Selon la dernière étude réalisée par Factorial, 40% des entreprises françaises connaitraient un turnover de 40%.
Bien qu’il y ait de nombreuses raisons à cette augmentation de la rotation du personnel, telles que la pandémie et le phénomène de grande démission, de nombreuses entreprises ne se penchent pas sur les motivations spécifiques des employés qui quittent leur organisation.
Pourtant, il est très facile de le découvrir, surtout si vous utilisez le bon logiciel d’offboarding pour accompagner vos employés. Qu’est-ce qu’un logiciel d’offboarding et pourquoi devriez-vous en utiliser un ?
Dans cet article, nous reviendrons sur les avantages de l’utilisation d’un logiciel d’offboarding des employés. Nous verrons également comment l’utilisation de la bonne solution pour automatiser le départ des employés peut vous fournir des informations précieuses sur l’expérience de vos employés.
Table des matières
Qu’est-ce que l’offboarding ?
Les employés quittent votre entreprise pour un certain nombre de raisons. Ils peuvent partir parce qu’ils changent de carrière, déménagent, partent à la retraite ou cherchent de nouvelles opportunités. Ils peuvent également partir parce qu’ils ne sont pas satisfaits de leur rôle ou de l’expérience que vous leur offrez.
La mise en œuvre d’un processus complet de départ peut vous aider à déterminer exactement les raisons pour lesquelles un employé a décidé de quitter votre entreprise.
En quelques mots, alors que l’intégration et l’orientation aident les nouveaux employés à acquérir les compétences, les connaissances et les ressources dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches et s’intégrer à la culture de l’entreprise, l’offboarding sert de séparation formelle entre l’employeur et l’employé qui quitte l’entreprise.
Cette étape permet à l’entreprise de protéger ses intérêts et aux employés qui quittent l’entreprise de réintégrer leurs connaissances dans l’organisation.
L’application d’un parcours d’intégration standardisé garantit également que la relation se termine en douceur et en bons termes.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’offboarding ?
Le logiciel d’offboarding des employés est un outil utilisé par les services des ressources humaines pour gérer le processus de départ des employés d’une entreprise.
Ce logiciel vous aide à automatiser et à rationaliser des tâches telles que la révocation de l’accès aux systèmes de l’entreprise, la conduite d’entretiens de départ et la gestion de la restitution des biens de l’entreprise.
👉🏻 Par exemple, avec le logiciel d’onboarding et offboarding de Factorial, vous pouvez centraliser et automatiser l’ensemble de votre processus d’offboarding afin que tout se passe bien à chaque fois qu’un employé quitte votre entreprise.
Vous avez également accès à un gestionnaire de documents, à des flux de travail automatiques, à des fonctionnalités de signature électronique et à un portail pour les employés afin d’assurer une communication optimale.
Tout cela vous aide à créer un processus de départ rationalisé qui vous donne accès à toutes les informations dont vous avez besoin pour améliorer l’expérience de vos employés et les fidéliser davantage à l’avenir.
Quels sont donc les avantages de l’automatisation ?
Tout d’abord, l’automatisation permet de rationaliser le processus de départ, ce qui réduit la charge administrative du personnel des ressources humaines et garantit que toutes les étapes nécessaires sont franchies en temps voulu et de manière cohérente.
Vous pouvez ainsi améliorer l’efficacité globale de votre département RH et libérer des ressources pour d’autres tâches.
Deuxièmement, l’automatisation peut contribuer à garantir la conformité avec les exigences légales et réglementaires, notamment les lois sur la protection des données et les accords de confidentialité.
En mettant en place un processus structuré pour le traitement des informations sensibles, les organisations peuvent minimiser le risque de violation des données et de litiges juridiques.
Troisièmement, l’automatisation peut vous aider à maintenir des relations positives avec les employés qui quittent l’entreprise en leur fournissant un processus d’intégration clair et transparent.
Cela permet de préserver la réputation de l’entreprise et de réduire le risque de commentaires négatifs.
Les 10 principaux avantages des logiciels d’offboarding
Avec la bonne solution, le logiciel d’intégration peut être bénéfique à la fois pour les employeurs et les employés, et ce de plusieurs façons.
Examinons 10 avantages spécifiques liés à l’utilisation d’un logiciel d’intégration des employés.
Le logiciel de départ stimule la marque de l’employeur
Un logiciel d’offboarding peut jouer un rôle crucial dans la promotion de votre marque employeur, principalement parce qu’il vous aide à laisser une impression finale positive aux employés qui vous quittent.
C’est important car lorsque les employés quittent une organisation, ils partagent souvent leur expérience avec d’autres personnes, y compris leurs collègues, leurs amis et leur famille. Si leur expérience de départ a été positive, ils seront plus enclins à parler de vous en bien et à recommander votre entreprise à d’autres personnes.
Alors, comment un logiciel d’offboarding peut-il vous aider ?
Tout d’abord, le logiciel peut contribuer à créer une expérience positive en fournissant un processus simplifié et organisé pour les employés qui quittent l’entreprise.
Cela peut inclure l’accès aux ressources et aux informations et notamment le solde de tout compte, ainsi que d’autres détails importants liés à leur départ.
En outre, une communication claire et un processus bien structuré peuvent contribuer à réduire le stress et l’anxiété des employés qui quittent l’entreprise.
Deuxièmement, un logiciel d’offboarding peut donner aux employés qui quittent l’entreprise l’occasion de faire part de leurs commentaires et de leurs impressions sur leur expérience au sein de votre entreprise.
Vous pouvez alors utiliser ces commentaires pour améliorer vos processus internes et renforcer votre image de marque en tant qu’employeur.
En outre, vos employés actuels peuvent constater que vous les appréciez et les respectez et que vous vous engagez à améliorer en permanence leur expérience au sein de votre entreprise.
Tout cela vous permet d’attirer et de retenir les meilleurs talents.
Rationalisation des entretiens et des procédures de départ
Les logiciels de départ peuvent considérablement rationaliser vos entretiens et procédures de départ, car ils vous aident à créer un processus structuré et organisé pour recueillir les commentaires des employés qui quittent l’entreprise.
Par exemple, de nombreusex logiciels comprennent des fonctions permettant de :
- Concevoir des questions standardisées pour les entretiens de départ : Cela vous permet de vous assurer que tous vos managers posent les bonnes questions lors de chaque entretien de départ. De cette manière, vous pouvez être sûr que tous les commentaires importants sont recueillis.
- Créer des rappels automatisés : Vous pouvez envoyer des rappels automatisés aux employés qui quittent l’entreprise pour vous assurer qu’ils suivent toutes les étapes du processus de départ dans les délais impartis. Il peut s’agir d’enquêtes ou de questionnaires de départ, par exemple.
- Gestion des documents numériques : Vous pouvez numériser et stocker toutes vos notes d’entretien de départ afin que vos équipes RH puissent y accéder facilement à tout moment.
- Analyses et rapports : Ces logiciels peuvent générer des analyses et des rapports sur les entretiens de départ, ce qui permet à votre équipe RH d’identifier les tendances et les domaines à améliorer.
- Communication transparente : Les logiciels d’offboarding facilitent une communication transparente entre les équipes RH et les employés qui quittent l’entreprise. Vous avez ainsi l’assurance que toutes les informations nécessaires sont partagées et que tous les problèmes en suspens sont résolus.
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Renforcement de la sécurité des données
Les logiciels d’offboarding renforcent la sécurité des données car ils vous permettent d’automatiser le départ dans votre entreprise. Cela réduit le risque d’erreur humaine et garantit que vous prenez toutes les mesures nécessaires pour protéger les données sensibles.
Ces données sont les suivantes :
- Les actifs de l’entreprise : L’une des étapes clés du processus de départ des employés consiste à récupérer les biens de l’entreprise auprès des employés qui quittent l’entreprise. Vous pouvez utiliser un logiciel d’offboarding pour programmer des rappels automatiques afin de rappeler aux employés qu’ils doivent restituer ce matériel.
- Gestion des accès : Le logiciel peut automatiser le processus de révocation de l’accès aux systèmes et aux données de l’entreprise, y compris les identifiants d’accès, les comptes de messagerie et les bases de données. Ainsi, lorsqu’un employé quitte l’entreprise, vous pouvez être certain qu’il n’a plus accès aux données sensibles de l’entreprise.
- Chiffrement et stockage sécurisé : En tant qu’employeur, vous manipulez de nombreuses données sensibles concernant vos employés pendant la durée de leur emploi. Il peut s’agir de noms, d’adresses, d’appartenances syndicales, de dossiers médicaux et judiciaires, d’informations salariales, pour ne citer que quelques exemples. Il est important de protéger ces données, même après le départ d’un employé. Ces logiciels peuvent crypter et stocker ces données en toute sécurité, réduisant ainsi le risque de violation des données.
- Politiques de conservation des données : Dans le même ordre d’idées, le logiciel de dêpart des employés peut vous aider à mettre en œuvre des politiques de conservation des données afin que votre équipe RH sache comment supprimer ou conserver les données sensibles des employés conformément aux exigences réglementaires.
- Pistes d’audit : Enfin, de nombreux logiciels comprennent des pistes d’audit détaillées qui vous permettent de savoir qui a accédé à quelles données et à quel moment. Il est ainsi beaucoup plus facile d’identifier les éventuelles failles de sécurité.
Faciliter le transfert de connaissances
Lorsqu’un employé quitte votre entreprise, il est important de s’assurer qu’il transmet ses fonctions et qu’il transfère toutes les connaissances et l’expertise nécessaires.
Ainsi, toutes les informations sont prêtes pour son remplaçant. Ou, si vous n’avez pas encore de remplaçant, le reste de l’équipe comprend ce qu’il doit faire pour couvrir ses tâches pendant que vous recherchez et embauchez un nouvel employé.
Un logiciel d’offboarding peut faciliter ce transfert de connaissances. Comment ? En fournissant aux employés qui quittent l’entreprise un processus structuré et organisé pour partager leurs connaissances avec leurs collègues et leurs successeurs.
Le logiciel peut rappeler aux employés de documenter leurs processus, leurs meilleures pratiques et d’autres informations clés avant leur départ.
De cette façon, vous pouvez maintenir la continuité et l’efficacité. Vous éviterez également les perturbations susceptibles d’entraîner une baisse de la productivité globale ou du service à la clientèle.
Découvrir les causes profondes de la rotation du personnel
Vos employés sont les mieux placés pour vous aider à comprendre ce qui fonctionne bien ou moins bien dans votre entreprise. Ils vivent directement l’expérience de vos employés.
De plus, ils peuvent souvent mettre le doigt sur des problèmes qui pourraient échapper à vos responsables. C’est particulièrement vrai dans le cas des employés qui quittent l’entreprise, car ils peuvent offrir un retour d’information ouvert et honnête sans crainte de récrimination.
En utilisant un logiciel comme celui que propose Factorial, en tandem avec des rapports et des analyses, vous pouvez identifier les causes profondes de la rotation de vos employés.
Par exemple, vous pouvez savoir si les employés quittent l’entreprise pour les raisons suivantes
- Des compétences insuffisantes en matière de leadership
- Manque de possibilités d’apprentissage et de développement
- Environnement de travail toxique
- Manque de diversité et d’inclusion
- Problèmes liés à votre politique de rémunération et d’avantages sociaux
- Pas de possibilité de travailler à distance
- Problèmes liés à des étapes spécifiques du cycle de vie de l’employé
Les logiciels peuvent également vous fournir des analyses de données précieuses afin que vous puissiez repérer les problèmes potentiels que les employés qui quittent l’entreprise mettent en évidence de façon répétée.
Un logiciel d’offboarding permet de recueillir des informations précieuses sur les employés
Les logiciels de départ des employés peuvent vous aider à recueillir des informations précieuses sur les employés de différentes manières.
Il s’agit notamment de :
- Des entretiens de départ standardisés : Comme nous l’avons vu plus haut, vous pouvez utiliser un logiciel pour concevoir des modèles standardisés pour vos entretiens de départ. Ainsi, les mêmes questions sont posées à tous les employés qui quittent l’entreprise. De plus, vous pouvez facilement analyser et comparer les commentaires recueillis au fil du temps.
- Commentaires anonymes : Vous pouvez partager des enquêtes anonymes avant l’entretien de départ afin de recueillir des réponses plus honnêtes et plus franches.
- Collecte de commentaires multicanaux : Avec un logiciel d’offboarding, vous pouvez mettre en place plusieurs canaux de collecte de commentaires. Il peut s’agir d’enquêtes en ligne, d’entretiens par courrier électronique ou en personne, ou encore de boîtes à suggestions. Une approche multicanal vous permet également d’offrir plus de flexibilité et de commodité. Cela peut s’avérer particulièrement utile dans le cas d’employés éloignés.
- Rappels automatisés : Ces logiciels peuvent envoyer des rappels automatisés aux employés qui quittent l’entreprise. Vous êtes ainsi certain de recueillir toutes les informations importantes avant le dernier jour de travail de l’employé.
- Une fois que vous avez recueilli tous ces commentaires, vous pouvez les utiliser pour améliorer vos processus internes et l’expérience de vos employés.
Créer une culture d’entreprise positive
Les logiciels de départ des employés peuvent aider les entreprises à créer une culture d’entreprise positive. Comment ? Parce que vous pouvez offrir une transition douce et respectueuse aux employés qui quittent l’entreprise.
Vous démontrez ainsi votre engagement à traiter tous les employés avec respect et dignité. Cela peut vous aider à instaurer la confiance, la loyauté et l’engagement, qui sont les fondements d’une culture d’entreprise positive.
En outre, le logiciel vous fournit des informations précieuses sur l’expérience de vos employés. Ainsi, vous pouvez facilement identifier les points à améliorer et apporter des changements qui favorisent un environnement de travail plus positif et plus inclusif.
Une expérience simplifiée pour les employés
L’onboarding et l’offboarding sont deux des étapes les plus cruciales de l’expérience des employés. En effet, la première et la dernière impression que vous laissez sont généralement les plus mémorables.
Lorsque vous utilisez un logiciel pour automatiser votre processus de désinsertion, vous avez accès à des fonctionnalités qui vous permettent de rationaliser et d’améliorer l’expérience d’un employé à partir du moment où il remet sa démission.
De plus, si vous utilisez une solution complète telle que le SIRH de Factorial, vous avez également accès à des fonctionnalités permettant d’améliorer l’expérience d’intégration.
Il s’agit notamment d’une checklist pour l’intégration des employés, d’outils d’intégration numériques, d’une intégration à distance et d’un accès à des mesures détaillées de l’intégration.
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Les outils d’intégration vous permettent également d’économiser de l’argent et vous aident à constituer une main-d’œuvre loyale, productive et satisfaite. Tout cela contribue à l’expérience globale de vos employés et vous aide à les conserver plus longtemps.
Amélioration des canaux de communication interne
Les logiciels d’offboarding peuvent aider les organisations à améliorer leurs canaux de communication interne en fournissant un processus structuré et transparent pour partager des informations avec les employés qui quittent l’entreprise.
Il s’agit notamment de :
- Une communication claire des procédures de départ : Vous pouvez utiliser le logiciel pour communiquer clairement le processus départ aux employés et aux managers. Ce processus comprend les procédures de départ, les attentes et les délais.
- Une communication interne cohérente : La bonne solution peut vous aider à informer toutes les parties concernées du départ d’un employé. Cela inclut le service informatique qui devra restreindre l’accès aux données le dernier jour de l’employé. Cela vous permet de mieux coordonner le départ d’un employé afin d’éviter toute confusion ou tout malentendu.
- Accès partagé aux données et aux documents : Le logiciel peut être utilisé pour fournir un accès partagé aux données et documents pertinents. Ainsi, tout le monde est aligné et a accès aux mêmes informations en temps réel.
Les logiciels d’offboarding vous aident à laisser la porte ouverte aux employés boomerang
Enfin, un logiciel d’offboarding peut vous aider à laisser la porte ouverte aux employés boomerang. Il s’agit d’employés qui quittent votre entreprise et reviennent plus tard.
Ces employés sont très précieux. Pourquoi ? Parce qu’ils comprennent déjà vos processus commerciaux ainsi que la culture et l’environnement de votre entreprise. En outre, vous pouvez économiser beaucoup de temps et d’argent en termes de formation et d’intégration.
En utilisant tous les éléments mentionnés plus haut pour améliorer votre processus d’offboarding, vous pouvez augmenter les chances qu’un employé de qualité décide de revenir lorsque sa situation changera.
En laissant la porte ouverte, vous augmentez également les chances qu’un employé qui quitte l’entreprise vous recommande à ses pairs, ce qui renforce votre réputation et vous aide à attirer et à retenir les meilleurs talents.
Cette capacité à améliorer l’expérience de l’employé et la marque de l’employeur est, en fin de compte, le plus grand avantage d’un logiciel d’offboarding.
