Comment mettre en place une charte de télétravail ?

La charte de télétravail n’est pas un document informel, d’application volontaire. Une section entière du Code du travail y fait référence, et encadre les modalités de sa mise en place en entreprise.

Sachez que vous n’êtes pas obligé d’établir une charte de télétravail. Dans un contexte où le télétravail se développe, néanmoins, vous pouvez y avoir intérêt…

Ce document en effet permet de fixer des règles précises et uniformes pour encadrer les conditions du travail hors des locaux de votre entreprise.

Or mettre tout le monde d’accord et au courant facilite considérablement votre organisation interne ! Procédure, contenu et diffusion : voici comment mettre en place votre charte de télétravail.

Charte de télétravail : de quoi s’agit-il ?

Une charte de télétravail est un document écrit qui organise le télétravail dans une entreprise.

La charte précise : les types de postes éligibles, les critères d’acceptation et motifs de refus, les horaires à respecter, les conditions matérielles du télétravail ou encore les modalités de prise en charge des frais.

La charte de télétravail est-elle obligatoire ?

La charte de télétravail est « contraignante ». C’est-à-dire qu’une fois en place dans l’entreprise, l’employeur et les salariés doivent en respecter les règles. À cet égard, le document peut prévoir les sanctions applicables.

Mais la charte de télétravail n’est pas obligatoire. Vous devez donc bien réfléchir à son opportunité avant de la mettre en place dans votre entreprise.

• Sans charte de télétravail : si un accord collectif existe, il s’applique. Sans accord collectif ni charte, vous organisez le télétravail des salariés au cas par cas, par tout moyen – accord verbal, par exemple.
• Avec une charte de télétravail : tous les collaborateurs se réfèrent à la charte pour connaître l’organisation du télétravail. Le cas échéant, vous vous fondez sur la charte pour faire respecter la discipline en télétravail.

Devez-vous mettre en place une charte de télétravail ?

Mettre en place une charte vous oblige à la respecter. Pour refuser le télétravail à un collaborateur, par exemple, vous devez justifier d’un motif mentionné dans le document.

Mais la charte présente un avantage certain : vous gagnez un temps considérable car vous ne traitez plus les demandes et les problèmes au cas par cas.

• Chaque collaborateur connaît les règles.
• Vous vous appuyez sur des process structurés pour veiller au bon déroulement du télétravail.

La charte de télétravail est de plus en plus importante à mesure de la croissance de votre entreprise.

Quand le nombre de collaborateurs augmente, en effet, vous avez besoin d’être d’autant mieux organisé. Formaliser les règles du télétravail sur un support écrit consultable de tous favorise la bonne organisation de votre entreprise.

Mettre en place une charte de télétravail, en outre, est un avantage sur le plan de votre marque employeur.

Vos salariés actuels et futurs savent que sur le papier, le télétravail est autorisé dans votre entreprise. C’est une forme de flexibilité très appréciée…

Comment faire une charte de télétravail ?

1. Se fonder sur un modèle ou sur un service juridique

Il existe de nombreux modèles de chartes de télétravail, disponibles en téléchargement gratuit en ligne.

Ces chartes type constituent une trame : elles fournissent des idées de mesures à envisager, elles permettent de visualiser la structure du document et réduisent le risque d’oubli de certaines mentions importantes.

Si vous avez un service juridique, en outre, il est essentiel de le solliciter.

• Faire relire le document par un juriste est indispensable pour vérifier que vous n’enfreignez pas la loi. Exemple : vous pouvez différencier les conditions de télétravail par catégories d’emplois, à condition de justifier de motifs valables ; un juriste s’assure que vous ne faites pas de discrimination.
• Si vous utilisez un modèle de charte de télétravail, veillez à l’adapter conformément à vos objectifs stratégiques.

2. Prendre les bonnes décisions

Avant de rédiger votre charte, sur la base d’un modèle ou en partant d’une page blanche, vous devez prendre des décisions. Comment souhaitez-vous autoriser le télétravail ?

Menez une réflexion stratégique, en tenant compte de vos enjeux en matière de coûts et d’image de marque !

Exemples de questions à vous poser :

• Télétravail généralisé ou réservé à certaines fonctions de votre entreprise ?
• Télétravail occasionnel, planning structuré ou « full remote » ?
• Quelles méthodes pour gérer vos employés à distance ?
• La pointeuse mobile, bonne ou mauvaise idée ?
• Doit-on mettre en place des indemnités de télétravail ?

Pour chaque question, évaluez les limites et avantages du télétravail.

3. Élaborer la charte

Conformément à l’article L1222-9 du Code du travail(1), la charte est élaborée « par l’employeur après avis du comité social et économique (CSE), s’il existe ».

CSE ou non, l’employeur est libre de consulter ses employés. Cette initiative peut faciliter la mise en place de la charte de télétravail à plusieurs égards :

• Les employés sont les principaux concernés par les mesures, ils connaissent mieux que tous leurs problématiques : ils peuvent apporter un éclairage intéressant.
• Quand les collaborateurs ont participé à l’élaboration de la charte de télétravail, ils sont naturellement mieux enclins à respecter les règles !

Le contenu de la charte de télétravail

Les mentions obligatoires :

La charte contient a minima les informations suivantes, telles que listées par la loi.

• Les conditions pour passer en télétravail, et les conditions de retour au travail dans les locaux de l’entreprise : Exemple : « La demande de télétravail est à l’initiative du salarié. Les emplois éligibles au télétravail sont (…). Pour que la demande soit acceptée, les critères objectifs de (…) doivent être respectés. Le manager accepte la demande sous réserve de respecter les conditions d’éligibilité et de critères. Le salarié en outre doit avoir à son domicile une connexion internet haut débit. Le salarié peut arrêter le télétravail après avoir notifié son changement de situation, et sous réserve de respecter un délai de prévenance de (…) semaines. »
• Les modalités selon lesquelles le salarié accepte le télétravail. Exemple : « Les conditions du télétravail sont acceptées par le salarié dans le cadre d’un accord écrit signé. »
• Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail.
• Les plages horaires durant lesquelles le salarié doit être joignable. Cette mention est l’occasion de rappeler le droit à la déconnexion du salarié.
• Les modalités d’accès spécifiques pour les travailleurs handicapés et les salariées enceintes.

Les mentions utiles :

• Combien de jours par semaine le salarié peut-il être en télétravail ?
• Le salarié utilise-t-il son propre équipement ou fournissez-lui vous un ordinateur ?
• En cas de casse, qui prend en charge les réparations ?
• Quelles sont les sanctions disciplinaires si le salarié n’est pas joignable sur les plages horaires prévues dans la charte de télétravail ?
• Quand et comment pouvez-vous modifier la charte ?

Profitez-en également pour rappeler les règles en matière de santé, de sécurité et de cybersécurité en télétravail.

Autant de questions qui peuvent être réglées dans la charte de télétravail !

Comment diffuser la charte dans l’entreprise ?

Diffuser la charte de télétravail auprès de l’ensemble des collaborateurs est essentiel pour que chacun ait connaissance des informations. C’est ainsi que vous pouvez imposer les règles.

• À l’embauche d’un nouveau collaborateur, la charte est portée à sa connaissance. Elle peut même être annexée à son contrat de travail.
• La charte peut également être diffusée par voie d’affichage dans les locaux de votre entreprise.
• Idéalement, vous laissez le document à disposition dans l’intranet de votre entreprise. Chacun peut ainsi le consulter librement.

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