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Guide télétravail : Des conseils et des outils pour bien s’y prendre

Le travail à distance ou plus communément appelé télétravail est devenu une tendance rapide et croissante depuis mars 2020.

Avant la pandémie de COVID, 99 % des travailleurs souhaitaient avoir la possibilité de travailler à distance au moins une partie du temps (selon une étude de 2019). Cependant, en 2020, cette nouvelle réalité est devenue moins un désir qu’un besoin.

C’est pour cela que nous souhaitions rédiger un article afin de répondre à toutes les questions que vous vous posez sur le télétravail et vous fournir des conseils et outils pour aider vos collaborateurs et employés.

Table des matières

Gestion des employés en télétravail

Gérer des travailleurs à distance derrière un écran peut s’avérer très difficile pour les managers surtout lorsqu’ils n’ont aucune expérience en matière de gestion des personnes en télétravail.

Mais ne vous inquiétez pas, Factorial est là pour vous aider ! Vous trouverez ci-dessous quelques conseils utiles sur la manière dont les managers peuvent soutenir et superviser leurs employés à distance.

Prendre des nouvelles régulièrement des employés

Il est important que les responsables et managers s’assurent que leurs employés disposent des outils nécessaires afin de travailler de manière optimale.

En cela, il est nécessaire de créer un planning couvrant les mesures et objectifs que les employés doivent atteindre.

Un planning permet également un contrôle régulier des tâches accomplies. La communication est absolument essentielle pour gérer avec succès les travailleurs à distance et s’assurer de la réalisation de leurs objectifs.

Les contrôles ne doivent pas seulement être liés au travail.

C’est une période difficile pour beaucoup d’entre eux en ce moment, donc montrer du soutien à vos employés sur un plan personnel contribuera grandement à les aider, mais aussi à améliorer le travail qu’ils produisent.

logiciel pour le télétravail

Différents canaux de communication

Comme indiqué précédemment, la communication est la clé de la gestion des travailleurs à distance. Il est important de mettre en place différents canaux de communication via lesquels les employés et managers peuvent facilement communiquer.

Cela peut se faire sous la forme d’une aide par SMS, par téléphone ou par appel vidéo.

Les différentes options sont importantes car elles donnent à l’employé le moyen de choisir celle avec laquelle il se sent le plus à l’aise.

Envisager de nouveaux types d’avantages ou compensations

En ces temps difficiles, les avantages traditionnels ne suffiront peut-être pas, les employeurs devront donc peut-être commencer à sortir des sentiers battus lorsqu’ils mettront en œuvre des initiatives de travail à distance pour motiver et impliquer les employés.

Les entreprises doivent trouver des moyens nouveaux et inédits afin d’inspirer et récompenser les employés pour leur travail, afin qu’ils ne perdent pas leur motivation et leur dynamisme.

Conseils pour les employés en télétravail

Pour beaucoup, le travail à domicile est une nouvelle expérience. Cela peut s’avérer difficile de s’y habituer. Nous vous donnons ici 8 conseils utiles pour aider les employés à s’épanouir en travaillant depuis chez eux :

  • Communiquez régulièrement avec vos collègues et votre responsable pour rester en contact les uns avec les autres et vous sentir connectés
  • Accordez-vous du temps libre au déjeuner pour vous détendre et vous déconnecter du travail pendant une heure
  • Ne vous laissez pas distraire par les tâches ménagères qui doivent être effectuées.
  • Sachez différencier le travail et les tâches ménagères, sinon vous serez distrait et ne serez pas productif à 100 %.
  • Il est important de vous accorder des pauses régulières – écouter un podcast, lire un journal, faire un peu d’exercice. C’est essentiel pour améliorer votre niveau de productivité et vous motiver tout au long de la journée.
  • Essayez la méditation – il a été prouvé que la méditation et le yoga combattent l’anxiété et le stress tout en augmentant les niveaux de productivité. En ces temps difficiles, ils peuvent grandement contribuer à combattre l’anxiété provoquée par la pandémie.
  • Faites de l’exercice – Il est très important de faire de l’exercice et de ne pas rester sédentaire pendant les 8 heures de votre journée de travail. L’exercice vous aidera à vous déconnecter et à recharger vos batteries tout en améliorant votre flux cérébral et votre niveau de productivité.
  • Donnez la priorité aux projets importants – travaillez intelligemment et concentrez-vous sur les projets qui comptent le plus et qui ont le délai le plus court. Optimisez le moment où vous travaillez le mieux, pour certains c’est le matin et pour d’autres c’est le soir, mais profitez de ces heures pour mener à bien vos tâches les plus difficiles et les plus exigeantes.

✔️Cliquez ici pour lire le guide complet sur l’optimisation du temps de travail

Outils pour les travailleurs à distance

Le travail à domicile peut s’avérer beaucoup moins difficile lorsque vous êtes équipé des bons outils pour vous faciliter la tâche. Nous vous présentons ci-dessous les principaux outils dont vous avez besoin pour travailler à domicile dans les meilleures conditions.

Equipement informatique approprié

Pour travailler à distance avec succès, vous devez avoir accès à un équipement approprié. Il s’agit notamment des équipements essentiels tels que les écrans d’ordinateur, les claviers et les routeurs.

Outils de santé mentale

La santé mentale est une question très pertinente, mais elle l’est plus que jamais. Selon le rapport des Centers for Disease Control and Prevention (CDC) américains, les problèmes de santé mentale ont augmenté de 40 % en raison de la pandémie de COVID.

Les employeurs peuvent fournir des outils pour soutenir leurs employés, comme par exemple informer leurs employés des conseillers et psychothérapeutes couverts par les prestations de l’entreprise.

Les applications de méditation telles que headspace et InsightTimer peuvent également aider les employés à se concentrer et à avoir l’esprit clair.

Outils de brainstorming

Les outils de cartographie de l’esprit tels que MindMeister peuvent aider à faire du brainstorming.

Les logiciels de création de listes tels que Workflowy peuvent vous aider à explorer en profondeur les pensées et les nouvelles idées tout en enregistrant vos idées de manière organisée et systématique.

Applications Focus

Les applications Focus peuvent contribuer à améliorer la productivité et le niveau de concentration des employés. Il s’agit notamment d’applications telles que Forest.

Cette application fait pousser un arbre sur l’écran de votre téléphone et plus vous passez de temps sans vérifier votre téléphone, plus il pousse.

Cela vous motive à rester le plus longtemps possible sans être distrait et vous permet également de surveiller la fréquence à laquelle vous êtes distrait.

Outils de communication

Il existe de nombreux outils de communication qui facilitent les réunions de groupe, comme Krisp – une fonction d’annulation du bruit qui vous évite de vous mettre en sourdine lors des réunions de groupe.

Yac est une autre excellente application qui vous permet d’envoyer des notes vocales à vos collègues, facilitant ainsi la communication.

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Outils de sécurité

Les entreprises qui opèrent à distance sont plus susceptibles d’être victimes de violations de la sécurité. C’est pourquoi les outils de sécurité tels que 1password peuvent être d’une grande utilité.

Cet outil de gestion des mots de passe protège les entreprises contre les failles de sécurité en fournissant un mot de passe inviolable pour chaque site web pour lequel vous avez un compte.

Outils d’amélioration des compétences

La formation des employés dans cette nouvelle économie à distance peut s’avérer très utile pour les entreprises.

Il s’agit notamment de programmes tels que Coursera, qui accueille des classes des meilleures universités pour développer l’apprentissage informatique des utilisateurs.

En outre, Linkedin Learning peut aider les utilisateurs à développer des compétences pour faire progresser leur carrière.

Conseils durables pour travailler à distance

Le télétravail est notre nouvelle réalité.

Voici donc 5 conseils pour conquérir le travail à distance.

Rester en bonne santé

Les problèmes de santé mentale et physique peuvent nuire aux performances des employés, c’est pourquoi il est si important que les employés se sentent soutenus par leur employeur.

Cela peut se faire en encourageant des pratiques de vie saines ou en apportant un soutien aux employés par la mise en place de séances de thérapie ou de cours de yoga par exemple.

Disposer d’un espace de travail désigné

Lorsque l’on travaille à domicile, il peut devenir facile d’intégrer sa vie professionnelle à sa vie personnelle, car il n’existe plus de distinction claire entre les deux.

Cela peut conduire à travailler plus longtemps ou à ne pas pouvoir s’arrêter de travailler une fois que vous avez terminé votre journée de 8 heures.

Cela est mauvais pour la santé mentale des employés et peut rapidement conduire à l’épuisement professionnel.

C’est pourquoi il est important de créer un espace séparé dans votre maison, dans lequel vous travaillez et dans lequel vous dormez.

Déterminer les temps de travail

Le travail en courtes périodes s’est révélé être un moyen très efficace d’améliorer les niveaux de productivité.

En répartissant mentalement votre charge de travail, il permet de compartimenter la quantité de travail à effectuer, ce qui peut contribuer à renforcer votre motivation à le faire.

Il semble beaucoup moins intimidant de travailler pendant 50 minutes puis de faire une pause, plutôt que d’essayer de s’engager à terminer un projet entier en une journée.

Cette technique devrait être encouragée par les employeurs pour accroître le niveau de productivité de leurs employés.

Célébrer le succès

Il peut être démotivant de travailler seul à la maison, car vous n’avez pas votre équipe à vos côtés pour travailler à l’extérieur, ce qui vous encourage à rester concentré et à continuer à travailler.

Il peut également être décourageant de sentir que son supérieur n’est pas là pour vous soutenir et vous encourager.

C’est pourquoi il est important de créer des programmes de reconnaissance des employés pour célébrer leur « réussite », ce qui pourrait se faire par le biais de programmes de reconnaissance des employés à l’échelle de l’entreprise.

Ce programme pourrait comporter des messages d’appréciation affichés par le biais d’un flux social de l’entreprise.

Ces messages motivent les employés, encouragent les autres employés à célébrer la réussite des membres de l’équipe et favorisent donc la collaboration grâce à une mentalité de travail d’équipe.

Adopter une mentalité de croissance

En adoptant un état d’esprit axé sur la croissance, il vous permet de considérer les talents moins comme quelque chose de figé et de vous concentrer davantage sur le développement des compétences grâce à un travail acharné et au dévouement.

Ceux qui ont un esprit de croissance sont toujours prêts à se développer et à évoluer, en recherchant toujours des possibilités d’amélioration et en investissant du temps et des efforts dans la croissance.

Logiciels pour les travailleurs à distance

Les défis posés par les employés qui doivent travailler à domicile sont nombreux. Le travail à domicile a obligé les entreprises à passer au tout-numérique en permanence.

Et comme les dirigeants sont loin de leurs employés, il est difficile de s’assurer qu’ils atteignent leurs objectifs.

C’est pourquoi il est important d’utiliser des logiciels qui facilitent le travail à domicile des employés.

Vous pouvez retrouver ici une liste de 👉 22 outils pour le télétravail.

guide télétravail

Raisons pour lesquelles les logiciels RH pour les travailleurs à distance sont essentiels

Faciliter la continuité – En ces temps instables et incertains, il est important que les entreprises continuent à fonctionner comme avant. C’est pourquoi les systèmes logiciels tels que la paie continuent de fonctionner grâce à un système logiciel automatisé.

Favoriser la croissance – L’embauche de nouveaux candidats est un moyen essentiel pour les entreprises de faciliter leur croissance. Cela est facilité par les logiciels de RH tels que la fonction de suivi des candidats de Factorial.

Mesurer la satisfaction des employés – Les rapports de RH qui mesurent les niveaux de productivité, la présence et le développement de projets ainsi que les enquêtes de satisfaction des employés.

Mieux gérer les absences – Pendant ces périodes difficiles, les employés peuvent prendre davantage de congés maladie, parce qu’ils sont malades ou qu’ils doivent s’occuper de membres de leur famille qui ne vont pas bien. Il s’avère donc indispensable de disposer d’un logiciel de gestion des absences permettant aux employés de demander des congés

Outils logiciels RH facilitant le travail à distance

Suivi des candidats et onboarding des nouveaux employés

Attirez les meilleurs candidats grâce à une page de carrière personnalisée de l’entreprise. Une page qui se synchronise avec des sites d’emploi tels que Indeed ou LinkedIn est également un atout.

Une fois que vous avez trouvé des employés potentiels, vous pouvez rationaliser le processus d’embauche grâce à un système de suivi des candidats.

Ensuite, vous pouvez facilement envoyer le contrat aux nouveaux embauchés en utilisant une signature numérique sécurisée.

Le processus d’intégration est également simplifié grâce à des flux de travail personnalisés. En outre, le partage de documents permet aux employés et aux responsables de partager facilement des documents importants.

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Suivi du temps de travail et des salaires

Factorial permet aux responsables RH et managers de gérer facilement le temps et les présences.

Les responsables peuvent recevoir une notification lorsque les employés pointent à l’entrée ou à la sortie (s’ils le souhaitent) et avoir accès aux feuilles de temps qu’ils peuvent consulter à tout moment.

La fonction de suivi du temps est intégrée à la paie, ce qui signifie que les employés n’ont pas à se soucier des retards ou éventuelles erreurs de salaire.

👉 En savoir plus sur la gestion du temps de travail avec Factorial

Gestion des congés et des absences

Les responsables devraient mettre en place un processus permettant aux employés de faire des demandes de congés, surtout en ces temps précaires.

Grâce à Factorial, les employés peuvent soumettre leurs demandes par voie numérique et les managers peuvent les approuver rapidement et facilement.

Les managers sont également en mesure de visualiser les absences sur le calendrier, tout en étant capables d’exécuter des rapports RH personnalisés pour mieux comprendre les absences et les répercussions que cela a sur l’entreprise.

👉 En savoir plus sur la gestion des congés avec Factorial

Accessible partout dans le monde

Toutes les données conservées par Factorial sont stockées sur le cloud, ce qui signifie que toutes les données allant de la gestion des performances au suivi du temps peuvent être facilement accessibles via le portail des employés ou l’application mobile.

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