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Entretien de recadrage : comment jouer franc jeu sans froisser ?

entretien de recadrage entre un manager et un membre de son équipe

Recadrer un collaborateur est un exercice difficile mais parfois nécessaire. De nombreux managers éprouvent des difficultés à mener un entretien de recadrage bienveillant et efficace.

Pourtant, c’est une entrevue qui doit être préparée et pensée en amont pour éviter de froisser un salarié.

Dans cet article, Factorial aborde le sujet et vous donne quelques clés pour réussir un entretien de recadrage.

Qu’est-ce qu’un entretien de recadrage ?

Un entretien de recadrage en entreprise est une rencontre entre un employé et son supérieur suite à une faute, à un écart au règlement intérieur de l’entreprise ou pour évoquer un problème concernant son travail.

Ce n’est pas un passage à savon ou un entretien préalable à un licenciement. Comme son nom l’indique, c’est une entrevue qui sert à recadrer un collaborateur et à lui commenter un manquement aux règles de l’organisation.

L’objectif est donc de déclencher une prise de conscience chez le salarié pour qu’il puisse s’améliorer et rectifier son comportement.

Dans la plupart des cas, c’est le manager qui est à l’origine d’un entretien de recadrage.

Il se fait en compagnie d’un membre du personnel souvent issu du service RH et doit se baser sur des faits et non pas sur une simple impression !

Un entretien de recadrage ? Quand et pourquoi ?

Le timing pour proposer un entretien de recadrage est crucial. Il ne faut pas l’organiser trop tard mais non plus à la moindre petite erreur.

Pour qu’il ait du sens, il doit être l’objet de faute significative ou être motivé par un comportement inapproprié qui se répète.

Surtout, cet entretien peut s’accompagner de sanctions.

Mais si le manager pense que le collaborateur a le potentiel pour progresser et que cet échange sera bénéfique, pour lui comme pour l’entreprise, il peut opter pour ne pas le sanctionner.

Le but n’est pas de punir le salarié mais bien de corriger son comportement. Il peut être la conséquence d’une augmentation du stress au travail.

L’entretien de recadrage doit ainsi être mené avec bienveillance. Parfois, l’erreur de l’employé n’est pas volontaire et est le fruit d’une méconnaissance des règles de l’entreprise.

C’est également une entrevue qui permet d’ouvrir le dialogue avec le collaborateur durant lequel ce dernier pourra partager ses difficultés, ses problèmes et peut-être justifier ses agissements.

C’est au manager d’instaurer un climat de confiance et favoriser l’échange.

Ce recadrage est donc la continuité de l’encadrement d’équipe.

Ce type d’entretien ne doit pas être perçu comme un procès mais bien une opportunité pour le salarié de se remettre en question et de se concentrer sur sa mission et les objectifs qui lui sont assignés.

Les étapes d’un entretien de recadrage réussi

Pour qu’il soit une réussite, un entretien de recadrage doit suivre un processus rigoureux, tant dans son organisation que son déploiement.

1. Préparer la rencontre

Comme tout entretien professionnel qui se respecte, l’entretien de recadrage se prépare.

Avant de convoquer le collaborateur, vous devez être certain que la dérive constatée mérite ce type de rencontre. Si tel est le cas, il est indispensable de structurer votre propos en amont.

Quel message voulez-vous faire passer ? Comment aborder le sujet ? Quelle(s) solution(s) envisager ? Avez-vous des preuves tangibles pour étayer vos dires ? Quelles questions allez-vous poser ?

N’hésitez pas à rédiger la trame générale de l’entretien. Aussi, faites les recherches nécessaires concernant le collaborateur afin de connaître son rôle et sa place dans l’entreprise.

Enfin, trouvez l’endroit adéquat pour cet entretien. Un lieu au calme, où vous ne serez pas dérangé, est une option à privilégier.

2. Accueillir et cadrer

Une fois que le collaborateur aura été averti de sa convocation à un entretien de recadrage, il risque de paniquer et d’associer cette entrevue à quelque chose de négatif et pourrait être sur la défensive.

L’accueil que vous lui réserverez est déterminant ! Soyez cordial, souriant et faites en sorte de détendre l’atmosphère. Un entretien de recadrage sous tension ne donnera rien de bon !

Dès le début de l’entretien, annoncez-lui pourquoi il est convoqué, ainsi que les objectifs de l’échange. C’est un moment délicat pour le salarié et il risque de tiquer en découvrant l’objet de la rencontre mais c’est à vous de faire preuve de bienveillance.

Surtout, cadrer l’entretien et ne tombez pas dans un duel d’arguments. Adoptez un ton neutre et gardez votre sang-froid.

3. Présenter les faits

C’est probablement l’étape la plus importante d’un entretien de recadrage car c’est à ce moment précis que vous allez justifier l’organisation d’un tel échange.

Ici, il est primordial de présenter les faits avec la plus grande objectivité possible, sans valeur de jugement.

Vous pouvez commencer par décrire ce qui est reproché à l’employé ainsi que les conséquences qui en ont découlées. Expliquez-lui calmement son écart et pourquoi cela pose problème.

Ne soyez jamais dans une posture accusatrice et conservez un ton courtois, en toute circonstance. Si vous avez des preuves tangibles et objectives pour illustrer votre propos, n’hésitez pas à les présenter mais toujours avec recul.

Vous pouvez également faire appel à la méthode DESC (Décrire, Exprimer, Spécifier, Conclure) qui est souvent utilisée par les managers pour exposer une erreur réalisée par un collaborateur. Ne l’oubliez pas, le but est de lui faire prendre conscience de son erreur, afin qu’il puisse capitaliser sur cette dernière.

4. Être à l’écoute

Une fois les faits exposés, il n’est pas impossible que le collaborateur adopte une attitude défensive et soit dans l’incompréhension. Il vous faudra faire preuve d’écoute et le laisser s’exprimer.

Demandez-lui des explications précises et donnez-lui le temps nécessaire pour développer ses arguments. Encore une fois, ce n’est pas une commission disciplinaire mais bien un moment de discussion.

Sa perception des choses, bien souvent différente de la vôtre et des faits reprochés, est un levier pour construire un échange constructif afin de trouver une solution adaptée.

Aussi, prenez en considération les problèmes traversés par le collaborateur, que ce soit dans son travail ou dans sa vie privée.

Cependant, écouter ne veut pas dire accepter.

Si les justifications apportées par le salarié convoqué manquent de sens, sont diffamatoires ou en total désaccord avec les faits, recadrez-le et faites-lui comprendre qu’il doit assumer sa part de responsabilité.

5. Trouver des solutions

Chacun a donné ses arguments, a pris le temps d’échanger et il est maintenant temps de trouver des solutions pour améliorer la situation.

Pour résoudre les problèmes, il est capital d’échanger avec le collaborateur afin d’aboutir à une solution constructive et satisfaisante pour l’employé et pour l’entreprise.

Vous pouvez lui demander ce qu’il souhaite mettre en place pour s’améliorer et comment vous pouvez l’aider. Si ses propositions vous conviennent, notez-les, reformulez et mettez-vous d’accord sur un échéancier.

Incitez-le à s’engager et si cela le requiert, précisez les conséquences en termes de sanction si jamais le changement ne se produit pas.

6. Conclure et accompagner

Vous avez mis les choses au clair et trouvé comment résoudre la situation ? Il est donc temps de conclure l’entretien de recadrage et de remercier le collaborateur pour sa disponibilité et son ouverture d’esprit.

Qui plus est, proposez-lui de revenir vous voir au moindre problème rencontré. Concluez cet entretien sur une note positive et renouvelez–lui votre confiance. Cela jouera un rôle essentiel sur sa motivation et son envie de se perfectionner.

L’objectif sera d’accompagner le salarié tout en évitant de trop vous focaliser sur lui. Soyez attentif à son comportement et si besoin, mettez en place des process pour l’aider à déployer les solutions envisagées lors de l’entretien.

 

Enfin, organisez une seconde entrevue quelques semaines plus tard pour mesurer les progrès.

Parfois, un deuxième entretien de recadrage est nécessaire et si c’est le cas, il faudra probablement qu’il s’accompagne de sanctions… mais vous avez toutes les cartes en main pour que cela ne se produise pas.

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