La mise en place d’une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, ou GPEC, est indispensable pour qu’une entreprise adapte ses ressources humaines et réagisse à l’évolution constante de son environnement.
La GPEC s’impose comme un des principaux fondements de la politique de gestion des ressources humaines d’une entreprise. Elle s’adapte naturellement aux objectifs, mais aussi aux contraintes de chaque structure, de la plus petite à la plus importante. Pour mener à bien ce projet, voici les points à comprendre et à maîtriser.
Qu’est-ce que la GPEC ?
La GPEC ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est une méthode conçue pour adapter les effectifs, les compétences et les emplois aux exigences de la stratégie adoptée par les entreprises et les changements ou modifications de leurs environnements économique, social et juridique.
Elle consiste donc à déterminer les évolutions des compétences, des emplois et des missions, mais aussi à répondre aux besoins de l’entreprise en anticipant les mouvements d’effectifs à organiser.
Pour la gestion RH au sein d’une entreprise, l’engagement d’une GPEC représente une démarche saine.
En matière de capital humain, elle permet de cerner les besoins, les forces et les faiblesses pour ensuite élaborer des solutions adaptées.
Quels sont les objectifs de la GPEC ?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences a été introduite par la loi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005 (loi Borloo). Elle vise à anticiper les évolutions des métiers et des compétences pour aligner la stratégie RH sur la stratégie d’entreprise.
Pour les entreprises qui comptent plus de 300 salariés, cette loi rend la démarche GPEC obligatoire, au moins une fois tous les trois ans.
L’objectif de cette contrainte légale est de favoriser le dialogue social dans une entreprise pour anticiper et prévenir les crises dans la gestion des ressources humaines.
Même si la GPEC n’est pas obligatoire dans les entreprises comptant moins de 300 salariés, sa mise en place reste malgré tout recommandée.
Voici les principaux objectifs de la GPEC.
Avoir les bons effectifs
Avoir les bons effectifs, c’est anticiper les besoins en emplois et compétences à court et moyen terme. La GPEC aide à dimensionner les effectifs selon la charge d’activité prévisionnelle et à maintenir la performance opérationnelle sans surcoût ni sous-effectif.
Associée à la réalisation d’une cartographie des compétences, permet d’adapter les ressources d’une entreprise aux différentes évolutions de son environnement.
Grâce à une cartographie des compétences, vous pouvez visualiser l’ensemble des compétences de vos salariés.
Il s’agit donc d’un outil permettant d’avoir une vision globale des différents métiers de l’entreprise, mais également des effectifs associés.
Bien structurer l’organisation de l’entreprise
Avoir une vue d’ensemble des métiers et des différentes activités associées au sein d’une entreprise (grâce à une cartographie des compétences) favorise une organisation plus agile, capable d’absorber les changements structurels, les mobilités internes et les transitions métiers liées à la digitalisation.
Évaluer les compétences et en assurer la pertinence
Mettre en place une GPEC est une occasion pour l’entreprise d’identifier les éventuelles lacunes par rapport aux compétences de ses salariés afin de pouvoir les combler.
Les écarts identifiés entre compétences actuelles et compétences cibles orientent les plans de formation et de développement professionnel. Cette vision prospective sécurise l’évolution des carrières et la montée en compétences.
Pour les compétences manquantes, des formations peuvent être proposées.
Adopter une bonne distribution géographique des compétences
Dans les entreprises multi-sites, la GPEC facilite la répartition des compétences stratégiques selon les besoins des territoires ou des unités. Cette réallocation soutient la performance locale et prévient les déséquilibres d’effectifs.
En effet, la sous-utilisation ou la surutilisation d’effectifs sur certaines zones stratégiques constitue un point important lors de l’organisation de la démarche.
Faire des économies
Une GPEC bien pilotée réduit les coûts de recrutement et de turnover, mais son impact va plus loin : elle améliore la productivité, optimise la masse salariale et soutient la compétitivité globale de l’entreprise.
Les avantages concrets d’une GPEC réussie
Une GPEC bien conduite constitue un levier de performance mesurable, qui agit sur la stabilité, la compétitivité et la capacité d’adaptation de l’entreprise. Ses effets se traduisent directement sur les coûts, la fidélisation et la qualité du management.
Anticiper les besoins plutôt que subir les urgences
Une gestion prévisionnelle solide permet d’ajuster les effectifs avant qu’un manque ou un excédent ne devienne un problème. L’entreprise planifie ses recrutements, ses mobilités et ses formations selon les perspectives d’activité. Cette anticipation réduit les périodes de tension où les équipes sont surchargées ou désorganisées. Le résultat est tangible : moins de turnover et des coûts de recrutement mieux maîtrisés.
Consolider la fidélisation et l’engagement des salariés
Quand les collaborateurs comprennent qu’ils évoluent dans un cadre clair, où leurs compétences sont reconnues et leur avenir anticipé, la confiance augmente. La GPEC favorise cette transparence en reliant les besoins de l’entreprise aux aspirations individuelles. Les parcours deviennent plus cohérents, les mobilités internes plus naturelles. L’entreprise y gagne en engagement et en climat social.
Réduire les coûts structurels
Une GPEC performante limite le recours à des prestataires externes ou à des embauches de court terme. Elle maximise l’utilisation des ressources existantes grâce à une meilleure visibilité des compétences disponibles. Les départs imprévus et les doublons de postes diminuent, ce qui allège les charges fixes et fluidifie la masse salariale. Sur plusieurs années, cet effet cumulé peut représenter plusieurs points de marge opérationnelle.
Renforcer l’attractivité et l’image employeur
Les candidats perçoivent rapidement les entreprises qui maîtrisent leurs trajectoires internes. Une politique GPEC claire, articulée avec le plan de formation et la mobilité, attire les profils qualifiés. Elle renvoie l’image d’une organisation structurée, qui investit dans ses talents. Dans un marché où les compétences rares se disputent, cette cohérence devient un avantage concurrentiel.
Mieux piloter la stratégie RH avec des données fiables
Une démarche GPEC rigoureuse s’appuie sur des indicateurs de suivi : pyramide des âges, taux de mobilité, cartographie des compétences clés. Ces données alimentent la prise de décision stratégique et rendent les arbitrages RH plus précis. Les directions peuvent ainsi aligner leur politique de ressources humaines sur les objectifs business, avec des éléments chiffrés à l’appui.
Quelles sont les étapes de la GPEC ?
Pour qu’elle soit efficace, la GPEC doit passer par trois étapes clés.
#1 L’analyse des ressources actuelles de l’entreprise
Cette étape est très importante. Elle consiste à recenser tous les métiers et les compétences au sein de l’entreprise.
Il s’agit donc, en quelque sorte, de dresser un panorama exhaustif de la gestion RH. La moyenne d’âge des salariés fait également partie des facteurs à prendre en compte.
#2 L’anticipation des besoins avec une cartographie des emplois et des compétences
Cette étape consiste en une réflexion plus prospective et proactive. L’objectif consiste à cerner les différents enjeux à moyen terme (3 à 5 ans) en matière de recrutement, de formation et de gestion des carrières.
Il s’agit donc d’une démarche d’anticipation permettant de définir la situation idéale de l’entreprise. Pour dresser une cartographie des compétences, l’élaboration d’un référentiel de compétences disponibles dans l’organisation est essentiel.
#3 L’ajustement et la mise en œuvre du plan d’action afin de corriger les écarts
Une fois la situation actuelle et la situation idéale de l’entreprise bien définies, la prochaine étape consiste à discuter, à déterminer et à examiner les mesures qui pourraient être prises pour combler les lacunes et les écarts et ainsi atteindre les objectifs fixés.
Il est à présent temps de déployer votre démarche GPEC. Vous pourrez ensuite faire le bilan et analyser le ROI.
Quels sont les outils de la GPEC ?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences requiert une parfaite connaissance du domaine. Avec les bons outils qui vont être mis en place à la suite d’un accord collectif, la gestion des ressources humaines sera nettement améliorée.
Parmi les outils gpec les plus répandus, nous listerons particulièrement les suivants :
Fiche de poste : document clé de la GPEC
C’est un outil de management à valoriser dans l’organisation des RH. Il permet de clarifier les responsabilités et les rôles de chaque salarié.
On y retrouve le contexte et la définition d’une fonction ainsi que la liste des aptitudes et des compétences nécessaires pour un poste. La fiche de poste est différent du profil de poste qui décrit le candidat idéal que l’entreprise recherche.
Bilan de compétences
Ce diagnostic est très important. Lors de cette étape, le salarié devra faire le point sur ses compétences personnelles et surtout professionnelles.
À l’issue de ce travail, il sera plus facile d’aboutir ou non à la définition d’un projet professionnel personnalisé (en fonction des résultats) ou au suivi d’une ou de diverses formations spécifiques.
Le bilan de compétences peut être proposé sous forme d’un stage à réaliser dans le cadre d’un congé avec pour motif le bilan de compétences. En ce qui concerne la durée, le bilan ne doit pas excéder les 24 heures de travail, le salarié aura le choix entre trois journées ou six demi-journées.
Entretien annuel d’évaluation
Cette étape est réalisée entre l’employé et son n+1 dans la plupart des cas, mais il est possible qu’il doive faire l’entretien avec son n+2, cela dépend de l’entreprise.
Cet exercice permet de faire une évaluation de la performance du salarié, sans pour autant se limiter à un seul aspect. L’entrevue est avant tout un vecteur qui permet de détecter efficacement les meilleurs potentiels. Plusieurs sujets peuvent être abordés durant cet exercice.
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Entretien professionnel
L’entretien professionnel est différent de l’entretien annuel d’évaluation. Celui-ci n’est pas axé sur l’évaluation du travail du salarié dans sa globalité, il permet de définir plus clairement les perspectives d’évolution de l’employé par rapport à son poste et à ses qualifications.
Au début, on appelait cette étape l’entretien de seconde partie de carrière, il est obligatoire pour chaque salarié d’une entreprise une fois tous les deux ans au minimum.
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Bilan de carrière
Avec l’initiative de l’entreprise, un bilan de carrière peut être mené avec le salarié. Il s’agit d’une réflexion des deux parties. Le but est de définir des attentes de la société quant à l’évolution de carrière et des responsabilités du salarié.
Durant ce bilan, le projet professionnel de l’intéressé sera aussi abordé. Selon les habitudes ou la manière de procéder d’une entreprise, le bilan pourra être effectué, soit en travail de groupe, soit en entretien individuel.
Pyramide des âges
La pyramide des âges est indispensable dans la boîte à outils des ressources humaines. Elle fournit des informations précieuses sur la démographie de l’entreprise et les atouts de cette main-d’œuvre.
Vous pourrez alors vous assurer que la bonne personne occupe le bon poste au bon momement. Cette représentation graphique du personnel par âge et par sexe permet aux RH d’anticiper les besoins en effectif. Ce qui veut dire que vous saurez détecter s’il y un sureffectif ou au ontraire un sous-effectif.
Logiciel adapté
Trouver un logiciel de gestion RH pour la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est aujourd’hui plus qu’indispensable.
Avec ce type d’outil digital, vous pourrez évaluer la situation, identifier les besoins ainsi que le développement et la planification. Plusieurs modules sont disponibles sur le logiciel (modules formations, modules entretiens, modules compétences…).
Digitaliser vos ressources humaines est donc une solution très intéressante pour une meilleure gestion RH.
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Comment mettre en place la GPEC ?
La mise en place de la GPEC devra être découpée en différents axes. Cela se fera en fonction des outils que vous déciderez d’adopter.
Pour chaque axe, il faudra fixer les objectifs, choisir la méthode adaptée, allouer les moyens nécessaires, fixer les étapes à suivre ainsi que les délais de réalisation à respecter et enfin intégrer les indicateurs de réussite.
Pour la mise en place d’une GPEC en entreprise, les principaux acteurs sont :
- L’équipe RH et les membres de la direction qui ont pour rôle d’assurer le pilotage du projet
- Les managers qui déclinent les besoins opérationnels en ressources à partir d’une stratégie définie
- Les représentants du personnel qui mettent en place le projet. Ils participent à la détermination des mesures d’accompagnement à adopter
- Les collaborateurs sont aussi impliqués car c’est une démarche participative et globale de l’organisation
Comment mesurer l’efficacité d’une démarche GPEC
Une GPEC n’a de valeur que si ses effets sont mesurables. Pour évaluer la solidité d’une démarche, il faut observer les transformations qu’elle produit sur l’emploi, les compétences et la performance RH. Les bons indicateurs ne servent pas à justifier le projet, mais à ajuster en continu la stratégie.
Suivre l’adéquation entre compétences et besoins réels
Le premier repère d’efficacité, c’est la capacité de l’entreprise à disposer des compétences dont elle a besoin au bon moment. Un suivi régulier des écarts entre compétences disponibles et compétences cibles montre si la planification fonctionne. Quand les postes clés sont pourvus sans urgence et que les profils internes couvrent la majorité des besoins futurs, la GPEC atteint son objectif d’anticipation.
Observer la mobilité interne et les parcours professionnels
Une GPEC dynamique se traduit par une hausse des mobilités internes et des promotions issues du vivier existant. Ces mouvements témoignent d’une organisation qui capitalise sur ses ressources avant de recruter à l’extérieur. Un taux de mobilité interne élevé indique que la cartographie des compétences et le plan de développement sont bien intégrés au quotidien.
Évaluer la montée en compétences et l’efficacité des formations
Les formations planifiées dans le cadre de la GPEC doivent générer des résultats tangibles. La progression des niveaux de compétence, la certification obtenue ou l’accès à de nouvelles responsabilités sont des marqueurs fiables. Lorsque la formation répond à un besoin anticipé plutôt qu’à une urgence, elle devient un investissement productif et non un coût.
Mesurer l’impact sur la performance et la fidélisation
Les indicateurs RH comme le taux de turnover, le taux d’absentéisme ou le niveau d’engagement des collaborateurs traduisent directement la qualité de la GPEC. Une meilleure correspondance entre les attentes des salariés et les perspectives internes stabilise les équipes. Sur le plan économique, une réduction durable des recrutements externes et une productivité plus homogène confirment la rentabilité de la démarche.
Piloter la stratégie RH par les données
Mesurer la GPEC, c’est aussi installer une culture du pilotage. Les tableaux de bord RH doivent regrouper des données fiables et comparables d’une année à l’autre : pyramide des âges, ratios formation/emploi, indicateurs de performance collective. Cette approche factuelle transforme la GPEC en outil de décision stratégique, capable d’orienter les politiques d’emploi sur des bases mesurées plutôt qu’intuitives.
FAQ sur la GPEC
La GPEC est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?
Non. Depuis la loi Borloo de 2005, seules les entreprises de plus de 300 salariés ont l’obligation de négocier un accord GPEC au moins tous les trois ans. Pour les structures plus petites, la démarche reste facultative mais fortement conseillée. Même sans obligation légale, une GPEC permet de prévenir les tensions de recrutement, d’anticiper les départs et de structurer la politique RH autour d’objectifs concrets.
Quelle est la différence entre GPEC et GEPP ?
Le terme GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) a remplacé officiellement la GPEC depuis les ordonnances de 2017. Le principe reste similaire, mais la GEPP met davantage l’accent sur la mobilité, la formation continue et l’accompagnement des transitions professionnelles, plutôt que sur la simple planification des effectifs. En pratique, les entreprises continuent souvent d’utiliser le mot GPEC pour désigner la même démarche.
Comment financer une démarche GPEC ?
La mise en place d’une GPEC peut s’appuyer sur plusieurs leviers : le plan de développement des compétences, les fonds mutualisés de la formation professionnelle via les OPCO, ou encore des dispositifs régionaux d’aide à la transformation des métiers. Pour les PME, certaines subventions existent pour financer les diagnostics RH ou les outils de cartographie des compétences. Ces aides réduisent fortement le coût initial du projet.
Qui doit piloter la GPEC dans une entreprise ?
Le pilotage incombe à la direction des ressources humaines, en lien étroit avec la direction générale. Les managers jouent un rôle clé dans la remontée des besoins et la détection des écarts de compétences. Les partenaires sociaux participent au cadrage via le dialogue social, et les collaborateurs sont associés à chaque étape pour garantir la fiabilité des informations et l’adhésion collective.
Quels sont les risques d’une GPEC mal conduite ?
Une démarche GPEC mal cadrée peut produire l’effet inverse de celui recherché. Sans objectifs clairs ni indicateurs précis, elle se transforme en exercice administratif sans impact réel. Une mauvaise communication interne peut aussi créer de l’inquiétude chez les salariés, voire des tensions sociales. Le principal risque reste la perte de crédibilité de la fonction RH, si la GPEC n’apporte pas de résultats mesurables sur la performance et les carrières.
