La gestion des absences non rémunérées représente un véritable défi pour les gestionnaires de paie et les responsables RH. En effet, la moindre erreur dans le calcul des retenues sur salaire ou la mauvaise interprétation des types d’absences peut entraîner des répercussions importantes, tant sur la conformité légale que sur le climat social de l’entreprise.
Nous vous proposons d’explorer en détail ce qu’est une absence non rémunérée, comprendre les erreurs les plus fréquentes dans leur gestion et vous fournir des conseils pratiques pour une gestion efficace de ces absences en paie. C’est parti !
L’absence non rémunérée : qu’est-ce que c’est ?
On distingue deux grandes catégories d’absences non rémunérées :
- Les absences non rémunérées autorisées.
- Les absences non rémunérées injustifiées.
Les absences non rémunérées autorisées
Une absence autorisée non payée est une absence pour laquelle le salarié a obtenu l’accord de son employeur, ou qui est prévue par la loi, mais qui ne donne lieu à aucune rémunération ni indemnisation. Elle se distingue de l’absence autorisée payée (congés payés, jours fériés, événements familiaux), où le salaire est maintenu en tout ou partie malgré l’absence du salarié.
Le contrat de travail est alors suspendu sans pour autant entraîner une rupture du lien contractuel. Parmi les exemples les plus courants, on retrouve :
- Le congé sans solde : Ce congé permet au salarié de s’absenter pour une période déterminée sans percevoir de rémunération. Bien qu’il ne soit pas expressément encadré par le Code du travail, le congé sans solde doit être formalisé par un accord entre le salarié et l’employeur. Le Code du travail prévoit cependant des congés spécifiques sans rémunération, comme le congé pour création d’entreprise.
- Le congé sabbatique : réglementé par les articles L3142-28 à L3142-34 du Code du travail, ce congé est accessible aux salariés justifiant de 36 mois d’ancienneté et de six ans d’expérience professionnelle. Pendant ce congé, le salarié n’est pas rémunéré. Il conserve son emploi, qu’il réintègre à l’issue de la période.
- L’absence pour grève : Le droit de grève est un droit constitutionnel en France (préambule de la Constitution de 1946). La grève suspend le contrat de travail. Par conséquent, les heures non travaillées en raison de la grève ne sont pas rémunérées. L’employeur doit utiliser une formulation neutre sur la fiche comme “absence non rémunérée”.
Les absences non rémunérées injustifiées
Contrairement aux absences autorisées, les absences injustifiées surviennent lorsque le salarié ne se présente pas au travail sans motif légitime ou sans en informer son employeur. Il s’agit d’une faute au regard du contrat de travail, qui peut avoir des conséquences disciplinaires.
- Définition et retenues sur salaire : Selon l’article L1232-1 du Code du travail, une absence injustifiée peut entraîner une retenue sur salaire proportionnelle au nombre d’heures non travaillées.
- Conséquences disciplinaires : En cas d’absence injustifiée, l’employeur est en droit de prendre des mesures disciplinaires. Elles peuvent aller de l’avertissement à un licenciement pour faute grave.
L’impact ne se limite pas à la sanction disciplinaire. Le lien entre congés payés et absence injustifiée est direct : les périodes d’absence injustifiée ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif et n’ouvrent donc aucun droit à congés payés (article L3141-5 du Code du travail). Sur une absence prolongée, la perte peut représenter plusieurs jours de congés sur la période de référence.
Quelles différences avec l’absence indemnisée ?
Une absence non rémunérée se distingue nettement des absences donnant lieu à une indemnisation, même partielle. En cas d’arrêt maladie, de congé maternité ou d’activité partielle, le salarié perçoit des indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS), souvent complétées par un maintien de salaire conventionnel. Le traitement en paie est alors radicalement différent : subrogation éventuelle, lignes d’indemnisation complémentaire, maintien partiel de l’assiette de cotisation.
À l’inverse, une absence non rémunérée entraîne une retenue sèche sur le salaire brut, sans compensation d’aucun organisme. L’assiette de cotisation diminue intégralement à hauteur de la retenue. Confondre les deux dans le paramétrage du logiciel de paie est une source d’erreur classique, qui fausse à la fois le net à payer et les déclarations sociales.
3 méthodes pour gérer les absences non rémunérées en paie
Trois méthodes principales permettent de calculer les retenues sur salaire et d’intégrer ces absences dans la gestion globale des ressources humaines. Chacune de ces méthodes présente des avantages et des inconvénients selon le contexte de l’entreprise et la nature de l’absence.
1️⃣ La méthode de l’horaire réel
La méthode de l’horaire réel est considérée comme la plus précise pour le calcul des retenues sur salaire en cas d’absence non rémunérée. Cette méthode consiste à diviser le salaire mensuel du salarié par le nombre d’heures réelles travaillées durant le mois, puis à multiplier ce résultat par le nombre d’heures d’absence.
Ses avantages sont :
- La précision : Cette méthode reflète précisément le temps de travail effectué et garantit une retenue juste, conforme à la réalité des heures travaillées.
- La conformité légale : La méthode de l’horaire réel est validée par la jurisprudence, ce qui la rend particulièrement adaptée pour éviter les litiges.
En pratique, vous devrez
- Vous assurer que chaque absence est enregistrée et suivie selon le calendrier de travail de l’entreprise. Cette approche garantit que les jours non travaillés sont correctement pris en compte dans le calcul des retenues.
- Anticiper des conséquences : les absences non rémunérées doivent être intégrées dans la gestion globale de la paie, notamment pour les calculs liés aux droits à congés payés, à l’ancienneté et aux primes. En identifiant à l’avance les impacts potentiels, vous pourrez ajuster les autres éléments de la paie de manière proactive, évitant ainsi les surprises en fin de mois.
2️⃣ La méthode en jours ouvrés
La méthode en jours ouvrés consiste à calculer les retenues sur salaire en fonction du nombre de jours où le salarié aurait dû travailler, mais ne l’a pas fait. Ce calcul se base sur les jours ouvrés du mois, qui correspondent généralement aux jours de semaine où l’entreprise est ouverte.
Ses avantages sont :
- La simplicité : Cette méthode est plus simple à mettre en œuvre que la méthode de l’horaire réel, notamment pour les salariés qui travaillent selon un calendrier régulier.
- L’adaptation aux cycles de travail : Elle est particulièrement adaptée aux salariés qui travaillent en jours fixes, permettant une gestion plus intuitive des absences.
En pratique, vous devrez :
- Instaurer un suivi rigoureux des absences : pour que cette méthode soit efficace, il est essentiel de maintenir un calendrier de travail à jour, incluant les jours ouvrés spécifiques à chaque salarié.
- Anticipation des impacts : Les absences non rémunérées, calculées en jours ouvrés, doivent être suivies pour éviter toute confusion lors du calcul des droits à congés payés, à l’ancienneté, et aux primes.
3️⃣ La méthode en jours calendaires
La méthode en jours calendaires calcule les retenues sur salaire en incluant tous les jours du mois, y compris les week-ends et les jours fériés. Cette méthode est souvent utilisée pour les absences longues ou pour les salariés qui travaillent selon un planning atypique.
Ses avantages sont :
- L’adaptabilité : Cette méthode est particulièrement utile pour les salariés dont les absences couvrent des périodes étendues incluant des week-ends ou des jours fériés.
- L’uniformité : Elle permet de calculer les retenues de manière uniforme sur l’ensemble du mois. La gestion des absences longues s’en trouve ainsi facilitée.
En pratique, vous devrez :
- Vous assurer que chaque absence est enregistrée et suivie selon le planning du personnel de l’entreprise. Cette approche garantit que les jours non travaillés sont correctement pris en compte dans le calcul des retenues.
- Intégrer les absences non rémunérées dans la gestion globale de la paie, notamment pour les calculs liés aux droits à congés payés, à l’ancienneté et aux primes.
Comment faire apparaître l’absence non rémunérée sur le bulletin de paie ?
Sur le bulletin de salaire, une absence non rémunérée ne se traduit pas par une simple ligne en moins. Plusieurs rubriques sont directement impactées, et une erreur de présentation peut entraîner des contestations du salarié, voire un redressement lors d’un contrôle URSSAF.
Les lignes du bulletin concernées
L’absence non rémunérée se traduit par trois modifications sur le bulletin :
- Le salaire de base reste affiché à son montant contractuel habituel. C’est une règle de présentation : on ne modifie pas cette ligne.
- La ligne de retenue pour absence apparaît en déduction, juste en dessous du salaire de base. Elle vient soustraire le montant correspondant aux heures ou jours non travaillés, calculé selon la méthode retenue par l’entreprise (horaire réel, jours ouvrés ou jours calendaires).
- Les cotisations sociales sont ensuite recalculées sur la base du salaire brut effectivement dû après déduction. L’assiette de cotisation diminue mécaniquement, ce qui impacte les cotisations patronales comme salariales.
Quel libellé utiliser selon le type d’absence ?
Le choix du libellé sur la fiche de paie doit refléter la nature de l’absence sans pour autant porter atteinte aux droits du salarié.
Pour un congé sans solde, le libellé « Absence non rémunérée – congé sans solde » est approprié.
Pour une absence pour grève, l’employeur est tenu d’utiliser une formulation neutre : « absence non rémunérée », sans mentionner le mot « grève ».
Faire apparaître explicitement la grève sur le bulletin constitue une atteinte au droit de grève et expose l’employeur à des sanctions.
En cas d’absence injustifiée, le libellé « Retenue pour absence non justifiée » peut être utilisé, à condition que la qualification de l’absence ait été préalablement établie.
La déclaration en DSN
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) impose de signaler les absences non rémunérées avec les codes motifs appropriés. Le gestionnaire de paie doit renseigner le type d’arrêt ou de suspension du contrat correspondant à la situation réelle du salarié. Une mauvaise codification en DSN peut fausser les droits du salarié auprès des organismes sociaux (Assurance maladie, retraite, France Travail) et générer des anomalies signalées lors des contrôles de cohérence.
En pratique, il faut penser à vérifier que le logiciel de paie est correctement paramétré pour associer chaque type d’absence au bon code DSN. Un décalage entre le libellé affiché sur le bulletin et le code transmis en DSN est une source d’erreur fréquente, souvent détectée trop tard.
Les erreurs les plus fréquentes lors de la gestion des absences non rémunérées en paie
- Trois erreurs reviennent systématiquement dans le traitement des absences non rémunérées, et chacune peut coûter cher.
Confondre absence autorisée et injustifiée
La confusion entre absence autorisée et absence injustifiée peut entraîner des conséquences juridiques et financières importantes.
Un salarié pose un congé sans solde validé oralement par son manager, mais le service paie n’en est pas informé et traite l’absence comme injustifiée : retenue appliquée, avertissement envoyé. Le salarié conteste, et l’employeur se retrouve en tort. Le cas inverse est tout aussi problématique : une absence injustifiée traitée comme autorisée prive l’employeur de son droit de sanction et crée un précédent difficile à rattraper.
Pour éviter cette confusion, il faut donc bien vérifier la nature de l’absence en se basant sur les justificatifs fournis par le salarié et sur les accords passés avec l’employeur. S’équiper d’un logiciel de gestion des absences est souvent la meilleure solution.
Effectuer un calcul incorrect des retenues sur salaire
Le choix de la méthode de calcul n’est pas neutre.
La méthode de l’horaire réel, bien que recommandée par la jurisprudence, suppose un paramétrage rigoureux du logiciel de paie et un décompte exact des heures travaillables du mois, deux conditions rarement réunies sans vérification.
Les méthodes alternatives (jours ouvrés, jours calendaires) paraissent plus simples, mais elles produisent des résultats sensiblement différents selon la configuration du mois.
Un salarié absent cinq jours en février ne subira pas la même retenue qu’en mars, et utiliser la méthode des jours ouvrés pour un salarié absent tout le mois peut aboutir à une retenue supérieure au salaire brut.
Ne pas tenir compte des impacts sur les autres éléments de la paie
Une autre erreur courante est la négligence de l’impact des absences non rémunérées sur d’autres éléments de la paie, tels que les congés payés, l’ancienneté, et les primes.
- Congés payés : Selon l’article L3141-5 du Code du travail, les absences non rémunérées ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif pour l’acquisition des droits à congés payés. Si ces absences ne sont pas correctement comptabilisées, le salarié pourrait se voir attribuer des jours de congés auxquels il n’a pas droit.
- Ancienneté : L’ancienneté du salarié, qui influence des éléments tels que la prime d’ancienneté, peut être réduite par les périodes d’absence non rémunérée. Omettre de prendre en compte ces périodes peut fausser le calcul des avantages liés à l’ancienneté.
- Primes : Certaines primes, notamment celles conditionnées à la présence effective (comme la prime d’assiduité), peuvent être affectées par les absences non rémunérées. Cependant, toutes les absences ne doivent pas nécessairement impacter les primes, surtout si ces dernières sont basées sur la performance ou d’autres critères non liés à la présence.
Quelles conséquences sur les cotisations sociales et la couverture du salarié ?
En réduisant l’assiette de cotisation, une absence non rémunérée prolongée peut avoir des effets au-delà du bulletin de paie.
S’agissant de la retraite, moins de salaire brut soumis à cotisations signifie moins de points Agirc-Arrco acquis. Si la rémunération du trimestre civil passe sous le seuil de 150 heures SMIC, le trimestre peut ne pas être validé.
Côté mutuelle et prévoyance, la complémentaire santé peut être maintenue, suspendue ou basculer à la charge exclusive du salarié pendant la période de suspension, selon les contrats et la convention collective. L’employeur doit en informer le salarié en amont.
Pour les indemnités journalières, les droits aux IJSS sont conditionnés à un volume d’heures travaillées sur une période de référence. Une accumulation d’absences non rémunérées peut faire perdre au salarié l’ouverture de ses droits en cas d’arrêt maladie ultérieur.
Ce qu’il faut retenir sur l’absence non rémunérée
La gestion des absences non rémunérées en paie est un exercice délicat qui nécessite précision, rigueur, et une bonne connaissance des réglementations.
En utilisant les méthodes adaptées et en évitant les erreurs courantes, vous pouvez non seulement garantir la conformité légale, mais aussi maintenir un climat social harmonieux au sein de l’entreprise.
N’oubliez pas que la clé d’une gestion efficace réside dans l’anticipation des impacts et l’utilisation d’un logiciel de gestion RH performant et conforme à la loi (comme Factorial) En suivant ces conseils, la gestion des absences non rémunérées se fera sans accroc.
Vos questions fréquentes
Un employeur peut-il refuser un congé sans solde ?
Oui. Contrairement aux congés payés, le congé sans solde n’est pas un droit pour le salarié. L’employeur est libre de le refuser sans avoir à motiver sa décision, sauf si une convention collective ou un accord d’entreprise prévoit des conditions d’acceptation spécifiques. Seuls certains congés légaux comme le congé pour création d’entreprise ou le congé sabbatique obéissent à des règles encadrées où le refus doit être justifié.
Combien de jours d’absence injustifiée avant un licenciement ?
Le Code du travail ne fixe aucun seuil précis. Une seule journée d’absence injustifiée peut, en théorie, constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement si les circonstances le justifient. En pratique, la jurisprudence apprécie au cas par cas en tenant compte de l’ancienneté du salarié, de ses antécédents disciplinaires, de la désorganisation causée à l’entreprise et des éventuelles tentatives de l’employeur pour contacter le salarié avant d’engager la procédure.
L’absence non rémunérée compte-t-elle pour la retraite ?
Pas directement. Les périodes d’absence non rémunérée réduisent le salaire brut soumis à cotisations, ce qui diminue le nombre de points Agirc-Arrco acquis. Pour le régime de base, un trimestre est validé dès lors que le salarié a perçu une rémunération soumise à cotisations équivalente à 150 heures SMIC sur le trimestre civil. Une absence prolongée peut donc faire perdre la validation d’un trimestre si ce seuil n’est pas atteint.
Le salarié reste-t-il couvert par la mutuelle pendant un congé sans solde ?
Cela dépend du contrat de prévoyance et de la convention collective applicable. Certains contrats prévoient le maintien automatique de la couverture pendant la suspension du contrat, d’autres la suspendent dès le premier jour d’absence non rémunérée. Dans ce second cas, le salarié peut demander à conserver sa complémentaire santé à titre individuel, mais les cotisations patronales et salariales sont alors intégralement à sa charge. L’employeur a l’obligation d’informer le salarié de sa situation avant le début de la période de suspension.
L’absence non rémunérée apparaît-elle sur l’attestation France Travail ?
Oui. En cas de rupture du contrat de travail, les périodes d’absence non rémunérée doivent être signalées sur l’attestation employeur transmise à France Travail. Elles peuvent avoir un impact sur le calcul du salaire journalier de référence, puisque les jours non rémunérés sont en principe exclus de la période de référence servant à déterminer le montant de l’allocation chômage. Une déclaration inexacte expose l’employeur à des sanctions pour fausse attestation.
