Outils télétravail : 22 solutions pour optimiser votre productivité

Voici notre sélection d’outils de télétravail afin d’optimiser votre travail et votre productivité !
Même si vos employés sont déjà à l’aise avec le travail à domicile, il y a certainement encore des défis à relever. Comprendre ces défis et comment vous pouvez soutenir vos collaborateurs grâce à des outils pour le télétravail aidera à augmenter la productivité et régulariser la charge de travail.

À Factorial, nous suivons le même processus de transition vers des outils numériques. Nous utilisons de plus en plus de nouvelles technologies pour optimiser notre routine. Par conséquent, nous avons rassemblé une liste complète de 22 applications et outils pour le télétravail. 

Communication entre équipes
Réunions
Assistance à distance
Organisation de projets
Gestion du temps
Gestion de documents
Ressources humaines

Outils télétravail pour la communication à distance entre équipes

L’un des outils de l’information et de la communication les plus importants pour vos équipes est d’avoir un chat dédié à la communication interne. Ceux-ci peuvent centraliser les processus et éviter les énormes chaînes de messagerie.

  • Slack : Un chat pour grandes ou petites équipes, qui permet la création de différents groupes d’entreprises et de multiples canaux de communication, il est utilisé pour des conversations rapides et écrites. Slack est une solution que nous utilisons chez Factorial lorsque nous devons communiquer quelque chose de simple et urgent.
  • Google Talk/Hangouts : Cet outil est très utile pour ceux qui utilisent déjà Gmail car ils peuvent y accéder directement depuis leur boîte mail. Pour l’utiliser, sélectionnez simplement un contact que vous avez déjà dans Gmail, ouvrez le chat et commencez à taper. Les Hangouts peuvent également être utilisés pour les appels vidéo.
  • Discord : Plus axé sur l’échange d’informations par des canaux audio, Discord propose également des options de chat et d’appel vidéo. De plus, il y a aussi la possibilité de partager votre écran. Chez Factorial, nous avons récemment mis en place l’utilisation de cet outil, pendant l’isolement causé par la crise du coronavirus. Ce programme nous aide à communiquer et à nous sentir plus proches de nos coéquipiers.

Outils télétravail : réunions depuis chez soi

  • Skype : Le logiciel d’appel vidéo le plus populaire. Pour cette raison, la plupart des gens habitués au télétravail ont un compte Skype. Ce dernier est connecté aux comptes Microsoft et est plus efficace pour les conversations avec seulement deux personnes.
  • Zoom : La plateforme vidéo Zoom est spécialisée dans les appels avec de nombreuses personnes. C’est le programme que nous utilisons chez Factorial pour les réunions à distance. Dans notre cas, nous l’utilisons pour des réunions jusqu’à 60 employés. Le zoom est également utilisé par d’autres grandes entreprises qui font du travail à distance, comme Uber ou Pandora. Son logiciel est puissant et pertinent pour les webinaires. En conséquence, son stock a continué d’augmenter pendant le début de la crise des coronavirus. Avec Zoom, vous pouvez également planifier automatiquement les appels depuis votre agenda Google avec le plugin intégré.
  • WebEX : Une solution similaire à Zoom, mais moins connue pour les réunions et les appels vidéo. En plus d’être un logiciel d’aide au télétravail, il propose également des solutions de webinaires, de réunions ouvertes, de formation et de support à distance.

Logiciel RH

Outils d’assistance à distance pour le télétravail

Lorsque nous travaillons en équipe et que nous n’avons pas l’habitude de travailler à domicile, l’une des préoccupations est le bon fonctionnement des appareils que nous utilisons quotidiennement. Dans les grandes entreprises, il y a toujours un responsable informatique qui aide les employés dans ces cas. Et même dans les petites entreprises, il y a toujours la possibilité de demander de l’aide au collègue d’à côté. Lorsque ce support n’est pas physiquement présent, il est nécessaire d’utiliser un logiciel pour vous aider.

  • logmeIn : Un logiciel qui vous permet d’accéder et de gérer des ordinateurs à distance de manière sécurisée. Avec LogmeIn, il est également possible d’automatiser les tâches informatiques de routine. Il est également utilisé pour soutenir les équipes d’une même entreprise qui se trouvent dans différents bureaux. Avec cet outil, il n’est pas nécessaire d’avoir des professionnels de l’informatique dédiés pour votre bureau si vous n’avez que quelques employés.
  • TeamViewer : Logiciel de support à distance pour des entreprises et des systèmes plus robustes. En plus de mettre en place l’assistance à distance, TeamViewer a une solution de réalité augmentée et un support pour les appareils mobiles.

Outils de télétravail pour l’organisation et la gestion de projets

L’une des tâches les plus compliquées lors du travail à distance est de suivre l’avancement des projets d’une équipe. Le suivi des projets de chaque employé peut également en souffrir car il faut créer une nouvelle routine et cela peut prendre du temps pour s’habituer. Pour cette raison, nous partageons également une série de logiciels de gestion de projet.

  • Google keep : Une solution simple et rapide pour gérer les listes de tâches à faire. Google Keep est un outil qui vous permet de voir vos tâches en attente dans la même fenêtre que votre doc Gmail ou Google.
  • Trello : L’un des outils les plus utilisés pour la gestion et l’organisation des tâches. Avec Trello, il est possible d’organiser les listes de tâches par différentes colonnes et phases de projet. Il est également possible d’attribuer d’autres membres de votre équipe à ces tâches. Trello est également accessible pour tous les appareils mobiles. De plus, vous pouvez ajouter des extensions spécifiques pour Trello, telles que celles qui comptent les heures travaillées pour chaque tâche.
  • Airtable : Logiciel complet et convivial pour la gestion des tâches. C’est comme un Trello sous stéroïdes, avec une interface beaucoup plus pratique et une division horizontale. Grâce à Airtable, différents membres d’une même équipe peuvent voir ce que chacun fait et la priorité de chaque projet. Chez Factorial, toutes les équipes utilisent Airtable, du marketing aux développeurs.
  • Tandem : Plus que le suivi de projets, avec Tandem, les équipes peuvent les exécuter en même temps. Grâce à des intégrations avec d’autres plateformes comme Slack ou Asana, il est possible de voir qui travaille sur quel logiciel. Tandem offre également la possibilité de partager votre écran.
  • Asana : Avec des fonctionnalités similaires à Trello (comme le panneau de colonnes) et une affectation de priorité similaire à celle utilisée dans Airtable, Asana est un autre outil de gestion de projet très intéressant. Ceci est très pertinent pour les équipes de développement et de conception qui travaillent avec des délais généralement serrés.
  • Toggl : Plus que de vérifier l’avancement de chaque projet, avec Toggl, il est possible de visualiser les tâches les plus importantes de l’entreprise sur une seule page. Les tâches qui dépendent d’une ou plusieurs équipes sont également visibles. De grandes entreprises comme Spotify utilisent Toggl pour gérer leurs projets.

Outils télétravail

Outils de gestion du temps lors du télétravail

  • Pomofocus : Une application qui vous aide à gérer le temps en utilisant la technique Pomodoro. Cette méthode est basée sur l’idée que les pauses fréquentes sont importantes pour augmenter l’efficacité et l’agilité d’une personne qui effectue une ou plusieurs tâches. Dans cette tactique, le travail est généralement divisé en une période de 25 minutes ou moins.
  • RescueTime : Cet outil fonctionne en arrière-plan de votre ordinateur ou appareil mobile et montre combien de temps vous passez sur chaque site Web, page ou tâche, sans avoir à ajouter manuellement les données.
  • Timely : L’application surveille le temps que vous dédiez à tout sur quoi vous travaillez. Grâce à son intelligence artificielle, Timely compte chaque seconde passée. Même dans des tâches comme répondre aux courriels et qui, en fin de compte, consomment une grande partie de notre journée de travail.

Outils de gestion des documents avec accès à tout moment

  • Factorial : Factorial offre un module de gestion des documents qui permet d’offrir à tous les collaborateurs d’accéder aux documents RH dont ils ont besoin depuis la plateforme n’importe où et n’importe quand. Le logiciel offre aussi la signature électronique qui permet de signer des documents en quelques clics en toute sécurité et légalité.
  • Google Drive : Plateforme de Google pour créer et partager différents types de documents. Avec le Drive, vous pouvez créer des textes, des feuilles de calcul, des présentations, des images et plus encore. Le drive de Google est très utile, car plusieurs personnes peuvent l’utiliser en même temps et ouvrir des documents sur n’importe quel appareil. Il est également possible de modifier les groupes de partage et les autorisations pour savoir qui peut voir chaque document.
  • One Drive : Solution de Microsoft pour le stockage et le partage de documents dans le cloud. En plus d’avoir l’intégralité de la suite Office en ligne, OneDrive va expirer les liens que vous utiliser pour partager vos documents afin d’offrir un partage plus sécurisé.
  • iCloud : Le système de stockage cloud développé par Apple. Ce système est extrêmement utile pour ceux qui travaillent avec plusieurs appareils Apple. La plupart de vos informations, y compris les photos prises par un iPhone, peuvent être automatiquement enregistrées et accessibles à l’aide de votre identifiant Apple. Cette solution de stockage est plus adaptée aux entreprises qui proposent des services de conception et de marketing.

Outil télétravail : logiciel pour les Ressources humaines 

Logiciel gestion rh

  • Factorial : Avec notre logiciel, vous pouvez voir quels employés travaillent à domicile, qui sont en vacances ou qui sont absents. Il est également possible d’activer et de surveiller quand les employés pointent depuis l’extérieur du bureau, grâce à notre application mobile. Et pour les managers, nous proposons un système de géolocalisation qui leur permet de voir d’où les employés arrivent et sortent.

Notre logiciel de gestion de ressources humaines assiste également lors d’autres étapes de la gestion quotidienne des personnes d’une entreprise. Nous avons des fonctionnalités telles que la signature numérique ou la création d’événements et de notifications sur le logiciel. Ces fonctionnalités en plus d’aider à numériser les processus d’une entreprise, sont cruciales lorsque le travail à distance est obligatoire pour des raisons de santé.

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