Télétravail : conseils pour gérer vos processus RH à distance

En ces circonstances exceptionnelles liées à l’épidémie du Coronavirus, les entreprises sont obligées d’appliquer le télétravail mais autant dans certaines fonctions le travail à distance ne pose aucun souci, autant pour les gestionnaires RH cela peut paraitre déboussolant. Le rôle de RH nécessite un contact permanent avec les employés et maintenant plus que jamais l’assistance du service RH est nécessaire d’une part pour l’application de toutes les nouvelles modalités mises en place par le gouvernement, d’autre part afin d’offrir tout le soutien moral nécessaire aux collaborateurs.

Comment gérer vos employés en télétravail ?

Comment gérer vos onboarding à distance ?

Comment gérer vos recrutements du confort de votre maison ?

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Comment gérer vos employés en télétravail ?

1- Donner un cadre au télétravail

Il est important d’abord établir des règles précises afin d’encadrer le travail de vos collaborateurs lors du télétravail tout en gardant en tête une certaine flexibilité. Ces règles doivent couvrir le nombre de jours de télétravail possibles, quels métiers peuvent appliquer le télétravail, … Aussi vous devez vous assurer que l’employé dispose à son domicile de bonne conditions de travail : qu’il ait une bonne connexion Internet et le matériel nécessaire. 

2- La communication 

Même à distance, communiquer avec vos équipes reste primordial afin de s’assurer que tout se passe bien de leur côté techniquement et moralement ! Un simple petit texte pour dire bonjour ou des vidéos conférences pour discuter d’autres sujets plus en détail. Pour s’assurer que cette communication à distance se passe bien, beaucoup d’outils s’offrent à vous. Découvrez-les dans notre article : 22 outils pour le télétravail

3- Assister vos managers 

Avec le télétravail, la gestion des équipes par les managers devient complètement différente. Plus de réunions pour discuter des projets, plus de “one to one” pour évaluer et plus de “Passe à mon bureau” afin de poser les petites questions routinières. Pour cela, il est important que vous aidiez les managers à transférer leur savoir-faire au domaine du digital. Un outil SIRH tel que Factorial peut vous aider à donner les bons outils digitaux aux managers afin d’accomplir leur travail : Ils pourront gérer les congés et absences de leurs équipes, gérer les temps de travail et même faire des évaluations des performances tout cela à distance. 

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Comment gérer vos onboarding à distance ?

1- Préparer le terrain avant l’arrivée

Avant le premier jour de votre nouvel employé, il est important que vous assuriez que tout est prêt

  • Que l’employé ait les bonnes conditions de travail et surtout les bons outils (Si non vous pouvez toujours lui envoyer les outils par courriel ou coursier).
  • Qu’il a été communiqué à l’entreprise l’arrivée du nouvel employé ainsi que la date de son arrivée. 
  • Qu’un accompagnateur a été assigné et informer ce dernier de son rôle afin qu’il puisse préparer des guides ou programmer des trainings.

2- Le jour J  

À distance ou pas, le premier jour dans un nouveau travail n’est jamais facile. Faites en sorte que cela se passe en douceur pour votre nouvelle recrue : 

  • Commencez la journée avec un appel avec le nouvel employé juste pour lui souhaiter la bienvenue et l’aider à configurer ses outils de travail et répondre à toutes ses questions.
  • Faites une présentation de l’entreprise et de son fonctionnement (structure hiérarchique, mission, avantages …) Pour vous aider lors de cette tâche il est utile de préparer une présentation que vous pourrez réutiliser avec d’autres nouvelles recrues.
  • Organisez un appel vidéo avec les membres de l’équipe dont l’employé fera partie afin de faire les présentations et aider l’employé à mieux comprendre son rôle. 

3- Par la suite 

Maintenant que le premier jour est passé, il est temps d’intégrer le nouvel employé au flux de travail

  • Donnez-lui une liste d’objective à atteindre sur lesquels il travaillera avec le manager.
  • Organisez des appels vidéo avec le reste des équipes de l’entreprise une par une afin que l’employé puisse mieux comprendre comment il peut collaborer avec elles lors de son travail.
  • Assurez-vous que vous restez présent et réactif afin que l’employé se sente soutenu lors de ses premiers jours. Invitez vos collaborateurs à aussi lui envoyer des messages et s’assurer qu’il n’a pas de soucis avec la réalisation de ses tâches. 

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Vos Onboarding virtuels peuvent être facilités avec l’utilisation d’outil SIRH tel que Factorial. Il vous permettra d’accompagner aisément votre nouvel employé lors de son intégration que ce soit du côté administratif et la signature des documents, la communication de son arrivée avec toute l’entreprise ainsi que l’assignation des tâches durant l’Onboarding.

Comment gérer vos recrutements du confort de votre maison ?

La gestion des recrutements à distance est elle plus commune et est de plus en plus pratiquée en vue de la popularisation des recrutements internationaux. Voici cependant quelques conseils à garder en tête : 

  • Assurez-vous de communiquer effectivement avec les candidats. Préparez des emails clairs et précis afin d’éviter les nombreux échanges d’emails qui par la suite polluent l’historique des échanges.
  • Choisissez la bonne méthode pour vous : Visioconférence ? appel ? ou vidéo différé ? La méthode que vous choisirez dépend des compétences que vous devez évaluer pour le poste en question. 
  • Intégrez les managers concernés lors du processus d’embauche et mettez à leur disposition les bons outils pour mener l’entretien. 
  • Assurez-vous en amont du bon fonctionnement de vos outils (caméra, micro, connexion) cela permettra de faire gagner du temps à vous et aux candidats.  
  • Organisez vos fiches candidats et mettez les à jour à chaque nouvelle étape du processus de recrutement. 

Pour vos recrutements virtuels, il existe des système de suivi du recrutement qui vous assistent à chaque étape du processus, depuis la création de votre page carrière jusqu’au recrutement tout en vous permettant de centraliser les informations que vous récoltez lors du processus. Découvrez l’ATS de Factorial.

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