en quelque sorte la première étape vers sa fidélisation. Ce sera l’occasion idéale pour créer du lien et transmettre les valeurs de votre société.
👉 Lorsqu’on commence à avoir un certain nombre d’employés, il peut être difficile de suivre toutes les bonnes pratiques manuellement. Un petit coup de pouce d’un logiciel d’onboarding est un véritable gain de temps et de productivité.
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Quels sont les objectifs du parcours d’intégration ?
Le parcours d’intégration en entreprise vise généralement plusieurs objectifs essentiels pour favoriser l’adaptation et l’épanouissement des nouveaux employés. Voici quelques-uns des principaux objectifs :
Faciliter l’adaptation à la culture d’entreprise
Le processus d’intégration permet aux nouveaux employés de comprendre la culture, les valeurs et les normes de l’entreprise. Cela les aide à s’intégrer plus rapidement et à aligner leur comportement sur les attentes de l’organisation.
Favoriser la compréhension du poste et des responsabilités
Le parcours d’intégration fournit aux nouveaux employés des informations détaillées sur leur rôle, leurs responsabilités et leurs attentes envers leur travail. Cela leur permet de démarrer leur nouveau poste de manière efficace et productive.
Renforcer le sentiment d’appartenance
En fournissant des informations sur l’histoire, la mission et la vision de l’entreprise, ainsi que sur ses objectifs à court et à long terme, le parcours d’intégration aide à renforcer le sentiment d’appartenance des nouveaux employés. Cela favorise l’engagement et la loyauté envers l’entreprise.
Faciliter les relations interpersonnelles
Le processus d’intégration offre des occasions aux nouveaux employés de rencontrer et de nouer des relations avec leurs collègues, leurs superviseurs et d’autres membres de l’équipe. Cela favorise un environnement de travail collaboratif et positif.
Accélérer l’acquisition des compétences nécessaires
Le parcours d’intégration peut inclure des formations spécifiques pour aider les nouveaux employés à acquérir les compétences techniques et interpersonnelles nécessaires pour réussir dans leur nouveau poste. Cela leur permet de devenir rapidement autonomes et efficaces dans leurs fonctions.
Réduire le taux de rotation du personnel
Un bon processus d’intégration contribue à réduire le taux de rotation du personnel en aidant les nouveaux employés à s’adapter rapidement à leur environnement de travail et à se sentir valorisés et soutenus dès le début de leur parcours professionnel au sein de l’entreprise.
Les différentes étapes d’un parcours d’intégration réussi
Réussir un parcours d’intégration requiert de la préparation et surtout, une stratégie bien définie en amont. Voici en vidéo des conseils pratiques.
C’est un processus qui peut varier selon les valeurs et les spécificités de chaque entreprise. On pourrait définir 5 étapes-clés pour un parcours d’intégration de qualité.
Informez les collaborateurs
Vous avez trouvé votre prochaine recrue et elle va bientôt rejoindre vos équipes ? C’est une information qu’il vous faudra partager !
En effet, il sera primordial d’informer vos collaborateurs à ce sujet. Il n’y a rien de plus désagréable que de sentir que vos collègues n’ont pas été informés de votre arrivée.
Un mail, envoyé par vos soins ou par votre service RH si vous en avez un, peut faire l’affaire. Mais si vous désirez aller plus loin ou si ce recrutement concerne un poste important, n’hésitez pas à réunir vos équipes pour les avertir et expliquer la situation.
Répondez à leurs questions ou préoccupations et instaurez le dialogue. Aussi, pensez à désigner un tuteur pour aider votre nouvel employé à faire ses premiers pas dans l’entreprise.
Chez Factorial, nous avons mis en place le « buddy program » qui permet en fait à un collaborateur, volontaire, de devenir le « parrain » du nouveau salarié.
Il va l’introduire à la culture de l’entreprise et le mettre à l’aise dans son nouvel atmosphère de travail. Pour éviter toute déconvenue, faites en sorte de choisir un mentor désireux d’occuper ce rôle.
Préparez l’arrivée du nouveau salarié
Quelques jours avant l’arrivée du collaborateur, il conviendra de faciliter son intégration au maximum et de l’aider à se familiariser avec son nouvel environnement.
Dans un premier temps, préparez son espace de travail et vérifiez que tout le matériel informatique à sa disposition fonctionne correctement.
Avertissez les différents services de votre société (RH, IT, marketing, juridique…) de sa date de commencement afin qu’ils puissent mettre en place les démarches nécessaires.
D’ailleurs, réglez tous les détails administratifs avant sa venue afin de ne pas perdre de temps le jour de ses débuts. Contrat dûment signé, documents juridiques, droits sociaux, badge… tout doit être au point !
Si vous en avez la possibilité, mettez en place un « welcome pack » avec toutes les informations nécessaires et utiles. Informations sur l’équipe, fonctionnement de l’entreprise, mots de passe, noms et localisation des services, personnes à contacter…
L’idée est de rassurer votre nouvel employé et de tout mettre en œuvre pour une intégration parfaite.
👉 Pensez à lui remettre un livret d’accueil oú il trouvera de nombreuses informations
Organisez une journée d’intégration
Votre plan d’onboarding est en marche et voici venu le jour J : le nouveau collaborateur est là ! Il s’agira de faire bonne impression et de faire de cette première journée, le début d’une longue histoire.
Avant de l’installer à son poste de travail pour prise de fonction immédiate, faites le tour des bureaux et présentez-le aux différentes équipes.
Si plusieurs recrues arrivent en même temps, pourquoi ne pas organiser un petit déjeuner de bienvenue ? Par la suite, vous pourrez lui montrer son espace de travail et lui transmettre les documents d’accueil.
Proposez-lui de déjeuner avec son équipe afin qu’il puisse rencontrer ses collègues et s’intégrer plus facilement. Le reste de la journée, il sera possible de lui en dire un peu plus sur la fonction qu’il va occuper et sur les valeurs de l’entreprise.
Mettez en avant les événements de team building organisés par votre société et l’importance que vous accordez au bien-être au travail.
Enfin, organisez un rapide premier entretien avec votre salarié, pour lui donner l’occasion de vous soumettre ses premières interrogations et/ou incompréhensions. Rendez vous disponible et faites en sorte de lui proposer un parcours d’intégration innovant.
Suivez sa période d’essai
La période d’essai est pour de nombreux salariés une étape difficile et synonyme de stress.
Cette étape de formation est cruciale et déterminera l’avenir du collaborateur au sein de votre structure.
Ainsi, il sera capital d’assurer un suivi durant cette période d’essai pour un parcours d’intégration réussi.
Régulièrement, faites des points avec le salarié pour connaître son état d’esprit et ses aspirations et n’oubliez pas d’organiser un entretien de fin de période d’essai.
Ses premières semaines se passent-elles bien ? Dispose-t-il de tous les outils pour réaliser ses tâches ? S’entend-il bien avec ses collègues ? Est-il satisfait de son environnement de travail ?
Tant de questions qui mériteront réponses et qui prouveront ou non sa bonne intégration.
Aussi, consultez les personnes avec qui ils travaillent pour en savoir un peu plus sur son quotidien.
Le ressenti de ses plus proches collaborateurs vous aidera à déterminer si votre stratégie d’onboarding est concluante.
👉 Pour évaluer son ressenti et profiter de précieuses idées d’amélioration, le rapport d’étonnement est un formidable outil.
Assurez un suivi régulier
Une fois le salarié confortablement installé à son poste, viendra le temps de faire un bilan. Ou plutôt, des bilans.
En effet, assurer un suivi régulier au sein de votre société sera un élément-clé pour valider définitivement la viabilité de votre parcours d’intégration.
Surveiller la trajectoire de vos salariés vous permettra de rectifier si nécessaire.
Surtout, cela vous offrira la possibilité d’échanger avec un employé et de lui proposer des solutions en cas de besoin.
Une intégration réussie se mesure sur le long terme. Si vos travailleurs se sentent délaissés et souffrent de mal-être, vous risquez de voir fuir les profils à haut potentiel.
Instaurez des points réguliers et favorisez le dialogue.
Il n’y a pas de parcours d’intégration infaillible. Les spécificités de votre entreprise et de votre secteur d’activité peuvent impacter vos processus d’onboarding.
Il existe des exemples de plans d’intégration originaux mais aucun n’est parfait. A vous de trouver celui qui vous convient et qui ravira vos employés.
Comment réussir un parcours d’intégration à distance ?
Le parcours d’intégration à distance se fait également en trois étapes, en général.
L’avant :
- Partager l’information aux équipes concernées
- Régler les détails administratifs
- Envoyer le matériel, les accès et tout tester à l’avance
- Identifier un parrain volontaire et fixer des créneaux bien définis
- Envoyer la documentation d’accueil et le déroulement prévu du jour J
- Annoncer l’arrivée aux futurs collaborateurs
Le jour J :
- Appeler le candidat dès la première heure
- Présenter le planning et vérifier le bon fonctionnement des outils/accès
- Remettre et paramétrer le matériel
- Annoncer publiquement l’arrivée et lancer un meeting de rencontre
- Présenter le parrain, la mission et les collaborateurs clés
- Laisser de l’autonomie pour la lecture de la documentation
- Fixer un point en fin de journée pour débriefer
L’après :
- Fixer des points managers très réguliers
- Effectuer un feed-back sur l’intégration
- Remettre un rapport d’étonnement au salarié
- S’assurer de la participation à un team building (toujours à distance)
- Célébrer la période de fin d’essai
Astuces pour un parcours d’onboarding à distance réussi
Ces astuces pourront vous aider à optimiser le processus d’intégration.
- Petite structure ? Processus léger : si vous avez une petite structure, l’idéal c’est d’alléger les étapes au maximum. Il est important d’avoir des processus bien détaillés et simplifiés.
- Il y a plusieurs candidats ? Grouper les arrivées : dans certains domaines, il est possible d’avoir des arrivées en masse. Dans ce cas, la meilleure solution est de les grouper (8 à 10 candidats par jour, par exemple).
- Organisation de sessions d’accueil et de formations initiales : c’est une option à envisager pour les grosses structures. L’objectif c’est d’envoyer toutes les informations administratives et logistiques, tous les documents et tout le matériel pendant la session d’accueil.
- En présentiel, accompagner pendant les premiers repas : c’est un point qui, souvent, marque les candidats.
- Le small talk, encore plus précieux à distance : petites blagues, partager un sujet/un article, parler de tout et de rien, demander comment l’autre va…
- Mettre les nouveaux sur un pied d’égalité : il faut éviter le favoritisme. Chaque étape du processus doit être respectée pour chacun des candidats afin d’assurer une meilleure cohésion au sein des équipes.
- Laisser le nouvel arrivant respirer et poser des questions : il faut lui laisser du temps.
- Éviter le trop plein d’informations
- Demander un feed-back aux parrains/intégrateurs : ces personnes pourront relever certaines lacunes au niveau du processus, ce qui va permettre de l’optimiser.
Détendre l’atmosphère, prendre son temps et… sourire !
