Le télétravail fait désormais partie des usages. D’après le baromètre 2022 publié par Malakoff Humanis, ce mode de travail concernait plus d’un salarié(e) sur trois fin 2021. Pourtant, seuls 18 % des salarié(e)s(e) s perçoivent des indemnités liées au télétravail. Cette indemnité est pourtant cruciale, tant pour les salarié(e)s(e) s que pour les entreprises. Il est donc essentiel de comprendre les règles et pratiques encadrant cette indemnité.
Qu’est-ce que l’indemnité de télétravail ? Quelles sont les obligations légales ? Comment calcule-t-on l’indemnité de télétravail et les règles applicables en paie ? On vous dit tout, de façon simple, claire et efficace.
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Table des matières
Qu’est-ce que l’indemnité de télétravail ?
Contrairement à une idée répandue, l’entreprise n’est pas légalement tenue d’indemniser le télétravail. Pourtant, alors que le télétravail augmenterait la facture énergétique du télétravail d’environ 30 %, aucune loi ne contraint expressément l’entreprise à verser une indemnité de télétravail.
Comprendre l’indemnité de télétravail
Dans un arrêt rendu en 2001, la jurisprudence a rappelé que c’est à l’employeur de supporter les frais professionnels engagés par le salarié(e) dans l’exercice de son activité. Par conséquent, si la loi n’impose pas de verser une indemnité de télétravail, il reste vivement recommandé de la verser pour se conformer à la jurisprudence.
L’indemnité de télétravail est destinée à compenser les dépenses et frais liés à l’exercice du télétravail. Ces frais peuvent être :
- Les coûts de connexion internet ;
- L’électricité ;
- Le chauffage ;
- Ou encore l’aménagement d’un espace de travail adéquat chez le (a) salarié(e).
L’objectif de cette indemnité réside dans l’importance de ne pas désavantager financièrement ceux travaillant à distance que cela soit par choix comme par nécessité.
Importance et enjeux de l’indemnité de télétravail
L’indemnité de travail revêt une importance bien au-delà du simple aspect financier. Elle impacte sensiblement ces deux points :
- Le bien-être au travail : La compensation des dépenses additionnelles liées au travail à distance améliore la qualité de vie au travail. En outre, elle témoigne aussi de la volonté de l’entreprise de permettre à chacun de travail dans un environnement optimisé. À terme, cette reconnaissance a un impact direct sur la productivité et le niveau de motivation de vos collaborateurs(rices).
- L’attractivité de l’entreprise : Indemniser le télétravail peut s’avérer un véritable levier stratégique pour attirer, retenir et fidéliser les meilleurs profils. Une politique d’indemnisation claire et équitable envoie le message fort d’une culture d’entreprise positive et soucieuse de préserver le bien-être de tous (tes), en phase avec la réalité des nouvelles formes de travail.
Les obligations encadrant le versement de l’indemnité de télétravail
Comme pour toute somme versée par l’entreprise à son salarié(e), l’indemnité de télétravail doit respecter certaines règles précises pour éviter tout redressement fiscal ou social.
Montant de l’indemnité forfaitaire de télétravail
Les entreprises sont libres de fixer le montant de l’indemnité. Toutefois, elles devront tenir compte des limites d’exonérations fixées par l’URSSAF. Au 1er janvier 2024, ces limites s’élèvent à 2,60 € par jour de télétravail, avec un plafond mensuel de 57,20 €.
Les conventions collectives ou accords de branche peuvent prévoir des montants plus élevés, à savoir 3,25 € par jour soit un plafond mensuel de 71,50 €.
Traitement en paie de l’indemnité
Ces indemnités, lorsqu’elles respectent les plafonds fixés, sont exonérées de cotisations sociales. Pour les employeurs, cela signifie une gestion administrative simplifiée, sans nécessiter de fournir des justificatifs détaillés (sauf demande expresse), tant que les montants versés demeurent en deçà des limites d’exonération. En tant qu’entreprise, il vous appartient d’intégrer ces indemnités dans votre gestion de paie et de pouvoir les justifier en cas de contrôle.
Implications fiscales
Pour les salarié(e)s, l’indemnité de télétravail bénéficie d’un traitement particulier :
- Déduction forfaitaire d’impôt : les salarié(e)s peuvent déduire un montant forfaitaire maximum de 580 € par an.
- Frais réels et impôts : Si l’indemnité de télétravail dépasse le montant de la déduction forfaitaire, la différence sera soumise à impôt sauf si le (a) salarié(e) est capable de justifier ces dépenses.
Le cas particulier des transports
Malgré le passage au télétravail, l’entreprise doit continuer de prendre en charge les frais de transport à hauteur de 50 % du coût total du titre de transport. Cela reste valable aussi en cas de télétravail complet.
La prise en charge des frais professionnels
En l’absence de dispositions conventionnelles, l’employeur a la possibilité de prendre en charge les frais des télétravailleurs (ses). Il peut opter pour un remboursement des frais réellement engagés ou le versement d’une allocation forfaitaire. Le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) précise que pour les salarié(e)s en situation de télétravail, l’allocation forfaitaire versée est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite de 10,40 euros par journée de télétravail par semaine.
À ce titre, les dépenses des télétravailleurs (ses) peuvent être classées en trois catégories :
- Frais fixes et variables liés à l’usage d’un local privé à des fins professionnelles (loyer, assurance habitation, électricité, chauffage).
- Frais d’adaptation du local (achat de mobilier comme un bureau ou une chaise ergonomique).
- Frais de matériel informatique et de connexion (ordinateurs, imprimantes, câbles, connexion Internet).
Il est recommandé de consulter les règles du BOSS avant le remboursement des frais pour connaître la valeur pouvant être exonérée de l’assiette des cotisations.
En conclusion, les besoins de flexibilité recherchés par les entreprises et les salarié(e)s impliquent de penser les politiques de télétravail avec des lignes directrices claires et transparentes. En matière d’indemnité de télétravail, une certaine souplesse reste possible pour les entreprises qui pourront ainsi l’intégrer plus aisément à leur gestion de la rémunération. C’est aussi un excellent moyen de promouvoir un environnement de travail respectueux du bien-être de chacun et chacune.
