« Mon réveil n’a pas sonné », « Il y a eu une panne de métro » ou encore « il y avait des bouchons ». Pour justifier le retard au travail, les employés ont de l’imagination et toujours de bonnes excuses.
Certes, nous avons tous été au moins une fois en retard dans notre vie. Et très souvent pour des raisons valables. Mais il arrive parfois que certains salariés récidivent et rencontrent de gros problèmes de ponctualité.
En tant que RH, suivre le temps de travail de vos collaborateurs est indispensable et vous vous demandez sûrement comment bien agir.
Factorial vous explique comment gérer au mieux les collaborateurs retardataires.
Table des matières
Retard au travail : quand réagir ?
Un salarié peut, de manière exceptionnelle, avoir du retard au travail. Dans la majeure partie des cas, l’employeur sait être tolérant, surtout si l’employé concerné l’a averti. D’autant plus qu’il va certainement s’excuser de la gêne occasionnée.
On considère qu’un salarié arrive en retard s’il ne respecte pas les horaires définis dans son contrat de travail.
D’ailleurs, cela vaut pour ceux qui travaillent en heure de jour comme en heure de nuit. En fonction du poste qu’il occupe, le non-respect de ses heures peut très vite devenir problématique.
Avant d’agir et de le sanctionner, l’employeur doit qualifier une faute et ensuite suivre une procédure disciplinaire.
Certains éléments de vos équipes ont tendance à avoir des problèmes de ponctualité trop récurrents et injustifiés ?
Si cela nuit à l’exécution de ses tâches et de celles de ses collaborateurs, il va falloir réagir car cela impacte l’organisation de votre entreprise. Recadrage ou sanctions, il faut trancher.
Désorganisation, baisse de l’efficacité et la productivité, dégradation de l’ambiance de travail, tensions, conflits au sein de l’équipe… les conséquence du retard au travail ne sont pas à prendre à la légère et il vous faudra identifier les éléments perturbateurs.
Certaines sociétés utilisent des systèmes de pointage pour suivre les horaires de leurs employés. Un tableau pour calculer les heures de travail peut faire l’affaire mais il existe des logiciels de gestion du temps de travail dédiés beaucoup plus efficaces.
Ces outils permettent de tracer les heures réalisées par les collaborateurs et de confondre les personnes trop souvent en retard au travail.
À NOTER : Le règlement intérieur doit stipuler les horaires de travail.
Retard au travail : quelle tolérance ?
En tant qu’employeur, vous managez avant tout des hommes. L’importance d’instaurer un climat de confiance avec vos employés est primordial.
Bien évidemment, il ne vous est pas demandé d’appliquer la tolérance zéro en matière de retard au travail !
La nature des retards étant multiple, il vous faut rester souple et considérer chaque cas de manière individuelle.
Un employé A toujours à l’heure profitera de plus de bienveillance qu’un employé B connu pour ses soucis de ponctualité.
S’il est question d’intempéries d’ordre naturel (neige, verglas, tempête, inondation…), il est évident qu’une marge de tolérance est requise. Des faits imprévus et ponctuels ne peuvent être imputés à vos équipes.
S’il est question de retard au travail dont le motif est superficiel, le degré de tolérance n’est pas le même. A plus forte raison si ce n’est pas la première fois.
Aussi, il est essentiel de prendre en considération la situation familiale du salarié. Des enfants en bas-âge, une personne handicapée à charge, une famille monoparentale… des facteurs qui comptent.
Enfin, accordez de l’importance à la situation géographique et des moyens de locomotion de vos employés. En cas de retard au travail ponctuel, vous pouvez être plus flexible. Les transports en commun ou les aléas de la route sont imprévisibles.
En résumé, à vous de définir le curseur et d’adapter votre degré de tolérance en fonction de la situation et du collaborateur concerné.
Retard au travail : que faire avant les sanctions
Bonne nouvelle : le retard au travail n’est pas une tare indélébile. Il existe des solutions pour le réduire, le contrôler et le prévenir avant d’envisager de plus amples sanctions.
Privilégier le dialogue
Nous évoquions la tolérance mais le dialogue est très important dans ce genre de situation. Le retard au travail est causé par de nombreux facteurs.
Interrogez le salarié retardataire et essayez de comprendre les raisons de cet incident. Faites preuve de compréhension tout en insistant sur l’exceptionnalité d’un tel événement.
Utilisez le dialogue comme un moyen mais également comme une solution. En privilégiant l’échange, il sera plus simple de faire passer votre message.
Rappeler à l’ordre
Après le dialogue vient le temps des remontrances. Comme vous en tant qu’employeur, vos salariés ont des obligations. Un rappel à l’ordre régulier sur les horaires à respecter et l’importance de la ponctualité ne fait pas de mal.
Pour appuyer votre démarche, pensez à appliquer certaines règles comme :
- Afficher les horaires de travail au sein de l’entreprise (article l 3171-1 du code du travail) ;
- Stipuler précisément les jours et horaires dans le contrat de travail
- Indiquer les sanctions en cas de retard au travail ;
- Spécifier la marche à suivre en cas de retard ;
- Expliciter comment sont contrôlés les horaires par l’entreprise (vous avez peut-être msi en place un outil de pointage pour faciliter le calcul du temps de travail).
Responsabiliser vos employés
La gestion des temps et des activités est très utile pour suivre précisément les retards et absences de vos collaborateurs. Grâce à un suivi sur-mesure, il vous sera facile d’identifier les retardataires assidus et d’agir en conséquence.
Plus qu’un outil de sanction, la GTA vous offre la possibilité de réaliser un tracking de vos salariés et d’optimiser la gestion de vos effectifs. Aussi, vous pouvez opter pour un système de badgeuses, ces dispositifs incontournables pour tracer les horaires de travail de vos employés.
Adapter les horaires de travail
Parfois, le retard au travail peut être solutionné par des actions isolées. Pourquoi ne pas modifier, ou plutôt ajuster les horaires de celles et ceux qui ne parviennent pas à les respecter.
Alors oui, cela inclut de revoir vos process et de faire du cas par cas mais faire preuve de souplesse dans ce genre de situation peut être salutaire.
Permettre à tel ou tel employé d’arriver plus tard, de finir plus tôt tout en réalisant le nombre d’heures prévues chaque semaine est parfois la bonne solution. Si le poste du salarié est compatible avec un tel arrangement, c’est un contrat gagnant-gagnant.
Mettre en place un plan d’actions
Il existe tout un éventail d’actions à mettre en place pour contrer efficacement le retard au travail.
Si vous constatez qu’un élément de vos équipes n’honore pas les horaires stipulés dans son contrat de travail, réalisez un entretien individuel pour en savoir plus et trouver les bonnes solutions.
D’ailleurs, il sera probablement judicieux de faire des points réguliers avec ce dernier.
Pour lutter au mieux contre le retard au travail, vous pouvez proposer par exemple une prime d’assiduité pour récompenser les plus ponctuels.
Aussi, pourquoi ne pas proposer des avantages comme des heures offertes à ceux qui le méritent.
Ces challenges influenceront les bons élèves comme les mauvais. Qui plus est, cela jouera un rôle essentiel sur la motivation et les performances de vos équipes.
Retard au travail : quand vient le temps des sanctions
Si le dialogue, si votre bienveillance, si vos actions n’ont pas suffi, c’est inévitable : il est temps de sanctionner. Il existe tout un panel de sanctions, des plus douces aux plus sévères :
La retenue de salaire
En cas de retard non justifié et jugé préjudiciable pour l’entreprise, une retenue de salaire proportionnelle est possible. Le salarié devra en être informé par écrit au préalable.
Il est possible pour l’employé concerné de rattraper les heures perdues en accord avec l’employeur. Cela permet d’éviter toute sanction financière.
À NOTER : Une sanction pécuniaire est possible quand il y a une faute grave pour obtenir réparation du préjudice subi.
L’avertissement
Si les cas de retard au travail sont trop fréquents, l’avertissement est une sanction appropriée.
Nul besoin d’organiser un entretien préalable, l’avertissement et les motifs de ce dernier devront être remis par écrit via un recommandé avec avis de réception. Dans ce courrier seront répertoriés les dates et horaires de retard constatés.
La mise en demeure
Si les retards du salarié continuent malgré le ou les avertissements, les sanctions peuvent s’alourdir avec notamment la mise en demeure.
Ce document juridique envoyé par lettre recommandée au salarié lui incombe de respecter ses horaires de travail sous peine de sanctions disciplinaires encore plus graves.
La Mise à pied
Face à un employé récidiviste, il est parfois nécessaire de frapper un grand coup pour endiguer le retard au travail.
Ainsi, une mise à pied peut être prononcée. Le salarié a alors toute interdiction de se rendre sur son lieu de travail et verra donc son salaire suspendu.
Le licenciement
Si aucune des autres sanctions n’a apporté de résultats, l’employé se retrouve dans l’obligation de licencier pour faute grave le salarié en question.
La loi permet le licenciement pour motif de retard au travail trop répétitif.
Bien évidemment, l’employeur devra démontrer que le licenciement est une sanction proportionnée aux fautes commises.
Il devra prouver les retards répétés, les rappels à l’ordre réalisés, les sanctions déjà prononcées et les désagréments que cela a causé à l’entreprise.
Reatrd au travail : Dans quels cas manquer de ponctualité est toléré ?
Quelques minutes de retard n’est pas la mer à boire (le problème est quand il devient régulier). Selon la cour de cassation, ce n’est pas une faute grave même si le salarié avait eu un avertissement plusieurs mois auparavant.
Comme être une fois en retard n’est pas une raison pour en arriver au licenciement.
Surtout que les retards peuvent être liés à des circonstances indépendantes de la volonté de l’individu. Il peut s’agir d’un cas de force majeur comme une grève des transports que le salarié ne peut éviter malgré les mesures prises.
Ne l’oublions pas : le retard au travail peut vite devenir un fléau pour votre société et impacter votre rentabilité. Soyez vigilant et agissez en conséquence.
